業務のデジタル化で仕事はどう変わる？デジタル時代への適応とツールの活用方法

デジタルプラットフォームは今や、私たちの生活になくてはならない存在です。SNS を使っている人の数は37億8000万人以上で、これは世界人口のほぼ50％に相当します。

また、Facebook や Instagram などのソーシャルプラットフォームは、数種類あるデジタルプラットフォームのうちの1つに過ぎません。

皆さんも日常的に、デジタルプラットフォームでニュースを閲覧したり、買い物をしたり、エンタメコンテンツを楽しんだりしていることでしょう。では、これがビジネスの場になるとどうでしょうか？

この記事ではデジタルプラットフォームの歴史を振り返り、デジタルプラットフォームがもたらすメリット、そしてその特徴が私たちの働き方をどのように（良い方向に）変えていってくれるのかを見ていきます。

デジタルプラットフォームとは？

顧客関係以外にも、プラットフォームと関わる他のユーザーとのコミュニティも含まれます。

一般的な例は以下の通りです。

•  SNS やメディア共有プラットフォーム（Instagram、YouTube など）。
• Quora や Reddit などのナレッジプラットフォーム
• Airbnb のようなサービス指向のプラットフォーム
• アリババのような E コマースプラットフォーム

今では、コラボレーションを促進し、作業効率を高め、情報と知識のシームレスな共有に役立つデジタルプラットフォームやツールが、職場でますます利用されるようになってきています。

職場におけるデジタルトランスフォーメーションの変遷

職場におけるデジタルトランスフォーメーション（デジタル変革）は、1950年代、オフィスに電話やタイプライターが導入されたことから始まりました。

1960年代から1970年代にかけては、手動のワープロ、プリンター、ファックス、イーサネットなどが登場し、仕事を実施・共有・保存する方法が様変わりしました。

デジタル技術の革新はその後も続き、1980年代から1990年代にかけては、携帯電話やパソコン、ワールドワイドウェブ（www）などの登場により、デジタル機器はよりポータブルかつグローバルになりました。

21世紀になると、Google 検索や初の SNS プラットフォームが登場し、Skype などのコラボレーションツールの導入により、情報共有とコミュニケーションの在り方が大きく変化しました。

そしてここ数年は、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の課題に合わせて職場の設備も進化し、デジタルトランスフォーメーションのスピードはさらに速くなっています。

デジタルプラットフォーム市場の成長により、Zoom 会議の導入、AI、機械学習、クラウドコンピューティングなどが、今や私たちの仕事の進め方に大きな影響を与えるようになりました。

デジタルプラットフォームで働き方はどう変わるのか？

職場でデジタルプラットフォームを利用することには、以下のような利点があります。

• 迅速かつ個別の対応が可能：デジタルプラットフォームを活用すれば、お客様の要求やフィードバックに迅速に対応することができます。たとえば、お客様が製品の技術的な問題について、カスタマーサービスに苦情電話をかけてきたとします。

あなたの会社では幸い、部門間で顧客データを共有することができる統合型の「デジタル顧客関係管理システム」を使用していました。

つまり、テクニカルサポート部門はその日のうちにお客様に電話をかけ直すことができ、苦情に関する詳細情報もすべて把握しています。お客様は別の担当者に詳細を繰り返し説明する必要もないため、結果として顧客体験を向上させることができます。

• セキュリティの向上：現代のデジタルプラットフォームは、顧客、会社、従業員のデータの紛失を防ぐために、何重ものセキュリティが組み込まれています。

たとえば、monday.com では、ISO/IEC 27001:2013 や ISO/IEC 27018:2014 など、お客様の情報を安全に保つための厳しい国際規格を遵守しています。

以前は、データを保護するためにファイルを鍵付きの金庫などに保管していたため、大きなスペースが必要でした。これだと信頼性が低いばかりか、コストもかさみます。

また、デジタルプラットフォームであれば、特定の機密情報へのアクセスを制限するための権限を設定したり、バージョン履歴を使用して、データがいつ、誰によってアクセスまたは変更されたかを追跡することができます。

• 仕事のスケールアップが可能：これまで、企業が直接やり取りし、サービスを提供できる顧客層は限定されていることがほとんどでした。

実店舗の場合は近隣の市場しかカバーできませんでしたが、E コマースプラットフォームだと今や世界中の何百万人もの顧客にサービスを提供することができます。

また、マーケティング活動も大きく変化しました。

これまでだと、お客様の「買い逃したくない」という心理を利用する機会は、子どもが遊び場で友達の新しいおもちゃを見つけて同じものを欲しがるような場合に限られていました。

