Gerir projetos de forma eficaz é como dirigir uma peça de teatro. Há muito esforço “nos bastidores” para que o espetáculo aconteça. Os diretores precisam selecionar os atores certos, ensaiar e trabalhar com designers e técnicos.
Mas o que acontece se a peça for um fracasso? Então, todo o planejamento e ensaio prévios deixam de importar. Os gerentes de projeto enfrentam o mesmo desafio.
Gerentes de projetos são grandes planejadores e comunicadores.
Eles são especializados em coordenar tarefas entre equipes, desenvolver processos e acompanhar o progresso. Mas se o projeto não for implementado corretamente, todo o trabalho duro vai por água abaixo.
Executar conforme o planejado é muitas vezes mais complicado do que se imagina.
Não desperdice seu trabalho. Preparamos este manual de implementação de projetos que aborda tudo o que os gerentes de projetos precisam saber.
Está pronto para levar seu trabalho — do planejamento à execução e outros aspectos — para o próximo nível?
Entendendo a implementação no gerenciamento de projetos
Liderar a implementação bem-sucedida de um projeto requer a compreensão de todas as fases do seu gerenciamento.
Alguns gerentes de projeto afirmam que há cinco fases distintas — enquanto outros dizem que há três. O número de fases depende do tipo e da complexidade do projeto.
Para explicar melhor, trataremos das cinco fases. Cada uma delas tem um conjunto específico de requisitos que ajudam a conduzir o projeto até a sua implementação.
- Fase de iniciação:
Na primeira fase, os responsáveis e gerentes de projetos lançam, nomeiam e definem um projeto. Em alguns casos, as partes interessadas realizam estudos de viabilidade e análises para compreender sua complexidade.
- Fase de planejamento:
Os gerentes de projeto apresentam o escopo, o custo, os recursos necessários e o risco potencial dos projetos. Eles também definem as metas, a timeline, os prazos e como a equipe e as partes interessadas se manterão atualizadas.
- Fase de implementação:
A implementação consiste em executar o planejamento do projeto. A esta altura, as entregas já estão prontas, e a implementação técnica está em andamento.
- Fase de monitoramento e controle:
Esta fase é executada paralelamente à implementação. Aqui você avalia se o produto final cumpre os objetivos do plano inicial do projeto. Use métricas predefinidas. Você também avaliará os principais indicadores de desempenho, como progresso, custo e prazo. Se os resultados se afastarem do planejamento, use medidas corretivas para retomar o rumo do projeto.
- Fase de encerramento:
Embora alguns projetos continuem como novos processos, outros chegarão ao fim. Os projetos que terminam devem ter um encerramento formal. É aqui que você finaliza o trabalho com prestadores externos e recompensa os membros da equipe.
Sem metas claras, planejamento, recursos e comunicação, é improvável que a implementação tenha sucesso. Para evitar falhas, reserve um tempo para mapear o que deve ser feito em cada fase.
2 tipos de gargalos na execução do projeto
Os gargalos são questões que surgem no decorrer do projeto — tais como a introdução de novas restrições ou a perda de um recurso necessário — e atrasam sua implementação. Eles podem ser de curto ou longo prazo.
- Gargalos de curto prazo:
Podem ser uma falha técnica, um contratempo na cadeia de suprimentos, falta de pessoal ou a ausência de um parceiro chave do projeto. Muitas vezes, os gargalos de curto prazo surgem inesperadamente, mas são corrigidos à medida que o planejamento melhora. Algumas maneiras rápidas de melhorar seus processos são:
- Eliminação de etapas não essenciais
- Uso de plataformas de automação para realizar trabalhos manuais que consomem mais tempo
- Estabelecimento de uma melhor comunicação para evitar mal-entendidos e desalinhamentos
- Gargalos de longo prazo:
Estes representam uma ameaça grave porque são mais difíceis de resolver. A capacidade é o gargalo de longo prazo mais comum. Quando os funcionários que trabalham em projetos têm muitas outras tarefas para gerenciar, eles têm menos tempo para se concentrar em tarefas relacionadas ao projeto. Um exemplo da vida real? Empresas que querem lançar mais recursos, mas não agregam programadores, enfrentarão um gargalo quando os funcionários atingirem sua capacidade.
Gargalos não resolvidos às vezes comprometem todo o projeto. A chave para evitá-los é prever seu surgimento.
Enquanto você estiver na fase de planejamento de seu projeto, dedique algum tempo para pensar em potenciais gargalos de curto e longo prazo. Pense em quais soluções serão necessárias para evitar ou contê-los.
O que é uma lacuna de implementação, e como posso evitá-la?
Uma lacuna de implementação é uma desconexão entre o que um projeto deve alcançar e seus resultados reais. Um culpado comum é a falta de entendimento entre aqueles que planejam o projeto e aqueles que o executam. O mau alinhamento ou consenso entre os líderes sobre a estratégia em si é outro.
Aqui estão 3 dicas para evitar uma lacuna de implementação em suas iniciativas:
- Assegure, durante o planejamento, que as principais partes interessadas concordem com a estratégia do projeto e com seus principais objetivos.
- Crie uma infraestrutura e um cronograma para gerar relatórios sobre o progresso, o uso do orçamento e as metas, para que não haja surpresas no final.
