2024: 다수의 프로젝트 관리를 성공적으로 리딩하기 위한 10가지 전략 소개

프로젝트 관리(Project management)는 어느 조직에게나 어려운 과제일수 있습니다. 팀을 관리하는 것부터 모든 업무들을 정확하게 제시간에 완료되도록 관리 하는 것까지, 단일 프로젝트에서도 처리해야 할 다양한 요소가 존재합니다. 대부분의 경우 프로젝트 매니저는 여러 프로젝트를 동시에 다루며 더 많은 업무들을 관리해야 하는 상황에 직면하게 됩니다.

여러 프로젝트를 동시에 관리하는 법을 배우는 것은 하나의 기술이자 노하우이며 단기간에 마스터할 수 있는 것이 아닙니다. 다양한 작업들의 데드라인, 업무, 목표, 그리고 일정을 관리해야 할 때 처리해야 할 업무는 빠르게 쌓일 수 있으며 이를 주의 깊게 관리하지 않으면 프로젝트 전체를 매니징하는 데 많은 어려움이 발생할 수 있습니다.

이번 포스팅에서는 다수의 프로젝트를 효과적으로 관리하기 위한 상위 10가지 전략을 공유하고 먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어를 사용하여 효과적으로 프로젝트 관리를 진행하는 방법도 함께 소개합니다.

1. 목표와 계획을 시작 단계에서 정의하세요

문제점: 목표를 설정하지 않고 체계적인 프로젝트 계획을 세우지 않으면 방향성이 산으로 갈 확률이 높아집니다.

해결책: 초기 단계에서 프로젝트 계획과 목표를 수립하여 팀 구성원들이 일치된 방향으로 나아가도록 하세요.

새로운 프로젝트를 시작할 때 각 프로젝트 계획과 목표를 개별적으로 세우는 것이 필수적입니다. 이렇게 하면 처음부터 팀이 정렬되어 최대한 효율적으로 업무를 진행할 수 있습니다.

프로젝트 계획을 세울 때는 특정 업무를 재 진행, 피드백 제공, 컨펌 대기와 같은 예상치 못한 상황을 고려해 충분한  시간을 확보해야 합니다. 또 목표를 설정할 때는 항상 비즈니스 목표를 염두에 두고 팀이 현재 업무에 집중할 수 있도록 목표를 설정해야 합니다.

2. Understand the time cycle and fluctuation of your projects

문제점: 일정이 변동되는 다양하고 복잡한 프로젝트를 관리하는 것은 까다로울 수 있습니다.

해결책: 맞춤형 업무 관리 시스템을 사용해 변화를 트래킹하고 프로젝트를 더 잘 모니터링하세요.

모든 프로젝트가 동일한 조건과 타임 라인으로 진행되지는 않습니다. 어떤 프로젝트는 달 마다 거의 변화가 없지만 또다른 프로젝트는 매일 변동될 수 있습니다. 특정 프로젝트를 어떻게 모니터링하고 일정에 맞게 업무들을  할당해야할지 파악하기위해 이러한 패턴을 신중히 분석하고 인식하는 것이 중요합니다.

적절한 업무 관리 시스템은 이러한 변동성을 더 쉽게 파악할 수 있도록 도와줍니다. 먼데이닷컴과 같은 플랫폼은 완전히 사용자 맞춤화된 대시보드를 제공하여 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 이를 통해 프로젝트의 변동, 성과, 데드라인, 주요 활동 및 기타 중요한 요소들을 한 눈에 추적하여  어떤 프로젝트가 더 세밀한 관리가 필요한지 이해할 수 있습니다.

3. 업무 공유 공간을 중앙화하여 한 곳에서 모두 함께 정보를 확인하세요

문제점: 서로 다른 도구로 여러 프로젝트를 관리하면 비효율성과 혼란이 야기될 수 있습니다.

해결책: 모든 프로젝트 정보를 하나의 플랫폼에 중앙화하여 리소스 할당과 의사결정 과정을 간소화하세요.

