Talvez você esteja neste exato momento guardando seus carregadores e se preparando para ir para casa pelo futuro próximo, e você não é o único. Talvez você já trabalhe remotamente na maioria dos dias, ou você pode fazer parte da recente migração para o trabalho remoto.
Trabalhar remotamente significa que sua equipe pode estar espalhada, mas o mesmo não precisa acontecer com sua produtividade. Mudar para uma rotina de trabalho remoto significa que você e sua equipe definirão uma nova rotina de espaço de trabalho. Gerencio uma equipe de sucesso do cliente na monday.com que sempre trabalhou de maneira remota, e tenho um resumo de nossas melhores práticas e de como preparar sua equipe para o sucesso.
Como fazer um plano para o sucesso?
Algo que ajuda a todos a longo prazo é conseguir planejar com antecedência – mesmo que você não tenha muito tempo. Você pode dividir o planejamento em duas categorias: comunicações e operações. Ambos são ingredientes importantes que contribuem para o sucesso de uma equipe remota, pois eles superam dois desafios importantes do trabalho remoto: 1) manter todos alinhados quando não estão fisicamente presentes; 2) garantir que todos tenham as ferramentas e a configuração adequados para poder trabalhar.
Encontre as ferramentas digitais certas para suas necessidades de comunicação
Esta pode ser a primeira vez que você ou sua equipe estão partindo para as ferramentas digitais como sua forma de comunicação principal. Existem muitas ferramentas que vão possibilitar seus fluxos de trabalho, e definir quais ferramentas foram feitas para qual tipo de comunicação vai economizar tempo e evitar problemas a longo prazo.
Equipes remotas de sucesso comunicam-se eficientemente e frequentemente. Você raramente terá dúvidas ou mal-entendidos com os membros da sua equipe devido às boas práticas de manter uma comunicação clara (escrita, na maioria das vezes), habilitar ferramentas e abrir canais para lidar com dúvidas persistentes. Devido à confiança nas ferramentas de comunicação para colaborar, membros de equipes remotas são ótimos comunicadores e valorizam esse hábito importante.
Veja a seguir como começar a fazer suas comunicações internas:
- Crie um espaço de comunicação e defina seu ritmo de atualizações. Por exemplo, nossa equipe usa o Slack para perguntas e respostas rápidas com membros da equipe, e para uma comunicação mais informal (ou seja, compartilhar memes). Usamos a monday.com para planejar nossos projetos, definir propriedades e nos comunicar dentro do contexto. Usamos o Zoom para reuniões mais longas que, tradicionalmente, aconteceriam pessoalmente.
- Defina como e onde o trabalho será monitorado. Com as pessoas dispersas, é mais importante do que nunca definir expectativas, metas e prazos. Todos na equipe devem ter confiança no que estão fazendo e saber onde ir para conferir atualizações sobre projetos.
- Estabeleça uma etiqueta para conversas em plataformas digitais. Trabalhar de casa muitas vezes significa que você e sua equipe precisarão fazer um esforço para estabelecer limites. Isso pode significar desativar as notificações depois de um certo tempo, silenciar todas as suas plataformas durante chamadas, ou o que quer que seja definido pela sua equipe. Estabelecer limites com os quais toda a equipe concorda impede o burnout e garante um equilíbrio saudável entre vida pessoal e trabalho.
- Peque pelo excesso ao comunicar quando/como/o que esperar. Ao terminar uma chamada com seus colegas de equipe, é muito mais difícil continuar com perguntas de acompanhamento do que se você estivesse sentado ao lado deles. Portanto, certifique-se de esclarecer de forma cristalina quem está fazendo o que e quando. Minha sugestão é terminar todas as chamadas com um resumo e com elementos de ação, para que todos saibam pelo que são responsáveis.
- Estabeleça prazos e expectativas. Para líderes de equipe, definir o escopo do trabalho para os próximos ciclos ou períodos e agendar tempo suficiente para monitorar o progresso e reavaliar prioridades nos intervalos ajudarão a não perder de vista as metas de longo prazo. Criar hábitos que dão certo para você, como reuniões diárias curtas por videoconferência ou revisões semanais, pode ajudar a manter a proatividade.
Prepare sua equipe para o sucesso operacional
Do ponto de vista operacional, você tem duas tarefas principais:
- Uma lista das coisas físicas de que sua equipe vai precisar ao trabalhar de casa.
A lista deve incluir uma visão organizacional acompanhada por qualquer número de itens. Sua visão servirá para guiar a jornada de transição e para definir como sua equipe vai operar como uma equipe remota de sucesso. Ela pode ser simples, talvez uma lista enumerada de perguntas e respostas que descreve o dia a dia da sua equipe distribuída, com o objetivo de ilustrar a nova dinâmica do grupo. Descreva as funções daquilo que sua equipe vai fazer, e não tanto os detalhes de como as coisas vão ser feitas.
A lista de itens pode incluir qualquer número de itens funcionais e intangíveis. Considere o que pode ser necessário para que sua equipe tenha um desempenho de sucesso. Precisa de uma cadeira de escritório ou de hardware adicional? Precisa melhorar uma conexão de banda larga? Pense em qualquer coisa que sua equipe teria em um escritório e que lhes permite fazer seu trabalho, e encontre um jeito daquilo estar em seu novo espaço remoto.
- Defina qual informação vai para qual ferramenta e conceda os acessos adequados.
Ao definir quais ferramentas serão usadas para abrigar cada tipo de comunicação e informação, será muito mais fácil voltar e encontrar o que você precisa. Conceder o acesso adequado para cada membro da equipe vai evitar gargalos devido a acesso limitado e o excesso de informações que pode acontecer com muito acesso livre.
O que esperar do sucesso remoto contínuo?
Em seus primeiros dias de trabalho remoto, pense em quais áreas de comunicação podem ser melhoradas e modifique sua visão organizacional para fazer essas correções. É aqui que o uso de ferramentas de habilitação se torna essencial. A gestão de tempo também será uma habilidade aprimorada pelo trabalho remoto, especialmente em esforços colaborativos.
Use as plataformas digitais da melhor maneira possível para se manter engajado, conectado e sincronizado com sua equipe. Gerentes, não adotem uma única “visão” do que será o trabalho remoto de sucesso. Em vez disso, descrevam as práticas e funções essenciais da sua visão, e a forma de realizar isso será criada por meio da iteração e discussão sobre o que está funcionando para sua equipe.
Alguns dos prós e contras de trabalhar remotamente podem surgir no primeiro dia ou no centésimo, e é totalmente normal modificar totalmente seu espaço de trabalho! Incentivamos que faça experimentos para ver o que funciona melhor para você e para sua equipe. Manter uma comunicação aberta com sua equipe, trabalhar juntos para definir expectativas antecipadamente e aceitar melhorias contínuas no seu cronograma de trabalho remoto serão as chaves para seu sucesso remoto contínuo juntamente com sua equipe.
Junte-se a elas!
Comece já!