Como o McChrystal Group aumentou sua receita em 60% em meio ao surto de COVID-19

Sobre o McChrystal Group LLC

O McChrystal Group, fundado em 2011, é um grupo de consultoria de gestão e desenvolvimento de liderança. Ele tem três divisões: McChrystal Analytics, McChrystal Academy, e McChrystal Implementation.

O McChrystal Analytics analisa o desempenho de empresas e equipes com base em pesquisas e sentimentos. O McChrystal Academy é um fornecedor de desenvolvimento e treinamento de liderança, oferecendo serviços que variam de coaching executivo a programas de treinamento plurianuais para toda a empresa. O McChrystal Implementation concentra-se em ajudar os clientes a implementar modelos operacionais eficazes em equipes de liderança por um período de três a 12 meses.

A empresa está sediada em Alexandria, Virgínia, com o restante da equipe dispersa remotamente pelos Estados Unidos. O McChrystal Group também tem um escritório em Londres, Inglaterra. Mas agora, por causa do surto de coronavírus, todos na empresa passaram a trabalhar em casa.

O desafio

Por muitos anos, o McChrystal Group não teve um sistema de gestão de projetos que abrangesse toda a empresa. Eles contavam muito com planilhas, documentos e slides de apresentação, com algumas equipes usando seu próprio software preferido para gerenciar e monitorar projetos.

Ter ferramentas e métodos diferentes para a gestão de projetos em toda a empresa significava que não havia uma única fonte da verdade.

“Tínhamos tantos lugares onde estávamos fazendo a gestão de projetos que perdíamos tempo duplicando dados, o que causava inconsistências e fazia com que todos tivessem uma fonte de verdade diferente” diz Will Smith, parceiro do McChrystal Group.

O McChrystal Group queria ter um único padrão de plataforma para entrada e coleta de dados, para que todos pudessem ter visibilidade instantânea entre diferentes equipes de projeto e ver os mesmos dados, reduzindo o número de reuniões para sincronização.

Por que monday.com?

“Estávamos considerando várias plataformas de gestão de projetos durante o verão, incluindo a Asana e pelo menos duas outras. Mas então descobrimos que nossa Divisão de Analytics também estava buscando uma solução para mesma necessidade, e já havia decidido pela monday.com ”, diz Shawn Murray, Diretor Financeiro.

A Divisão de Analytics, totalmente distribuída geograficamente, executa vários projetos muito técnicos de análise de dados em várias etapas ao mesmo tempo. Portanto, para eles, a gestão de projetos com visibilidade total era muito importante.

Uma das equipes de clientes planejava iniciar um teste de 90 dias a partir de setembro, com dezembro sendo o ponto de decisão para expandir a monday.com para o restante da empresa.

“Na verdade aceleramos essa decisão, pois recebemos muito feedback positivo mais rápido do que havíamos antecipado. E acho que em outubro ou novembro, já tínhamos decidido que iríamos usar a monday.com como uma solução de gestão de projetos para toda a empresa”, diz Shawn.

A solução

Confiando em uma plataforma flexível que direciona seus negócios

O McChrystal Group identificou vários casos de uso em potencial com a monday.com, mas queria começar com a gestão de projetos. Para sua surpresa, eles acabaram decidindo adotar a monday.com como CRM para construir um pipeline de vendas totalmente novo como resultado da crise da pandemia.

A empresa não tinha intenção de transferir todo o seu CRM para a monday.com. O McChrystal Group havia investido recentemente no desenvolvimento de seu próprio CRM, e já havia investido seis meses para construí-lo. E havia discussões sobre um potencial abandono do CRM recentemente desenvolvido em dezembro, mas muitos ainda estavam investidos no produto interno.

“Grande parte do nosso pipeline de vendas entrou em colapso por causa da pandemia da COVID-19. Por isso, tivemos que agir rapidamente e direcionar nossos negócios, o que nos levou a abandonar o CRM interno que ainda estávamos desenvolvendo em favor da monday.com”, diz Shawn.

Fechando mais negócios, mais rápido

Acontece que a Divisão de Analytics já estava utilizando a monday.com como CRM. E, como todas as divisões da empresa oferecem soluções para os mesmos clientes, eles queriam replicar o pipeline existente na monday.com e modificá-lo para as outras divisões para fornecer ao McChrystal Group uma Imagem Operacional em Comum (COP).

Em uma semana, as Divisões Implementation e Academy tinham a monday.com funcionando plenamente como CRM, com todos os dados históricos transferidos do produto interno para a monday.com, para que as equipes pudessem começar a operar.

“O que costumava ser um processo de duas semanas agora leva uma semana no que diz respeito à identificação da oportunidade, construção de uma proposta, alinhamento com os resultados, fornecimento de recursos, preço e a entrega desse documento ao cliente para negociação final. Estamos pelo menos 50% mais rápidos do que estávamos antes da COVID-19”, afirma Jeff Bull, Diretor de Operações Comerciais.

Liderando reuniões mais curtas e eficazes

Em vez de ter que participar de longas reuniões de sincronização com as equipes de clientes, todos agora podem ver tudo na monday.com, sob demanda.

“Costumávamos reservar uma hora e meia para passar por nosso pipeline de vendas e alinhar todo mundo. Agora reduzimos esse tempo para cerca de 30 minutos, em grande parte porque nosso pipeline de vendas está atualizado e estamos apenas confirmando a precisão do que vemos na monday.com”, afirma Jeff.

Previsão de receita

O McCrystal Group agora está em um ponto em que ele pode usar a monday.com para prever a receita com base no que existe no pipeline.

“A monday.com nos permitiu projetar, até certo ponto, se tivermos negócios front-end suficientes para atingir nossas metas de receita a cada mês e ver quaisquer lacunas com bastante facilidade. E também podemos aproveitar nossos painéis para ter uma representação visual” diz Shawn.

Lançando novas iniciativas com sucesso

A McChrystal Academy começou a realizar webinars como resultado da crise, o que era uma iniciativa totalmente nova na empresa. A equipe de webinar agora realiza cerca de seis webinars por dia, todos organizados e planejados usando a monday.com.

“A equipe do webinar criou um formulário para que as pessoas pudessem inserir todas as informações pertinentes necessárias para facilitar os webinars, compromissos de reuniões virtuais ou treinamentos virtuais. Ele gera automaticamente uma “ordem de serviço”, por assim dizer, na monday.com. E então a equipe pode monitorar as solicitações de lá”, diz Jeff.