Qualquer um que trabalhe m uma equipe remota poderá contar pra você que descobrir os detalhes de funcionamento de um local de trabalho remoto não é uma tarefa simples.

Manter um local de trabalho virtual significa que você está perdendo parte da experiência no escritório, e nem toda a experiência no escritório é ruim. Como substituir a interação pessoal, verificar como estão os funcionários remotos e manter a moral da empresa alta mesmo estando longe?

Vamos ver como você pode configurar um local de trabalho virtual que mantenha sua equipe remota produtiva, inspirada e engajada.

O que é um local de trabalho virtual ou remoto?

A definição de local de trabalho virtual é qualquer ambiente de trabalho que não dependa de um local físico. Um “local de trabalho remoto” também pode se referir a um escritório independente, como a casa de um funcionário remoto, conectado à sua empresa pela Internet.

Em alguns casos, o termo “local de trabalho virtual” pode incluir escritórios via satélite, mas focaremos nos ambientes virtuais em que os funcionários trabalham em casa.

Quais são os prós e os contras de um local de trabalho remoto?

Os elementos positivos dos locais de trabalho remotos incluem:

• Desempenho. Um estudo de dois anos da Stanford descobriu que os trabalhadores remotos são mais produtivos quando estão fora do escritório, superando o grupo de controle em 13%.
• Satisfação do funcionário. Um motivo pelo qual os funcionários são mais produtivos em um local de trabalho remoto: eles gostam de trabalhar remotamente. Pesquisas  constataram que 71% dos funcionários que trabalham remotamente relataram sentir-se felizes. Apenas 55% dos funcionários em escritórios sentiram o mesmo.
• Custos. Quando mais trabalhadores trabalham remotamente, há menos pressão sobre seu aluguel comercial. Em alguns casos, isso pode significar que você nem precisa manter um aluguel comercial para administrar sua empresa.

Alguns dos principais desafios do local de trabalho remoto incluem:

• Falta de interação cara a cara. Humanos são criaturas sociais, então estar isolado em casa pode nos desgastar. Mesmo que os trabalhadores remotos expressem mais satisfação ao trabalhar em casa, você precisará de alguma interação na sua empresa. (Falaremos mais sobre isso na próxima seção.)
• Organização. A boa notícia é que existem muitas ferramentas excelentes que tornam o trabalho remoto possível. As más notícias: se elas ainda não tiverem sido configuradas, pode demorar um pouco para que seu local de trabalho virtual seja instalado e funcione adequadamente.

Como gerenciar um local de trabalho virtual?

Se você nunca fez isso antes, o processo de mudar para um modelo virtual pode ser intimidante. Aqui estão algumas das principais preocupações dos gerentes – e o que fazer com elas.

Comunicação

Considere reservar algum tempo uma vez por semana para um “happy hour virtual”. O objetivo é só ter uma comunicação cara a cara para reduzir o estresse da jornada de trabalho. Na monday.com, fizemos coisas como uma festa de dança virtual (completa com um DJ!) e atividades divertidas para famílias, como shows de mágica e aulas de culinária.

Gerenciamento e supervisão

Jason Aten da Inc.com recomenda verificar frequentemente como estão os funcionários. Quando as coisas parecem correr bem com o trabalho remoto, é fácil esquecer que pode haver trabalhadores que se sentem incomodados e não sabem ao certo como compartilhar isso com a liderança.

Integração

Usando o compartilhamento na nuvem, crie um documento de integração que os funcionários atuais possam acessar a qualquer momento, e também um processo para o RH remoto. Isso deve incluir informações vitais para qualquer novo funcionário remoto que precise acompanhar o funcionamento da sua empresa. Integre também todos com o mesmo software, pois a comunicação funciona sem problemas quando você tem um conjunto unificado de ferramentas para todos. Aqui na monday.com, também criamos um Programa de Acompanhamento, onde os novos membros da equipe são remotamente combinados com um funcionário da monday.com mais veterano, que vai atuar como um recurso para perguntas e respostas e um sistema de suporte completo.

Feedback

Acompanhar tudo o que está acontecendo é mais difícil em um ambiente virtual. Uma sessão trimestral de revisão ou feedback ajudará você a manter contato consistente com funcionários remotos que, de outra forma, não poderiam fazer essa verificação.

Qual é a melhor tecnologia para um local de trabalho remoto?

Para qualquer dúvida ou objeção que você possa ter sobre locais de trabalho remotos, provavelmente existe um software para resolver isso. Aqui estão algumas das coisas que você pode realizar com a tecnologia do local de trabalho virtual que se integra à monday.com:

• Acompanhamento do progresso do projeto. Sem um escritório físico, você não pode ir para o quadro branco e anotar os últimos progressos para todo mundo ver, mas é possível monitorar o progresso, por exemplo, com um acompanhamento de projeto remoto.
• Atribuição de tarefas. Se você está acostumado a uma reunião matinal na qual organiza as tarefas de todos os dias, ainda é possível fazer com usando a tecnologia remota. Considere criar uma lista de verificação de Tarefas Diárias da Equipe para simular a mesma experiência.
• Compartilhamento de arquivos. Você não pode entregar um arquivo de uma pessoa para outra, e criar longas correntes de e-mail com arquivos pode ser confuso. Compartilhe uma pasta no Dropbox comum que se integre ao seu work OS para criar a sensação de usar o mesmo computador.

Existem exemplos de locais de trabalho virtuais com os quais podemos aprender?

Sim: uma pesquisa da Buffer em 2019 descobriu que 30% das empresas relatam que operam usando um modelo 100% virtual. Na verdade, a própria Buffer é uma empresa totalmente remota. Ela é capaz de lidar com dezenas de milhares de clientes SaaS pagantes com uma equipe limitada que não depende do trabalho presencial.

Empresas com locais de trabalho virtuais são muito mais comuns do que você imagina e ainda têm um trabalho produtivo.

Mas nunca é demais ter um modelo em mãos para conseguir ser produtivo virtualmente. Confira nossos modelos de trabalho remoto para documentos de integração e estratégias de integração para mudar para um escritório virtual.