모든 프로젝트를 한 곳으로 중앙화하는 것은 여러 프로젝트를 관리하는 데 따른 어려움을 극복하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 모든 프로젝트 정보를 한 곳으로 옮겨 단일 정보 공유 공간(Single Source of Truth)을 구축하면 프로젝트 일정 및 리소스 관리를 간소화하여 발생 가능한 리스크를 사전에 완화시킬 수 있습니다.

모든 프로젝트를 한 곳에서 관리할 수 있을 때 다음과 같은 이점이 있습니다:

• 중첩되는 데드라인을 한 눈에 확인 가능하여 리소스 부족을 방지할 수 있습니다.
• 데드라인 중복과 투여 리소스 중복을 구분하여 식별가능하므로, 이슈를 효과적으로 조정할 수 있습니다.
• 전체적인 상황을 이해함으로써 우선순위를 명확히 정의할 수 있습니다.
• 모든 정보를 한 곳에서 저장하고 처리함으로써 정보 과부하를 관리할 수 있습니다.

4. 온전히 확신을 갖고 위임하세요

문제점: 비효율적인 위임은 병목현상을 초래하고 프로젝트 매니저에게 과도한 부담을 줄 수 있습니다.

해결책: 명확한 위임과 고차원적 목표와의 정렬을 통해 팀의 협업을 장려하세요.

위임은 여러 프로젝트 환경에서 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 팀원들에게 업무를 위임하지 못하면 여러 프로젝트를 동시에 처리하며 발생하는 증가된 업무량을 관리할 수 없습니다.

여러 프로젝트를 관리할 때는 팀이 회사의 비즈니스 목표와 목적을 이해하도록 하는 것이 중요합니다. 팀원들이 스스로 결정을 내릴 수 있도록 권한을 부여하면 업무들이 더 효과적으로 완료될 수 있으며, 프로젝트 매니저는 중요한 결정, 문제 해결, 이해관계자 관리와 같은 핵심 영역에 집중할 수 있습니다.

5. 영향력이 큰 프로젝트를 우선순위로 두세요

문제점: 우선순위를 정하지 않고 여러 프로젝트를 동시에 처리하면 결과물이 지연될 수 있습니다.

해결책: 비즈니스 목표와 일치하는 영향력이 큰 프로젝트에 집중하여 많은 업무량을 전략적으로 관리하세요.

여러 프로젝트를 동시에 처리할 때는 가장 큰 영향을 미치는 프로젝트부터 시작해야 합니다. 해당 프로젝트가 다른 기타 프로젝트에 필수적인지, 제품의 주요 부분을 차지하는지, 또는 가장 높은 수익이나 고객 만족도를 가져올 수 있는지를 기준으로 판단할 수 있습니다.

영향력이 큰 프로젝트를 전략적으로 우선 처리하면 중요한 업무들을 더 빨리 완료할 수 있어 이후 기타 프로젝트들을 처리할 수 있는 여유를 가질 수 있습니다.

프로젝트의 우선순위를 정하는 또 다른 방법은 회사의 목표를 평가하고 어떤 프로젝트가 목표와 가장 밀접하게 관련되는지를 확인하는 것입니다. 예를 들어, 회사의 현재 목표가 고객 유지율을 높이는 것이라면, 고객 충성도를 더 빨리 구축할 수 있는 프로젝트를 선택해야 합니다.

6. 프로젝트 프로세스를 표준화하세요

문제점: 기준 절차 없이 각 프로젝트를 개별적으로 처리하면 시간과 리소스가 낭비될 수 있습니다.

해결책: 템플릿과 업무 체크리스트로 반복되는 프로세스를 표준화하세요.

각 프로젝트가 조금씩 다른 부분을 가지고 있더라도 유사한 패턴을 따르는 경우가 많습니다. 동일한 문서나 절차를 사용하거나 비슷한 구조를 따를 수 있습니다. 프로세스와 운영 기준을 표준화하면 여러 프로젝트를 처리할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 프로젝트를 처음부터 새로 시작하는 대신 템플릿과 체크리스트를 사용하여 빠르게 시작할 수 있습니다.