今ではインフルエンサーとのパートナーシップが一般的となり、ブランドの競争優位性を上げ、ほぼ毎日のように FOMO（取り残されたくないという不安）による購買を刺激しています。

• 世界中の顧客にリーチ可能：デジタルプラットフォームがあれば、いつでもどこでも好きなときに仕事をすることができます。

インフラや労働力、物流が安価な国で事業を展開することで、全体の収益を上げることだってできます。シドニーやシアトルなど、世界各国のオフィスでプロジェクトを共有し、チームでの共同作業を行うことも可能です。

また、デジタルプラットフォームを活用することで、企業は遠隔地から効率的に顧客にサービスを提供し、グローバル市場で新しい顧客にリーチできるようになります。

職場で効果的なデジタルプラットフォームの6つの特徴

デジタルプラットフォームが職場にもたらすメリットについてお分かりいただけたでしょうか？では、導入を検討する場合、一体どのようなデジタルプラットフォームを選べば良いのでしょう。

どのようなツールでも、自社のビジネス、戦略、オペレーティングモデルのニーズを満たすオプションを常に探す必要があるのは同じですが、ここでは全般的に必須だと考えられる6つの機能をご紹介します。

1.タスクと情報をシームレスに管理できる

デジタルプラットフォームを導入することの主なメリットは、タスク管理と情報共有を効率化し、職場でのサイロ化を減らすことができるという点です。

ドキュメントやその他のデータソースが簡単に閲覧、共有、修正、保存できるプラットフォームを探しましょう。リソースの容量や能力を把握しながら仕事を割り当てたり、タスクの進捗を簡単に監視できるようにしておく必要があります。

デジタルエコシステム全体で顧客データを安全に共有する体制を築いておくことで、顧客が期待するシームレスなユーザーエクスペリエンスを提供することができます。

プロジェクトやプロセスの最適化で得た教訓を他部門に伝えることで、組織的な学びが可能になり、全体の生産性が向上します。

monday.com ではドラッグ & ドロップ機能でタスクを簡単に担当者に割り当て、ワークロード管理機能でリソースのキャパシティを把握することができます。

チーム間でのデータ共有や、適切な人が適切な情報にアクセスできるようにするための権限設定も簡単に行うことができます。

2.コラボレーション機能

デジタルプラットフォームの利点である世界の顧客へのリーチとスケーラビリティを活用するためには、相手の所在地を問わずコラボレーションできる機能が必須です。

同じ場所に拠点を置いていても柔軟な働き方ができるようになった今、遠隔地やモバイルプラットフォームで他の人と一緒に仕事ができるコラボレーション機能は重要です。

monday.com では、部門を超えたチーム内でのコラボレーションや、遠隔地、国内、海外で働く同僚とのコラボレーションを簡単に行うことができます。

同じ共有プラットフォーム上で仕事を進めることにより、コミュニケーションの齟齬も減り、重要な情報が共有されていないといったミスもなくなります。

また、monday.com のデジタルホワイトボード機能では、まるで同じ部屋にいるかのようにチームで簡単にアイディアを出し合い、共有することができます。

さらに、他のコミュニケーションアプリとの連携も可能であるため、すでに会社で導入済みのツールを引き続き使うことができます。

3.統合

次のポイントは、他のアプリケーションとデジタルプラットフォームの統合機能です。他のアプリを一緒に使用することができれば、作業の効率化、データの同期はもちろん、デジタルツールを一本化するという意味でも便利です。他のアプリをいくつも個別に立ち上げる必要もなく、チーム全体でひとつの同じプラットフォーム上で作業できるようになります。

また、アプリを統合するメリットはコラボレーションの効率化だけにとどまりません。たとえば、セールスパイプライン全体の一元化やプロジェクト管理機能の強化に役立つ統合機能を探すことだってできます。

monday.com には40以上のネイティブな統合機能が用意されており、さらに Zapier を通じて3,000以上の統合機能にアクセスすることができます。

4.自動化

自動化を設定すれば繰り返しの多い雑務から解放され、付加価値の高い業務に集中することができます。

「この条件を満たしたらこの操作を行う」というシンプルな公式で、バックグラウンドで発生するさまざまなアクティビティを自動化することができます。

たとえば、タスクのステータスが変更されたときに、そのタスクを別のオーナーに割り当てる自動化を設定することができます。また、タスクの期限を過ぎると自動的にフラグが立つようにアラートを設定することもできます。

