생산성 향상을 위한 업무 자동화의 7가지 이점과 사례

전 세계 사무직 근로자의 67%는 동일한 작업을 반복하고 있다고 느끼고 있으며, 자동화할 수 있는 작업에 매주 평균 4.5시간을 낭비하고 있다고 추정합니다.

이 수치는 자동화가 아직 많은 기업에서 충분히 활용되지 않은 자원임을 시사합니다.

자동화는 기업에 긍정적인 영향을 줍니다. 팀의 워크플로를 간소화하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 생산성과 효율성을 높이고 전체 비용을 절감할 수 있습니다.

이 글에서는 자동화의 7가지 주요 이점과 함께 실제 자동화 사례를 살펴봅니다. 자동화가 워크플로를 어떻게 개선할 수 있는지, 그리고 왜 monday.com이 비즈니스에 가장 적합한 선택이 될 수 있는지도 함께 소개합니다.

자동화란 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 자동화는 기술을 활용해 비즈니스 프로세스를 간소화하는 것을 의미합니다. 특정 트리거나 액션을 기준으로 자동화가 실행되어, 사람이 직접 하지 않아도 작업이 처리됩니다.

예를 들어, 리드 하나하나를 개별적으로 팔로업하는 데 많은 시간을 쓰고 있다고 가정해 보세요. CRM에서 연락처 정보를 복사해 이메일에 붙여 넣고, 각 리드에게 개별적으로 후속 이메일을 보내야 합니다. 꽤 시간이 많이 들죠?

자동화를 활용하면 전체 이메일 팔로업 시퀀스를 한 번에 리드에게 보낼 수 있습니다. 상상해 보시다시피, 이는 일상 업무에서 상당한 시간을 절약해 줍니다.

덧붙이자면, 모든 자동화 소프트웨어가 동일한 자동화 레시피를 제공하는 것은 아니라는 점을 알아두는 것이 중요합니다.

플랫폼마다 제공하는 기능이 다르기 때문에, 자신의 필요에 맞는 자동화 도구를 선택해야 합니다.

또는 monday.com처럼 직접 자동화를 만들 수 있는 플랫폼을 사용하는 것도 좋은 방법입니다.

이 부분은 뒤에서 다시 다루겠습니다. 먼저 자동화의 주요 이점부터 살펴보겠습니다.

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자동화의 7가지 이점과 사례

자동화는 반복적이고 시간이 많이 드는 작업에 소요되는 시간을 절약해 줍니다. 이제 이 이점을 비롯한 여러 장점을 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 시간 절약

비즈니스 프로세스를 자동화하면 시간을 절약할 수 있습니다. 반복 작업을 간소화해 사람이 처리하는 것보다 훨씬 짧은 시간 안에 업무를 수행합니다. 실제로 비즈니스 리더들은 자동화된 프로세스가 매년 약 360시간을 절약해 줄 수 있다고 믿고 있습니다.

반복 작업을 줄여줄 뿐만 아니라, 인적 오류의 위험도 낮아집니다. 그만큼 문제를 수정하는 데 쓰는 시간도 줄어듭니다.

이제 이메일 자동화가 실제로 어떻게 작동하는지 예시를 살펴보겠습니다.

Parvenu는 소매업체와 비영리 단체가 모금 프로세스를 관리하도록 돕는 기업입니다. 이 회사는 150개 이상의 monday.com 자동화를 활용해 이메일 팔로업 프로세스를 간소화했습니다. 방법은 무엇이었을까요? 연락처를 이메일 캠페인에 자동으로 추가한 것입니다.

작동 방식은 다음과 같습니다.

새로운 리드가 시스템에 추가되면 특정 상태가 지정됩니다. 이 리드가 ‘추천’ 상태를 부여받으면 자동화가 실행됩니다.

그 결과 해당 연락처는 자동으로 이메일 팔로업 캠페인에 추가되어, 전체 이메일 팔로업 프로세스가 간소화됩니다. 누구도 수동으로 연락처를 캠페인에 추가하거나 이메일을 보낼 필요가 없습니다. 모든 것이 소프트웨어를 통해 자동으로 처리됩니다.

다만 자동화가 시간을 절약해 주는 것은, 올바른 프로세스에 올바른 자동화를 적용했을 때만 해당됩니다.

그렇지 않으면 오히려 워크플로에 문제를 만들어 추가적인 해결 시간이 필요해질 수 있으며, 이는 자동화를 사용하는 목적 자체를 무너뜨릴 수 있습니다.

따라서 자동화에 적합한 프로세스를 정확히 식별하고, 올바르게 설정하는 것이 중요합니다.

