プロジェクト管理ツールとは？進捗管理に役立つツールとテンプレートの活用法

業務が複雑化、多様化する現代のビジネス環境では、各タスクやスケジュールを正確に把握し、追跡と調整をすることが求められます。

「今どこまで進んでいるのかが把握できない」
「予定通りに進んでいるはずなのに、遅れが出てしまう」

そんな悩みを抱えている企業やチームは少なくありません。こうした課題を解決する手段として、今注目されているのが「プロジェクト管理ツール（プロジェクトトラッカー）」と呼ばれるツールです。

本記事では、プロジェクト管理ツールの基本から、効果的な活用法、そして進捗管理に役立つテンプレートまで、実践的な内容をわかりやすく解説します。プロジェクトの「見える化」や情報共有に課題を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。

プロジェクトの進捗管理とは？

プロジェクトの進捗管理とは、プロジェクトの立ち上げから完了までの全フェーズにおいて、進捗状況を継続的に監視して、記録していくプロセスを指します。

進捗管理を行う目的は、大きく二つ挙げられます。

一つ目は、プロジェクトを計画通りに進行させること。そしてもう一つは、プロジェクトに携わるメンバーが、タスクの進捗やスケジュール、予算状況といった大切な情報を、常に正しく把握できるようにすることです。

適切な進捗管理を行うと、以下のようなメリットが得られます。

・ボトルネックや遅延の早期発見、対応が可能になる
・予算超過や担当者の過重負担を未然に防ぐ
・プロジェクト目標に対する進捗度を定量的に測定できる
・必要な人材や資材を、必要なタイミングで確保しやすくなる
・潜在的なリスクを早期に検知し、計画からの逸脱を防止する

そして、こうしたプロジェクト追跡を効率的に行うには、専用のプロジェクト管理ツールの活用が不可欠です。

プロジェクト管理ツール（プロジェクトトラッカー）とは？

プロジェクト管理ツールとは、タスクの進捗、リソースの使用状況、スケジュール、関係者の動きなど、プロジェクトに関わるあらゆる情報を追跡するためのツールです。

特に優れたプロジェクト管理ツールには、以下のような機能が備わっています。

・チーム内の共同作業を円滑にするコラボレーション機能
・プロジェクト全体を一目で把握できる視覚的なダッシュボード
・タスクや進捗情報を、他の業務アプリケーションと連携させる連携機能

このようなツールを活用することで、チーム全体の作業効率を向上させることができます。

もちろん、シンプルなものであれば、Excelで一から制作したり、ホワイトボードに付箋を貼るなどの方法でも、プロジェクトを管理することは可能です。しかし、すぐに取り入れたい場合や、正確な進捗管理を求める場合には、専用のツール導入がより簡単でおすすめです。

プロジェクト管理ツールに必要な機能

プロジェクト管理ツールを使用して成果に繋げるためには、チームやプロジェクトの性質に合ったフレームワークを設計し、それを支える機能をしっかり選ぶことが欠かせません。

ここでは、進捗管理を効率化し、チーム全体の動きを“見える化”するうえで押さえておきたい代表的な機能をピックアップしてご紹介します。これからツールを選ぶ方も、既存のツールを見直したい方も、ぜひチェックしてみてください。

1. ワークフローの自動化機能

繰り返しの多いタスク管理や通知の作業は、手作業で行うと時間も手間もかかります。

この機能が付いていれば、タスクのステータス変更や完了通知などを自動化でき、対応漏れや進捗遅れを未然に防ぐことができます。

2. モバイルアプリ対応

外出先やリモートワーク中でも、プロジェクト状況を確認、更新できるかどうかは、ツール選びにおいて見落とせない重要なポイントです。

モバイル対応のアプリがあれば、場所を選ばずリアルタイムで状況把握や対応ができるため、スピード感のある意思決定が可能になります。

3. 外部ツール連携機能

プロジェクト管理を一元化したいと思っても、すでに使っている業務ツールをすべて切り替えるのは現実的ではありません。

その点、Google Workspace、Slack、Teamsなどと連携しているツールであれば、既存の業務フローを崩すことなく、スムーズにプロジェクト管理を行うことができます。

