완벽한 프로젝트 기획을 구성하는 방법 + 활용 템플릿 5가지 소개

“프로젝트 기획이 계획한대로 진행되었을 때가 가장 보람을 느끼는 순간이다.”

뛰어난 퍼포먼스를 가진 팀이라면 모두가 바라는 순간임이 틀림없습니다. 비즈니스에서 성공적인 프로젝트  배경에는 항상 잘 설계된 프로젝트 기획이 자리하고 있습니다. 이는 특정 목표를 달성하기 위해 필요한 모든 단계와 필요한 조치들을 나열한 로드맵과 같습니다.

과거에는 모든 프로젝트 결과물과 각기 다른 업무들간의 의존성(특정 업무를 진행하기 위해 사전에 처리되어야 하는 다른 작업들)을 수치화하고 문서화하기는 어려웠을 것입니다. 그러나 바로 이 과정이 프로젝트 매니저들이 팀이 중요한 목표를 달성하는 데 필요한 구조와 가이드를 얻을 수 있는 방법입니다.

이 포스팅에서는 상세한 프로젝트 기획 문서를 작성하는 7단계를 공유합니다. 또한 사전 준비 작업을 시작할 수 있도록 먼데이닷컴 업무 관리 툴에서 제공하는 5가지 템플릿도 소개합니다.

프로젝트 계획(프로젝트 기획)이란 무엇인가요?

프로젝트 기획은 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 범위, 목표, 일정, 리소스, 타임라인, 주요 활동, 투두 리스트 등을 명시한 공식 문서입니다. 이는 프로젝트 수명 주기(Lifecycle)동안 팀과 이해관계자들에게 구조와 지침을 제공하는 로드맵 역할을 합니다. 이를 통해 계획은 모든 사람들이 프로젝트의 방향, 우선순위, 목표 달성을 위해 자신의 역할을 명확히 이해하도록 서포트합니다.

다음은 프로젝트 계획과 관련된 맥락에서 들어본 적 있을 수 있는 몇 가지 용어입니다. 각각의 의미를 더 명확히 이해할 수 있도록 정의했습니다.

프로젝트 계획 vs. 업무 계획

유사해 보이지만 업무 계획은 프로젝트 계획만큼 포괄적이지 않습니다. 업무 계획은 프로젝트 팀이 더 작은 목표를 달성하도록 지원하는 것에 중점을 둡니다. 반면, 프로젝트 관리 계획은 전체 프로젝트의 목표와 목적에 대해 한 차원 더 높은 수준의 개요를 제공합니다.

프로젝트 계획 vs. 프로젝트 차터

프로젝트 차터는 프로젝트의 개요를 제공하는 문서입니다. 이는 프로젝트의 존재를 알리고 프로젝트 관리자가 업무를 시작하도록 승인하는 공식적인 문서입니다. 차터에는 프로젝트의 목표, 목적, 필요한 리소스 요구 사항이 기술되어 있습니다. 이 문서는 프로젝트 계획을 작성하기 전에 프로젝트 시작 단계에서 작성되며, 주요 이해관계자들에게 공유되어 프로젝트의 승인을 받는 데 사용됩니다.

프로젝트 계획 vs. 프로젝트 범위

프로젝트 계획의 일부에는 프로젝트 범위에 대한 상세 내용이 포함됩니다. 이는 프로젝트 크기와 경계를 명확히 정의합니다. 프로젝트 범위는 세 가지 문서에 기록됩니다: 범위 명세서, 작업 분류 체계(WBS), WBS 사전(WBS Dictionary). 

프로젝트 범위는 진행 상황을 모니터링하고 실제 결과와 계획된 기대 결과를 비교하며, 범위 변경(scope creep)을 방지하는 참고점 역할을 수행합니다.

프로젝트 계획 vs. 작업 분류 체계(작업 분류 구조, WBS)

작업 분류 체계(WBS)는 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 작업을 계층적으로 나열한 것입니다. 이는 큰 목표나 복잡한 목표를 보다 관리 가능한 업무 단위로 나누어 프로젝트 계획을 실행할 수 있도록 돕습니다. 작업 분류 구조는 프로젝트 범위를 단계, 하위 프로젝트, 결과물, 작업 패키지로 세분화하여 최종 결과물로 이어지도록 합니다.

