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Como organizar o processo de contratação: os 7 melhores templates de RH

Como organizar o processo de contratação: os 7 melhores templates de RH

Todos na monday.com

Na monday.com, o RH sempre foi prioridade. Acreditamos que as pessoas certas criam a cultura perfeita para impulsionar o produto ideal. Mas à medida que crescemos, manter nossos padrões de qualidade e atender às novas demandas só se tornou possível com o cultivo constante de candidatos potenciais, o alinhamento de nossa equipe com as diversas empresas de recrutamento e a melhoria contínua dos processos. Pensando nisso, nossa equipe de RH criou um sistema que mantém tudo fluindo perfeitamente, as partes interessadas informadas e comunicação transparente.

Os sete templates de RH que apresentaremos neste post foram criados — e usados — por nosso departamento de RH para ajudar a expandir nossa equipe de 350 para 550 funcionários nos últimos 6 meses, enquanto trabalhávamos de forma totalmente remota.

Template de Candidatos 2020

Este é o quadro onde você provavelmente passará a maior parte do seu dia. Ele é a fonte de informações para o seu departamento de RH — além de base para todos os outros quadros que iremos analisar —, onde muitas das automações são originadas e que fornece os dados necessários para que a equipe de RH possa tomar decisões fundamentadas durante o processo de contratação. Neste quadro, você pode alocar cada novo candidato, registrar o dia em que iniciou seu processo, a origem da inscrição, em que fase ele está e muito mais. Ao usar automações com base nas atualizações de status dentro do quadro, os candidatos são organizados automaticamente por estágio (em espera, contratados, rejeitados, etc.). E quando passam de uma determinada etapa de entrevistas, são imediatamente movidos para o quadro “Processos Avançados”.

Template de Candidatos 2020

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Template de Processos Avançados

O processo de recrutamento para uma posição requer uma comunicação constante entre o gerente contratante e a equipe de RH. O gerente contratante geralmente tem uma equipe inteira para gerenciar e tempo limitado para reuniões e atualizações de status. O quadro Processos Avançados é indispensável para mantê-lo informado sobre quantos candidatos estão em cada fase do processo, fornecendo os dados necessários para que seja possível prever o crescimento de sua equipe e preparar-se adequadamente.  No quadro Processos Avançados, você organiza o feedback de cada candidato tanto por parte do RH quanto do gerente de contratação e assim, ambos tem uma visão clara sobre a probabilidade de admissão, os comentários pós-entrevista e muito mais. Ter um recurso offline sempre atualizado também ajuda a fazer com que os candidatos passem pelos estágios de forma eficiente, elimina a falta de comunicação e oferece uma fonte de informações única.

Template de Processos Avançados

 

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Template de Catalogação de Agências

Para manter um fluxo constante de candidatos qualificados, as equipes de RH podem trabalhar com dezenas de agências ao mesmo tempo. Este quadro ajudar a manter todas essas informações organizadas e centralizadas. Ao atribuir a cada elemento o nome de uma agência, fazer o upload do contrato na coluna de arquivos e gerenciar todas as informações de contato em um só lugar, você pode usar este quadro como fonte de dados para tudo o que precisa.

Template de Catalogação de Agências

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Template de Banco de Dados de Candidatos

Nem todas as pessoas com quem a equipe de RH se comunica estão atualmente em algum processo. Este quadro funciona como catálogo para os candidatos que se enquadram nesta categoria, mas que têm um excelente potencial — como as pessoas que estão empregadas em outra empresa ou aquelas talentosas que, ao serem entrevistadas, ainda precisavam de um pouco mais de experiência. Ele é usado para engajar e construir relacionamento com os públicos que não fazem parte do sistema geral de RH. As automações são incorporadas no quadro e enviam convites para eventos, atualizações interessantes ou qualquer outro conteúdo relevante da empresa. Automações e integrações com o Outlook e o Gmail tornam a programação de e-mails personalizados simples e escalonável.

Template de Banco de Dados de Candidatos

 

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Template Recrutamento Semanal

O quadro Recrutamento Semanal é usado para registrar os pontos de discussão, itens de ação e recursos importantes discutidos nas reuniões semanais de RH. Ele pode ser usado como uma base de conhecimento e um registro de fácil acesso do progresso a longo prazo.

Template da Semana do Recrutamento

 

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Template de Status das Novas Contratações 

Garantir que o mesmo nível de cuidado e organização seja aplicado ao processo pós-contratação é fundamental. O quadro Status das Novas Contratações é crucial para desenvolver a transparência em toda a organização no processo de contratação. Antes do primeiro dia de um candidato, o gerente contratante pode visualizar tudo e garantir que tenha sido designado um colega para orientá-lo em suas primeiras semanas, esclarecer quando será seu primeiro dia, quem será seu gestor e muito mais.

Template de Status das Novas Contratações 

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O Santo Graal: O Painel de RH

Aquele que com certeza fará brilhar os olhos de qualquer gerente de RH. Este painel reúne dados críticos que podem ajudar sua equipe a saber onde estão seus pontos fortes, onde podem melhorar, como tem sido seu desempenho e o que devem esperar à medida que se desenvolvem. Para a equipe de RH da monday.com, cada iniciativa tem um KPI e este quadro ajuda a equipe a entender como está seu desempenho com base nos KPIs definidos.  Seja uma fazenda de lhamas para cada novo funcionário por semana, um gráfico com o progresso de todos os candidatos por equipe, o número semanal de entrevistas ou o tempo médio no processo de contratação, esse painel se tornará seu amigo inseparável.

O Painel de RH

 

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