Googleスプレッドシートで始める予算管理｜無料で使えるテンプレートと使い方を紹介

日々の業務で予算を適切に管理することは、無駄を減らし、長期的な損失を防ぐことにつながります。しかし、「何から始めればいいのか分からない」と感じる方も多いのではないでしょうか。

「プロジェクトや部署ごとの支出が把握しきれない」
「予算と実績にズレがある」
「そもそも、何から手をつければいいのか分からない」

こうした悩みは、決して珍しいものではありません。

そんなときに心強い味方となってくれるのが、「予算テンプレート」です。無料で使えて、自分たちの使いやすいようにカスタマイズもできます。お金の出入りを「見える化」し、管理の第一歩を踏み出すには、非常に便利なツールと言えるでしょう。

この記事では、主にビジネスで役立つ予算テンプレートの使い方を具体的に解説しながら、あなたに最適なツール探しをお手伝いします。ぜひ、日々の業務改善のヒントにしてみてください。

Googleスプレッドシートの予算テンプレートとは？

Googleスプレッドシートの予算テンプレートとは、一言でいえば、収入や支出といったお金の状況を記録し、一目でわかるように整理するための「雛形」です。

これを使えば、売上や経費、貯蓄などを効率よく整理・記録できます。お金全体の流れを一目で把握し、どこに・いくら使っているのかをクリアにすることが可能になります。

例えば、支出項目を「交際費」のように大きなカテゴリでまとめることも、あるいは「接待費」「慰安費」「移動費」と細かく分けて管理することも自由自在。必要に応じて項目の粒度を調整できるので、自分たちのスタイルに合った、柔軟な予算管理が実現できるわけです。

もちろん、こうした予算表を自分で一から作成するのも良いでしょう。しかし、Googleスプレッドシートにあらかじめ用意されているテンプレートを活用すれば、作成の手間を省けるほか、管理に必要な項目を漏れなく整理することが出来るため、非常に効率的です。

予算テンプレートに含まれる項目

予算テンプレートには、以下のような情報を記録する項目が用意されています。

• 収入
  • 商品・サービスの売上
  • 受取利息や補助金など
• 支出
  • 仕入れや人件費
  • 家賃や光熱費などの固定費
  • 設備投資など、一時的に発生する支出（特別支出）

さらに、週ごと・月ごと・年ごとの予算予測や、現在の貯蓄額、カレンダー、グラフなどを備えた高機能なテンプレートも存在します。こうしたものを活用すれば、数字の羅列だけではわかりにくい情報も、視覚的に直感で理解できるようになります。

Googleスプレッドシートの予算テンプレートを使うメリット

Googleスプレッドシートの予算テンプレートが持つ最大の魅力は、なんといっても予算作成のプロセスを「速く、シンプルに」してくれる点にあります。

しかし、メリットはそれだけではありません。具体的にどのような利点があるのか、ご紹介します。

1. 予算情報を一元管理できる：さまざまなファイルやツールを確認しなくても、一つのシートで予算の全体像を瞬時に把握できます。
2. どこからでも支出の記録や管理ができる：クラウド上で管理されているため、オフィスでも外出先でも、PCやスマートフォンからアクセスが可能です。いつでも最新の状況を確認し、すぐに入力ができます。
3. 第三者にもわかりやすく伝えられる：コンサルタントや会計士などの第三者とシートを共有する際、特に見てほしい重要な数字をハイライトしておけば、伝えたいポイントを的確に伝えることができます。
4. 情報共有がスムーズになる：予算の更新情報をリアルタイムで関係者と共有できるため、認識のズレがなくなり、連携がスムーズに進みます。
5. 手入力による計算ミスを防げる：あらかじめ計算式を組んでおくことで、面倒な計算はすべて自動化。人為的なミスを防ぎ、数字の正確性を担保できます。
6. 使いやすい形にカスタマイズできる：テンプレートをベースに、項目を追加したり、デザインを変更したりと、自社の運用に合わせたカスタマイズが可能です。

予算テンプレートの代表的な種類

(画像参照元: Googleスプレッドシート)

Googleスプレッドシートには、「年間予算テンプレート」や「月間予算テンプレート」など、無料ですぐに使えるテンプレートがいくつか用意されています。

これらのテンプレートを使うには、スプレッドシートのホーム画面から「テンプレートギャラリー」をクリックし、目的に合ったものを探すだけ。すでにファイルを開いている場合は、「ファイル」メニューから「新規作成」→「テンプレートギャラリーから作成」と進んでください。

ただし、注意点として、多くのテンプレートは個人向けに設計されています。ビジネスで利用する際には、自社の実情に合わせてカスタマイズが必要になるケースが多いでしょう。

