아직도 매일 오늘의 할 일 목록, 투두 리스트(To Do List)를 적고 계신가요? 여러 투두 리스트 프로그램을 사용해 봤지만 결국 잘 사용하지 않게 된 적이 있으신가요?
오늘 반드시 해야 할 일들과 업무 진행 상황을 한눈에 직관적으로 확인할 수 있는 먼데이닷컴을 시작해보세요. 비주얼 워크 오퍼레이팅 시스템(Visual Work Operating System) 기반의 업무 관리 프로그램으로 팀이 필요한 작업들을 한 곳에서 정리하고 우선순위를 설정할 수 있도록 도와줍니다. 다양한 시각화 기능들을 활용해 작업 시간 추적 및 업무 관리까지 가능해 더욱 유용하게 사용할 수 있습니다.
monday.com과 같은 업무 관리 툴이 어떻게 생산성을 높이고 실제로 업무를 완료하는 데 도움을 줄 수 있는지 확인해보세요.
업무 관리 도구란 무엇인가요?
간단히 말해 업무 관리 도구는 좀 더 스마트한 버전의 투 두 리스트를 의미하지만, 실제로는 훨씬 더 많은 기능을 제공합니다. 업무 관리 도구를 사용하면 중요한 작업이 누락되지 않도록 도와줄 뿐 아니라 팀원들의 작업도 함께 관리할 수 있습니다.
대부분의 업무 관리 도구는 단순히 작업을 완료 표시하는 것 이상의 기능을 갖추고 있습니다. 많은 툴들은 작업 시간 트래킹, 보고 기능, 자동화 기능 등을 포함한 종합적인 작업 관리 소프트웨어의 일부로 제공되어 반복되는 작업들을 체계적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다.
업무 관리를 더욱 효율적으로 하는 방법
처음에는 투두 리스트(To Do List) 관리가 단순히 할 일을 추가하고, 완료가 되면 체크하여 목록에서 삭제하는 것으로 생각할 수 있습니다. 그러나 실제로는 그렇게 간단하지 않기 때문에 작업을 완수할 수 있도록 돕는 다양한 도구와 방법이 있습니다. 투두 리스트들이 종종 미완성 상태로 남는 이유를 알아보기 전에, 작업 관리 효율성을 높이는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.
- 분업: 목표를 시간 안에 완료할 수 있는 작은 단위로 분리합니다. 이렇게 하면 하나의 큰 업무를 끝낼 수 있다는 목표 지점의 가시성을 높여 동기부여가 되고, 한 걸음 더 성취에 다가갈 수 있습니다.
- 우선순위 설정: 가장 중요한 작업에 집중할 수 있도록 우선순위를 정하세요.
- 진행 상황 관리: 하루 또는 일주일 동안 이루고 싶은 목표를 세우고, 목표 달성을 위해 얼마나 진행했는지 트래킹하세요.
- 알림 automations: 자동화 기능을 활용하여 업무 기한에 맞춰 문자, 이메일 또는 푸시 알림으로 리마인더를 받으세요. 중요한 업무를 놓치지 않도록 도와줍니다.
- 커뮤니케이션 간소화: 팀과 함께 중요한 작업, 우선순위, 진행 상황을 공유하는 커뮤니케이션 체계를 구축하세요.
- 업무 위임: 더 뛰어나게, 더 빨리 처리할 수 있는 팀원에게 작업을 위임하는 것도 중요합니다.
- 적절한 도구 활용: 할일 관리 도구나 업무 관리 소프트웨어 같은 도구를 활용하여 체계적으로 업무를 트래킹하고 관리하세요.
투두 리스트(To Do List)를 모두 완료하지 못하는 이유
“투두 리스트 완료”는 “이메일 인박스 비우기”보다 더 어려운 목표일 때가 많습니다. 리스트에는 항상 몇 가지 작업이 남아 있는 것처럼 느껴집니다. 작업들이 리스트에 남아 있는 데는 이유가 있습니다. 할 일을 끝내지 못하는 이유, 어떤 것들이 있을까요?
