WBS（作業分解構成図）とは？作成方法や種類・メリットを徹底解説

プロジェクト管理において、「ある作業が抜けてしまってた」「進捗の遅れに気づかなかった」といった経験をしたことはないでしょうか？プロジェクトが複雑になるほど、タスクの抜け漏れや進捗の遅れは大きなリスクに繋がります。

そこで役立つのが、WBS（作業分解構成図）です。WBSは、作業を細かく分けて整理することで、計画的に進める手法として多くの現場で採用されています。

本記事では、WBSの基本的な考え方からその種類、作成手順、導入による効果までを、わかりやすく紹介していきます。

WBS（作業分解構成図）とは？

WBS（作業分解構成図）とは、プロジェクトに必要な作業を細かく分けて整理し、全体像を見える形にしたものです。正式には「Work Breakdown Structure」と呼ばれ、目標や成果の達成のために必要な作業を、複数の階層に分けて表します。

これを作成することで、チーム全体で共通の認識を持てるため、スケジュールや人員の管理にも役立ち、多くのプロジェクトで欠かせない手法として活用されています。

WBS（作業分解構成図）を作成するメリット

WBSは、単に作業をリストアップしただけのものではありません。プロジェクト全体を「見える化」し、チームが連携しやすくなる体制づくりにも大きな役割を果たします。作業を細かく分けて整理することで、漏れや重複を防ぎ、実現可能なスケジュールの設定や必要な作業ステップの正確な見極めが可能になります。

また、担当範囲を明確にすることで責任の所在がはっきりし、部署をまたぐプロジェクトでも円滑に進めやすくなります。

さらに、タスクの対象範囲も明確になるため、後からのタスク追加や作業量の超過を防ぎ、納期や品質を守るための基盤構築にも繋がります。

WBS（作業分解構成図）の作り方

WBSを効果的に使うには、単に作業をリストアップするだけでは不十分です。プロジェクトの目的に沿って、段階ごとに整理し、分かりやすい形に構造化していくことが必要です。

ここでは、WBSを作るための、実際の手順をご紹介します。

1.必要な作業を洗い出す

WBSを作る最初のステップは、プロジェクトのゴールと成果物を明確にし、それを基準に必要な作業を洗い出すことです。

まずは「目的」と「成果物」をはっきりさせ、それを構成する複数の要素に分解します。次に、各要素を実現するための手順を整理し、具体的なタスクに落とし込みます。

このとき大切なのは、作業の漏れをなくすことです。関係者へのヒアリングや過去のプロジェクト記録を参考にしながら、リストを丁寧に見直していきましょう。

2.作業の粒度・順序を整理する

洗い出した作業工程は、そのままWBSに落とし込むのではなく、それぞれの作業密度を調整し、適切な順番に並べ替えておきましょう。作業内容が大まかすぎると進行スピードが遅くなったり進捗の把握が曖昧になったりし、逆に細かすぎると煩雑になってしまいます。

目安としては、1〜5日程度で完了できる作業単位に分けると、管理しやすいWBSになると言われています。

あわせて、スケジュールや依存関係の把握をしやすくするため、タスク同士の前後関係を整理しておくのがおすすめです。

3.作業の構造化と期日の設定

作業内容を整理できたら、それをWBSとして階層的に構造化していきます。大きな流れを示す「親タスク」と、その下にある「子タスク」に分けて整理することで、全体像と細部の両方を見渡しやすくなります。

さらに、それぞれの作業に実施期間や期日を設定し、スケジュールと結びつけることで、遅れや作業の重複といったリスクを早めに察知できる仕組みを整えることが可能です。

4.担当者を設定する

最後に、それぞれのタスクに責任者を割り当てましょう。

タスクによっては複数人が関わる場合もありますが、その際も主な担当者を決めておくことで、責任の不明確さや作業の重複を避けることができます。

WBS（作業分解構成図）を作成する際のポイント

WBSの作成時にはいくつかの重要なポイントがあります。ここでは、WBSを実践的かつ現場で使える形に仕上げるためのポイントについて解説します。

プロジェクトに余裕を持たせる

WBSをもとにスケジュールを立てる際は、あらかじめバッファ（時間やリソースの余裕）を設けておくことが大切です。すべてを最短で組んでしまうと、思わぬトラブルや遅れが生じたときに対応が難しくなります。