프로세스 자동화에 대한 더 자세한 정보는 관련 가이드를 참고하세요.

2. 리소스 관리 개선

수작업 프로세스는 더 많은 리소스를 필요로 합니다. 하지만 자동화를 적용하면 프로세스가 짧아지고, 시간·비용·자재와 같은 불필요한 요소를 줄일 수 있습니다.

연구에 따르면 반복 작업을 자동화한 기업의 59%가 비용을 10% 이상 절감했다고 합니다.

승인 프로세스를 예로 들어보겠습니다. 이 경우 리소스는 직원의 업무 여력입니다.

어떤 회사든 팀에 적용되기 전에 승인 절차를 거쳐야 하는 프로세스가 있습니다. 이는 이메일과 전화, 복잡한 문서와 스프레드시트 검토 등 많은 리소스를 소모합니다.

자동화를 활용하면 전체 승인 프로세스를 간소화하고, 훨씬 적은 리소스로 처리할 수 있습니다.

긴 이메일 스레드와 반복적인 커뮤니케이션 대신, 한 사람이 작업을 완료하면 자동으로 다음 사람의 할 일 목록으로 이동하도록 설정할 수 있습니다.

이를 통해 모든 참여자가 불필요한 왕복 커뮤니케이션 없이 각자의 역할을 수행할 수 있습니다.

그 결과 직원들은 다른 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되고, 리소스 배분도 훨씬 효율적으로 이루어집니다.

3. 생산성 향상

비즈니스 리더의 78%는 작업 자동화가 생산성을 높인다고 말합니다.

그 이유는 무엇일까요?

비즈니스 프로세스를 관리하는 데 쓰는 시간이 줄어들면, 다른 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간이 늘어나기 때문입니다. 그 결과 비즈니스 전반의 생산성이 향상됩니다.

직원과 비즈니스 리더가 자동화에 대해 어떻게 생각하는지를 보여주는 WorkMarket 그래프

(이미지 출처)

예를 들어 프로젝트 관리를 생각해 보세요.

프로젝트 전반에 자동화가 적용되면, 전체 프로젝트 관리 과정이 더 효율적이고 덜 시간 소모적으로 바뀝니다. 팀원들은 운영적인 업무에 쓰는 시간을 줄이고, 실제 작업 수행에 더 집중할 수 있습니다.

간단히 말해, 자동화는 다른 영역에서 더 생산적으로 일할 수 있는 시간을 만들어 줍니다.

4. 프로세스 효율성 향상

리드 관리를 예로 들어보겠습니다.

영업 책임자라면, 들어오는 리드를 검토해 각 영업 담당자에게 배분하는 일이 일상 업무일 수 있습니다. 이 작업에 하루 평균 몇 시간이 걸릴 수도 있습니다.

과연 이것이 영업 책임자의 시간을 가장 잘 활용하는 방법일까요?

결론부터 말하면 아닙니다. 하지만 다행히도 이 프로세스는 자동화를 통해 훨씬 효율적으로 바꿀 수 있습니다.

예를 들어,

회사 규모에 따라 리드를 자동으로 특정 영업 담당자에게 배정하는 자동화를 설정하면, 영업 책임자가 수동으로 배정할 필요가 없어집니다.

이처럼 자동화는 프로세스를 더 효율적이고 일관성 있게 만들어 줍니다.

5. 프로세스 표준화

업종을 불문하고, 모든 구성원이 동일한 비즈니스 프로세스를 따르게 하는 것은 쉽지 않습니다.

예를 들어 크리에이티브 업계를 생각해 보세요.

끊임없이 들어오는 크리에이티브 요청과 생성되는 디지털 자산을 관리하는 것은 매우 복잡할 수 있습니다.

여러 단계와 많은 이해관계자가 얽혀 있으며, 프로세스가 표준화되지 않으면 혼란이 커질 수 있습니다.

자동화를 사용하면 비즈니스 전반의 프로세스를 쉽게 표준화할 수 있습니다.

요청 양식부터 의사결정 단계까지, 모든 크리에이티브 프로세스를 일관되게 관리할 수 있습니다. 이는 워크플로를 정리하는 데 도움이 될 뿐만 아니라, 진행 상황을 추적하기도 훨씬 쉬워집니다.

크리에이티브 워크플로를 관리하고 있다면, monday.com의 크리에이티브 요청 보드를 살펴보세요. 작업에 지정된 상태에 따라 자동으로 이동시키는 미리 설정된 자동화가 포함되어 있습니다

6. 규정 준수 관리

비즈니스의 규정 준수를 유지하는 일은 결코 쉽지 않습니다. 하지만 자동화를 활용하면 이 과정을 훨씬 수월하게 만들 수 있습니다.