프로젝트 계획 vs. 애자일 프로젝트

애자일 프로젝트는 전통적인 프로젝트 기획과는 반대되는 개념입니다. 애자일 프로젝트는 점진적이고 반복적인 접근 방식으로 프로젝트를 수행합니다. 반면, 전통적 프로젝트(워터폴 접근법)는 순차적이고 단계적인 계획 과정을 기반으로 차근차근 실행됩니다. 애자일 프로젝트는 주로 소프트웨어 개발과 관련이 높지만 어느 분야에서도 적용할 수 있습니다.

프로젝트 기획에 포함되어야 할 내용

효과적인 프로젝트 기획에는 다음이 포함됩니다:

• 목표와 범위:

프로젝트 결과물과 목표를 정의하고 포함되는 내용과 포함되지 않는 내용에 대한 경계를 명확히 설정합니다.

• 타임라인:

주요 마일스톤, 마감일, 성공적인 완료를 위한 전체 일정이 포함됩니다. 간트 차트는 이러한 정보를 시각적으로 표현하는 탁월한 도구입니다.

• 작업 분류 체계(작업 분류 구조, WBS):

큰 프로젝트 작업을 관리 가능한 작은 단위로 나누는 방법을 설명합니다. 여러 팀원이 서로 다른 업무를  수행하거나 동시다발적으로 여러 태스크들을 작업할 경우 프로젝트 플래너 활용이 유용할 수 있습니다.

• 업무 및 활동:

프로젝트 목표를 달성하기 위해 필요한 모든 작업과 활동을 세분화하고 사전 처리 필요 업무에 대한 의존성과 순서를 포함합니다.

• 리소스:

프로젝트에 필요한 모든 인력, 자재, 프로젝트 관리 도구, 재정적 리소스를 포함합니다.

• 역할과 책임:

각 업무와 활동에 대해 누가 책임을 질 것인지 명확히 할당합니다.

• 위험 관리 계획(Risk Management):

프로젝트 성공에 영향을 미칠 수 있는 잠재적 위험을 나열하고 이를 완화하기 위한 계획을 포함합니다.

• 예산:

기본 비용을 예상하고 리소스를 재정적으로 어떻게 배분할 것인지 계획합니다.

• 커뮤니케이션 계획:

프로젝트 이해관계자 및 협력자와 공유할 정보와 성과, 보고 방법 및 잠재적 허들에 대한 내용을 포함합니다.

프로젝트 기획이 중요한 이유

프로젝트를 빠르게 완료해야 할 때 즉시 필요한 업무에 착수하고 싶은 충동이 강하게 들 수 있습니다. 하지만 준비 시간을 투자하는 것이 필수적입니다. 그 이유는 다음과 같습니다:

프로젝트 계획은 업무 범위에 대한 불확실성(Scope Creep)을 방지합니다

39%의 프로젝트가 요구 사항이 추가되는 경우가 발생한다고 합니다. 이는 팀이 처음 계획보다 더 많은 업무를  수행하게 되는 상황을 의미합니다. 프로젝트 계획에 예기치 않은 지연이나 상황 변화를 고려하면 이러한 문제를 효과적으로 감소시킬 수 있습니다.

프로젝트 계획은 모든 팀을 집중할 수 있도록 합니다

장기간 프로젝트를 수행하다보면 목표를 잊어버리고 일상적으로 반복되는 작업에 매몰되기 쉽습니다. 명확한  프로젝트 기획서는 모든 사람이 무엇을 위해 노력하고 있는지 상기시켜 동기 부여를 일정 수준 이상으로 유지할 수 있도록 돕습니다.

프로젝트 계획은 필요한 리소스에 대한 요구 사항을 정의합니다

실행 계획을 세울 때 필요한 모든 리소스를 고려해야 합니다. 나중에 인력이 부족하거나 예산이 부족한 상황을 방지할 수 있습니다.

프로젝트 계획은 책임감을 증진시킵니다

프로젝트 계획에 명확한 역할과 책임이 명시되어 있으면 팀원들은 자신에게 기대되는 바를 정확히 알게 됩니다. 이는 개인의 책임감을 높이고 모든 사람이 프로젝트 성공에 있어 자신의 역할을 이해할 수 있도록 기여합니다.

