Modelos de calendário para mais produtividade no trabalho

Para algumas pessoas, a ideia de organizar um calendário de trabalho chega a dar calafrios.

No entanto, acredite se quiser, criar um modelo de calendário de trabalho pode reduzir o estresse de quem tem uma agenda de trabalho apertada. Se você tem adiado a criação de seu planejamento de trabalho ou não sabe por onde começar, veio ao lugar certo.

Daremos uma olhada no que é um calendário de trabalho, os benefícios de usar modelos (também conhecidos como templates) de calendário de trabalho e como o uso de um software de gestão de trabalho facilita bastante esse processo.

Comece já com a monday.com

O que são os modelos de calendário de trabalho?

Basicamente, um calendário de trabalho permite que empresas planejem e acompanhem seu cronograma de trabalho.

Os modelos de calendário costumam conter as seguintes informações:

• Tarefas e atividades
• Prazos próximos
• Reuniões, compromissos ou eventos futuros
• Jornada de trabalho dos funcionários
• Feriados e dias de folga

Um software de calendário de trabalho é parte essencial de um planejamento de sucesso, seja para administrar sua própria rotina de trabalho ou coordenar vários turnos diferentes.

O que é um software de calendário de trabalho?

Um software de calendário de trabalho permite que usuários criem automações para atualizar seus calendários e enviar lembretes e notificações, algo que não é possível com um calendário normal. Assim, as empresas podem agilizar todo o processo, reduzindo o tempo necessário e as dificuldades envolvidas.

Com o software certo, você pode escolher o melhor formato de visualização para seu calendário de trabalho, como o modelo de calendário mensal ou anual, de cronograma ou mesmo de gráfico de Gantt.

Comece já

Quais são os benefícios de usar modelos de calendário de trabalho?

Não pode ser coincidência que 70% dos adultos usam um calendário de trabalho digital, não é? Então, vamos explorar por que ele é tão popular e alguns dos benefícios de criar um calendário de cronograma de trabalho.

1. Mantenha-se organizado

Usar um calendário de trabalho ajuda você e sua equipe a se manterem organizados. Ao visualizar seu calendário, será possível conferir rapidamente o que precisa ser feito, quanto tempo levará e quando deve estar pronto. Com um modelo de calendário anual, por exemplo, as tarefas e metas de longo prazo podem ser consideradas enquanto você realiza seu trabalho diário. Dessa forma, fica muito mais fácil manter a organização. E se usar uma plataforma de gestão de trabalho como a monday.com, você também poderá filtrar seu calendário para organizar ainda melhor suas tarefas. Com isso, é possível escolher como deseja ordenar seu calendário e visualizar seus prazos, seja por status, datas limite ou membros da equipe.

2. Gerencie seu trabalho com eficiência

Os calendários de trabalho ajudam as empresas a gerir o tempo com eficiência de duas formas:

• Gestão de tempo: usar um calendário de trabalho permite definir prazos para tarefas específicas. Dessa forma, você poderá gerir seu tempo de forma mais eficiente.
• Definição de limites: você pode definir limites de trabalho e descanso facilmente com um calendário de trabalho, o que é especialmente útil para aqueles que trabalham remotamente.

Dito isso, sabemos que nem sempre é fácil estimar exatamente quanto tempo levará para concluir uma tarefa, e é aí que o controle de tempo pode ser útil. Um software de gestão de trabalho permite que você acompanhe quanto tempo gastou em cada tarefa para entender o quão precisas são suas estimativas de tempo e conseguir fazer previsões melhores em tarefas futuras.

3. Fomente a responsabilidade

E se você estiver usando um calendário compartilhado, as equipes terão visibilidade real, tanto sobre suas próprias tarefas quanto sobre a de todos os outros. Assim, elas levarão em conta não apenas suas próprias tarefas, mas também sua função no projeto como um todo.

