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Como o governo israelense criou uma central de controle sincronizada e eficiente para combater a COVID-19

Como o governo israelense criou uma central de controle sincronizada e eficiente para combater a COVID-19

Todos na monday.com

O Estado de Israel certamente vivenciou sua cota de crises nacionais ao longo da história, mas poucos acontecimentos poderiam ter preparado o governo israelense para responder ao surto atual de COVID-19.

Atualmente, Israel está fazendo todo o possível para “achatar a curva”, enquanto o número de casos positivos de coronavírus cresce rapidamente a cada dia. Hospitais e laboratórios estão sofrendo com a demanda por testes e tratamentos para a COVID-19, enquanto equipamentos e insumos de saúde correm perigo de escassear rapidamente.

Para acelerar o passo, Israel criou uma Central de Controle Nacional para a COVID-19. Pela primeira vez, a Central de Controle reuniu diferentes agências civis e militares para colaborar no gerenciamento da crise e no apoio aos laboratórios, hospitais e profissionais de primeiros socorros que trabalham nas linhas de frente.

Como o governo israelense criou uma central de controle sincronizada e eficiente para combater a COVID-19

Além de responder ao surto, o maior desafio enfrentado por essas autoridades recém-reunidas era como trabalhar em conjunto de forma inteligente e eficaz. Não havia um sistema central intergovernamental com processos e procedimentos padrão para gerenciar a crise.

E a situação tinha o potencial de sair de equilíbrio rapidamente, caso a Central de Controle não tomasse medidas coordenadas imediatamente.

O desafio

Colaborar com vários ministérios e departamentos durante uma emergência nacional

Cada ministério e agência tem seus próprios sistemas, processos e métodos, mas nenhum deles estava conectado para apoiar esse esforço. A carência de uma plataforma centralizada para coordenar, comunicar e gerenciar seus esforços tornava a execução extremamente difícil.

Colaborar com vários ministérios e departamentos durante uma emergência nacional

Criar uma comunicação eficaz com hospitais, laboratórios e profissionais de primeiros socorros

A Central de Controle enfrentava dificuldades para coletar dados precisos e pontuais de cada laboratório e hospital que estava administrando os testes de COVID-19. Eles tinham que ligar para cada local e, na maioria das vezes, não conseguiam falar com ninguém – o que deixava a Central de Controle com dados insuficientes, de poucos locais, e sem uma indicação clara da situação atual em termos gerais.

Caso conseguissem obter as informações necessárias, eles inseriam os dados em planilhas. A dependência nas planilhas significava que, no momento em que a pessoa certa as analisasse, as informações já estavam desatualizadas e estavam sujeitas a erro humano.

Contratação e gerenciamento de fornecedores de equipamentos básicos de saúde

Hospitais, laboratórios e profissionais de primeiros socorros estavam preocupados com a possibilidade de ficar rapidamente sem equipamentos e insumos básicos de saúde para continuar realizando seus trabalhos.

Diversas pessoas de várias agências e departamentos governamentais recebiam indicações específicas de fornecedores por meio de mensagens de texto e e-mails. Estava ficando impossível acompanhar e gerenciar todos os dados recebidos de diferentes fontes e canais. E também não havia um processo adequado implementado para fazer o acompanhamento dessas indicações.

Além disso, havia muitos órgãos e agências governamentais envolvidos, cada um com seus próprios processos de aquisição e aprovação, o que tornava tudo ainda mais complexo e difícil de gerenciar.

Ninguém sabia como resolver essa difícil situação, e o tempo estava se esgotando.

A solução – uma plataforma poderosa, centralizada e flexível

Em apenas algumas horas, a Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, implementou a Work OS da monday.com. Agora, os ministérios e departamentos envolvidos na resposta utilizam e confiam na monday.com para gerenciar e coordenar seus esforços conjuntos como uma equipe unificada – a qualquer hora e em qualquer lugar.

“Com a monday.com, conseguimos conectar de forma bem-sucedida quatro agências governamentais que nunca colaboraram antes, em prol de uma mesma missão”, afirma o gerente de projetos de TI.

A solução – uma plataforma poderosa, centralizada e flexível

Coletando dados precisos e em tempo real de laboratórios e hospitais

A Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, criou poderosos aplicativos de fluxo de trabalho, com formulários para web e dispositivos móveis, visando coletar dados precisos e em tempo real de laboratórios e hospitais.