프로젝트 기획을 작성하는 데 도움이 되는 5가지 템플릿

먼데이닷컴 업무 관리 템플릿은 프로젝트 기획 착수를 쉽게할 수 있도록 지원하며 계획의 각 구간을 시각화하는 데 매우 유용합니다. 다음의 5가지 프로젝트 계획 템플릿을 사용하여 손쉽게 시작해 보세요.

1. 프로젝트 기획 양식

범용적으로 사용 가능한 프로젝트 기획 양식을 찾고 있나요? 먼데이닷컴의 프로젝트 계획 템플릿 중 하나를 사용해 보세요.

이 템플릿은 하위 프로젝트를 특정 타임라인에 따라 구조화하고, 각 단계에 책임 인원이 할당될 수 있도록 지원합니다. 단순히 각 프로젝트에 우선순위를 부여하고 시각적 타임라인을 추가하여 필요한 결과물이 예상되는 시점을 시각화할 수 있습니다.

2. 리소스 활용 양식

리소스 관리는 팀이 업무, 프로젝트 및 프로세스를 효율적으로 실행하고 팀 전체가 공동 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.

부여된 리소스를 개인에게 할당하고 타임라인 계획을 추가하여 팀이 각 단계에서 어떤 리소스에 어떤 책임이 있는지 알 수 있도록 미리 설정합니다. 위치 정보를 추가하면 팀이 특정 업무의 다음 단계로 전환할 때 리소스를  어디로 넘겨야 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 이 정보는 모바일 앱에서도 확인할 수 있습니다.

Workload 뷰를 사용하면 팀원의 시간을 효과적으로 관리하고, 각 개인의 업무량과 역량을 한눈에 파악할 수 있습니다.

3. 프로젝트 비용 관리 양식

모든 비용을 한곳에서 파악할 수 있다면 필요한 예산을 계획하기 훨씬 쉬울 수 있습니다. 그렇기 때문에 이 프로젝트 비용 관리 템플릿이 매우 유용합니다.

각 하위 프로젝트를 추가하고 예상 비용을 계산하여 각 부서에 필요한 총 비용을 할당하세요. 이 문서를 사용하여 승인된 프로젝트 예산을 측정하고 기록할 수 있습니다. 이후 대시보드나 보고서를 활용하여 관련 정보를 깔끔하고 컬러풀한 형식으로 확인할 수 있습니다.

4. 프로젝트 타임라인 템플릿

이 프로젝트 타임라인 템플릿을 사용하여 일정 계획을 세워보세요. 이 대시보드는 칸반 프레임워크(Kanban Workframe)에는 적합하지 않지만, 워터폴(Waterfall) 또는 스크럼(Scrum) 프레임워크를 사용하는 경우에는  효과적으로 활용할 수 있습니다.

Waterfall 프로젝트의 경우 마일스톤과 타임라인을 추가하여 각 마일스톤의 업무 완료에 필요한 기간을 설정하세요.

또 각 단계에 팀 리더를 태그하여 프로젝트 관리자가 어떤 마일스톤에 어떤 책임이 있는지 명확히 알 수 있도록 하세요. 프로젝트 실행 중에는 상태 표시줄을 사용해 진행 상황을 트래킹할 수 있습니다. 또한 각 항목을 클릭하여 마일스톤 내 필요한 업데이트 정보를 추가함으로써 팀 간 협업을 활성화시킬 수 있습니다.

Scrum 프로젝트의 경우 대시보드를 스프린트 별로 구성하고 논의된 구체적인 업무들을 추가할 수 있습니다.

5. 리스크 관리 대장 양식

이 프로그램 리스크 관리 대장 템플릿을 사용하여 프로젝트 범위 및 일정과 관련된 모든 리스크들을 시각화하세요.

색상으로 구분된 상태 표시줄을 사용하여 프로젝트 범위와 일정과 관련된 리스크 상태, 발생 확률, 그리고 영향을 시각화하세요.