적절한 프로젝트 관리 솔루션을 활용하면 체크리스트, 자동화, 작업 보드, 프로젝트 문서와 같은 항목을 템플릿으로 저장하고 빠르게 액세스하여 프로젝트 관리를 표준화할 수 있습니다. 먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어는 몇 번의 클릭으로 사용자 맞춤이 가능한 여러 프로젝트 관리 템플릿을 제공하므로 빠르고 간편하게 표준화에 착수할 수 있습니다.

7. 적합한 소프트웨어 툴을 사용하세요.

문제점: 여러 프로젝트를 수동으로 관리하면 오류와 비효율성이 증가할 수 있습니다.

해결책: 필요한 업무를 자동화하고 대용량 데이터를 관리하기 위해 프로젝트 관리 플랫폼을 도입하세요.

수작업으로 스프레드시트를 사용해 여러 프로젝트를 관리하려는 것은 비효율적입니다. 다양한 변수가 존재하는 상황에서 많은 오류와 불일치를 초래할 수 있습니다. 여러 프로젝트를 관리하기 위해 특별히 설계된 솔루션을 찾는 것이 중요합니다.

예를 들어 먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어와 같은 플랫폼은 방대한 양의 정보를 관리하면서 프로젝트를 보다 통제 가능하게 만들어줍니다. 이러한 플랫폼은 사용자의 요구에 맞게 맞춤화할 수 있으며 수작업 업무들을 가속화될 수 있도록 지원하는 자동화 기능 제공하며, 기존 툴과도 연동될 수 있습니다.

8. 커뮤니케이션은 가장 중요합니다.

문제점: 부족한 커뮤니케이션은 프로젝트 지연과 팀원 간 혼란을 초래할 수 있습니다.

해결책: 프로젝트와 업무의 현 상황에 대한 정보들이 늘 업데이트될 수 있도록하고, 관련 정보가 담긴 메시지들을 체계적으로 정리할 수 있는 커뮤니케이션 도구를 활용하세요.

커뮤니케이션 이슈는 단일 프로젝트에서도 업무 운영을 방해할 수 있는데 다수의 프로젝트를 다룰 경우 이러한 문제가 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다. 커뮤니케이션 단절을 방지하려면 각 팀원이 무엇을 작업하고 있는지 항상 파악하고 있어야 합니다. 또한, 팀원들이 작업 중 어려움을 겪거나 도움이 필요할 때 쉽게 보고할 수 있는 환경을 조성해야 합니다.

소통의 흐름을 유지하는 가장 좋은 방법은 먼데이닷컴과 같은 올인원 프로젝트 관리 도구를 사용하는 것입니다. 이 소프트웨어는 작업 상태를 업데이트하고 상태 변경 시 자동 알림을 전송할 수 있게 합니다. 업무 관리 도구를 사용하면 팀은 한 공간에서 커뮤니케이션을 체계적으로 관리하여 혼란과 잘못된 정보 전달을 최소화할 수 있습니다.

9. 팀이 상황 대처 능력을 키울 수 있도록 독려하세요.

문제점: 예기치 못한 문제가 발생할 경우 팀이 적응하지 못하면 프로젝트 방향성이 달라질 수 있습니다.

해결책: 팀 내 유연성을 강화하고 변동 관리 프로세스를 구축하여 변화하는 프로젝트 상황에 차근히 대응하세요.

아무리 프로젝트를 철저히 계획해도 예기지 않은 이유로 인해 상황이 잘못될 가능성은 여전히 존재합니다. 잠재적인 문제가 프로젝트를 방해할 가능성을 최소화하려면 팀이 필요에 따라 상황을 컨트롤할 수 있도록 대처 능력을 키울 수 있도록 하는 것이 중요합니다.

