Como a Sinectica aumentou sua produtividade em 60% mesmo durante o trabalho remoto

Conheça Jesús Ibarra

Jesús Ibarra é consultor de estratégias de negócios e CEO de duas empresas. Uma delas é a Sinectica, empresa baseada no México e Panamá, envolvida com inbound marketing, consultoria de planejamento estratégico e sistematização e digitalização de processos. A outra é a Nativo Mkt, empresa mexicana que atua com implementação de branding em pontos de venda. Encontramos Jesús, e ele nos contou como o uso da monday.com facilitou não apenas o gerenciamento de projetos na Sinectica, mas também a transição para o home office durante a pandemia da COVID-19.

O desafio

Como estrategista, Jesús constantemente buscava uma ferramenta que o ajudasse em seu trabalho. “A capacidade de controlar/gerenciar os projetos era um problema, pois, no final, havia muitos vazamentos de informação e uma carência de acompanhamento em tempo real. E isso resulta na perda de projetos e negócios”, explicou.
Embora Jesús fizesse uso do Excel para processar todas as informações, ele não atendia suas necessidades na íntegra. O compartilhamento de documentos era extremamente lento ou pesado – e, trabalhando na versão online, eles corriam o risco de perder informações. Sem uma central de informações acessível para todos, eles enfrentavam dificuldades com a falta de visibilidade geral.
No México, as operações da Sinectica ocorriam em um escritório, sem trabalho remoto. Pelo lado digital, os membros da equipe vivem e trabalham em 4 países diferentes – e, em cada país, eles se reuniam em um escritório de coworking. Embora houvesse algum nível de interação virtual, o desafio que eles enfrentaram com a chegada da pandemia era sair desses espaços e fazer a transição para suas casas.

Por que a monday.com?

“Como planejador, gosto de planejar toda a estrutura de negócio, e a monday.com pareceu ser incrível. Comecei a experimentar a ferramenta, fazendo uso da base de conhecimento e dos vídeos de tutorial. Foi assim que consegui criar toda a estrutura de negócio e incluir os níveis administrativo, operacional e comercial na plataforma, com uma visão geral de tudo. Testamos o Asana, Trello, Basecamp e Wrike, pois o Wrike era o único em espanhol, e nem todos falam inglês”, afirmou Jesús – e, sem conseguir se adaptar, ele continuou sua busca, até que encontrou a monday.com.

Além da capacidade de usar a plataforma em espanhol, Jesús afirma que “o suporte técnico foi o fator decisivo para continuarmos com a monday.com, pois as respostas, se não imediatas, são extremamente rápidas e pontuais, e os agentes entendem nossas necessidades. O suporte é incrível”.

A transição para um escritório virtual

Apesar de levar algum tempo para se acostumar à plataforma no início (e de ser um esforço diário e consistente), “quando os funcionários percebem que a plataforma é projetada para ser útil, no momento em que eles percebem o valor, nunca mais enviam um e-mail”, afirma Jesús.
Usando a monday.com no site do México e observando resultados positivos no trabalho, a Sinectica implementou seu uso no Panamá, tornando-se um Parceiro Preferencial da monday.com. “Acreditamos na monday.com e queremos converter outras pessoas, pois acreditamos que a monday.com é capaz de resolver muitas coisas.”
“Para os funcionários, ingressar na monday.com é como entrar no escritório: eles podem ver as tarefas pendentes, escrever comentários, acompanhar e compartilhar imagens, criando uma interação diária muito mais eficaz. Nossa transição para a experiência de home office tem sido muito mais eficiente para todos.”

Personalizando a plataforma para otimizar processos internos

A monday.com ajudou a melhorar a transparência, organização e responsabilidade que permitem a autoavaliação do funcionário, pois as informações e acompanhamentos estão visíveis para todos.

Com a ajuda de quadros compartilháveis, eles conquistaram uma visibilidade maior com clientes e fornecedores, otimizando a saída de informações. A capacidade de ver quem fez alterações nas atividades dos quadros também melhorou o controle de gerentes e administradores sobre a conta.
“Testamos todos os novos recursos que são lançados, para implementá-los nos processos e fluxos atuais. Usamos 80%-90% dos recursos. Quando você já sabe o que a monday.com faz, pode ver seu processo e como adaptá-lo, para que possa usar a ferramenta como apoio.”

Impacto

Jesús nos diz que, com o uso da monday.com, verificou uma redução de 80% nas reuniões desnecessárias. Agora, as reuniões são focadas na mudança de estratégias e questões relativas aos clientes, mas não em operações internas.
“Usamos de fato a monday.com como nossa Work OS.”
Ele também notou uma redução de tempo e a melhora na comunicação entre departamentos, o que, juntamente com as notificações, ajuda os funcionários a cumprir prazos. O uso da plataforma, principalmente durante o período de trabalho remoto, aumentou em 60% a produtividade da empresa.

Após usar a monday.com durante um ano e alguns meses, os membros da equipe trabalham de acordo com o seguinte lema: “Está na monday.com? Se a resposta for “não”, isso não existe e está fora do meu radar. No dia a dia, podemos fazer videochamadas, enviar e-mails, etc. Mas, se não estiver na monday.com, não será concluído.”
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