Project charter: a arma secreta da gestão de projetos

Project charters são mal vistos em muitas organizações.

Afinal, não passam de mais um obstáculo no processo de aprovação burocrática, certo?

Errado. Muitos podem pensar que ele é apenas uma etapa negligenciada no ciclo de gerenciamento de projetos, mas estamos aqui para dizer que o project charter é uma das ferramentas mais subestimadas de um gerente de projetos — você só precisa saber como usá-lo. 

Se você já gerenciou um projeto que saiu tanto de controle que ficou difícil lembrar como tudo começou… Continue lendo porque certamente você precisa de project charters em sua vida.

O que é exatamente um project charter?

Que bom que perguntou. Antes de mergulharmos fundo no glorioso potencial do project charter, aqui está uma definição pura e simples:

Um project charter, ou um team charter, é uma declaração preliminar do escopo, objetivos e participantes de um determinado projeto. Ele inclui o delineamento de responsabilidades, identifica as principais partes interessadas, define os objetivos-chave e, mais importante, estabelece a autoridade do gerente do projeto.

Template de Project Charter

Como escrever um *bom* project charter

Considere seu project charter uma reunião inicial em formato de documento. Ele deve responder a qualquer pergunta que possa ser feita nessa reunião.

Começando com a própria razão pela qual este projeto é necessário, definindo os objetivos e KPIs, delegando responsabilidades às partes interessadas, desenhando um cronograma, incluindo fases, se necessário, e elegendo um líder, conhecido como o gerente do projeto.

Principais métricas do project charter:

• Nome do projeto — Não é tão óbvio quanto parece. Tente escolher o mais específico e reconhecível possível para evitar confusão. Por exemplo, “Iniciativa Mobile” não é uma boa ideia.
• Objetivo e metas — Quais são os pontos críticos que desencadearam este projeto? Como você planeja abordá-los? E talvez a questão mais importante — como você vai medir o sucesso do projeto?
• Budget — Embora você tenha um documento de orçamento detalhado separado, esta seção deve incluir o orçamento geral e os recursos que serão alocados para este projeto.
• Entregas — Que produto, serviço ou resultado será entregue para concluir este projeto e considerá-lo um sucesso?
• Escopo — Qual é o escopo deste projeto? Até que ponto ele se estende e qual é o escopo de sua autoridade como gerente de projeto?
• Riscos — Quais são os riscos conhecidos associados a este projeto? Que recursos estão disponíveis para minimizar esses riscos?
• Funções e responsabilidades — Divida as áreas de responsabilidade e liste os indivíduos e as equipes responsáveis por cada uma delas.
• Cronograma e marcos — Como o cronograma é detalhado e o que você espera realizar em cada etapa do projeto?

Dependendo do projeto em questão, pode haver outros elementos cruciais que você deve incorporar em seu processo.

Mas lembre-se, o project charter é uma ferramenta a ser produzida — ela não é imutável. Se há uma métrica que é irrelevante ou inútil, ela não precisa estar lá.

Por que um project charter é tão importante?

Considere seu project charter como um contrato do projeto

Este documento, em qualquer formato que seja, é a estrela guia do seu projeto.  Ele está lá para autorizá-lo e servir como um contrato dentro da sua organização. 

Isto não quer dizer que não haverá mudanças ao longo do caminho. Como todo gerente de projeto experiente sabe, nada nunca sai exatamente como o planejado. Mas essa é a razão pela qual um project charter é necessário.

Há algumas coisas que não devem mudar. O raciocínio por trás do projeto não deve mudar. Os objetivos não devem mudar. A essência do projeto não deve mudar.

Se (ou melhor ainda — quando) você tiver que alterar um prazo ou fazer uma mudança entre as partes interessadas — isso não será problema. Vai acontecer, e nada é engessado. 

Mas, com todos os obstáculos inesperados e modificações que ocorrem ao se gerenciar um projeto, é fácil esquecer por que você está fazendo o que está fazendo. O project charter é a ferramenta que o trará de volta ao chão e o manterá no caminho certo.

É a linha de base que mantém a responsabilidade de todos os envolvidos.

Além disso, considere seu project charter como a última avaliação antes de dar o pontapé inicial

O charter determina se vale a pena prosseguir com o projeto em questão . 

Enquanto o investimento neste projeto ainda for baixo, o charter oferecerá a perspectiva necessária para entender se ele está verdadeiramente alinhado com a estratégia organizacional. 

Ao ajudar você a fazer perguntas críticas, será sua melhor maneira de impedir um fracasso inevitável antes que os recursos sejam desperdiçados.

Quem é responsável por escrevê-lo?

Excelente pergunta.

A maioria presume automaticamente que a resposta é o gerente de projeto, e, infelizmente, muitas vezes, esse acaba sendo o caso. Mas não é o ideal.

A melhor pessoa para escrever é o patrocinador. Quem iniciou o projeto? Quem pediu? Quem autorizou? Essa é a pessoa que deve criar o documento inicial do projeto e passá-lo para o gerente.

Embora essa muitas vezes não seja a forma como as coisas acontecem, isso não significa que os gerentes de projeto devem parar de pressionar.

É verdade que executivos e VPs muitas vezes não têm tempo ou podem não ver a importância dos project charters, e é precisamente por isso que cabe ao gerente de projeto solicitar um charter adequado antes de iniciar o processo.

O que geralmente acontece — e está tudo bem — é que o gerente de projeto escreverá um esboço ou até mesmo o próprio charter, e pedirá ao patrocinador para revisá-lo. 

Lembre-se, um project charter é um contrato, e você precisa que ambos os lados assinem antes de começar. 

Não é uma tarefa fácil conseguir a adesão de sua organização com uma nova iniciativa. Mas, se fizer isso da maneira correta e começar a mostrar resultados reais, você vai descobrir que se torna infinitamente mais fácil.

Templates 

Felizmente, você não é o primeiro a criar um project charter. Embora cada organização seja diferente e cada projeto tenha suas necessidades específicas, existem muitos templates por aí que podem servir para inspirar antes de você criar o seu.

Recomendamos começar com este e personalizá-lo de acordo com seus projetos.

Comece a usar agora o seu Template de Project Charter!

Gerenciar projetos não é um trabalho fácil, mas, se está lendo este artigo, você já sabe disso. Por sorte, podemos aprender com os outros e usar todas as ferramentas e recursos à nossa disposição para tornar o processo mais fácil, e ainda mais importante — mostrar melhores resultados.