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monday.com の自動化は、管理業務を効率的に進めるために役立ちます。プリセットされた自動化を利用するのはもちろん、ワークフローの効率を上げるために最適な自動化をカスタマイズして作成することもできます。

5.ビジネスプロセスを最適化するツール

デジタルプラットフォームは、より効率的に仕事をこなすためのものです。

高機能のデジタルプラットフォームには、時間と労力を浪費しているボトルネックを取り除くためのさまざまなプロセス最適化ツールが搭載されています。

また、自社に最適なプラットフォームを探す際には、データやワークフローを異なる形で表示できる可視化機能が充実していることも念頭に置いておきましょう。

高度な可視化機能があれば、ボトルネックが発生している場所を発見し、それを取り除くためのアクションを簡単に起こすことができるようになります。

さらに、すべてのメンバーがプラットフォーム上でエンドツーエンドのプロセスを見ることができるため、そのプロセスに精通した人たちから改善のためのアドバイスを受けることができるというメリットもあります。

monday.com では、ワークフローを8種類以上の方法で表示できるため、仕事が行き詰っている原因を簡単に確認することができます。

タスクやプロセスの流れを良くするための配置換えや、他のステークホルダーの意見やフィードバックを得るための @ タグ付けも簡単に行えます。

デジタルプラットフォームはそもそも、顧客、サプライヤー、従業員、パートナーなど、ユーザーのコミュニティと関わるためのツールです。

つまり、デジタルプラットフォームを活用することは、プロセス上の不都合な点について幅広い人々からフィードバックを得て、より良いものにするためのアクションを起こすための絶好の機会なのです。

6.カスタマイズ

どのようなデジタルプラットフォームを採用するにしても、すぐにやりたいことをすべて実現できるわけではありません。

プラットフォームは使う人のためにあるべきであり、自身やチームのニーズに合わせてカスタマイズされたワークフローを作成することが重要です。

monday.com は、すべての人のニーズに応じて柔軟にカスタマイズができることの重要性を理解しています。

仕事の進め方からデータの見方まで、すべてをフルカスタマイズできる抜群の機能性で、やりたいことを簡単に実現できるようサポートします。

Work OS とは？

Work OS は、仕事の計画、実行、監視、指導をすべて一箇所で行うことができる共有プラットフォームです。

Work OS の主な機能は次の通りです。

• チームの働き方に合わせて、カスタマイズされたワークフローを作成できる機能スイート
• 日常的な作業や繰り返しの作業を効率化する自動化機能
• 複数のデータ可視化オプションにより、チームの進捗状況や分析結果をいつでも簡単に確認
• 既に使用している他のツールとの統合が可能
• データの分散化により、適切な権限を持つメンバー全員が情報を閲覧、共有、修正することが可能
• 企業にぴったりのプロセス最適化ツールで、チームが自律的に作業するスキルを向上

いかがですか？これだけの機能性をもつ Work OS なら、ビジネスでも大活躍してくれそうですよね。しかし、デジタルトランスフォーメーションやデジタルプラットフォームの導入は、必ずしも簡単ではありません。

新しいシステムを導入するだけでなく、手続きや文化的な変革も必要になってくるからです。

結局のところ、デジタルプラットフォームは仕事の進め方を根本的に変えてしまうものです。

だからこそ、自社にとって適切なツールを選ぶことが重要です。monday.com Work OS は組織のデジタル変革の第一歩として、十分な条件を備えた高機能のデジタルプラットフォームです。

職場にデジタルプラットフォームを導入する

今回のパンデミックの後、私たちの働き方は決して元と同じにはならないことが想定されます。デジタルトランスフォーメーションは急速に進んでおり、企業はそれに対応するための戦略、プロセス、テクノロジーの導入を急いでいます。

この記事では、職場におけるデジタルプラットフォームの台頭と、それがもたらすメリット、そして効果的なデジタルプラットフォームの中核的な特徴についてご紹介してきました。

monday.com はオープンソースの Work OS で、あなたとあなたのチームがより速く、よりスムーズに仕事を進めていくために必要なワークフローを設計・構築することができます。組織のニーズに応じたカスタマイズも簡単です。

職場に変革をもたらすための最適なデジタルプラットフォームとして、便利にお使いいただけますのでぜひ一度お試しください。まずは、CRM テンプレートで営業パイプラインを効率化しませんか？

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