Atenção gerentes de projeto! Vocês estão prontos para assumir o controle de seus projetos?
Bem, nós temos exatamente o que você precisa, e ele atende pelo nome super intuitivo de ‘controles de projeto’.
Se você não tem certeza do que são ou de como usá-los, não se preocupe — é exatamente isso o que você está prestes a encontrar neste artigo.
A verdade é que você está provavelmente colocando diversos controles de projeto em prática sem sequer saber disso.
Mas como qualquer ferramenta que faz a diferença entre um projeto bem-sucedido e outro caótico, é vital que você seja capaz de identificar esses controles de projeto e dar a eles a prioridade que merecem.
Vamos começar!
Primeiro, uma definição — o que são controles de projeto?
Os controles de projeto são os processos iterativos, ações e documentações que você usa para manter seu projeto no rumo certo. Um sistema de controle de projeto visa minimizar a lacuna entre o planejamento de um projeto e sua execução, com foco no custo, tempo gasto e resultados finais.
Os controles existem para nos dar um sinal de alerta avançado caso nosso projeto comece a se desviar do rumo (o que todos nós sabemos que acontecerá) medindo, fazendo previsões e ajustando o planejamento do projeto com base nessas análises.
Embora os controles de projetos sejam diferentes de indústria para indústria, de empresa para empresa e, claro, de projeto para projeto, o objetivo de alto nível de servir como um sistema de verificações e ajustes permanece o mesmo.
Exemplos de controles de projeto:
O que os controles de projeto devem medir?
- Alinhamento com KPIs organizacionais
- Coordenação do cronograma do projeto
- Gestão de riscos
- Previsão do projeto
- Monitoramento dos custos
- Feedback e relatórios
- Otimização da estratégia do projeto
Espere, então qual é a diferença entre controle e gerenciamento de projetos?
Excelente pergunta. Você está prestando atenção.
Essa diferenciação pode ficar confusa porque muitas organizações não empregam analistas de controles de projetos, e simplesmente atribuem as responsabilidades a um gerente de projetos. Mas para reconhecer plenamente a importância dos controles do projeto (e ajudar a administração sênior a reconhecê-la também), é importante deixar claro a diferença entre os dois.
Gerenciamento de projetos — Uma função abrangente que inclui tudo o que acontece para fazer um projeto acontecer. Isso inclui o planejamento e o gerenciamento de pessoas, processos e entregas.
Controles de projeto — Uma subfunção do gerenciamento de projetos que se concentra em duas coisas — custo e cronograma. Os controles estão aí para monitorar o projeto e garantir que ele esteja seguindo conforme o planejado, sem quaisquer desvios de seu planejamento e orçamento originais.
Em um artigo de 2006 do Project Management Institute, está escrito que “A gestão de projetos é uma ciência e uma arte. Os controles de projeto, por outro lado, são quase inteiramente uma ciência.”
Cargos de controle de projeto: Gerente de projeto x Analista de controles de projeto
Enquanto o gerente de projeto é o diretor do projeto, responsável por orientar pessoas e processos, você pode considerar o analista/ gerente de controles de projeto como o inspetor técnico, cuja função é supervisionar e monitorar os aspectos analíticos de um projeto, incluindo métricas e análises.
Mas como mencionado acima, se você é um gerente de projetos em um ambiente tecnológico de ritmo frenético, provavelmente não trabalha com um analista de controles de projeto — você é o analista de controles de projeto.
6 processos de controle que você precisa para seus projetos
Ok, agora que abordamos a teoria dos controles do projeto, é hora de falar sobre alguns processos de controle acionáveis que você pode implementar em seus projetos ainda hoje.
Primeiro, um último detalhe antes de chegarmos aos controles em si (estamos quase lá) — é importante notar que todos eles devem ser apresentados em relatórios claros.
Para colocar o controle de projetos no topo da lista de prioridades, você precisa ter certeza de que ele inclui relatórios inteligentes e automatizados no processo. Para isso, listamos 6 controles de projeto para você utilizar, cada um com um template.