1. 리스트에 완료해야 할 업무들이 너무 많은 경우
기본적으로 투두 리스트에 완료해야 할 항목들이 너무 많은 경우가 있습니다.
심지어 드와이트 아이젠하워(Dwight Eisenhower) 대통령도 이 문제로 어려움을 겪으며 두 가지 기준, 중요도와 일의 긴급성을 바탕으로 우선순위 설정 방법을 고안해냈습니다. 이 방법을 실제로 활용해 볼 수 있도록 아이젠하워 매트릭스 템플릿을 제공하고 있습니다.
이 방법의 핵심은 투두 리스트에서 불필요한 항목을 줄이고, 목표 달성을 위해 더 시급하거나 중요한 업무에 집중하는 것입니다. 긴급하지 않은 작업은 위임하거나, 나중에 처리하거나, 또는 목표 달성에 필수적이지 않다면 삭제할 수도 있습니다.
2. 해야 할 업무가 구체적이지 않은 경우
“새로운 웹사이트 만들기”는 하나의 업무로 간주될 수 없습니다. 단기간 내 완료하여 단순히 리스트에서 지울 수 있는 업무가 아니라, 오랜 시간에 걸쳐 여러개의 목록으로 이루어진 목표로 정의해야 합니다.
“필요한 결과물을 명확한 업무들로 세분화하여, 특정 시점에 팀이 무엇을 해야 하는지 정확히 알려주세요”
예를 들어 “웹사이트 디자인”이라는 하나의 목표를 컨셉, 와이어프레임, 목업 등 작은 결과물로 나눌 수 있습니다. 이를 바탕으로, 와이어프레임 초안을 작성하거나 검토 및 수정하는 작은 단위의 업무를 리스트업, 팀에게 배정하는 방식으로 업무 분장이 가능합니다.
3. 투두 리스트가 제대로 정리되어 있지 않은 경우
투두 리스트가 제대로 정리되어있지 않으면 처음부터 업무를 시작하기에 어려울 수 있습니다. 시작할 때 필요한 리소스나 정보가 없어 결국 끝내지 못한 채 그대로 목록에 남게 되는 경우가 많을 수 있습니다.
정리된 리스트에는 해야 할 작업명 뿐만 아니라, 담당자, 필요한 팀원의 참여 여부, 중요도, 데드라인, 긴급성, 작업에 필요한 문서 등이 포함되어 있어야 합니다.
체계적으로 정리가 되면 더 많은 작업을 효율적으로 처리할 수 있을 뿐 아니라, 매일 아침 더욱 편안한 마음으로 리스트를 작성할 수 있습니다.
업무 관리 툴의 주요 장점은 무엇일까요?
올바르게 도구를 활용한다면, 업무 관리 툴은 여러 가지 유용한 장점을 제공합니다. 게다가 먼데이닷컴 업무 관리 툴과 같이 직관적이고 팀 또는 목표 맞춤형으로 설정할 수 있는 소프트웨어를 사용하면 더 편리하게 관리할 수 있습니다.
업무 관리 툴이 더 스마트한 업무 방식에 어떻게 도움이 되는지 구체적인 방법에 대해 더 살펴보세요.
- 업무를 한눈에 파악: 기본적인 투두 리스트 활용도 가능하지만, 팀의 전체 업무 현황을 한눈에 확인하면서 적시적소에 필요한 업무들을 재배치하기에는 어려움이 있습니다. 업무 관리 툴을 통해 전체적인 상황을 빠르고 간편하게 파악할 수 있습니다.
- 위임의 간소화: 완료해야 할 모든 업무들이 명확하게 파악되면, 팀 내에서 누구에게 어떤 작업을 맡길 수 있을지 쉽게 결정할 수 있습니다.