おすすめのプロジェクト管理ツール5選

ここまで、プロジェクトの進捗を効率よく管理するための基本ステップをご紹介してきましたが、実際の運用においてはツール選びが成果を大きく左右します。

ここからは、数あるツールの中から、特におすすめのプロジェクト管理ツールを5つ厳選してご紹介します。

1. monday work management

こんな人におすすめ

あらゆる規模、業種のチームに最適です。業務の見える化と一元管理を実現したい現場に向いています。

主な機能

• リソース管理や工数（タイム）トラッキングに対応
• 27種類以上のビュー（ガント、カレンダー、かんばんなど）
• 200種以上の外部ツールと連携（Slack、Google Workspaceなど）
• 自動化設定機能
• AIによるアシスト機能

料金プラン

• 無料：2名まで永久に無料
• ベーシック：3名で3,900円／月
• スタンダード：3名で4,950円／月
• プロ：ユーザー3名で9,600円／月
• エンタープライズ：カスタム料金プラン

2. Asana

こんな人におすすめ

タスクを中心としたワークフローを整理、可視化したい人におすすめ。進行中の業務をしっかり管理したい小～中規模のチームに向いています。

 主な機能

• 複数ビューでのタスク追跡（リスト、ボード、タイムラインなど）
• 自動化や依存関係の設定
• 外部ツールとの連携機能（Google Drive、Slackなど）

料金プラン

• Personal：無料。最大10名まで
• Starter：1ユーザーあたり1,200円／月
• Advanced：1ユーザーあたり2,700円／月
• Enterprise：カスタム料金プラン

3. Backlog

こんな人におすすめ

開発チームと非エンジニアのコラボレーションが多いプロジェクトに。タスク管理とバグ管理を一元化し、業務の可視化を重視したいチームに向いています。

主な機能

• タスク管理（かんばん、リストビューなど）
• 課題管理、バージョン管理
• Git、Subversion対応のソース管理機能
• ガントチャート、バーンダウンチャート
• コメント、通知機能、ファイル添付

料金プラン

• スターター：2,970円／月。30人まで
• スタンダード：17,600円／月
• プレミアム：29,700円／月
• プラチナ：82,500円／月

4. Trello

こんな人におすすめ

シンプルな見た目で直感的にタスク管理したい小規模チームや、プロジェクト管理に不慣れなメンバーがいるチームにぴったりです。

主な機能

• カード形式のかんばんボード
• チェックリスト、期限設定、コメントなどの基本機能
• 拡張機能（Power-Up）によるカスタマイズ

料金プラン

• Free：無料。ユーザー10名まで
• Standard：1ユーザーあたり5ドル／月
• Premium：1ユーザーあたり10ドル／月
• Enterprise：1ユーザーあたり17.5ドル／月

5. Jooto

こんな人におすすめ

初めてプロジェクト管理ツールの導入を検討している企業や、直感的に使いたい小規模なチーム向け。業務を見える化してチーム全員で進捗を共有したい現場に最適です。

主な機能

• かんばん方式のタスク管理（カード、リストなど）
• タイムライン（ガントチャート）表示
• チャット、コメント機能
• Googleカレンダー連携、通知機能
• CSVインポート、エクスポート対応

料金プラン

• 無料プラン：1名まで
• スタンダードプラン：1ユーザーあたり417円／月
• ビジネスプラン：1ユーザーあたり980円／月
• タスクDXプラン：カスタム料金プラン

プロジェクト管理ツールを上手に運用するポイント

進捗管理は、単にタイムラインを更新するだけの作業ではありません。プロジェクトを計画通りに進めるには、チームの動きを的確に捉え、必要に応じて調整していく「運用の力」が問われます。

ここでは、現場で活用できる四つの運用ポイントを紹介します。

1. 潜在的なリスクを早めに見つける

プロジェクトが想定通りに進まないときは、意外と早い段階から兆しが出ているものです。
例えば「同じタスクでいつも時間が押している」「特定の担当者に遅れが集中している」など、小さな異変を見逃さずに拾うことが大切です。

