Como manter a colaboração entre as equipes na era do trabalho remoto

Há duas coisas de que praticamente todas as empresas precisam para ser bem-sucedidas: velocidade e agilidade.

Em primeiro lugar, superar os concorrentes é essencial para se destacar aos olhos dos consumidores e investidores. Segundo, acompanhar as rápidas mudanças de necessidades e as novas expectativas dos clientes é vital para o crescimento da empresa e sua retenção.

No cenário comercial altamente competitivo da atualidade, não levará muito tempo até que as empresas com processos lentos e rígidos se tornem obsoletas.

Porém, sem que haja um nível de colaboração entre equipes e departamentos, tornar-se suficientemente ágil e rápido para se adaptar aos mercados dinâmicos é um enorme desafio.

Na era do trabalho remoto, esse desafio é agravado pela desconexão física das equipes. Se já não havia sistemas e processos para permitir a colaboração entre equipes no escritório, essa carência será muito maior durante o trabalho remoto. Ainda assim, a necessidade de velocidade permanece.

Então, como as organizações podem alcançar a colaboração remota entre equipes? Continue lendo para conferir três dicas.

Sincronizar para acelerar

A velocidade e a agilidade são impossíveis sem a colaboração entre equipes. A menos que as equipes alinhem as metas, compartilhem dados facilmente, comuniquem-se eficientemente e compartilhem recursos, você inevitavelmente será atrasado pelas ineficiências de processos e lacunas de informações.

A chave é criar uma infraestrutura que permita a colaboração entre equipes que normalmente seguem suas próprias maneiras de fazer as coisas.

O desafio de fomentar a colaboração remota entre equipes

A colaboração remota entre equipes não seria tão desafiadora se essa infraestrutura já estivesse implementada.

O desafio surge quando você tenta desenvolvê-la quando as equipes – sem falar nos funcionários individuais – estão fisicamente separadas. Quaisquer silos que haviam no escritório tendem a ser fortalecidos em um cenário de trabalho remoto.

No entanto, com a abordagem certa e com as ferramentas adequadas, você pode criar uma base sólida para permitir a colaboração entre toda a organização.

3 dicas para melhorar a colaboração entre equipes durante o trabalho remoto

1. Alinhe a estratégia geral da empresa e as metas das equipes

Criar um alinhamento é essencial para estabelecer uma estrutura que permita a colaboração entre equipes – tanto no escritório quanto no trabalho remoto. Para conseguir isso, os líderes de equipes devem compartilhar metas, estratégias e KPIs entre si. Eles podem usar estas perguntas como guia:

• Qual é o papel de cada equipe no cumprimento da estratégia geral da empresa?
• Quais são as principais metas e KPIs de cada equipe?
• Existe a oportunidade de trabalhar junto em metas específicas?
• Como nossas equipes podem apoiar melhor umas às outras?
• Quais processos podemos pegar emprestado?
• Onde recursos podem ser compartilhados?
• Alguma equipe possui dados que podem beneficiar as demais?
• Alguma equipe possui gargalos – e alguma outra equipe pode ajudar?
• Algum líder de equipe obteve sucesso com alguma técnica de gerenciamento que outros gerentes podem testar?

Assim que os líderes de equipe tornarem suas metas e necessidades transparentes, ficará muito mais fácil identificar oportunidades de colaboração.

2. Use ferramentas que sejam projetadas para permitir a colaboração remota entre equipes

Quando todos estão trabalhando de casa, a colaboração entre equipes precisa de uma solução digital robusta. Ao equipar todas as equipes da organização com uma plataforma de trabalho em comum, a colaboração ocorre naturalmente. Os silos são removidos, e o engajamento aumenta – assim como a velocidade.

Work OS é uma nova espécie de tecnologia projetada para empoderar os usuários com acesso em tempo real a informações. Como ela se integra a todo o ecossistema digital da organização, é fácil compartilhar dados de ferramentas às quais algumas equipes não possuem acesso. O processo para criar projetos conjuntos e compartilhar atualizações de status é claro e intuitivo, para que todos os membros das equipes relevantes tenham clareza em relação às metas, estratégias e progresso. Ela também permite que a organização conte com um método para manter a comunicação centralizada – um componente essencial da colaboração entre equipes.

Com uma solução que serve como uma única fonte da  verdade, os funcionários em trabalho remoto estarão equipados para trabalhar de maneira mais estreita e rápida do que nunca.

3. Enfatize a responsabilidade e a propriedade

Funcionários que sentem um forte senso de responsabilidade sobre seus trabalhos serão mais proativos e engajados em projetos colaborativos.

Há muitas formas de ajudar a reforçar a responsabilidade nas equipes, como definir expectativas claras, criar KPIs mensuráveis e fornecer atualizações contínuas sobre o progresso. Para estimular a responsabilidade especificamente durante projetos colaborativos, recomendamos o seguinte:

Você pode incentivar sua equipe a adotar essa mentalidade de algumas formas principais:

• Melhorar a transparência sobre deveres individuais. Todos fazemos um trabalho melhor quando sabemos que os outros podem vê-lo. Com ferramentas de colaboração remota entre equipes como uma Work OS, as tarefas e status de cada membro da equipe permanecem visíveis a todos os demais participantes. Isso não apenas melhora a clareza e a eficácia da comunicação, como também estimula a responsabilidade.
• Monitore KPIs frequentemente. Quando cada membro da equipe é responsável por reportar seus KPIs periodicamente, todos obterão os insights necessários para melhorar seu desempenho e se tornar mais motivados a elevar o nível.
• Mantenha conversas contínuas. A comunicação regular entre todos os envolvidos em uma iniciativa entre equipes ajuda cada indivíduo a assumir a responsabilidade por sua parte e gerar interesse nos outros. Ela também é essencial para manter a padronização, a resolução rápida de problemas e a otimização de processos.

Melhor em equipe

Trabalhar de casa envolve muitos desafios, mas a colaboração não precisa ser um deles. Ao criar a estrutura certa e escolher as ferramentas adequadas, você pode capacitar as equipes a trabalhar juntas de forma mais inteligente e ágil.