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Como eliminar distrações no trabalho remoto? As melhores ferramentas

Como eliminar distrações no trabalho remoto? As melhores ferramentas

Todos na monday.com

Para muitos de nós, as ferramentas do nosso ambiente de trabalho parecem gerar distrações. Mas a tecnologia por si só não tem culpa. 

“Distração é algo que fazemos — não é algo que acontece conosco”, Nir Eyal, autor de Indistraível, afirmou durante uma conversa na Mind the Product. 

Portanto, como podemos evitar distrações no trabalho, onde somos inundados por ferramentas digitais e pelas possíveis distrações que as integram? Na era do trabalho remoto, como podemos mitigar a nova inundação de distrações?

Neste artigo, abordaremos as mudanças culturais e tecnológicas que as organizações precisam fazer para ajudar suas equipes a se tornar “indistraíveis” enquanto trabalham de casa.

Estamos todos distraídos, mas de quem é a culpa realmente?

Quando nos distraímos, somos rápidos em culpar a tecnologia. Faz sentido — o trabalhador do conhecimento moderno é inundado com ferramentas e gadgets de tecnologia.

  • Uma pesquisa da Pegasystems Inc. descobriu que o funcionário médio alternava mais de 1.100 vezes entre até 35 aplicativos por dia.
  • Os funcionários relataram ter sido interrompidos em média 13,9 vezes ao dia por e-mail, mensagens instantâneas e mídias sociais, de acordo com o relatório State of Work 2020 da Workfront.
  • No mesmo relatório, os entrevistados disseram que passam apenas 43% da semana concentrados em suas tarefas principais, e o restante do tempo, respondendo a mensagens, tarefas administrativas e reuniões não essenciais.

O que esses números realmente provam é que as organizações estão sofrendo com culturas não saudáveis. Reuniões desnecessárias e má otimização de processos também não ajudam.

O ato de ficarmos distraídos representa nossa resposta às expectativas culturais que nos sentimos compelidos a atender quando fazemos uso da tecnologia. Quando ouvimos aquela notificação, ficamos motivados a verificá-la instantaneamente, porque nossa cultura de trabalho nos condiciona a acreditar que nossos níveis de engajamento e compromisso são avaliados pela rapidez com que respondemos aos e-mails. Essa expectativa de estar “sempre disponível” força os funcionários a priorizar a comunicação constante, em detrimento do foco e da concentração.

Culturas de trabalho de alta pressão combinadas com ferramentas de comunicação sempre disponíveis inundam os funcionários com possíveis distrações e diminuem o ritmo do trabalho. Gerenciar tudo isso no escritório já é bastante desafiador, mas resistir às distrações do trabalho remoto é ainda mais difícil.

As distrações do trabalho remoto ameaçam a qualidade do trabalho e a saúde mental

No cenário do trabalho remoto, a cultura de trabalho sempre disponível predomina.

Em um esforço para garantir que os funcionários continuem com o mais alto desempenho, o volume de chamadas telefônicas, reuniões do Zoom, mensagens do Slack e e-mails aumenta. Como resultado, as equipes passam a maior parte de suas horas de trabalho lendo e respondendo, em vez de concluir os trabalhos. 

As consequências disso podem causar estragos nos resultados individuais, bem como na saúde mental. Toda essa pressão pode contribuir para o estresse relacionado ao trabalho, ansiedade, esgotamento, desengajamento, absentismo… a lista continua.

Supere as distrações do trabalho remoto por meio de mudanças culturais e das ferramentas certas

Os indivíduos podem aprender a superar as distrações da tecnologia em suas vidas pessoais, tornando-se mais conscientes e mudando seus comportamentos. Porém, no trabalho, os funcionários têm menos controle sobre as expectativas culturais impostas por seus gerentes.

“Embora seja importante aprender a controlar as distrações por conta própria, o que fazemos quando nosso trabalho insiste repetidamente em interromper nossos planos? Como podemos fazer o que é melhor para nossas carreiras, sem mencionar nossas empresas, quando estamos constantemente distraídos? O ambiente de trabalho sempre disponível da atualidade é o novo normal inevitável, ou existe uma maneira melhor?”

-Nir Eyal, “Indistraível

Existe uma maneira melhor. Superar as distrações do trabalho remoto e permitir um trabalho focado e ágil exige uma abordagem dupla.

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Primeiro, os líderes devem entender como culturas de trabalho negativas e uma abundância de plataformas de comunicação realmente incentivam a distração, em vez do foco. Eles também devem reconhecer como os padrões de comunicação tendem a se tornar ainda mais irracionais no cenário do trabalho remoto, e trabalhar proativamente para mudar essa mentalidade sempre disponível. Eles precisam demonstrar que sua prioridade é um trabalho de alta qualidade, e não respostas instantâneas no Slack ou caixas de entrada zeradas.

Segundo,  eles precisam se tornar mais estratégicos quanto aos seus arsenais digitais. Em nossa nova era do trabalho remoto universal, as equipes precisarão de uma tecnologia de trabalho remoto que seja projetada para otimizar a comunicação, eliminar reuniões desnecessárias, aumentar a transparência e promover uma colaboração contínua. Aqui na monday.com, sugerimos métodos para realizar videoconferências eficientes que ajudaram a aliviar algumas das distrações associadas a essa ferramenta, por exemplo.

Curiosamente, enquanto algumas empresas estão criando ferramentas que parecem projetadas para incentivar a distração, outras estão desenvolvendo uma nova geração de software que promove uma maneira totalmente nova de trabalhar. Uma dessas ferramentas é a Work OS, um novo tipo de espaço de trabalho digital projetado para ajudar os funcionários a deixar de estar “sempre disponíveis” para se tornar “sempre acessíveis”.

A ferramenta certa resolverá os dois desafios

Uma das coisas mais interessantes sobre a era digital em que vivemos é como estamos tão acostumados a moldar nossa mentalidade e comportamento em torno da tecnologia que usamos. Por exemplo, se não fosse pelas ferramentas de mensagens instantâneas, smartphones e e-mail, essa cultura “sempre disponível” sequer poderia existir.

Isso significa que o outro lado também é verdadeiro — com as ferramentas certas, podemos facilitar mudanças culturais positivas à medida que exploramos essa nova realidade do trabalho remoto.

O uso de uma Work OS automaticamente orienta a evolução do modo “sempre disponível” para o modo “sempre acessível”. Os unicórnios deste setor estão ganhando força — como monday.com, Notion e Airtable — à medida que mais organizações percebem a necessidade de uma colaboração aprimorada, compartilhamento mais rápido de informações e melhor comunicação no cenário do trabalho remoto.

Com um sistema que serve como uma única fonte de verdade, os funcionários sempre podem acessar as informações de que precisam a partir de qualquer uma de suas ferramentas de maneira clara e simplificada. Isso significa menos dúvidas, menos notificações e menos chances de distrações no trabalho remoto. Todos nós precisamos encontrar uma maneira de efetivamente trabalhar de casa, e essa é a forma.

 

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