WBSをシステム化するメリットとは？ポイントやおすすめのツールを紹介

プロジェクト管理に欠かせないWBS（Work Breakdown Structure）は、業務を細分化して整理することで、タスクの抜け漏れやスケジュールの遅延を防ぐ重要な手法です。特にExcelで管理している中小企業では、情報共有や更新作業に限界を感じているケースも少なくありません。

本記事では、WBSの基本から導入メリット、システム化することで得られる効果、ツール選びのポイントまでをわかりやすく解説。さらに、WBSを効率よく運用できるおすすめのツール「monday.com（マンデードットコム）」も紹介します。

WBSとは？

プロジェクトをスムーズに進めるには、作業の全体像を把握し、誰が・いつ・何をするのかを明確にする必要があります。そのために有効な手法が、WBS（Work Breakdown Structure）です。

ここでは、WBSの定義や必要性について解説し、なぜ多くの現場で導入されているのかを明らかにしていきます。

WBSの定義

WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクト全体を成果物ベースで分解し、階層的に整理する手法です。プロジェクトを大枠から小さな作業単位に落とし込むことで、全体像の把握や進捗管理が容易になります。

特徴は以下の通りです。

• プロジェクトを成果物や工程ごとに分解
• 上位から下位に階層的に整理（ツリー構造が一般的）

WBSは複雑な業務を整理し、管理しやすくする基盤となります。

なぜWBSが必要か

WBSを導入することで、プロジェクト全体の構造が視覚的かつ体系的に整理され、チーム全員が共通の理解を持ちやすくなります。これにより、プロジェクトの計画・実行・管理のすべてのフェーズにおいて、一貫性と効率性が生まれます。

また、タスクを細かく洗い出して整理することで、作業の抜け漏れを防ぐことが可能です。よくある「気づいたら誰も手をつけていなかった」「重要な作業が後回しになっていた」といった事態を回避し、計画段階でのリスクを低減できます。

さらに、同じような作業が複数人で重複して行われるといった無駄も防止できます。

スケジュール面でも、各タスクに対して所要時間や期限、担当者を明確に設定できるため、遅延の兆候を早期に察知しやすいです。問題が発生した際も、どの部分にボトルネックがあるのかをすぐに把握できるため、迅速な対応が可能になります。

WBSのメリット

WBSを導入することで、プロジェクト管理の精度は大きく向上します。タスクの見える化や工数管理、役割と責任の明確化を行うことが可能です。

ここでは、WBSの主なメリットを3つの観点から解説していきます。

プロジェクト全体を見える化できる

WBSは、プロジェクトの全体像を階層構造で視覚的に示すため、関係者全員が状況を直感的に理解できます。ゴールまでの流れを一目で把握できるため、プロジェクトの進行や方向性を見失うことがありません。

タスクや工程の位置づけが明確になると、進捗状況が把握しやすいほか、ステークホルダー間での認識違いを減らし、連携を円滑にすることができます。

また、優先順位や依存関係を明示することで、いざという時に判断や調整がしやすくなるのも強みです。

この「見える化」により、トラブルの予防や早期対応が可能になります。

工数・納期の見積もり精度が向上

WBSによってタスクが細分化されることで、各作業の工数やスケジュールをより現実的に見積もることができます。作業を「システム開発」「資料作成」といった大まかな単位ではなく、「要件定義」「設計」「レビュー」など具体的なタスクに分けられるため、必要な時間や人員を正確に見積もることができます。

各メンバーに割り当てられたタスクの内容や納期は一覧で確認でき、作業の遅れや負荷の偏りが発生していないかを事前に把握できます。計画段階での調整がしやすく、トラブルを未然に防ぐことが可能なのです。

役割と責任の明確化

WBSを導入すると、各タスクに対して「誰が担当するのか」を明確に設定できます。役割を明確に設定することで、責任の所在がはっきりし、作業の抜けや重複が起こりにくくなります。

タスクごとに担当者を決めておけば、進捗状況の確認やフォローアップもスムーズに行うことが可能です。また、担当者が不在のときや異動になった場合でも、引き継ぎがしやすくなります。

このように、WBSで役割と責任をはっきりさせることは、チーム全体の連携を強化し、プロジェクトの生産性や信頼性を高める効果があります。

WBSをシステム化するメリット

従来、WBSはExcelや紙ベースで管理されることが多く、手軽に始められる反面、情報の更新や共有に手間がかかりやすいという課題がありました。

そこで注目されているのが「WBSのシステム化」です。ここでは、WBSをデジタルツールで管理することで得られる4つの主なメリットについて詳しく解説します。

属人化を防ぎ、誰でもタスク状況を把握できる

WBSをシステム化すると、タスクの情報がシステム上で一元管理されます。これにより、担当者の不在や異動があっても作業内容や進行状況をすぐに確認でき、業務の属人化を防止可能です。引き継ぎ作業もスムーズになり、チーム全体でプロジェクトを継続的に推進できます。

自動バックアップとセキュリティ対策で安心運用

クラウド型ツールは、自動バックアップ機能によりデータ消失のリスクを最小限に抑えられます。また、通信の暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策が標準で備わっているため、社外からのアクセスや機密情報の共有も安全に行えます。