Eles personalizaram os formulários com as informações relevantes de que precisavam, como a quantidade de testes realizados, o número de resultados positivos e os recursos necessários, para que a Central de Controle pudesse ajudá-los a continuar seguindo em frente com rapidez.

Os diretores de laboratórios e hospitais não precisam mais esperar por uma ligação da Central de Controle para enviar os dados – eles podem inseri-los em um sistema centralizado instantaneamente, a qualquer momento.

“Ficou mais fácil para hospitais e laboratórios nos enviarem as informações. Tudo o que eles precisam fazer é preencher um breve formulário diariamente, sem sequer precisar acessar o sistema. Agora, o processo é muito mais rápido e eficiente”, afirma o gerente de projetos de TI.

Tomando decisões inteligentes, rápidas e orientadas por dados para maximizar esforços

A Central de Controle, juntamente com a equipe da monday.com, também configurou vários painéis para otimizar o processo de tomada de decisões.

Os painéis oferecem à alta gerência uma visão geral de alto nível sobre o que é efetivamente possível em um dia de trabalho de 14 horas – e o que eles precisam fazer para maximizar os esforços nos hospitais e laboratórios.

“Exibimos esses painéis nas TVs em toda a Central de Controle, e eles são sincronizados com dados unificados e em tempo real”, afirma o gerente de projetos de TI. “A possibilidade de visualizar todos esses dados reunidos de toda a operação é algo incrivelmente poderoso.”

Isso também permite que eles acompanhem tendências relevantes, para saber se alguns hospitais e laboratórios estão em capacidade máxima ou em posição para aumentar seus esforços.

A solução – uma plataforma poderosa, centralizada e flexível

Gerenciando um processo de aquisição multiníveis de forma simplificada

Agora, vários aplicativos de fluxo de trabalho conectados foram implementados para garantir um processo de aquisição simples e eficiente – da coleta de indicações e revisão de certificações à aprovação de equipamentos e realização de ordens de compra, incluindo todas as etapas de aprovação financeira.

“Com a monday.com, todo o processo de aprovação agora requer apenas algumas horas, enquanto que, anteriormente, ele levava dias ou até mesmo semanas”, afirma o gerente de projetos de TI.

Os aplicativos de fluxo de trabalho deles incluem recursos sob medida para suas necessidades específicas:

Gerenciamento de licitações para fornecedores: Agora, a equipe da força-tarefa para a COVID-19 conta com um formulário on-line em seu site, nos idiomas hebraico e inglês. Portanto, qualquer fornecedor ou fabricante em qualquer lugar do mundo pode facilmente enviar uma oferta de insumos relacionados à resposta. Essas ofertas são diretamente encaminhadas aos fluxos de trabalho da monday.com em tempo real.

Eles também adicionaram uma integração com o Twilio, para que os fornecedores marcados como “não aprovados” recebam uma mensagem de texto automática com a notificação da decisão.

Definições de permissões para processos de aprovação: Cada aplicativo de fluxo de trabalho é criado com automações e permissões complexas que garantem a funcionários específicos a permissão para conceder aprovações, ao mesmo tempo em que impedem essa possibilidade para todos os demais.

Simplificando assinaturas: Em vez de imprimir cada proposta e fazer os funcionários assiná-las manualmente, foi implementada uma integração com o Gmail que notifica apenas quando a aprovação final é concedida. Isso economiza o tempo que seria necessário para imprimir, assinar, escanear e enviar os formulários novamente.

Continuando a fortalecer os esforços da Central de Controle

A Central de Controle, por meio de estreita orientação e suporte da equipe da monday.com, continua expandindo a solução para obter benefícios ainda maiores, com planos imediatos de abordar estes projetos a seguir:

  • Criação e implementação de um processo global de transporte de suprimentos
  • Inclusão de integração com o MS Teams para uma comunicação contextualizada

Temos orgulho de apoiar a Central de Controle Nacional para a COVID-19 e esse projeto nacional durante este momento desafiador. E esperamos que, trabalhando juntos, possamos achatar a curva de transmissão nos próximos dias.

Continuando a fortalecer os esforços da Central de Controle

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