Na era do iluminismo digital, na qual temos mais formas de interagir do que nunca, por que tantas vezes nos comunicamos de forma ineficiente? Especialmente no mundo dos negócios, um modelo de plano de comunicações pode ajudar você a fortalecer suas operações. Mas antes de explorarmos como criar seu plano e disponibilizarmos um modelo de plano de comunicação que tornará o processo infalível, começaremos com uma definição.
O que é um modelo de plano de comunicação?
Um levantamento com mais de 400 grandes empresas descobriu que elas perdem, em média, US$ 62,4 milhões todo ano devido à má comunicação interna.
Mas além do impacto financeiro, uma comunicação eficaz é importante por vários outros motivos.
Abaixo, enumeramos 5 razões para tentarmos melhorar continuamente nossas habilidades de comunicação no trabalho:
1. Reduz silos de informação
Se você não gerenciar e planejar suas comunicações de forma eficaz, as informações podem facilmente acabar presas em silos.
Isso pode ocorrer devido à falta de entendimento sobre o que pode ou não ser compartilhado.
Quando as informações são sensíveis, as pessoas podem não saber ao certo quem mais está ciente da informação e com quem podem compartilhá-la. Isso reduz a oportunidade de compartilhar ideias e colaborar em tarefas.
Dessa forma, pode-se acabar supondo que aqueles em determinada função ou senioridade já têm as informações. Isso pode levar a lacunas de conhecimento e reduzir a produtividade.
Ter clareza em relação a quando e com quem as informações podem ser compartilhadas é extremamente importante para garantir que tudo seja comunicado de forma eficaz.
2. Aumenta o engajamento de funcionários
Uma boa comunicação é essencial para ajudar os funcionários a se manterem interessados e engajados nos problemas que afetam o negócio.
Uma comunicação aberta e transparente entre a liderança organizacional e os funcionários também ajuda a desenvolver uma cultura de maturidade e confiança.
Ao compartilhar informações com os colaboradores em períodos desafiadores e comemorar com eles as conquistas, a liderança estabelece uma relação de parceria no negócio.3. Fomenta uma cultura de feedback
Criar um ambiente de trabalho que valoriza a confiança e a transparência permite que surjam maiores oportunidades de aprendizado.
Desenvolver mecanismos para compartilhar feedback, tanto positivo quanto construtivo, pode ter um impacto significativo no sucesso organizacional.
O feedback positivo vindo dos gerentes reforça o engajamento dos funcionários. Um estudo recente da Gallup Poll, empresa americana de pesquisa de opinião, concluiu que a eficácia do gerente de linha é responsável por 70% das variações de engajamento dos funcionários.
Além disso, criar oportunidades para feedback de ambos os lados significa que os funcionários podem expressar suas preocupações e propor ideias e soluções para o que eles percebem que não funciona na prática. Isso não é possível se não souberem como sua opinião será recebida pelos gerentes.
Mesmo em situações em que não há muito a ser aprendido com os obstáculos dos funcionários, criar uma oportunidade para que se sintam “ouvidos” já pode impactar positivamente sua experiência.
4. Cria um entendimento comum
Boas habilidades de comunicação ajudam a criar um entendimento comum em relação às metas e resultados esperados.
Uma habilidade de comunicação essencial é a escuta ativa, que envolve ouvir atentamente uma informação e fornecer feedback sobre a questão levantada.
Esse feedback é importante e garante que não haja erros de interpretação. É uma oportunidade para quem está compartilhando a informação verificar se há uma correspondência entre o que foi dito e o que foi interpretado.
Isso reduz as chances de ocorrer mal-entendidos, evitando precisar corrigi-los futuramente.
Além disso, repetir a informação em voz alta ajuda a cristalizar a ideia em sua mente. Considerando que lembrar onde estacionamos o carro já é um desafio diário, reforçar as ideias é sempre muito bom.
5. Influencia o comportamento das partes interessadas
Uma comunicação bem planejada e eficaz pode influenciar significativamente o comportamento das partes interessadas.