일반 개인정보 보호 규정을 살펴보겠습니다.

이 규정에 따르면 기업은 필요한 기간 동안만 고객 정보를 보관할 수 있습니다. 다시 말해, 더 이상 필요하지 않은 개인정보를 계속 보유해서는 안 됩니다.

고객 정보를 더 이상 사용하지 않는 경우에는 해당 정보를 시스템에서 삭제해야 합니다.

이를 수작업으로 처리하려면 모든 고객, 고객과의 상호작용, 그리고 데이터가 시스템에 저장된 기간을 하나하나 추적해야 합니다.

다행히도 자동화는 이러한 과정을 훨씬 쉽게 만들어 줍니다.

자동화를 사용하면 일정 시간이 지나면 연락처 정보를 자동으로 삭제하도록 설정할 수 있습니다. 그 결과 소비자 데이터를 지속적으로 검토할 필요가 없어지고, 비즈니스가 규정을 준수하고 있다는 점도 안심할 수 있습니다. 그야말로 일석이조입니다.

이는 자동화가 비즈니스의 규정 준수를 돕는 하나의 예일 뿐입니다. 자동화는 내부 데이터의 안전성과 보안성을 유지하는 데에도 도움이 됩니다.

자세한 내용은 monday.com의 고객 신뢰 센터를 확인해 보세요.

7. 더 나은 고객 경험 제공

자동화는 내부 프로세스에만 적용되는 것이 아닙니다. 고객에게도 더 나은 경험을 제공합니다.

어떻게 가능할까요?

고객 여정의 어느 단계에 있든 그에 맞게 개인화된 빠른 커뮤니케이션을 제공할 수 있기 때문입니다.

예를 들어 환영 이메일 시리즈를 떠올려 보세요. 이러한 이메일은 특정 행동을 트리거로 자동 발송되며, 각 이메일은 고객을 영업 퍼널을 따라 자연스럽게 이끌도록 설계됩니다. 자동화되어 있지만 여전히 개인화된 느낌을 주며, 수동으로 후속 연락을 할 필요도 줄여줍니다.

자동화를 활용해 고객 여정을 어떻게 개선할 수 있는지 알아보고 싶다면 monday.com의 이메일 및 활동 앱을 살펴보세요.

이 기능을 사용하면 수백 명의 고객 관계를 관리할 수 있으며, 모든 커뮤니케이션을 하나의 플랫폼에서 중앙 집중식으로 관리할 수 있습니다. 이메일을 보내고 받거나, 이벤트를 생성하고, 이메일 템플릿을 디자인하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.

이제 자동화의 주요 이점을 살펴봤으니, 다음으로는 다양한 자동화 유형과 이를 효율적으로 사용하는 방법을 알아보겠습니다.

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마케팅 자동화란 무엇인가요?

마케팅 자동화 소프트웨어는 반복적인 마케팅 활동을 자동화할 수 있도록 도와줍니다. 여기에는 이메일 마케팅 캠페인 발송, 소셜 미디어 게시, 유료 광고 캠페인 실행 등이 포함됩니다.

하지만 마케팅에서 자동화는 단순히 효율성만을 의미하지 않습니다. 고객 경험을 개인화할 수 있도록 도와준다는 점도 중요한 요소입니다.

실제로 소비자의 절반 이상인 52%가 개인화된 경험이 만족도를 높인다고 응답한 만큼, 마케터라면 반드시 고려해야 할 부분입니다.

마케팅 자동화 사례: 소셜 미디어 게시

소셜 미디어에서는 꾸준한 게시가 매우 중요합니다. 이를 소홀히 하면 참여도가 낮아지고 브랜드 인식도 부정적으로 형성될 수 있습니다. 이는 누구나 피하고 싶은 결과일 것입니다.

소셜 미디어 스케줄링 플랫폼을 사용하면 게시 과정을 자동화할 수 있습니다. 모든 콘텐츠를 한 번에 캘린더에 추가해 두면, 자동화된 시스템이 정해진 시간에 대신 게시해 줍니다.

이렇게 하면 매일 소셜 계정에 로그인해 게시물을 올릴 필요가 없어져 업무 흐름을 방해받지 않게 됩니다.

고객 지원 자동화란 무엇인가요?

고객 지원 자동화는 사람의 개입 없이도 고객이 문의를 해결할 수 있도록 돕는 방식입니다. 즉, 고객 지원 과정에서 사람의 개입이 줄어드는 것을 의미합니다.

물론 이는 사람과의 소통이 전혀 없어야 한다는 뜻은 아닙니다.

