Excelで採用管理を始める前に知っておきたいこと｜効率化のコツとツール活用

まずはExcelで採用管理をしてみようと考える企業は多いのではないでしょうか。初期費用は不要で、思いついた項目をその場で追加できる柔軟さは、採用管理を小さく始めたい企業の大きな助けになります。
ただ、応募が重なったり担当者が増えたりすると、更新の手間が徐々に積み上がり、気づかないうちに情報の抜けや遅れへとつながるケースもあります。

この記事では、Excelで採用管理を行う際のメリットと注意点を整理し、実務で役立つコツを解説します。続けて、運用が複雑になり始めたときに検討したい選択肢として、 monday.com を活用した管理方法もご紹介するので、自社の採用管理にお役立てください。

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Excelでの採用管理が向いている会社・向いていない会社の目安をチェック

採用管理をExcelで続けられるかどうかは、応募の動きや担当者の体制によって変わります。まずは現在の状況を整理し、どこまでをExcelで無理なく扱えるのかを確認しましょう。
この章では、判断の目安となる三つの視点を紹介します。

日あたりの応募数は？

応募数が落ち着いている時期であれば、Excelでも十分に管理できます。例えば「日単位でぽつぽつ入ってくる」程度であれば、ステータスの更新やメールの整理もしやすいでしょう。
一方で、複数の応募が同時に動き始めると状況は変わります。ステータスの更新が後回しになったり、面接日程をメールやメモから探すシーンが増えたりしたら、Excelだけで進めるには難しさが出てきたと判断してよいでしょう。

同時に動く職種数は？

1〜2職種であれば、扱う情報の幅が限られているためExcelでも無理なく整理できます。必要な項目をそろえておけば、タブやフィルタを使うだけで全体の状況を把握しやすいでしょう。

ただ、扱う職種が増えてくると求めるスキルや選考フローなどの違いが表れ、記録すべき情報の種類も広がっていきます。それに合わせて項目を追加していくうちに列が増え、表の見通しが悪くなるケースも少なくありません。どこまで項目を増やすべきか迷う場面が増えてきたら、Excelでの管理には負担がかかり始めています。

こうした状況が続く場合は、Excel運用を見直すタイミングと考えてよいでしょう。

関わるメンバー数は何人？

採用担当者が一人で管理している間は、Excelでも自分のペースで更新でき、進捗を追うにも大きな負担はありません。
しかしながら、複数の担当者が同じファイルを扱うようになると状況は変わります。上書きの発生や編集できない（※クラウド保存のExcelでは同時編集も可能）といった小さなストレスが積み重なり、作業の流れが乱れやすくなります。加えて、共有フォルダに似た名前のファイルが増えてくると、最新のデータを探すだけで時間がかかることも。

こうした状態が続くようであれば、Excelだけで運用を安定させるのは難しい段階に入っていると言えます。

Excelで採用管理するなら押さえたい3つのポイント

Excelで採用管理を続けるには、運用を安定させるためのいくつかの基本ポイントがあります

ここでは、応募情報の整理からステータス管理まで、日々の作業を無理なく続けるためのポイントを3つにまとめて紹介します。

応募者情報の一元管理

応募者の情報は、バラバラのままでは管理が難しくなっていきます。メール応募や求人媒体、スカウトなど、経路が違っていても同じ表の中で整理できるようにまとめておきましょう。情報を集約することで、後から確認したい項目をすぐに探すことができます。

揃えておきたい項目としては、氏名や連絡先、応募経路、応募日、ステータス、担当者、メモなどがあります。必要最低限の項目から始めると更新の負担が軽くなり、表全体が見やすく整います。列を増やしすぎないことが、Excelで無理なく運用するためのコツといえます。

選考ステータスの見える化

誰がどの段階にいるのかを把握するには、ステータスの見える化が欠かせません。Excelにはフィルタや並べ替え、条件付き書式といった基本機能がそろっているため、これらを活用するだけで状況を整理しやすくなります。