他システムとの連携で業務全体を最適化できる

WBS管理ツールの多くは、チャットツールやカレンダー、ファイル共有サービスなどと連携可能です。これにより、情報の入力や共有を自動化でき、重複作業を減らせます。WBSのシステム化は、単なるスケジュール管理にとどまらず、業務全体の効率化とデータ活用の基盤作りにもつながります。

WBSをシステム化するときのポイント

WBSのシステム化は、ただツールを導入するだけでは定着しません。実際の運用に活かすためには、「ツール選定」「運用ルールの整備」「定着支援」の3つのポイントを意識することが重要です。

ここでは、WBSをスムーズにシステム化するために押さえておきたい各ポイントを解説します。

ツール選定の基準を明確にする

数多くのWBS管理ツールがある中で、自社の業務やチーム構成に合ったものを選ぶことがシステム化成功の第一歩です。機能面だけでなく、操作性やコスト面も含めて検討しましょう。

チェックすべきポイントは、以下の通りです。

• チームの人数や業務内容に合ったツールか
• ガントチャート、かんばんボードなどの可視化機能があるか
• 外部サービス（Slack、Googleカレンダーなど）との連携性はどうか
• スマートフォンやタブレットでも操作しやすいか

運用ルールを整備する

更新のルールや管理の担当者を明確にし、誰もが同じ運用基準で使える体制を整えましょう。

以下のようなルールを整備してから運用を始めると安心です。

• タスクの更新頻度（例：毎日、週1回など）
• 担当者の入力・修正の範囲
• プロジェクトごとのWBS作成テンプレートの統一
• フォルダやタグの命名ルール

明確なルールがあることで、誰が見ても理解しやすいWBSになります。

定着のための研修・サポートも重要

新しいツールを導入した際には、使い方に不安を感じるメンバーも少なくありません。スムーズな定着のためには、初期段階での研修と、継続的なサポート体制が重要です。

有効な研修・サポートの取り組み例は以下の通りです。

• 導入時に基本操作や使い方の研修を実施
• よくある質問をまとめたFAQや操作マニュアルを整備
• 困ったときに相談できる管理者やサポート窓口の設置 

WBSのシステム化は、誰でも簡単に使える状態を作ることが、継続的な活用に繋がります。

WBSのシステム化はmonday.comがおすすめ

WBSを効率的にシステム化したいと考えるなら、monday.comは非常におすすめのツールです。

視覚的な操作性に優れ、プロジェクトの全体像から個々のタスク管理、チーム間のコミュニケーションまでを一元化できる点が特徴です。

ここでは、monday.comを活用することで得られる3つの主なメリットを紹介します。

視覚的にわかるWBS管理

monday.comでは、タスクの状態・担当者・進捗・優先度などを色やバーで表現できるため、数値やテキストだけでは把握しづらい状況を一目で確認できます。これにより、進行の遅れやリソースの偏りを早期に発見し、即座に対応できるようになります。

視覚的な管理を支える主な機能

• ガントチャート表示：タスクの期間・順序・依存関係を時系列で把握可能。
• タイムラインビュー：全体の進行を俯瞰し、遅延や重複を早期に察知。
• カラーステータス管理：進行中・完了・遅延などを色分けし、状況を直感的に把握。 

上記のように、視覚的な管理を取り入れることで、チーム全体が同じ認識を持ち、状況共有を効率的に行えるようになります。

チーム全体でのリアルタイム共有

monday.comでは、タスクの更新やコメントがリアルタイムで反映されるため、常に最新情報に基づいた意思決定が可能です。これにより、情報の行き違いや重複作業を防げます。

遠隔地やリモートワーク環境で働くメンバーがいた場合でも、スムーズな連携を実現できるのです。

自動化でミスや抜け漏れを防止

monday.comでは、日々の定型作業を自動化することで、手作業によるミスや対応漏れを防ぐことができます。タスクの進行状況や期限の変化に応じて、次のアクションを自動で通知できるため、タスクの抜け漏れを防げます。

主な自動化機能

• 締切前のリマインダー通知：期限が近づいたタスクを自動で担当者に通知。
• ステータス更新の自動アクション：タスク完了時に次の担当者へ自動的に割り当て。
• 条件分岐によるワークフロー構築：特定の条件を満たした場合のみ通知や更新を実行。 

自動化機能により、担当者が重要な業務に集中できる環境を作り出し、管理者はプロジェクト全体を安心して俯瞰できます。作業ルールをシステムに任せることで、「人が動かすWBS」から「自律的に進むWBS」へと進化させることが可能です。

WBSはmonday.comでシステム化！さらにスムーズに運用しよう

WBSはプロジェクトを成功に導くためのフレームワークですが、Excelやスプレッドシートなどの手作業では限界があるのも事実です。そこで、monday.comのような専用ツールを活用することで、情報共有・進捗管理・工数把握などが格段に効率化されます。

本記事で紹介したように、monday.comは視覚的な操作性や自動化機能、リアルタイム連携といったメリットが多く、特にチームでのプロジェクト管理には最適です。

プロジェクトの遅延や属人化に悩んでいる方は、monday.comを試してみることをおすすめします。無料トライアルも用意されており、操作も直感的で導入のハードルは高くありません。

WBSをシステム化し、プロジェクト運営をよりスムーズに、そして確実に進めていきましょう。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。