Templates de controle de projeto
Project charter
Este documento é a base do controle do projeto. Ele abrange o quem, o porquê e o quanto do seu projeto. Um project charter ajuda você a tomar a decisão inicial de se vale a pena prosseguir com esse projeto — se ele está alinhado com os objetivos organizacionais, se há recursos disponíveis suficientes e se você pode prever um ROI aceitável.
Lembre-se: um project charter atua como um contrato de projeto permanente entre todas as partes e é uma referência valiosa a ser consultada para se manter no caminho certo.
Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
Este quadro é o seu novo melhor amigo. Um WBS fornece um esboço detalhado de todo o seu projeto e decompõe projetos altamente complexos hierarquicamente em componentes mais simples. Ele abrange tudo, desde entregas finais a tarefas e até subtarefas, juntamente com o escopo, custo e cronograma de cada uma dessas fases.
Em termos leigos, um WBS é um mapa do seu projeto, por mais complexo que ele seja, que permite visualizar cada uma das fases e, posteriormente, acompanhar o plano previamente estabelecido à medida que se progride.
Gráfico RACI
RACI é um acrônimo para Responsável, Autoridade, Consultado, Informado, e é usado para delegar funções e responsabilidades a cada aspecto do projeto, incluindo a tomada de decisão final.
- Responsável — A pessoa que executará a tarefa.
- Autoridade — A pessoa responsável pela conclusão e qualidade da tarefa, além de ter a palavra final.
- Consultado — A pessoa que é considerada o ‘perito’ no assunto e responsável por fornecer consultoria e feedback construtivo.
- Informado — A pessoa que deve ser informada sobre a conclusão da tarefa, seja para trabalhar em uma tarefa dependente dela, resolver um conflito ou para aprovar a própria tarefa.
Este é um ativo valioso para projetos com processos complexos de aprovação e tomada de decisão.
Registro de risco/ RAID log
RAID é um acrônimo de Risks (Riscos), Actions (Ações), Issues (Problemas) e Decisions (Decisões). Este controle de projeto é basicamente um registro de riscos — uma ferramenta simples, mas eficaz, que registra riscos previstos, suas probabilidades e opções de minimização.
Como todos sabemos, cada projeto tem seus riscos, e uma certa quantidade deles se transformará em problemas de grandes proporções. Neste log, você pode se preparar preventivamente, antes mesmo que eles ocorram. Atribua responsáveis para rastrear e sinalizar esses riscos, e tenha um plano de contingência em vigor.
Compartilhar um registro de risco antes do início de um projeto também é uma ótima maneira de promover a transparência e garantir que todos os envolvidos, incluindo a gerência sênior e o patrocinador do projeto, saibam o quão arriscado é um determinado projeto.
Relatório de custos
Uma das maiores armadilhas de um projeto fracassado é o desperdício de dinheiro. A integração de relatórios de custos em seu ciclo de projeto é essencial para entender a razão pela qual as divergências ocorrem. Ao comparar relatórios de custos transparentes com seu benchmark inicial em todo o projeto, você pode sinalizar e minimizar quaisquer problemas orçamentários.
O relatório deve incluir o orçamento gasto até agora, despesas comprometidas e a proporção de gastos versus gastos planejados para garantir que você não perca o controle.
Marcos do projeto/ Relatório de status
Seguir um relatório de marcos do projeto permite que você verifique se tudo está dentro do cronograma e se as entregas estão sendo executadas conforme planejado.
Além disso, promove uma sensação de responsabilidade e transparência entre as partes interessadas, para que todos saibam em que ponto está o projeto a qualquer momento, além de também deixar visível o seu próprio progresso.
Há muito mais de onde veio tudo isso!
Nós falamos sobre os controles básicos do projeto, mas como já mencionamos várias vezes neste artigo, cada projeto é diferente e tem requisitos distintos.
Partindo destes controles bem estabelecidos, seus projetos começarão no caminho certo e todos os envolvidos terão uma sensação de segurança e controle.
Depois de dominá-los e começar a entender a diferença que eles fazem em processos geralmente caóticos, você pode começar a identificar os controles específicos que você precisa em seu projeto, organização ou setor específico.
Junte-se a elas!
Comece já!