プロジェクト管理ツールにアラートや予測機能を取り入れれば、問題の予兆に気付きやすくなり、手を打つタイミングも早まります。

2. 進捗レポートは形式をそろえる

報告のたびにフォーマットがバラバラだと、肝心の判断がしづらくなります。

「どこまで進んだか」「何がボトルネックになっているか」「次に何をすべきか」といったポイントを共通のフォーマットで整理すると、関係者間の認識が揃いやすくなり、やりとりの無駄も減ります。

3. 見せ方は役割ごとに切り分ける

全員が同じ情報を見る必要はありません。

現場メンバーには自分の担当タスクのみに絞って見えるビューを、管理職にはプロジェクト全体が俯瞰できるビューを、といったように、見る人に合わせて情報を最適化することが、無駄な混乱を防ぐコツです。

役割に応じたカスタマイズができるツールを選ぶことで、情報過多を防ぎ、生産性を維持できます。

4. 教訓は言語化して残しておく

プロジェクトの中で得られた知見や改善点は、次回のプロジェクト成功に直結する貴重な資産です。

振り返りのタイミングで、気づいたことを簡単に書き出しておくだけでも、十分効果的です。

monday work managementで進捗管理を効率化しよう

monday work managementのようなプラットフォームを使えば、タスク、スケジュール、リソースを一元管理でき、進捗確認や連携もスムーズになります。

monday.comが提供するプロジェクトトラッカーテンプレートの主な機能には、以下のようなものがあります。

1. クリティカルパスの可視化で、プロジェクト全体を俯瞰

monday work managementでは、ガントチャートに加えてクリティカルパスの表示にも対応しています。

プロジェクト成功のカギとなる重要タスクの流れを視覚的に把握できるため、「どこが遅れると全体に影響が出るのか」を早い段階で把握可能。

結果として、余裕を持ったスケジューリングや、リスクの予防につなげることができます。

2. Excelのデータもそのまま活かせる

「今もExcelで管理しているけど、限界を感じている」

そんな方にも、monday work managementはぴったりです。

スプレッドシートのデータをそのままインポートでき、かんばん、カレンダー、タイムラインなど8種類以上のビューで整理が可能。Excel操作に慣れているチームでも、操作を一から覚える必要はなく、移行をスムーズに行えます。

3. ダッシュボードで進捗を一目で把握

複数のプロジェクトやタスクを管理していると、「全体としてどこまで進んでいるのか」が見えづらくなるものです。

monday work managementのカスタムダッシュボード機能を使えば、進捗、リソース状況、KPIなどの重要指標を一画面で把握可能。外部ツールや別テンプレートに頼らず、必要な情報をひとまとめで管理できます。

4. 自動化で、チーム全体の認識を統一

monday work managementでは、タスクのステータスや優先度を柔軟に設定できるほか、進捗に応じた通知やステータス更新を自動化することも可能です。

これにより、情報の行き違いや更新漏れを防ぎ、「誰が、何を、いつまでに」がチーム全体で共有された状態を維持できます。

プロジェクト管理をもっとスマートに。まずは無料テンプレートで体験をしてみよう

「チーム間の連携を強化したい」「プロジェクト完了までにかかる時間を短縮したい」

そう感じているなら、プロジェクト追跡の手段そのものを見直すタイミングかもしれません。タスクやスケジュール、リソース、チーム内のやり取りまで、すべてをひとつのツールで一元管理できれば、プロジェクト全体の見通しがクリアになります。

monday work managementなら、そうした仕組みをすぐに取り入れられるテンプレートが揃っています。まずは無料テンプレートから、新しいプロジェクト管理の形を試してみてはいかがでしょうか。

ロザンナはフリーランスのコンテンツライター。ThoughtSpot、Lattice、monday.comといった、BtoB SaaSクライアント向けに「退屈じゃない」コンテンツを書いています。現在はスペインに住んでおり、夫、息子、家具をかじるビーグルの子犬と一緒に暮らしています。