Tantos projetos, tantas entregas de projeto, tão pouco tempo.
Se você é um gerente de projetos, de qualquer que seja o setor, provavelmente está sempre atolado de afazeres. E eles são tantos que muitas vezes os resultados finais acabam sofrendo as consequências.
Entre fazer malabarismos com os projetos, as tarefas, os cronogramas e as partes interessadas, tudo pode sair do controle. Afinal, somos apenas humanos.
A questão é se há uma maneira de evitar isso. Depois de todo o trabalho árduo e do tempo que se dedica a cada projeto, deve haver uma maneira de garantir um bom resultado, certo?
Alerta de spoiler: a resposta é sim.
Mas antes de chegarmos ao como, vamos começar com o quê .
O que são entregas de projeto?
É muito simples. Uma entrega de projeto é qualquer produto criado para um projeto específico.
Existem dois tipos de entregas:
- Entregas do processo — aquelas que desempenham um papel para se alcançar o objetivo final do projeto
- Entregas do projeto — aquelas que servem como o objetivo final do projeto
Mas, dentro dessas duas categorias, é importante lembrar que as entregas podem ter formas e tamanhos diferentes. Uma entrega pode ser tangível ou intangível, interna ou externa, e ter qualquer formato, incluindo relatórios, produtos e muito mais — tudo dependendo da natureza do projeto em questão.
Exemplos de entregas de projeto
As entregas variam de projeto para projeto, de empresa para empresa e de setor para setor — tornando quase impossível listar exemplos de entregas que atendam a todos.
Mas, para explicar, optamos por um projeto bastante relatável que pudesse ilustrar o processo e ajudá-lo a compreender o papel que as diferentes entregas podem ter.
Sua lista inicial de entregas do projeto deve abranger cada uma das partes interessadas e cada fase de cada componente até o resultado final.
Como vimos no exemplo, muitas vezes uma entrega depende de outra a ser concluída primeiro, especialmente ao se gerenciar um projeto de escopo maior e com diversos marcos.
Por que as entregas são tão importantes para o gerenciamento de projetos?
Imagine isto: você está gerenciando um projeto complexo com várias partes interessadas. Você sabe qual é o objetivo final, e todas as partes interessadas têm conhecimento de sua responsabilidade.
Mas você não tem prazos ao longo do caminho, nem marcos, relatórios de progresso, nenhuma maneira de saber se todos estão alinhados, e nada a compartilhar com o patrocinador do projeto.
O resultado? Nada bom.
O prazo final se prolonga e algumas das partes interessadas estão atrasadas, outras não estão alinhadas com o objetivo principal, você está completamente desorientado… e enxerga onde isso vai levar. O caos está instalado.
Para evitar esta desorganização, é crucial que os gerentes de projeto tenham um cronograma rigoroso de entregas de alta qualidade e estabeleçam um processo de aprovação coeso para garantir que o progresso esteja alinhado com os KPIs do projeto específico.
Atenção: as entregas internas são tão importantes quanto as externas
Um erro comum, mas fatal, é não investir na qualidade das entregas internas. Muitos a consideram apenas mais um passo burocrático desnecessário no longo processo de projeto.
Errado. A qualidade de suas entregas externas depende muito das entregas apresentadas por você ou por suas partes interessadas durante todo o processo.
Para voltar ao nosso exemplo de redesign do site, se o wireframe for entregue de forma aleatória e atrasada, isso afetará a qualidade de todo o projeto. Cada parte interessada depende do recebimento de entregas de alta qualidade para que, por sua vez, possam criar as entrega pelas quais são responsáveis.
Como?
Ainda bem que você perguntou, porque isso nos leva ao próximo tópico.
Como garantir entregas de alta qualidade
Preparação minuciosa
Embora você não seja necessariamente o único a executar as entregas, se for responsável pela qualidade delas, precisará de uma preparação essencial antes da reunião inicial com as partes interessadas.
- Defina claramente cada entrega. Se você começar a adicionar entregas durante a fase de desenvolvimento, poderá ter que alterar o escopo do seu projeto — e todos sabemos que isso é dor de cabeça na certa.
- Seja preciso ao delinear cada entrega. Quanto mais vago o esboço, mais longo será o vai e vem com as partes interessadas.
- Crie e compartilhe uma programação clara da fase do projeto. Isso ajudará você e as partes interessadas a acompanhar o progresso e entender seu papel dentro do escopo maior.
Um checklist da qualidade
Ao longo do dia de trabalho, você provavelmente envia, solicita ou revisa várias entregas, e é fácil ignorar certos erros ou omissões. O problema é que essas questões sempre ressurgirão.
Por isso é importante que você dê o exemplo, estabeleça um processo de aprovação bem fundamentado e mantenha as partes interessadas dentro dos mais altos padrões. Você pode inspirar as melhores práticas e avaliar cada entrega usando os 6 Cs.
Os 6 Cs da qualidade da entrega de um projeto:
- Concisão: a entrega se concentra exclusivamente em seus objetivos originais?
- Clareza: a entrega é coerente e fácil de entender? Está bem estruturada e pronta para ser revisada?
- Consistência: a entrega está alinhada com as metas do projeto e se comunica claramente com todas as outras entregas?
- Correção: a entrega está sem erros? Foi cuidadosamente revisada?
- Credibilidade: a entrega passou por testes suficientes, se necessário? Foi testada por um profissional confiável?
- Conclusão: a entrega abrange tudo o que deveria? Está 100% pronta para ser apresentada?
Os 6 Cs devem ser verificados em cada entrega que passar por sua mesa.
Quanto mais experiência tiver, mais longo ficará seu checklist. Você pode e deve personalizá-lo para seus projetos e em seu setor.
Mas, o mais importante, esse checklist é feito para ser compartilhado — não importa qual seja o projeto, é importante que existam padrões claros que sejam relevantes para qualquer parte interessada.
Sua lista de entregas do projeto
Sabemos que, ao se deparar com este artigo, você esperava conseguir uma lista de entregas para que pudesse começar imediatamente a trabalhar no seu projeto.
A má notícia é que uma lista de entregas é individual para você, seu projeto e suas partes interessadas.
A boa é que, assim como um checklist de qualidade, ao longo do tempo você terá suas próprias listas de entregas para seus projetos recorrentes.
E a melhor notícia de todas é que há uma quantidade enorme de templates personalizáveis por aí para ajudar a tornar essa tarefa muito mais fácil.
Comece a usar agora o seu Template de Entregas de Projeto!E pronto. Basta um pouco de preparação, padrões consistentes, um bom sistema de comunicação e aprovação, e você estará no caminho certo para garantir resultados de alta qualidade. Sempre.
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