Trabalho remoto: como conduzir uma reunião virtual bem-sucedida

Você pensa que as equipes precisam estar no mesmo espaço físico para que uma reunião seja produtiva? Pense novamente.

As reuniões virtuais permitem que equipes em trabalho remoto se reúnam e compartilhem ideias, colaborem e façam brainstorms da mesma forma que fariam presencialmente… Porém, a partir de qualquer lugar.

Portanto, como podemos tornar essas reuniões tão eficazes e produtivas quanto possível? Neste artigo, abordaremos algumas práticas recomendadas básicas para reuniões virtuais e analisaremos opções de software para reuniões remotas que as organizações também devem considerar.

O que é uma reunião virtual?

Por definição, reunião virtual é uma reunião conduzida online por meio de áudio e/ou vídeo para conectar pessoas que estejam trabalhando em locais diferentes. Também conhecidas como reuniões remotas, elas permitem que indivíduos e equipes colaborem, compartilhem e se comuniquem em tempo real, independentemente de onde estejam localizados – permitindo uma flexibilidade maior para todos os envolvidos.

As reuniões virtuais incluem eventos em grupo como reuniões virtuais de conselhos ou reuniões de equipes remotas – as quais podem ser altamente produtivas e envolventes para os participantes. A HBR relatou que, quando 200 pessoas foram estudadas para comparar a participação em uma reunião presencial com uma virtual, 86% dos participantes relataram níveis tão ou mais altos de envolvimento em reuniões virtuais em relação às reuniões presenciais, quando as práticas recomendadas foram seguidas.

Quais são algumas das práticas recomendadas para reuniões virtuais?

As reuniões virtuais podem frequentemente acabar com a produtividade quando ocorrem em excesso. Aqui na monday.com, estabelecemos alguns parâmetros claros para quando (e quando não) fazer videoconferências.

Falando em práticas recomendadas: veja algumas delas para ter em mente em relação às suas reuniões virtuais.

1. Estabeleça um objetivo claro.

A regra principal de qualquer reunião produtiva é que ela deve ter um objetivo claro. Certifique-se de que todos os participantes da reunião virtual saibam qual é o objetivo antes do início dela, e entendam o que deve ser abordado e realizado durante o tempo que vocês estiverem juntos.

2. Tenha uma agenda.

Para manter sua reunião virtual no caminho certo, você precisa de uma agenda. Sem um roteiro para a conversa, os participantes podem se perder – o que pode prolongar a duração da sua reunião e fazer com que os objetivos não sejam atingidos. Mantenha todos trabalhando para atingir os objetivos através de elementos de ação e tópicos que devem ser abordados antes que a reunião virtual seja encerrada.

3. Atribua funções e responsabilidades aos participantes.

Uma maneira simples de manter os participantes da reunião virtual envolvidos é atribuir a cada pessoa uma função e responsabilidades relacionadas aos seus cargos. Uma pessoa pode ser um tomador de notas, outra pode receber a tarefa de fazer um brainstorm para a próxima sessão, e uma terceira pode gerar relatórios. Designe uma função a cada pessoa, para que elas fiquem mais propensas a permanecer envolvidas e a participar da conversa.

4. Seja breve e agradável.

Como em qualquer reunião, é fácil se deixar levar e fazer com que uma reunião virtual eficiente de 30 minutos se transforme em uma tortuosa sessão de bate-papo de três horas. Defina um período fixo de encerramento e estipule um limite de tempo a cada pessoa que precisar compartilhar atualizações, para manter todos focados.

5. Transforme suas reuniões em ação.

Depois que a reunião terminar, verifique se todos os membros da equipe sabem quais são as próximas etapas, disponibilizando as notas da reunião ou elementos de ação para todos os participantes acompanharem (dica: nossa integração do Zoom é ótima para essa tarefa).

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Como posso tornar as reuniões remotas mais interativas?

Se você estiver preocupado sobre como tornar sua reunião remota mais interativa (e como fazer com que aquelas pessoas mais quietas se comuniquem e participem), experimente trabalhar com algumas atividades envolventes.

• Sessão para quebrar o gelo/atualizar-se: conceda a cada pessoa de três a cinco minutos no início da reunião para responder a uma pergunta para quebrar o gelo ou compartilhar uma atualização sobre suas tarefas atuais, para que todos sejam informados sobre aquilo em que seus colegas de equipe estão trabalhando.
• Peça feedback em tempo real: envolva os participantes da reunião ao solicitar um feedback em tempo real que seja rápido e eficiente, através de medidas como pesquisas ou votação de opiniões sobre diferentes questões.
• Solicite a participação daqueles que ainda não contribuíram: anote quem não falou durante sua reunião virtual, e certifique-se de solicitar a contribuição deles, para que suas vozes sejam ouvidas como parte da conversa em grupo. (Algumas pessoas só precisam de um empurrãozinho extra!)

Opções de software para reuniões remotas

Para conduzir uma reunião remota, você precisará de um software para reuniões remotas. A opção ideal para você dependerá de suas necessidades e preferências da equipe. Aqui estão algumas opções a ser consideradas conforme você explora e testa diferentes ferramentas.

1. Zoom: o Zoom é um popular software para reuniões remotas com recursos robustos que se integra à monday.com. Você pode usar a versão gratuita para até 100 participantes, mas os recursos mais avançados estão disponíveis nos planos pagos.
2. GoToMeeting: se você deseja uma solução simples e sem frescuras, o GoToMeeting permite compartilhar telas e fazer chamadas de áudio/vídeo, além de recursos adicionais como transcrição de reuniões para até 150 participantes.
3. Google Hangouts: se você está procurando uma ferramenta básica para reuniões remotas baseada na web e voltada para equipes pequenas, o Hangouts pode ser ideal (observação: o Hangouts é limitado a 25 usuários por vez para chats de vídeo relacionados a trabalho). No entanto, o Google Meet, a versão mais recente desse serviço do Google, oferece opções adicionais para reuniões virtuais maiores.
4. Skype: o Skype exige que os usuários baixem seu software em um dispositivo (como um computador ou smartphone), portanto, lembre-se disto: seus participantes precisarão fazer essa configuração antes da sua reunião. O Skype acomoda até 50 pessoas gratuitamente e permite fazer conferências de áudio e vídeo em qualquer dispositivo.
5. Join.me: com configuração simples e compartilhamento de tela habilitado, o Join.me oferece aos participantes reuniões com duração ilimitada e link de reunião personalizado por uma pequena tarifa.

Conduza reuniões remotas como um profissional

As reuniões remotas podem ser tão eficazes e produtivas quanto aquelas que você realiza pessoalmente. Certifique-se de seguir as práticas recomendadas e testar diferentes ferramentas para encontrar uma que permita que sua equipe colabore com eficiência, independentemente de onde todos estejam localizados (sem complicações adicionais). Você poderá realizar ótimas reuniões virtuais rapidamente.

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