特に他部門や外部委託業者との連携が必要な作業では、調整に時間を要することも少なくありません。安定した進行を実現するためにも、余裕を持った計画設計を意識しましょう。

チームメンバーと早期に認識をすり合わせる

WBSの作成は、プロジェクトマネージャーだけが担うものではなく、関わるメンバー全員で取り組むべき作業です。特に作業を細かく分けたり役割を決めたりする場面では、現場の担当者や各部門の責任者の意見を取り入れることで、現実的な内容のWBSに仕上げることができます。

初期の段階で認識をそろえておけば、「聞いていなかった」「想定と違った」といった行き違いを防ぐことができ、プロジェクトを安定して進めやすくなります。

ツールを活用する

WBSの作成・管理には、専用のプロジェクト管理ツールを使うことで効率を大きくアップさせることができます。Excelなどでも作成は可能ですが、ツールを利用すれば、作成したWBSをガントチャート表示にして進捗を一目で把握することができ、リアルタイムの更新や通知機能でチーム全員と常に最新の状況を共有することも可能です。

さらに、権限管理や自動化といった機能も備わっており、作業の漏れや認識のズレを防ぎやすくなります。

WBS（作業分解構成図）をmonday.comで運用する方法

WBS（作業分解構成図）を効率的に運用するには、そのためのツール選びが重要です。数あるツールの中でも注目されているのがmonday.comです。
monday.comを活用すれば、WBSを簡単に構築し、効率的に運用することができます。ここでは、その具体的な方法をご紹介します。

1.WBSテンプレートを選ぶ

monday.comには、WBSをすぐに作成できる「WBSテンプレート」が用意されています。基本的な枠組みがあらかじめ設定されているため、初めての方でもスムーズに作成できるのが特徴です。

WBSテンプレートを使うには、まずmonday.comのホーム画面から「新しいボードを作成」をクリックし、「テンプレートから作成」を選びます。カテゴリー一覧から「プロジェクト管理」を開くと「WBSテンプレート」が表示されるので、これを選択してボードを作成すれば準備完了です。

2．各タスクの詳細設定を行う

各作業に担当者を割り当てて責任の所在を明確にしたり、期限を設定して進捗が遅れていないかを常に確認できるようにしておくと良いでしょう。

さらにタスク間の依存関係を設定することで、「どの作業が終われば次に進めるか」が整理され、プロジェクト全体の流れを直感的につかむことができます。

担当者割り当ての操作手順は、担当者の割り当てに「列」を追加し、各タスクのチームメンバーを選択するだけです。期限の設定は「日付」で行い、依存関係の管理は「依存関係列」を追加して、関連するタスク同士を紐付ければ完了です。これらの複数の設定を組み合わせることで、WBSの粒度を保ちながら効率的にプロジェクトを管理することができます。

3.ワークフローの自動化

WBSを効果的に運用するためには、自動化機能を活用するのもおすすめです。例えば、プロジェクトのステータスが変わったときに担当者へ通知を送る、締め切りが近づいたらリマインダーを表示する、次の担当者に作業を自動で割り当てるといった設定しておくことで、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。

手順としては、以下のようになります

1. ボード右上の「自動化（Automations）」をクリックする
2. 「新しい自動化を作成」を選択する
3. テンプレート一覧から「ステータスが変更されたら通知する」「期日が近づいたらリマインドする」などのルールを選ぶ
4. 条件や通知先を設定する
5. 必要に応じてドラッグ＆ドロップでカスタマイズし、ワークフローに合わせて調整する

ドラッグ＆ドロップで簡単にカスタマイズできるため、プロジェクトの状況に合わせた柔軟なワークフローを構築できます。

WBS（作業分解構成図）はmonday.comで誰でも簡単に作成可能！

WBS（作業分解構成図）は、プロジェクト全体を見渡し、作業の抜け漏れや重複を防ぐために欠かせない管理手法です。ただ、実際に図を作ろうとすると「要素の整理が難しい」「更新が手間」といった壁にぶつかることも少なくありません。

そこで便利なのが、monday.comです。テンプレートを使えばWBSがゼロの状態からでもスムーズに作成でき、担当者や期限の割り当ても簡単です。情報はリアルタイムで共有され、タスクの流れも自動化できるので、「誰がどこまで進めているか」が常に一目瞭然です。

ぜひ無料トライアルで、皆さんのチームやワークフローとの相性を試してみてください。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。