리스크 분류, 리스크 관리 책임자 지정, 그리고 리스크 완화 전략을 제안할 수도 있습니다. 이렇게 하면 다른 프로젝트 팀원들이 이러한 위험이 실제 문제로 발전할 경우 무엇을 해야 할지 명확히 알 수 있습니다.

프로젝트 수명 주기(프로젝트 라이프 사이클)의 5단계

프로젝트 기획은 프로젝트 수명 주기의 두 번째 단계로 전체 과정은 다음과 같이 진행됩니다:

• 1단계: 프로젝트 착수

비즈니스 요구나 문제를 파악하고 잠재적인 해결책을 인식하고 찾아나가고자하는 단계입니다.

• 2단계: 프로젝트 계획(프로젝트 기획)

구체적인 작업을 정의, 책임 할당, 프로젝트 일정을 작성합니다.

• 3단계: 프로젝트 실행

리소스 파악, 타임라인과 예산을 모니터링하며 이해관계자에게 진행 상황을 보고합니다.

• 4단계: 프로젝트 모니터링

프로젝트가 원하는 결과를 향해 진행되고 있는지 평가하고, 필요 시 조정을 합니다.

• 5단계: 프로젝트 종료

프로젝트가 성공했는지 검토하는 단계입니다.

프로젝트 계획 단계에서는 프로젝트 착수 단계에서 작성된 프로젝트 차터 문서를 확장하여 상세한 프로젝트 계획을 작성합니다. 이 단계에서 수행되는 일반적인 업무들은 다음과 같습니다:

• 예산 설정
• 프로젝트 일정 또는 타임라인 정의
• 작업 분류 체계(WBS) 작성
• 필요 리소스 파악, 가용성 확보
• 잠재적인 장애물 설정, 그에 대한 관리 계획 수립
• 프로젝트 목표, 역할, 데드라인, 책임, 마일스톤 정의

프로젝트 계획을 위해 어느 정도의 시간이 필요한가요?

프로젝트를 계획할 때 타이밍은 매우 중요합니다. 따라서 얼마나 많은 시간을 할애해야 할지 이해하는 것이 필요합니다. 물론 이는 프로젝트에 따라 다를 수 있습니다:

• 범위가 넓지않고 일정이 단순한 프로젝트는 기획에 며칠밖에 걸리지 않을 수 있습니다.
• 많은 요소를 포함하는 대규모 프로젝트는 준비에 몇 주 또는 몇 달이 소요될 수 있습니다.

완전한 실행을 위해 항상 예상보다 더 많은 시간 투여를 계획하세요. 이렇게 하면 계획 과정에서 발생할 수 있는 예상치 못한 리스크 등에 대비할 수 있습니다. 더불어 철저한 계획을 위해 추가 시간을 확보하면 실수를 방지하고 장기적으로 비용을 절약할 수 있습니다. “두 번 재고, 한 번 자르라”는 옛 격언처럼 프로젝트 계획에도 이 원칙이 적용됩니다.

효과적인 프로젝트 계획을 위한 소프트웨어가 필요한 이유

상세한 프로젝트 문서를 작성하는 일은 종이와 펜으로 진행해야하는 업무로 생각할 수 있지만 이 작업을 디지털화하면 훨씬 더 간단해집니다. 강력한 프로젝트 계획 소프트웨어를 통해 아래 작업들을 한 층 더 쉽고 빠르게 처리할 수 있습니다:

• 작업 할당 및 우선순위 설정:

업무나 마일스톤에 직접 팀원을 추가하여 관련된 팀원에게 필요한 업무를 쉽게 할당하고 우선순위를 설정해 어떤 작업이 긴급하고 중요한지 명확히 알립니다.

• 타임라인 계획:

프로젝트 소프트웨어는 현실적인 타임라인을 설정하고 프로젝트를 관리 가능한 세부 단계로 나누어 데드라인을 스케줄링하는 것을 가능하게 합니다. 자동화 기능은 다가오는 마감 기한을 팀원에게 알림으로써 지연을 방지합니다.

• 업무 간 의존성 이해:

많은 프로젝트에는 다음 단계로 나아가기 위해 먼저 완료해야 할 업무들이 존재합니다. 소프트웨어는 이러한 의존성을 시각적으로 매핑하여 진행할 수 있는 업무와 완료를 기다려야 하는 작업을 강조하여 병목현상을 피할 수 있습니다.