- 온라인으로 현황 파악 가능: 대부분의 업무 관리 툴은 온라인이나 클라우드 기반이기 때문에 어디서든 업무 현황을 파악할 수 있습니다. 더 이상 여러 장소에 둔 메모를 잊어버릴 걱정이 없습니다.
- 더 효율적으로 업무 진행: 해야 할 일을 파악하느라 시간을 낭비하지 않고 실제 업무에만 집중할 수 있어, 더 많은 일을 더 짧은 시간 내에 끝낼 수 있습니다.
- 업무 시간 추적: 대부분의 업무 관리 툴은 시간 추적 기능을 제공하여, 각 작업에 얼마나 시간을 쓰고 있는지 확인할 수 있습니다. 평균적으로 직원들은 하루에 약 2시간 53분 정도 높은 업무 효율성을 보여주고 있다는 통계가 있지만, 작업별로 시간을 추적하면 팀의 효율성과 생산성을 높일 수 있는 구체적인 부분을 파악할 수 있습니다.
- 진행 현황 확인: 업무 관리 툴을 통해 팀은 진행 중인 작업, 담당자, 마감일 등을 쉽게 확인할 수 있어, 프로젝트와 각 작업의 진행 상황을 보다 체계적으로 관리할 수 있습니다.
팀의 상황과 맞는 업무 관리 소프트웨어를 찾는 방법
수많은 업무 관리 소프트웨어 중 팀에 맞는 툴을 찾는 일 자체가 하나의 일이 될 수 있습니다. 특정 솔루션을 살펴보기 전에, 조직의 필요 사항을 명확히 파악해 두는것이 필요합니다. 이렇게 하면 필요한 기능을 더 쉽게 정의할 수 있습니다. 다음 체크리스트를 통해 필요한 기능에 대해 구체화 해보세요:
- 현재 프로젝트 관리를 하고 있나요?
- 조직 전체의 업무들을 관리하고 있나요?
- 개인적으로도 투두 리스트를 별도로 관리하고 싶으신가요?
- 회사의 특정 업무를 완수하는 데 있어 필요한 중요한 기능은 무엇인가요?
- 업무 관리 소프트웨어 도입을 위한 가용 예산은 어느 정도인가요?
- 테크 기반 지식이 필요한 솔루션 활용도 가능한 상황인가요?
개인적으로만 활용할 투두 리스트 툴이 필요하다면, 디바이스와 호환되는 대부분의 기본 앱이라면 충분히 사용 가능합니다.
하지만 여러 명의 팀과 프로젝트, 복잡한 워크플로우를 관리해야 한다면, 기본 앱으로는 부족합니다. 전문적으로 프로젝트를 관리하는 팀이라면 필요한 기능을 갖춘 적합한 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.
업무 관리 툴이라면 꼭 가지고 있어야 할 기능들은 무엇일까요?
팀에 맞는 업무 관리 소프트웨어를 선택할 때, 모든 기능이 갖춰진 솔루션이 반드시 필요한 것은 아닙니다. 하지만 필수 기능은 꼭 확인해야 합니다. 다음은 꼭 필요한 업무 관리 기능 리스트입니다:
업무 담당자 지정 및 권한 할당
특정 팀원 또는 팀 전체에 업무를 배정할 수 있어야 합니다. 그래야 여러 사람이 중복 작업을 하거나 중요한 작업이 누락되는 일이 없도록 관리할 수 있습니다.
협업 및 커뮤니케이션 기능
팀원들이 할당된 업무에 대해 쉽게 협업하고, 도움이 필요할 때 또는 관련 업데이트가 있을 때 소통하고 공유할 수 있어야 합니다. 업무별로 파일을 첨부하거나 코멘트를 남길 수 있고, 내부 메시지 기능이 있는 소프트웨어를 추천합니다.
우선순위 및 카테고리 설정
업무의 우선순위와 카테고리를 명확하게 표시하면, 팀원들이 중요도가 낮은 작업에 주의를 빼앗기지 않고 가장 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.
