Matriz RACI: o que é e como montá-la (incluindo exemplos)

RACI é um acrônimo que descreve as quatro principais funções mais empregadas para definir e compartilhar responsabilidades de equipe. A matriz RACI ajuda as equipes no seguinte:

Para resumir: Responsável pela conclusão do trabalho. Autoridade para garantir que o trabalho seja feito. Consultado sobre o trabalho. Informado quanto ao resultado.

Vamos conferir cada função em detalhes:

Responsável: os executores. São os trabalhadores e/ou partes interessadas que efetivamente fazem o trabalho e concluem a tarefa em mãos. Pode ser um indivíduo ou um grupo de pessoas.

Autoridade: o project owner. Essa pessoa normalmente delega o trabalho e, em última instância, aprova uma tarefa após sua conclusão. Ela dá a luz verde para seguir em frente. Deve haver uma única pessoa atribuída a essa função.

Consultado: as pessoas do feedback. Esse é um grupo de pessoas que estão “por dentro” e que fornecem informações ao longo do caminho, mas que não fazem o trabalho, nem tomam decisões importantes. Esses indivíduos geralmente são especialistas no assunto.

Informado: as pessoas que têm “necessidade de saber”. Quando uma tarefa ou projeto é concluído, esse é o grupo de indivíduos que devem ser alertados. Eles podem ser informados de todas as maneiras — seja por e-mail ou via notificação automática.

O RACI costuma ser visualizado através de um modelo ou matriz.

O que é matriz RACI?

Uma matriz RACI (também chamada de modelo RACI ou matriz de atribuição RACI) serve como uma ferramenta para ajudar a representar visualmente as várias funções e responsabilidades de um projeto.

Para criar sua matriz, basta concluir as quatro etapas a seguir:

1. Identificar cada parte interessada: liste cada participante (patrocinador do projeto, líder da equipe, membro da equipe 1, membro da equipe 2, etc.) no topo da matriz.
2. Identificar todas as tarefas: liste cada tarefa no lado esquerdo do gráfico. Observação: dependendo da complexidade do seu projeto, as tarefas podem ser buckets de alto nível — e incluir várias subtarefas.
3. Preencher a matriz: agora, vamos à parte divertida. Adicione uma letra (ou a palavra completa) a cada célula na matriz. Responsável OU Aprovador OU Consultado OU I Observação: na monday.com, cada uma das 4 palavras/letras pode ser codificada por cores para agilizar a identificação.
4. Limpar a matriz: lembre-se, cada tarefa/subtarefa pode incluir apenas uma pessoa aprovadora. Além disso, cada tarefa/subtarefa deve incluir pelo menos uma pessoa responsável.

É fundamental que todos os membros da equipe (partes interessadas) estejam envolvidos e tenham aprovado a matriz RACI. Resolva quaisquer discordâncias relativas a funções e responsabilidades — o melhor que puder — antes de começar a implementar o método.

Além disso, a matriz RACI não precisa ser um documento estático. Flexibilidade é a chave. Permita que haja mudanças ao longo do caminho.

Quando usá-la (e quando não usar)

Em termos gerais, a matriz RACI é mais adequada para projetos maiores e mais complexos, pois ajuda na organização e responsabilização.

Às vezes, em projetos maiores, pode haver confusão em relação às funções e responsabilidades. A matriz RACI cria uma estrutura que elimina essa incerteza. Além disso, se houver rotatividade na equipe, um novo membro pode rapidamente assumir a função atribuída para manter o projeto avançando.

Observação: embora você certamente possa aproveitar a matriz RACI para projetos menores, o método ágil pode ser sua melhor opção aqui.

A matriz RACI também é útil quando a visualização é importante — visualizar a carga de trabalho, a tomada de decisões, e assim por diante. Como você pode ver na imagem abaixo, qualquer pessoa pode ver rapidamente as funções e responsabilidades de cada membro da equipe:

Por fim, este método é útil quando você precisa de ajuda para identificar quaisquer lacunas de responsabilidade — alguma pessoa na equipe do projeto não está fazendo o que combinou? A matriz RACI torna essa brecha óbvia.

Exemplos de matriz RACI no mundo real

A matriz RACI parece excelente na teoria, mas como aplicá-la no mundo real (de negócios)?

Aqui estão alguns exemplos:

Lançar uma nova página de ajuda em seu site corporativo: em última instância, a equipe de design seria Responsável  por concluir o trabalho. O gerente de projeto seria o Aprovador da maioria das tarefas, detalhadas individualmente na matriz. O responsável pelo atendimento ao cliente — cuja equipe será impactada mais diretamente pela nova página de ajuda — pode ser Consultado sobre o conteúdo da seção. E a equipe de marketing seria Informada sobre o resultado, para que possa promover a nova seção.

Criar um novo programa de integração de funcionários: os membros da equipe de recursos humanos (RH) provavelmente seriam Responsáveis por garantir que o trabalho seja feito. O diretor de RH seria o Aprovador do produto final. Cada líder de equipe seria Consultado, pois eles iriam querer garantir que suas equipes estivessem representadas no treinamento. Por fim, membros com cargos executivos poderão querer ser Informados sobre o produto final.

As opções são realmente ilimitadas.

Agora é a sua vez.

Em seguida, personalize seu novo template de acordo com suas necessidades. Adicione seus elementos de ação, reordene com base na prioridade e crie um plano personalizado para atender às suas demandas.

Finalmente, compartilhe sua nova matriz RACI com sua equipe — atribua membros da equipe a cada elemento de ação e monitore o progresso do seu plano em todas as etapas.

Agora, você está pronto!