- Abra ciclos de feedback diretos. Isso permite que os funcionários façam perguntas, expressem preocupações e recebam suporte para cumprir seus deveres.
4 dicas para um processo de implementação bem-sucedido
Então, o que você pode fazer para garantir que a implementação do seu projeto seja bem-sucedida? Veja estas quatro dicas.
Crie um plano de implementação de projeto
Antes de mergulhar na sua iniciativa, é crucial delinear um plano de implementação do projeto que seja claro e detalhado. Ele deve abranger:
- Objetivos do projeto
- Principais participantes e partes interessadas
- Timeline
- Orçamento
- Escopo
- Quaisquer obstáculos conhecidos ou limitações externas
A elaboração do plano de implementação de seu projeto ajudará você a conseguir consenso e alinhamento entre executivos, líderes de departamento e gerentes de projeto. Chegar a um acordo sobre os pontos acima é a melhor maneira de evitar uma lacuna na implementação.
Estabeleça uma equipe de projeto sólida
Você pode ter um plano perfeito, mas, sem os funcionários certos, será difícil conseguir uma implementação bem-sucedida.
Quem fará parte da equipe depende do tipo de projeto e de seus objetivos, mas em qualquer caso, um alto nível de adesão é fundamental. Quando todos os membros da equipe têm uma compreensão clara dos objetivos do projeto e acreditam em sua necessidade, é muito mais fácil manter os participantes motivados e engajados.
Utilize uma plataforma de gerenciamento de projetos
Ao liderar a implementação de um projeto, você é responsável pela coordenação de muitas variáveis. Isso inclui gerenciar a timeline, cobrar atualizações de status e acompanhar os gastos. A menos que você utilize um sistema formal para monitorar o progresso e dar feedbacks, é difícil acompanhar tudo.
As plataformas de gerenciamento de projetos dão suporte ao trabalho em equipe e facilitam implementações bem-sucedidas. Elas facilitam o compartilhamento de informações e recursos, e fornecem estrutura para relatar o progresso e responder à perguntas.
Com a possibilidade de gerenciar todas essas informações em um só lugar, você consegue administrar eficientemente o andamento de seus projetos e acabar com a confusão. Elas também promovem a responsabilidade individual e o engajamento, para ajudar cada participante a fazer o seu melhor dentro do prazo.
Seja flexível, escute e transforme feedback em ação
Embora a criação de um plano de implementação detalhado seja importante, os gerentes de projeto devem permanecer flexíveis.
Você não pode controlar tudo, e é inevitável que haja uma ou outra mudança.
Pedir constantemente a contribuição de sua equipe sobre o projeto e o progresso é uma ótima maneira de se manter atualizado sobre os desafios existentes e de ajudar a enfrentá-los. Escute com frequência e leve a sério as perspectivas da sua equipe.
Qual é o papel do gerente de projeto na implementação?
Os gerentes de projetos são responsáveis por orientar o desenvolvimento e a execução de um projeto. Eles são os diretores que transformam uma ideia em realidade.
Um gerente é responsável pelo escopo do projeto. É função deles delinear o planejamento, reunir a equipe e os recursos necessários. Eles também são responsáveis por monitorar o progresso e pelo sucesso ou fracasso do projeto.
Implementação em equipe
Embora os gerentes de projeto assumam o papel principal, a implementação é realizada em equipe. Cada membro é selecionado para desempenhar uma função específica e importante. Colaboração contínua, responsabilidade pessoal, forte senso de engajamento e comunicação entre a equipe são essenciais para o sucesso.
4 técnicas de implementação de projetos
Existem diferentes metodologias para a implementação de projetos que são usadas para orientar uma execução bem-sucedida. Aqui estão algumas:
- Scrum:
A metodologia scrum concentra-se em executar rapidamente as entregas do projeto. Nela, os membros da equipe se concentram nas tarefas importantes dos “sprints” de trabalho diário e relatam seu progresso em check-ins recorrentes.
- Implementação ágil do projeto:
Com a técnica ágil, os líderes de projeto preparam suas equipes para se adequarem às mudanças ou desdobramentos do projeto. Eles não dependem de estratégias e procedimentos rígidos. Eles adaptam o plano conforme necessário.
- Kanban:
O estilo Kanban de gerenciamento inclui o uso de uma visualização detalhada que mapeia todo o projeto e seus estágios. Como no método ágil, as equipes que usam Kanban se adaptam rapidamente. A cada mudança que surge, elas remapeiam o projeto até a sua conclusão.
- DevOps:
Atualmente, o DevOps é a técnica padrão para equipes de desenvolvimento de software. Neste método, os desenvolvedores conduzem feedback, controle de qualidade e verificações de segurança. Eles fazem isso durante todo o processo, e não somente no final. Isso aumenta a agilidade e reduz o número de ajustes mais demorados que causam gargalos.
Sucesso em todas as fases
A pressão dos gerentes de projeto é alta. Há uma gama de responsabilidades e pessoas para gerenciar. Para ter sucesso, você precisa de uma preparação significativa para ajudar a transformar sua ideia em realidade.
Esperamos que este guia tenha lhe dado informações valiosas! Torne a sua próxima implementação de projeto ainda mais fácil com o nosso template de entregas de projeto abaixo.
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