자동 알림 기능
투두 리스트의 활용성이 높다면, 실제로 업무가 제 때 착수되어야 합니다. 자동 알림 기능이 있는 업무 관리 툴은 업무 수행에 대한 집중력을 유지시켜줄 뿐 아니라, 데드라인이 다가올 때 필요한 리마인더를 제공해줍니다.
시각화 도구 기능
업무 상태를 색상별로 구분하고 간트(Gantt) 차트, 칸반(Kanban) 차트, 타임라인 등 다양한 프로젝트 뷰를 제공하는 시각화 도구는 관리자와 팀이 프로젝트의 진행 상황과 남은 업무들을 한눈에 파악하는 데 큰 도움이 됩니다.
이러한 기능들이 가장 잘 구현된 소프트웨어가 바로 monday.com입니다.
먼데이닷컴의 업무 관리 툴이 어떻게 업무 현황 파악에 도움을 줄 수 있을까요?
팀과 함께 더 많은 업무를 처리하고 싶다면, monday.com 업무 관리 툴을 활용하는 것이 가장 좋은 선택이 될 수 있습니다. 많은 조직 또는 팀들이 monday.com을 통해 업무 생산성 및 효율성을 크게 높였기에 자신 있게 소개할 수 있습니다. monday.com 업무 관리 소프트웨어는 업무 현황 파악을 포함한 다양한 기능을 제공하는 종합적인 솔루션으로, 개인과 팀 모두에게 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다.
먼데이닷컴 업무 관리 툴이 제공하는 기능으로 팀의 업무 생산성과 효율성을 향상시켜보세요:
- 드래그 앤 드롭 인터페이스로 손쉽게 업무 리스트를 생성, 우선순위 설정 및 할당할 수 있습니다.
- 색상별로 구분된 업무 통해 작업 상태를 한눈에 파악할 수 있습니다.
- WBS(Work Breakdown Structure), Kanban 등 제공되는 프리메이드 템플릿과 사용자 지정 뷰, 타임라인으로 손쉽게 필요한 대시보드를 구현할 수 있습니다.
- 필요한 상세 업무들을 추가하여 업무 리스트들을 더욱 세분화할 수 있습니다.
- 업무를 시각적으로 분리하여 확인하고, 대화형 타임라인에서 마감 기한을 조정할 수 있습니다.
- 플랫폼 내에서 직접 시간 관리 기능을 활용해 업무별 소요 시간을 확인하세요.
- 대시보드 및 그래프를 통해 팀의 업무 진행 상황과 프로젝트 현황을 시각적으로 한 눈에 확인하세요.
- 스레드 댓글, 멘션, 파일 첨부 기능으로 팀과 쉽게 협업할 수 있습니다.
- 사용자 맞춤 자동화 기능으로 수작업 및 반복업무를 줄이고, 데드라인에 대한 알림을 받을 수 있습니다.
- 슬랙(Slack), 줌(Zoom), 드롭박스(Dropbox), 자피어(Zapier), 구글(Google) 앱 등 70개 이상의 툴 연동 기능과 200개 이상의 앱 활용으로 업무에 필요한 맞춤 워크플로우를 만들 수 있습니다.
- Android, iOS, Windows, Mac용 네이티브 앱이 제공 되므로 언제 어디서나 작업을 처리할 수 있습니다.
모든 현황을 파악할 수 있는 솔루션: 먼데이닷컴 업무 관리 툴
먼데이닷컴 업무 관리 툴을 활용해 계속해서 늘어나는 투두 리스트를 효율적으로 관리해보세요. 기타 다양한 용도로도 활용이 가능하지만, 업무 관리 도구로서 필요한 모든 기능을 갖추고 있어 업무를 정리하고 우선순위를 설정해 리스트의 모든 작업들을 완수할 수 있도록 도와줍니다. 산재되어 있는 팀의 여러 투두 리스트들을 먼데이닷컴 업무 관리 툴 하나로 체계적으로 관리해보세요.
