工程管理をExcel（エクセル）でする方法は？メリットやデメリットを解説

現場の進捗や納期を管理するために、多くの企業でExcelを使った工程管理表が作られています。ところが「どう作ればよいか分からない」「担当者ごとに管理方法がバラバラ」「納期遅延やタスク漏れがなくならない」といった悩みを抱える方も少なくありません。

Excelは身近で便利なツールですが、使い方を誤ると管理が煩雑になり、かえって属人化を招く恐れもあります。

本記事では、Excelで作成できる工程管理表の種類や作り方を紹介するとともに、もっと効率化したい方におすすめの管理方法まで解説します。

Excelで作成できる工程管理表の種類

Excelを使えば、目的やプロジェクトの特性に応じたさまざまな工程管理表を作成できます。

ただし、どの形式を選ぶかによって視認性や運用のしやすさは大きく変わるため、あらかじめ違いを把握しておくことが重要です。ここでは、代表的な3つの形式を紹介します。

ガントチャート工程表

ガントチャートとは、横軸に日付や週を、縦軸にタスクや作業名を配置し、各作業の実施期間を棒グラフで表現する工程管理表です。

視覚的に分かりやすく、プロジェクト全体の流れをスケジュール形式で把握できるのが特徴です。

ガントチャート工程表の特徴

• 作業の開始日・終了日・進捗率を管理しやすい
• 作業同士の重なりや依存関係も明示できる
• プロジェクトの遅延リスクを早期に察知できる

Excelでは、条件付き書式や棒グラフを活用することでガントチャートを作成できますが、初期設定に手間がかかるため、テンプレートの活用がおすすめです。

グラフ式工程表

グラフ式工程表は、工程の実施状況や納期達成率を、円グラフや棒グラフで視覚的に表現したものです。

プロジェクトの定量的な進捗を、社内報告などで簡潔に伝えたいときに有効です。

グラフ式工程表の特徴

• 作業の進行度を定量的に可視化できる
• 経営層や非現場担当者への報告資料に最適
• 複数プロジェクトを比較する際に便利

Excelのグラフ機能を使えば、作業完了率や遅延数などを視覚化できます。ただし、元データの整備や更新を手動で行う必要があるため、継続的な運用には不向きです。

バーチャート工程表

バーチャート工程表は、各作業をバー（棒）で表現し、縦方向に日付、横方向に作業を並べることで工程の流れを表します。

ガントチャートに似ていますが、よりシンプルな構成で作業順序やボリュームの把握に向いています。

バーチャート工程表の特徴

• 工程全体の流れと工数感が一目で把握できる
• 作業日数の比較がしやすい
• シンプルなため、Excel初心者でも作成可能

生産管理や製造現場でよく使われており、作業ごとのボリューム調整やライン全体の業務負荷を確認するのに適しています。

工程管理をExcelで行うメリット

工程管理においてExcelがよく使われる理由は、手軽さと柔軟性にあります。ここでは、Excelならではのメリットを整理して解説します。

初期費用がかからない

Excelは、多くの企業で既に導入されているソフトウェアであり、新たなツールを購入せずとも、すぐに工程管理を始められるのが大きなメリットです。ライセンスもMicrosoft 365に含まれているケースが多く、導入コストを気にせず活用できます。

また、最近ではExcel for Web（オンライン版）も普及しており、ブラウザからアクセスしてファイルの編集が可能です。

こうした低コストかつ高い汎用性により、導入ハードルが非常に低い点は、Excelを工程管理に使う大きな魅力といえるでしょう。

自由なレイアウト設計

Excelの最大の強みの一つが、行や列を自由に組み替えて、自社の業務に合わせた独自のレイアウトが作成できる点です。既存のテンプレートをベースにしつつ、必要な項目を追加したり、不要な部分を削除したりすることで、プロジェクトに最適な工程管理表を作ることができます。

例えば、以下のようなカスタマイズが可能です。

• 工程別に色分けして視認性を高める
• 担当者、進捗状況、納期などの項目を追加
• 条件付き書式で、遅延タスクを赤色表示
• フィルター機能で特定の工程だけを抽出

「こうしなければならない」という制約が少ないため、プロジェクトの性質やチームの運用方法に応じて柔軟に使いこなせます。

オフラインでも利用可能

クラウド型の管理ツールと違い、Excelはオフラインでも利用できるため、インターネット接続が不安定な現場や出張先でも作業が可能です。特に製造業や建設業のように、インターネット環境が整っていない場所で工程管理が必要なケースでは、この点が大きなメリットになります。

また、社外秘のプロジェクトや機密性の高いデータを扱う場合、オフラインで管理できることも、情報漏えいのリスク軽減に繋がります。

ただし、オフライン運用はバージョン管理や共有がしづらいため、注意が必要です。

工程管理をExcelで行うデメリット

Excelはプロジェクト初心者にとって便利なツールですが、運用を続けていくと、構造的な限界や運用上の課題が浮き彫りになることがあります。

ここでは、工程管理をExcelで行う際の3つのデメリットについて解説します。

リアルタイム共有が難しい

Excelは基本的に1つのファイルを個別に開いて編集する仕組みのため、複数人で同時に作業するのには向いていません。

例えば、Aさんが修正した最新バージョンを、Bさんが持っていない、といったことが頻繁に発生します。これにより、どのファイルが最新版か分からなくなり、チーム間での情報共有にズレが生じます。