注意したいのは、入力のゆれが起きるシーンです。同じ意味でも「書類選考中」「書類確認中」「書類チェック」など表現がゆれると、ステータスごとの抽出ができません。あらかじめ書き方をそろえておくことで視認性が高まり、作業もスムーズに進めることができます。

応募〜内定までのスピード管理

採用活動では、どこかで進捗が滞っていないか常に把握する必要があります。期限を意識した管理ができていれば、対応の遅れを防ぎ、候補者とのやりとりをスムーズに進めることができます。たとえば、Excelの「条件付き書式」を使って面接日が近い行に色をつけるなどして、見落としを防ぐ工夫をしましょう。
進行の遅れがどこにあるかを把握することができれば、改善のヒントが見つかります。

【無料ダウンロード】採用管理Excelテンプレートと使い方

テンプレートを活用して、Excelで採用管理を始めましょう。
最初から枠組みがあることで、何をどこに書けばよいか迷わず管理の型を整えることができます。
今回は、Microsoft社が提供している『顧客管理表』テンプレートをご紹介します。本記事では、採用管理向けのカスタマイズ方法を説明していきます。普段からExcelを使っている担当者であれば、見慣れた構成のまま採用管理用に調整でき、導入しやすいのが特徴です。

採用向けへの調整はそれほど複雑ではありません。
たとえば、顧客コードを応募者IDに、会社名を氏名に置き換えるだけで、採用管理に適したフォームとして機能します。
下記の表の言い回しを参考に、調整して活用してみてください。

テンプレート	採用管理用に書き換え後
顧客コード	応募者ID
会社名	氏名
メールアドレス	連絡先
営業担当者名	採用担当者
取引金額に関する列	選考ステータス／面接日などに変更

Excelでの採用管理が限界のサイン

Excelは気軽に使い始めることができる一方、扱う情報が増えるほど運用の負荷が大きくなっていきます。応募が重なったり、担当者が入れ替わったりすると、それまで問題なく進んでいた作業が急に回らなくなることもあるでしょう。
ここでは、Excelで管理を続ける際に採用担当者が直面しやすいポイントを整理します。

更新作業が追いつかない

応募が増えていくと、Excelではステータスの更新や面接日程の整理が後回しになりがちです。どこまで進んでいたかを確認しようとして、メールを遡る時間が増えてしまうことも。進捗の把握に手間がかかる状況が続くと、候補者とのやりとりが遅れ、全体の流れが滞ってしまいます。

ファイルのどれが最新版か分からない

複数の担当者がExcelを扱うことで、ファイルが増えていった経験はありませんか？
フォルダを開くと「採用管理_最新」「採用管理_更新用」「採用管理_◯◯さん確認分」など、似たファイル名が並ぶ状況は、バージョン管理が難しくなっている合図です。最新の情報を探すだけで時間がかかり、ストレスとなります。

入力ルールの属人化で思うように操作できない

Excelでは、入力する人によって書式がばらつくことがあります。日付の表記ひとつとっても、担当者によって「2024/03/01」「2024/3/1」「2024年3月1日」のように形式が異なると、並べ替えや検索が思うように効きません。
さらに、気になる点を備考欄やメモに追加していくうちに入力ルールが曖昧になり、必要な情報が埋もれてしまうこともあります。このように入力ルールが担当者によってバラバラになると、Excelだけで整理を続けるのは難しいでしょう。

Excelからツールでの採用管理に移行するメリット

ここまででお伝えしてきたように、採用活動では候補者の動きに合わせてステータスを書き換えたり、関係者へ情報を届けたりと、細かなルーティンが必要となります。これをExcelだけで進めようとすると、手作業の比率が高まり、管理の負担も大きくなりがちです。