새로운 프로젝트 계획 시 일정에서 더 유연하게 조정할 수 있는 날짜와 반드시 지켜야 하는 기한을 구분하여 표시해보세요. 이렇게 하면 다른 프로젝트에서 긴급 상황이 발생했을 때 일정 조정이 한결 수월해집니다. 또한 업무와 프로젝트 간 원활한 전환을 위해 변동 관리 프로세스를 도입하는 것도 유용합니다.

10. 프로젝트 전반의 진행 상황들을 꾸준히 트래킹하세요.

문제점: 꾸준힌 진행 상황 확인 없이는 프로젝트를 올바른 방향으로 유지하거나 주의가 필요한 부분을 파악하기 어렵습니다.

해결책: 대시보드와 보고서 기능을 활용해 모든 프로젝트의 실시간 진행 상황을 꾸준히 추적하세요.

팀을 유지하는 가장 좋은 방법 중 하나는 프로젝트를 한눈에 볼 수 있는 개요 정보를 확보하여 진행 상황을 트래킹할 수 있도록 하는 것입니다. 프로젝트가 어떤 단계에 있는지 한 번에 확인이 가능하면 특정 순간에 어디에 더 많은 주의를 기울여야 할지 이해하는 데 도움이 됩니다.

모든 프로젝트를 동시에 파악하기 위해서는 먼데이닷컴 업무 관리 솔루션과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요합니다. 대시보드와 보고서를 갖춘 플랫폼은 필요할 때마다 프로젝트를 확대하거나 축소하여 볼 수 있는 기능을 제공합니다.먼데이닷컴과 같은 도구는 실시간 데이터를 기반으로 결정을 내릴 수 있도록 지원하며 업무  관리를 지속적으로 개선할 수 있는 환경을 조성합니다.

여러 프로젝트 관리에서 흔히 발생하는 문제점

지금까지 여러 프로젝트를 다양한 전략으로 관리하는 방법에 대해 살펴보았습니다. 이제 이 과정에서 직면할 수 있는 여러 가지 문제점에 대해 소개합니다. 발생 위험을 확인하고 대응을 위한 솔루션을 사전에 마련하세요.

1. 명확하지 않거나 상충되는 우선순위

아무리 탄탄한 프로젝트 계획이 있어도 모든 것이 예상대로 진행되지 않을 수 있습니다. 단일 프로젝트를 관리할 때는 문제가 발생해도 해결하는 것이 크게 어렵지 않을 수 있습니다. 그러나 여러 개의 개별 프로젝트를 동시에 다룰 때는 상황이 훨씬 더 복잡해집니다.

이럴 때 프로젝트 우선순위 설정이 중요합니다. 프로젝트에 우선순위를 부여함으로써 팀에 방향(True North)을 바로 잡아줄 수 있으며 이는 갈등이 발생할 때 더 나은 결정을 더 빠르게 내릴 수 있도록 돕습니다.

우선순위가 높은 프로젝트를 결정하려면 프로젝트 포트폴리오에 대한 가치 평가를 수행하여 각 프로젝트의 가치를 이해하고 이를 바탕으로 우선순위를 정해야 합니다.

프로젝트 가치 평가는 다음을 측정해야 합니다:

• 프로젝트 위험도: 프로젝트의 위험성은 어느 정도인가?
• 비즈니스 목표 정렬: 프로젝트가 전략적 목표와 잘 정렬되어 있는가?
• 재무적 가치: 프로젝트가 재정적으로 어느 정도에 기여하는가?

2. 중복 리소스

다수 프로젝트 관리 시 흔히 발생하는 또 다른 문제는 리소스 중복 이슈입니다. 즉 시간, 예산, 인력 등의 부족으로 인해 모든 업무를 처리할 수 없는 상황을 의미합니다.

항상 새로운 인력을 채용, 초과 근무에 대한 비용을 지급, 프로젝트 일정을 조정할 수는 없습니다. 그렇기 때문에 리소스 관리는 매우 중요합니다.

잘 조직된 업무 관리 시스템은 리소스를 체계적으로 관리하고 균형을 맞추는 데 가장 효과적인 방법 중 하나입니다.

먼데이닷컴 업무 관리 솔루션을 사용하면 리소스 관리는 비교적 간단한 업무가 될 수 있습니다.