4. Acompanhe a produtividade

Os modelos de calendário de trabalho são uma ótima forma de acompanhar a produtividade, pois permitem que você visualize o trabalho que precisa ser concluído nos próximos dias, semanas ou meses. Imagine que é segunda-feira de manhã (bocejo). Você revisa seu calendário de trabalho para ver o que deve ser concluído nesta semana. E dá o seu melhor para concluir as tarefas. Na sexta-feira, você reflete sobre o trabalho em seu cronograma e revisa como tudo progrediu. Nessa revisão, você pode acabar identificando que sua produtividade foi menor do que esperava. Ou talvez, que concluiu tudo com muita antecedência e tem tempo de sobra.

De qualquer forma, você revisou sua produtividade com precisão e identificou as áreas em que pode melhorar de agora em diante. E, se estiver usando um software de gestão de trabalho, você também pode acompanhar o progresso de suas tarefas em tempo real no seu calendário.

Saiba mais sobre o uso de um rastreador de projetos para otimizar sua eficiência.

Comece já

Crie um modelo de calendário de trabalho produtivo com a monday.com

Como um Work OS, a monday.com facilita a cooperação entre as equipes e a criação do fluxo de trabalho ideal.

Nosso software é intuitivo, flexível e colaborativo, e é exatamente por isso que a monday.com é a plataforma perfeita para criar seu próximo calendário de trabalho.

Não importa o quão complexo é seu cronograma de trabalho, nosso software possui funcionalidades que facilitam a criação de um calendário intuitivo.

1. Visualize seu cronograma em nossa visualização de calendário

Converta qualquer um de seus quadros de projeto em um calendário com nosso layout de visualização de calendário. Dessa forma, você poderá ver todo o seu fluxo de trabalho em um calendário, escolhendo se prefere visualizar por dia, semana ou mês. Você pode até mesmo editar os elementos em seu projeto diretamente pelo calendário. Para isso, basta clicar na tarefa e alterar qualquer detalhe.

2. Adicione o widget de calendário ao seu painel

A monday.com possui painéis personalizáveis que oferecem a gerentes de projeto e líderes de equipe a capacidade de visualizar as informações mais importantes em uma única tela. Nesses painéis, temos widgets como o de calendário. Ele permite visualizar todas as tarefas futuras em um único lugar, sem que seja necessário conferir manualmente o calendário.

3. Integre seu calendário existente

Mesmo se você já estiver usando um aplicativo de calendário para planejar e gerir seu trabalho, pode fazer a transição facilmente integrando calendários externos diretamente à nossa plataforma. As tarefas, compromissos e reuniões dos aplicativos de calendário do Outlook e do Google podem ser sincronizados com nossa plataforma para que você nunca mais perca um prazo. Calendários que não se integram a outras ferramentas podem representar um desafio real, especialmente para a colaboração entre diferentes setores.

4. Priorize as tarefas mais importante

Se você tiver um calendário lotado de tarefas, a priorização é uma ótima forma de garantir que as tarefas mais importantes tenham preferência. Com nossos filtros de quadro, você pode categorizar cada tarefa de seu calendário por nível de prioridade, personalizando os status com cor e texto.

5. Compartilhe seu calendário de equipe

A monday.com permite que os usuários compartilhem seu calendário de equipe. Dessa forma, toda a equipe pode trabalhar em conjunto num local centralizado que atende a todas as suas necessidades relacionadas ao cronograma. Com o acesso a um calendário compartilhado, as equipes também podem ver como está o progresso, o que todos estão fazendo e como seu trabalho influencia o projeto.
Maximize sua organização e criatividade ainda mais com o uso de cores e imagens, como no modelo de calendário com foto, e atribua responsáveis para que os membros da equipe possam usar filtros e ver exatamente o que precisam.

Crie o calendário de trabalho dos seus sonhos

Considerando que os calendários de trabalho são fundamentais para ter sucesso na gestão de projetos e fluxos de trabalho, é importante usar uma plataforma de gestão de trabalho que possa tornar todo o processo muito mais eficiente.
Se quiser começar a todo vapor com a monday.com, recomendamos experimentar nosso modelo de calendário.