また、クラウド保存（OneDriveやGoogleドライブ）を利用すれば同時編集は可能ですが、動作が不安定だったり、編集競合が発生するなど、混乱することもあります。

プロジェクトの規模により限界がある

工程管理をExcelで始めた当初は問題なく運用できても、プロジェクトの規模が大きくなるにつれて、ファイルの複雑化と操作性の低下が進んでいきます。

数百行、数十列にもおよぶ工程表では、セル間の関数やリンクが複雑になり、ちょっとしたミスで表全体が崩れることもあります。大量のデータを処理するには不向きな面もあり、動作が重くなる、保存が遅くなる、強制終了するといった不具合が発生することもあります。

誤入力・計算ミスのリスクが高い

Excelは自由に操作できる反面、人の手で入力する工程が多いため、誤入力や計算ミスが起こりやすいという問題があります。

数式の設定ミスやコピー＆ペーストのミス、行や列の削除による参照エラーなど、注意していても発生しやすいトラブルが多く存在します。特に、工程管理は納期や工数に直結する重要な情報を扱うため、入力ミスひとつが納期遅延やコスト超過といった重大な問題につながる可能性もあります。

monday.comを利用すれば工程管理をもっと効率化できる

Excelは工程管理のスタートとしては有効ですが、リアルタイム共有や自動化には限界があります。そこでおすすめしたいのが、monday.comです。

monday.comは、Excelの課題をカバーできる、ノーコード型のプラットフォームです。複雑な設定なしでチーム全体の工程を見える化・自動化でき、属人化の解消にもつながります。

ここでは、Excelから一歩進んだ管理を可能にするmonday.comの特徴を紹介します。

リアルタイム共有と自動更新

• monday.comはクラウド上で動作するため、複数人が同時に同じ画面を開いて編集・閲覧できます。Excelのように「誰が最新のファイルを持っているか分からない」といった状況がなく、常に最新の情報が全員に共有されます。各タスクの進捗や変更点がリアルタイムに反映
• 担当者の変更、ステータス更新も即座にチームに通知
• ログが自動記録され、誰が何をいつ変更したかが明確に残る

このように、手動での更新や通知が不要になることで、チーム全体の情報共有スピードが大幅に向上します。

進捗アラートや納期通知

• Excelでは、納期の遅延に気づいたときにはすでに手遅れ、ということも少なくありません。monday.comは、自動で通知やアラートを設定できるため、対応の遅れを未然に防ぐことが可能です。作業の期日が近づくと、自動でリマインド通知を送信
• タスクが未完了のまま期限を超えるとアラートを表示
• 条件に応じて関係者全員にSlackやメールで通知可能
• 状況に応じたワークフローの自動分岐も設定可能 

例えば、「納品日の3日前に担当者に通知」「依存タスクの遅れが発生したら、影響のある作業担当者と上司に通知」といった細かな条件も、柔軟に設定できます。見落とす前にツールが知らせてくれるため、対応漏れや納期遅延のリスクを大幅に減らせます。

外部ツールとの連携

monday.comの大きな魅力の一つが、さまざまな業務ツールとの連携です。工程管理だけでなく、周辺業務の情報とも結びつけることで、より効率的な運用が可能になります。

連携できる主なツールは、以下の通りです。

• Slack、Microsoft Teamsなどのチャットツール
• GoogleカレンダーやOutlookなどのスケジュール管理ツール
• DropboxやGoogleドライブなどのファイル共有サービス
• 会計ソフトやCRM、プロジェクト管理ツールとも連携可能 

例えば、タスクの締切が近づいたらSlackで自動通知したり、Googleカレンダーと連携して会議や作業予定を可視化したりと、部門を超えた業務の一元管理が実現します。

monday.comならExcelよりも工程管理をスムーズにできる

Excelは、手軽に始められる工程管理ツールとして優れた面がありますが、情報のリアルタイム共有やミスの防止、複数人での運用にはどうしても限界があります。特に、プロジェクトが複雑化したり、拠点や部門をまたいだ連携が必要になると、Excelの管理では対応しきれない場面も増えてきます。

その点、monday.comなら、直感的な操作と高い拡張性を備えたワークプラットフォームとして、工程管理をスムーズかつ効率的に行えます。テンプレートを使えば、複雑な設定なしですぐに運用を開始できるため、ITに詳しくない方でも安心して導入可能です。

まずは実際の業務に合わせて操作を試し、monday.comの使いやすさと効果を実感してみてください。

著者：monday.com ブログ編集部

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のハウハウを発信する編集チームが執筆しています。