• 리소스 모니터링:

프로젝트의 핵심 리소스를 트래킹하는 것은 매우 중요합니다. 적절한 도구를 사용하면 할당과 모니터링이 쉬워져 프로젝트 범위와 예산을 유지할 수 있습니다.

• 강력한 커뮤니케이션 지원:

커뮤니케이션은 성공적인 프로젝트 관리의 핵심입니다. 이를 통해 모든 사람이 동일한 수준의 정보를 얻고 방향을 맞출 수 있으며 여러 플랫폼 간 전환 없이 소통할 수 있습니다.

• 시각화 보고서 생성:

간트 차트, 진행 보고서, 대시보드와 같은 시각화 기능을 통해 프로젝트 상태를 명확히 보여줄 수 있습니다. 이는 정기적인 업데이트를 이해관계자와 공유하거나 팀 회의에서 프레젠테이션을 할 때 완벽한 도구입니다.

성공적인 프로젝트 기획을 위한 3가지 팁

모든 이해관계자로부터 필요한 정보를 수집하세요

정확한 정보는 성공적인 프로젝트 기획의 핵심입니다. 프로젝트에 포함된 업무와 활동에 대해 알아야 할 모든 것을 배우기 위해 다양한 이해관계자들과 이야기를 나누세요. 일대일 회의를 진행하거나 포커스 그룹을 운영하고 필요시 질의를 요청하여 필요한 모든 세부 정보를 확보한 후 전략 수립에 착수하세요.

프로젝트 계획서를 작성할 때 여유 자원을 사전에 확보하세요 

리소스를 계획할 때 항상 약간의 여유를 두세요. 예를 들어 고객사가 프로젝트를 9월 1일까지 완료해야 하고 최대 예산이 15,000달러라면 8월 15일을 기한으로 하고 13,500달러를 예산으로 계획을 세워 예기치 못한 상황에 대비하세요.

필요에 따라 조정하세요

프로젝트 계획은 변경될 수 있으며, 변경될 가능성이 높습니다. 우선순위가 변경되거나 진행 중 허들이 나타날 경우, 목표에 맞게 계속 진행될 수 있도록 문서를 수정하세요.

먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어에서 프로젝트 계획을 작성하는 방법

monday work management는 프로젝트 매니저와 팀원이 효율적으로 프로젝트를 계획하고 실행하기 위해 함께 작업할 수 있는 혁신적인 워크스페이스입니다. 플랫폼 자체가 효율성을 염두에 두고 설계되어 공동 목표를 더 빠르게 달성할 수 있도록 하며 협력을 위한 최고의 작업 환경을 제공하고 있습니다.

프로젝트 계획을 작성하는 데 있어 확고한 규칙은 없지만 다음 7단계를 시작점으로 활용하여 monday work management에서 현재 팀에 최적화된 계획을 수립해보세요.

1. 간략한 요약과 함께 프로젝트 기획을 시작해보세요

프로젝트 계획의 시작 부분에 이 내용을 포함하여 주요 사항을 요약하세요. 목표와 목적을 포함한 계획의 핵심 포인트를 요약하는 한 페이지 분량의 문서를 마지막에 작성하세요. 이 문서에는 다음이 포함됩니다:

• 프로젝트 목표와 목적
• 선택한 프로젝트 방법론 또는 프레임워크
• 최종 결과물과 승인 기준
• 주요 범위에 대한 리스크 및 대응 방안
• 마일스톤 요약
• 프로젝트 타임라인 및 일정 관련 리스크 
• 리스크 및 비용 예상

먼데이닷컴은 이 요약 문서를 작성하고 저장하며 협업하기에 완벽한 워크스페이스입니다. monday workdoc의 파일 버전 관리 기능을 사용하면 해당 문서의 최신 버전을 항상 업데이트할 수 있으며, 주요 이해관계자에게 문서를 검토하고 한 곳에서 필요한 추가 의견을 제안하도록 요청할 수 있습니다.

