朝、やることをリストアップして、それが終わるたびに線を引いて消していく。そんな一日のルーティンを習慣にしている方も多いと思います。ただ、そのリストがうまく回っていないと感じる瞬間はありませんか？
やるべきことを可視化しているはずなのに、なぜか時間に追われる感覚が抜けない。そんな時こそ、タスクの整理の仕方を少し見直してみることが必要かもしれません。
今回は、毎日のデイリータスクをうまく整理し、時間と集中力を取り戻すための考え方と実践方法をご紹介します。
今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料）デイリータスクを整理する方法とは？
日々の業務を効率よく進める上で、タスクの整理は欠かせません。もっとも取り入れやすい方法として、多くの方が実践しているのが「やるべきことをリスト化する」手法です。
ツールや方法に決まりはありません。テクノロジーを活用すべきケースもあれば、紙とペンなどのアナログな手段で十分に機能することもあります。
やり方はさまざまですが、一例を挙げると、以下のような方法があります。
・手帳やメモに、今日やることを書き出す
・ホワイトボードを使って、チームでタスクを共有する
・模造紙とマーカーで全体像をざっくり描き出す
・付箋を色分けして、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスを可視化する
・Web上で見つけたテンプレートを、自社用にアレンジする
視認性を高めたい場合には、色や配置を工夫するだけでもタスク整理のしやすさが変わってきます。
一方、デジタルツールを活用するという選択肢もあります。
・かんばん方式のタスク管理ツールを使う
・カレンダーで予定と紐づけながらタスクを整理
・長期案件に対応したガントチャート
どの手段を選ぶにしても、重要なのは、書き出して終わりにしないことです。自分にとって無理のないやり方で、「見えて、動ける」状態をつくることが、デイリータスクを前に進めるための基本になります。
タスク管理の正解は一つじゃない
「やるべきことに集中するためには、結局、どうすれば一番うまくいくのか？」
日々のタスク管理を考える上で、誰もが一度は感じる疑問かもしれません。うまく整理して、効率的に動いて、成果も出す。頭ではわかっていても、実際にやってみると意外と難しいものです。
ただし一つ確かなのは、マルチタスクに頼るやり方は、たいてい逆効果だということです。
朝の時点で、すでにやることが溢れ返っている状況で、全部一気に片付けようとすると、結局どれも中途半端になってしまいます。
だからこそ、タスクには“順番”が必要です。闇雲に始めるのではなく、何をどこから着手するかを決めるプロセスが、生産性を上げるための基本になります。
優先順位を考えるときは、下記のようなポイントを押さえましょう。
・締め切り：期限が近いものから先に手をつける
・所要時間：すぐ終わるものから片づける、あるいは逆に時間がかかるものを先にやる
・依存関係：自分が終わらせないと他の人が動けないタスクを優先する
こうした優先順位を決めるときに便利なのが、タスク管理ツールです。
例えば、monday.comのようなタスク管理ツールを使えば、タスクの可視化から優先順位の設定、進捗の把握まで、一連の流れを自動化、整理することができます。
一度仕組みが整えば、無駄な迷いを減らし、本当に取り組むべきことに集中しやすくなります。
タスク管理の本質は、混乱をなくし、集中できる状態をつくることです。これにより、ストレスを減らし、結果として働く時間の質を変えてくれます。
ある調査では、平均的なビジネスパーソンが本当に集中して動いている時間は、1日あたり3時間未満とも言われています。その時間をいかに有効に使うかという点が、今の時代における働き方の大きな分かれ目かもしれません。
※多くの時間を費やしている非生産的な行動は、1位：ニュース系サイト、2位：SNS、3位：雑談
デイリータスクを自動化するメリット
タスクリストを手動で更新するのは、意外と時間を取られてしまう作業です。
例えば、同僚から「このレポートの作成をお願いします」とメールが届いたとします。その場合、やることは大体このような流れになります。
- メールを開く
- 内容を確認する
- タスク管理ツールを開く
- タスクリストに項目を追加する
- 「了解しました」と返信する
- メールをアーカイブする（またはゴミ箱へ）
一つひとつの作業は大した手間ではないかもしれませんが、こうした作業が1日に何度も発生するとどうでしょうか。気づけば数十分、場合によっては1時間以上を、転記と整理の作業に費やしてしまうこともあります。
これを解決する方法の一つが、ツールを活用したタスク管理の自動化です。例えば、monday.comのようなツールを使えば、Gmailをはじめとする200以上の外部サービスと連携できるため、受信したメールの内容をそのままタスクとして登録する、といった使い方も可能です。
今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料）
単発の登録だけでなく、ルーティンワークや定期的に発生するタスクも、自動化機能であらかじめ設定しておけば、都度入力する必要がなくなります。
monday.comでは、リマインダーを自動で通知する機能も搭載されているため、抜け漏れなくタスクに向き合うことが可能です。
このように、自動化の仕組みを取り入れるだけで、業務の流れは格段にスムーズになります。限られた時間を、考えることや判断することに使うためにも、繰り返しの作業はできるだけ減らすようにしましょう。
monday.comで、デイリータスクをもっとシンプルに
monday.comは、チームや個人が自分たちの業務に合わせて柔軟に整理できる、クラウドベースのワークOS（ワーク・オペレーティング・システム）です。プロジェクトの管理に限らず、日々のルーティンから複雑な業務フローまで、業務に関するすべてのタスクを可視化・整理できます。
日々のタスク管理の場面でも、monday.comは現場を支える心強いツールとして多くのチームに導入されています。
例えば、チーム向けのタスク管理テンプレートを使えば、 「今どこまで進んでいるのか」「誰がどこを担当しているのか」といった情報を、いちいち会議やチャットで確認しなくても、ひと目で把握できます。テンプレートはそのまま使うことも、自社の業務に合わせてカスタマイズすることも可能です。
進捗の可視化だけでなく、自動化や通知機能も組み込まれているため、「気づいたら期限が過ぎていた」というようなミスも防げます。
monday.comなら、デイリータスクの管理がもっとスムーズに進むかもしれません。無料で試せるので、ぜひ一度始めてみてください。
今すぐmonday.comを試してみる（14日間無料）
DJは、言葉に関する幅広い分野を専門とするフリーランスライターです。双子を含む4人の子どもの父親であり、ミシガン大学の卒業生でもあります。また、GIF画像の検索や活用にも精通しています。
今すぐ使ってみる