このような局面で専用ツールを使えば、システムが自動的に担当者のルーティンを支えてくれます。ステータス変更の通知や面接前日のリマインドなど、Excelでは担当者が手作業で実施していた作業が自動で処理されます。また、シートの編集権限を分けて使えるため、複数の担当者による上書き事故を防ぎながら、並行して作業することもできます。

さらに、更新履歴がそのまま記録されるため、「誰がどの情報をいつ変更したのか」を追いかけやすく、確認作業の手間が軽減されます。
採用フロー全体の見通しがよくなり、情報管理にかかる時間を最小限に抑えられる点は、ツールを利用する大きなメリットといえるでしょう。

Excel管理の課題を解決！monday.comで実現できる採用管理のイメージ

Excelでの管理が重くなってくると、どこから改善すべきか迷ってしまうことがあります。そんなときは、日々の作業を少しずつ支えてくれる仕組みを取り入れてみましょう。

ここでは、monday.comを活用した管理イメージをご紹介します。

Excelのシートがボードとしてそのまま可視化される

monday.comは、Excelと近い見た目で情報を整理できるため、初めて触れる担当者でも扱いやすいのが特徴です。既存のExcelファイルをそのまま取り込むと、列ごとの情報がボードとして変換され、一覧で確認しやすい形に整います。

表のままでは見えにくかった進捗も、ステータスごとに色分けされた形式で並ぶため、直感的に操作することができます。
Excelからツールへ移行するときに起こりがちな、操作の違いによる現場の混乱が少ない点も魅力です。

更新漏れ・連絡遅れを防ぐ“自動アラート”が標準装備

採用活動では、こまめな更新作業やステータスの変更が欠かせません。担当者が常に採用状況を把握する必要があるためです。
monday.comでは、この連絡を自動で行う仕組みが用意されています。たとえばステータスが変更された瞬間に担当者へ通知が届き、面接前日にはリマインドが送られます。

Excelでは担当者の意識に依存していた部分がシステムで補助され、作業の抜け漏れが起きにくくなるでしょう。

採用後の流れ（オンボーディング）が同じボードでつながる

monday.comでは、採用が終わった後の情報も同じ場所で扱うことができます。また、労務手続きや研修の準備、配属に関するタスクまで一つのボードに並ぶので、誰がどの作業を担当しているかを把握するのが簡単です。Excelのように、採用と入社後の情報が別管理になることがかくりません。部署をまたぐやり取りも整理しやすく、新しいメンバーを迎えるプロセス全体を見渡しながら、必要なサポートを届けることができます。

採用の数字（応募数・通過率・媒体別効果）が自動で可視化される

ボードに入力された情報をもとに、応募数や通過率といった指標が自動で集計されます。媒体ごとの反応や、どの工程で選考が滞っているかといった流れも可視化できるため、改善に向けた判断がしやすくなるでしょう。

Excelでは、集計のために表を作り直したり数式を調整したりする手間が欠かせませんでした。monday.com のようにツール上で数字がそのまま反映される仕組みがあれば、分析にかける時間を減らし、採用全体の動きを把握しやすくなります。

まとめ｜Excelで整えた採用管理を、次のステージへ進めるために

Excelは、採用管理を始めるうえで非常に優れたツールです。少人数で運用している段階では、必要な情報にすぐ手が届くでしょう。しかし応募が重なったり、関わる担当者が増えたりすると、これまで問題なく進んでいた作業が煩雑になり、情報の整理が難しく感じられるでしょう。

企業の規模や業務の流れによって、最適な採用管理の方法は変わります。Excelで進められる部分はそのまま残し、負荷が大きくなってきた部分には専用ツールを組み合わせてみてもよいでしょう。業務の流れが整えば候補者対応に使える時間が増え、採用プロセス全体をよりよい方向へと導くことができます。

採用管理の運用を見直す際は、 monday.com のようなプラットフォームを取り入れることで、日々の更新や部署間の連携が整理されます。今の仕組みに課題を感じているのであれば、次のステージへ進むための選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。