업무 중에는 고객과의 직접적인 소통이 꼭 필요한 상황도 있습니다. 하지만 자동화는 고객 지원 팀의 부담을 줄여주고, 고객에게 빠르고 쉽게 유용한 정보를 제공할 수 있게 해줍니다.

고객 지원 자동화 사례: 챗봇

자동 응답 기능이 있는 챗봇을 사용하면 고객은 고객 지원 담당자와 직접 대화하지 않고도 빠르게 답변을 받을 수 있습니다.

고객이 챗봇에 질문을 입력하면, 사전에 설정된 정보를 바탕으로 다양한 응답과 제안을 자동으로 제공받게 됩니다.

이를 통해 고객은 필요한 정보를 더 빠르게 찾을 수 있고, 고객 지원 담당자는 다른 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보하게 됩니다.

영업 자동화란 무엇인가요?

영업 자동화는 고객 여정 전반에 걸쳐 리드를 추적하고, 관리하고, 발굴할 수 있도록 돕는 방식입니다. 이를 통해 일관되고 체계적인 영업 프로세스를 구축할 수 있습니다.

그 결과 영업팀은 반복적이고 번거로운 작업에 쓰는 시간을 줄이고, 실제 매출 창출에 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.

또한 전체 영업 프로세스를 수작업으로 관리할 때 발생하기 쉬운 리드 누락이나 관리 공백을 방지하는 데도 도움이 됩니다.

영업 자동화 사례: 미팅 및 일정 예약

잠재 고객과 미팅 일정을 잡는 일은 생각보다 많은 시간이 소요됩니다. 여러 차례의 연락을 주고받으며 모두에게 맞는 날짜와 시간을 조율해야 하기 때문입니다.

하지만 영업 자동화를 활용하면 이 전체 과정을 간소화할 수 있습니다.

일정 예약 자동화를 사용하면, 잠재 고객은 ‘데모 신청’ 버튼을 클릭한 뒤 바로 캘린더에서 가능한 시간대를 선택해 예약할 수 있습니다.

잠재 고객에게는 편리하고, 영업팀에게도 훨씬 효율적인 방식입니다. 영업팀은 캘린더만 최신 상태로 유지하면 모든 준비가 완료됩니다.

CRM 자동화란 무엇인가요?

CRM 자동화는 기존 고객과 잠재 고객과의 소통 과정을 자동화하는 것을 의미합니다. 이를 통해 팀은 다양한 채널과 고객 여정의 여러 단계에 걸쳐 고객과의 상호작용을 추적하고 관리할 수 있습니다.

CRM 자동화는 마케팅, 영업, 고객 지원 자동화를 모두 포괄합니다. 따라서 비즈니스 전반의 모든 영역을 최대한 효율적으로 관리하고자 한다면, CRM 자동화가 바로 필요한 솔루션이 될 수 있습니다.

CRM 자동화 사례: 리드 스코어링

앞서 언급했듯이 CRM 자동화는 매우 폭넓은 영역을 포괄합니다. 그중 하나의 예가 바로 리드 스코어링입니다.

리드 스코어링이란 연령, 위치, 온라인 행동 등 다양한 요소를 기준으로 리드를 분류하는 방식입니다.

예를 들어 참여도가 높은 리드와 그렇지 않은 리드에게 서로 다른 경험을 제공하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 참여 수준에 따라 리드를 구분해야 합니다.

이를 수작업으로 진행하면 많은 시간이 소요됩니다. 하지만 자동화를 활용하면 이 과정을 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다.

비즈니스와 활발히 상호작용하는 리드는 자동으로 다른 그룹으로 분류되고, 그 결과 각 리드는 서로 다른 고객 경험을 제공받게 됩니다.

monday.com의 워크플로 자동화가 비즈니스에 도움이 되는 이유

Work OS인 monday.com은 팀이 전체 워크플로를 계획하고, 관리하고, 정리할 수 있도록 돕습니다. 여기에는 자동화 활용도 포함됩니다. 그리고 자동화를 사용하기 위해 코딩 전문가가 될 필요는 없습니다.

이제 monday.com의 자동화 워크플로 기능을 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

미리 만들어진 자동화 사용: 이미 준비된 자동화를 활용해 워크플로를 빠르게 간소화할 수 있습니다. 보드 간 작업을 자동으로 이동시키거나, 마감일 알림을 설정하거나, 반복 작업을 자동화할 수 있습니다.
직접 자동화 만들기: 원하는 자동화가 없다면 걱정할 필요가 없습니다. 워크플로에 완벽히 맞는 자동화를 직접 만들 수 있습니다.