Tanto a mensagem quanto a forma como ela é transmitida podem ajudar a persuadir quem a está recebendo. Isso pode ser visto claramente em comunicações de marketing, como o e-mail marketing, que buscam convencer os clientes de que determinado produto ou serviço pode atender às suas necessidades.
Uma boa comunicação interna pode motivar e consolidar o apoio de funcionários a alguma mudança feita pela organização.
Por exemplo, lembrá-los das dificuldades atuais e descrever como essa mudança ajudará a lidar com elas.
Como se diferenciam as comunicações externas e internas?
No final das contas, as comunicações internas e externas com as partes interessadas requerem muitas das mesmas habilidades. No entanto, há alguns detalhes adicionais que devem ser considerados na comunicação externa.
Primeiramente, lembre-se de que as partes interessadas externas podem não entender os termos, acrônimos e siglas com os quais a equipe interna está familiarizada. Certifique-se de explicá-los para evitar qualquer confusão.
Você também deve levar em conta quaisquer considerações culturais ao trabalhar com partes interessadas externas.
Entender detalhes como os métodos de comunicação preferidos e a abordagem apropriada, seja ela formal ou informal, já é metade do caminho andado quando se trata da criação de relações externas eficazes.
A escuta ativa é especialmente importante ao trabalhar com partes interessadas externas e comunicar-se virtualmente, considerando que ambos os aspectos aumentam o risco de erros de comunicação.
Estruturando um modelo de plano de comunicação eficaz
Vamos começar com definindo de forma simples o que é o plano de comunicação.
Um plano de comunicação é uma estratégia para compartilhar informações com partes interessadas de forma eficaz para informar, engajar ou estimular uma ação.
O planejamento de comunicações é importante para o negócios tanto em condições normais de operação quanto em tempos de crise ou mudanças significativas.
Quais são os principais componentes de um bom modelo de plano de comunicação?
Um bom plano de comunicação abrange 5 aspectos principais:
- Público-alvo: com quem estou me comunicando?
- Propósito da mensagem: qual é o objetivo desta comunicação?
- Método de entrega: como alcançarei as pessoas?
- Cronograma: quando planejo lançar esta comunicação?
- Métricas de sucesso: como avaliarei se esta comunicação foi bem-sucedida?
Como a monday.com contribui para uma comunicação eficaz
Se você chegou neste artigo, provavelmente sabe que a monday.com pode fazer muito mais do que apenas ajudar a criar um plano de comunicação.
Dito isso, se precisar de um, temos um excelente modelo de plano de comunicação para você começar a todo vapor.
Como um Work OS, a monday.com ajuda a criar fluxos de trabalho dentre e entre funções organizacionais capazes de promover boas relações e fomentar uma colaboração eficaz.
Com componentes totalmente personalizáveis, a monday.com permite que você e sua equipe façam seu trabalho da forma que preferirem.
Nossa plataforma é colorida, fácil de usar e escalável de acordo com as suas necessidades.
Vejamos algumas formas de usá-la:
Público-alvo
O primeiro passo para uma boa comunicação é saber os possíveis públicos-alvo. Quem você está tentando alcançar com sua mensagem? Esse “quem” pode ser alguém em grupos internos da empresa, executivos C-level, partes interessadas do projeto ou seus clientes.
Conduzir uma análise de partes interessadas pode ser um bom começo para identificar esse público-alvo. O registro de partes interessadas da monday.com permite que você armazene informações sobre partes interessadas importantes.
Você pode observar o nível de interesse delas no trabalho sendo realizado e atribuir um status de acordo com o nível de engajamento desejado por elas no momento.
Com isso, é possível indicar claramente as pessoas que podem se beneficiar de uma comunicação mais segmentada.
Se estiver liderando uma equipe de marketing ou vendas com foco externo, você pode usar o CRM da monday.com para ver a posição de cada cliente em relação ao “ciclo de vida do cliente”.
Isso pode ajudá-lo a planejar suas comunicações para mover clientes potenciais ao longo do funil de vendas, aproximando-os da etapa de finalização da compra, ou ajudar na retenção de clientes existentes.