2. 프로젝트 범위를 정의하세요

프로젝트의 타임라인과 결과물을 포함하여 프로젝트 범위를 정의하면 프로젝트 수명 주기 동안 모든 팀원이 현 상황을 명확히 이해하고 목표 달성을 위해 기여하도록 지원할 수 있습니다. 

monday work management는 아이디어 단계부터 실행 단계까지 프로젝트의 모든 퍼즐 조각을 한곳에 모아 전략을 세울 수 있도록 지원합니다. 프로젝트를 시작하려면 미리 만들어진 템플릿 중 하나를 선택하고 상황에 맞게 설정하기만 하면 됩니다.

3. 프로젝트 관리 방법론 선택

monday work management는 선호하는 프로젝트 관리 프레임워크를 지원합니다. 예를 들어 타임라인 기반 순차적으로 프로세스를 정립하려면 Waterfall을 사용할 수 있고, 반복적인 접근 방식이 필요한 경우 Agile을 사용하여 스프린트를 통해 목표를 달성할 수 있습니다.

드래그 앤 드롭 방식의 위젯을 사용해 맞춤형 대시보드를 만들어 프로젝트 스타일에 맞는 정보를 자동으로 표시하세요. 예를 들어 대시보드를 설정하여 특정 업무 진행률을 표시하거나 우선순위에 따라 가장 중요한 업무 리스트들을 보여줄 수 있습니다.

4. 사용 가능한 프로젝트 리소스 확인

리소스 관리자나 프로젝트 매니저는 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스를 파악하고 할당해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 팀
• 시간
• 예산
• 기술
• 물리적 자원

필요한 자원을 정확히 평가하는 것이 중요합니다. 그렇지 않으면 잘못된 재료로 케이크를 만드는 상황과 같아질 수 있습니다. 또한, 팀원 수의 비율도 중요합니다. 업무량과 가용 인원의 비율이 맞지 않으면 효율성과 품질이 저하될 수 있습니다.

먼데이닷컴을 활용하면 우선순위가 변경되는 상황에서도 리소스를 계획, 일정화, 할당할 수 있습니다. Workload 위젯은 과도하게 활용되거나 활용되지 않는 리소스들을 시각적으로 표시하여 전반적인 업무 효율성을 한눈에 최적화할 수 있도록 지원합니다.

5. 프로젝트 타임라인 작성

프로젝트 계획에 일정 섹션을 추가하여 언제 결과물을 전달할지와 프로젝트 타임라인을 어떻게 준수할지에 대한 기대치를 명확히 하세요. 일반적으로 다음 내용을 포함해야 합니다:

• 프로젝트 단계
• 업무 및 결과물
• 각 업무의 예상 일정
• 주요 마일스톤과 데드라인

monday work management의 타임라인 뷰 또는 간트 뷰는 프로젝트 일정, 업무 간의 의존성, 그리고 잠재적인 리스크들을 시각화하는 데 완벽한 도구입니다.

6. 프로젝트 변경 사항 관리

유연한 프로젝트 변경 관리 계획은 업무 진행 중 예상치 못한 변경 사항이 발생할 경우 따라야 할 단계와 의사결정을 맡을 담당자를 명확히 정의합니다. monday work management는 계획, 모니터링, 보고, 리소스 관리 등 프로젝트 수명 주기의 모든 단계를 관리할 수 있습니다. 더하여 협업 기능은 팀이 새로운 방향으로 전환할 때 모두가 상황을 파악하고 참여할 수 있도록 지원합니다.

7. 프로젝트 승인 프로세스 간소화

성공적인 프로젝트는 이해관계자의 승인이 필수적입니다. 필요한 승인을 얻기 위해 프로젝트의 시작부터 완료까지 각 단계에서 이해관계자의 동의를 얻는 방식을 명확히 정의하는 것을 고려해보세요.

monday work management는 데이터를 수집하고 프로젝트 계획에 대한 일관성을 유지하는 데 도움을 주는 맞춤형 양식을 내장하고 있어 승인 프로세스를 간소화합니다.

처음부터 세부 계획을 작성하든 기존 프레임워크를 수정하든 먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어는 모든 것을 명확하고 체계적으로 유지하는 데 필요한 플랫폼입니다. 먼데이닷컴에 가입해 무료 체험을 통해 기본을 다져보세요.