업무량, 투여 시간 추적, 심지어 물리적 리소스 관리까지 시각화를 통해 리소스를 한 곳에서 트래킹, 할당, 재배치할 수 있습니다. 이를 통해 여러 프로젝트에 걸쳐 있는 리소스들을 보다 쉽게 관리할 수 있으며 어떤 것도 빠뜨리지 않도록 할 수 있습니다.

3. 특정 기간에 집중되어있는 여러 프로젝트들의 데드라인

여러 프로젝트의 마감 기한이 동시에 겹쳐져 있는 경우 마감일을 맞추는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 이러한 상황에서는 두 가지 핵심 활동에 집중해야 합니다:

1. 프로젝트 계획: 명확하고 탄탄한 다수 프로젝트 계획을 수립하여 전체 그림을 이해할 수 있도록 합니다.
2. 리소스 배분: 각 프로젝트에 필요한 자원을 적절히 배분하여 마감일을 준수할 수 있도록 합니다.

다수 프로젝트 전반의 타임라인을 정립하여 모든 프로젝트 포트폴리오를 한눈에 살펴볼 수 있도록 하세요. 이 타임라인에는 주요 마일스톤, 데드라인, 프로젝트 범위, 활동, 팀원을 포함해야 합니다.

이러한 수준의 시간 관리를 통해 주 전체를 체계적으로 계획하고 예기치 못한 리스크에 대해 전략적인 접근 방식을 통해 지연을 사전에 방지할 수 있습니다.

먼데이닷컴의 고급 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 동일한 보드에서 여러 프로젝트를 동시에 관리하고 변경 사항을 추적할 수 있습니다. 이 플랫폼은 다양한 데이터 뷰(Data Views)를 제공하여 칸반, 프로젝트 타임라인(Project Timeline), 작업량(Workload), 간트 차트(Gantt Chart), 캘린더(Calendar) 등을 포함한 여러 보기 옵션을 통해 프로젝트를 모니터링할 수 있습니다.

4. 정보 과부하

대부분의 프로젝트는 지나치게 많은 정보들을 포함합니다. 모든 정보를 머릿속에 정리하고 각 프로젝트의 세부 사항을 기억하는 것은 사실상 불가능에 가깝습니다. 그렇기 때문에 프로젝트와 관련된 모든 세부 사항을 문서화하는 것이 중요합니다.

이를 위해서는 데이터를 단일 저장소에 체계적으로 정리할 수 있는 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 필요합니다. 먼데이닷컴을 사용하면 선택한 요금제에 따라 최대 1,000GB의 데이터를 저장할 수 있습니다.

또한 정보를 체계적으로 정리하고 분류할 수 있으며 프로젝트의 전체 라이프 사이클을 관리할 수 있습니다. 이를 통해 계정을 열어 언제든 필요한 정보를 확인, 팀 관리, 프로젝트 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.

먼데이닷컴 업무 관리 툴로 여러 프로젝트를 성공적으로 관리하기

여러 프로젝트를 동시에 관리하는 핵심은 적절한 관리 솔루션을 활용하고 효과적인 전략을 구현하는 데 있습니다. 업무 관리 협업툴과 같은 플랫폼을 사용하면 여러 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

먼데이닷컴 업무 관리 툴은 체계적인 관리, 효과적인 소통, 협업을 돕는 다양한 기능을 갖추고 있으며 팀이 프로젝트를 올바른 방향으로 진행하고 공동 목표를 향해 나아갈 수 있도록 기여합니다. 또 가장 중요한 마감 기한을 준수할 수 있도록 공동의 공유 공간을 제공합니다. 프로젝트와 업무 진행 상태를 한눈에 확인할 수 있는 전체적인 뷰와 세부적인 사항을 점검할 수 있는 뷰를 별도 제공, 모든 프로젝트를 완전하게 제어하고 유의미한 인사이트를 얻을 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트를 어떤 단계에서도 팀과 사용자에 맞춤화할 수 있습니다.