Propósito da mensagem
Ao identificar seu público-alvo, o propósito da mensagem deve ficar mais claro.
Você está informando os colaboradores do negócio sobre o progresso do projeto? Você está persuadindo os clientes a usarem seu produto, e não o de concorrentes?
Objetivos bem definidos geram uma comunicação objetiva.
Simples assim.
Isso ajuda você a se concentrar no que deseja que as pessoas façam ou pensem após ouvirem o que tem a dizer.
Com as metas SMART, é possível focar os esforços de comunicação e medir seus efeitos.
Método de entrega
Essa é a parte prática de seu planejamento. Como você transmitirá sua mensagem? Que tipo de mídia usará? Quais canais?
Você deve considerar se usará uma estratégia de push ou pull nas comunicações, levando o produto ao cliente ou atraindo o cliente ao produto, e se usará canais complexos ou simples, também chamados de rich media e lean media.
A monday.com é uma plataforma ideal para entregar tanto comunicações push quanto pull usando rich ou lean media para se adequar a seu público-alvo.
Precisa que todos concordem com uma meta de projeto? Você pode usar as ferramentas de colaboração de nossa plataforma para visualizar, anotar e compartilhar documentos, @marcar membros da equipe na conversa e se comunicar sobre as tarefas em tempo real.
Quer gerar um relatório mensal de performance para a liderança? Nosso Work OS reúne informações de todo o negócio em apresentações objetivas e visualmente agradáveis.
Além disso, a monday.com pode ser integrada a mais de 40 aplicativos e programas. Você pode sincronizar seus canais de comunicação ou ferramentas preferidas e continuar as conversas de onde parou.
Se estiver mais preocupado em gerar conteúdo para um público externo, também temos o que você precisa. Modelos, como nosso calendário de conteúdo, ajudam você a mapear e programar comunicações futuras para tentar mover seus clientes potenciais ao longo do funil de vendas.
Agendamento
Quando se trata do cronograma, é essencial planejar suas comunicações para que seu público-alvo não seja sobrecarregado com várias mensagens de uma só vez, nem se sinta abandonado com poucas atualizações.
Quando for decidir o cronograma de comunicações, consulte o propósito da mensagem.
Esta é uma comunicação recorrente para compartilhar informações? Você está atualizando as partes interessadas do projeto devido a mudanças no status? Esta é uma comunicação específica buscando feedback dos funcionários sobre uma mudança que está por vir?
A monday.com possui diversos modelos de automação que podem ajudar a programar comunicações para todas essas situações.
Por exemplo, uma mudança no status de uma tarefa pode notificar partes interessadas para revisarem atualizações no site do projeto.
Ou, após determinado período, sua equipe de vendas pode ser notificada para entrar em contato com clientes potenciais oferecendo um cupom ou vale para tentar convertê-los em clientes.
Métricas de sucesso
A plataforma da monday.com mantém um histórico de suas comunicações em um único lugar, para que você tenha um registro de quais mensagens já compartilhou, com quem, bem como o tipo e o conteúdo de cada uma.
Ao acompanhar o efeito das comunicações em relação a um objetivo planejado, você pode começar a avaliar o quão impactante elas foram e o que você pode tentar na próxima vez.
Por exemplo, ao seguir a taxa de conversão de leads após uma campanha de marketing de mídias sociais, você pode avaliar se seus esforços de comunicação valeram a pena.
Para mais informações sobre tudo relacionado à comunicação, confira nosso Guia de gestão de comunicações para 2021.
Invista em um plano que mantém suas comunicações no caminho certo
Neste artigo, exploramos como criar um modelo de plano de comunicação estratégico.
Também explicamos os 5 principais aspectos de um plano de comunicação eficaz para que você alcance seu público de forma mais estratégica e estruturada e menos esporádica e inconsistente.
Agora que já chegou aqui, por que não começar com nosso modelo de plano de comunicação para projetos?
Comece já