ここからは、Googleスプレッドシートで用意されている予算テンプレートと、その他のツールで提供されているおすすめのテンプレートを5つご紹介します。

年間予算テンプレート

1年という長い期間で収益や支出を細かく把握したい場合に便利なのが、Googleスプレッドシートの「年間予算テンプレート」です。経費、収入、利益といった財務データを一つのシートに集約できるため、年間の資金計画を立てる際に非常に役立ちます。

ビジネス利用を想定したテンプレートの中には、マーケティング費、オフィスの家賃、人件費といったカテゴリごとの内訳があらかじめ用意されているものもあり、予算配分のバランスを詳細に管理したい場合に重宝します。

(画像参照元: Googleスプレッドシート)

年間の全体像をしっかり掴みたい方にはおすすめのテンプレートですが、その分、情報量も多くなります。「もう少し手軽に始めたい」という方は、次にご紹介する「月間予算テンプレート」が良いかもしれません。

月間予算テンプレート

スタートアップや中小規模のチームなど、比較的小規模なビジネスであれば、Googleスプレッドシートの「月間予算テンプレート」が手軽で使いやすいでしょう。月ごとの支出、収入、貯蓄額、そして月初と月末の残高といった、基本的な情報をシンプルに管理できます。

(画像参照元: Googleスプレッドシート)

ビジネスで利用する場合は、支出のカテゴリごとに色分けをしたり、分類ごとにフィルタを設定したりと、少しカスタマイズを加えるのがおすすめです。こうした工夫で、無駄なコストがどこに潜んでいるのかが見つけやすくなります。

しっかりと作り込まれた月間予算テンプレートを使用すれば、毎月の資金の動きを把握しやすくなるため、計画的な経営判断を後押ししてくれます。

予実管理テンプレート

年間や月間のテンプレートが、主にお金の出入りを記録することに重点を置いているのに対し、予実管理に特化したテンプレートも存在します。

これは、あらかじめ立てた「予算（計画）」と、実際の「実績（支出）」を比較・分析することに特化した、monday.comが提供するテンプレートです。計画通りにお金を使えているか、どこに想定外の出費があったのかが一目でわかるため、より的確に支出をコントロールし、無駄な出費を効果的に減らすことにつながります。

例えば、以下のような活用が可能です。

• 項目ごとの達成率を表示： 「広告宣伝費」や「交際費」といった項目ごとに、予算に対して何％使ったかを自動で計算・表示する。
• 予算オーバーを警告： 設定した予算を超えた項目を赤文字でハイライトするなど、視覚的に危険を知らせる。
• 部門別のコスト分析（ビジネス利用）： 各部門の運営費用などを集計し、予算と実績を比較することで、コスト配分の見直しに役立てる。

このように、予実管理テンプレートを活用することで、漠然とした「使いすぎ」を防ぎ、データに基づいた具体的な改善アクションへとつなげることができるのです。

マーケティング予算テンプレート

マーケティング活動の効果測定と予算管理を、一つのシートで完結させたい。そんなニーズに応えるのが、monday.comの「マーケティング予算テンプレート」です。

四半期ごと、あるいは年間の目標達成に向けて、広告費やツールの利用料などを的確に把握・分析することができます。

このテンプレートでは、Facebook広告などのプラットフォームと連携し、リアルタイムで広告費の状況を把握することも可能です。予算の進捗を即座に確認できるため、意思決定のスピードが格段に上がり、限られたマーケティング予算の効果を最大限に引き出すことができます。

収入・経費テンプレート

日々の入出金を細かく記録し、お金の動きをしっかりと管理したいという方には、monday.comの「収入・経費テンプレート」がおすすめです。売上や支払いといった日々のキャッシュの動きをリアルタイムで追跡できるため、足元の資金繰りを把握するのに役立ちます。

このテンプレートは、あくまで日常的な会計管理に適した形式です。年間や月間のテンプレートのように、財務状況を大きな視点で捉えるというよりは、日々の記録に特化しています。

中長期の予算戦略と組み合わせて使うことで、より効果的な運用が実現できるでしょう。

Googleスプレッドシートで予算管理表を作成する方法

既存のテンプレートがどうしてもしっくりこないときは、思い切ってオリジナルの予算管理表を作成するのも一つの手です。多少の手間はかかりますが、その分、自社の業務フローや管理スタイルに完璧にフィットした、まさに「かゆいところに手が届く」ツールにすることができます。

Googleスプレッドシートで独自の予算管理表を作成する際の、基本的なステップは以下の通りです。

1. 新しいGoogleスプレッドシートを開く
2. 「収入」「支出」「固定費」「変動費」など、管理したいカテゴリを決める
3. 日次・週次・月次など、管理したい期間に合わせて列を作成する
4. 合計金額などを自動計算できるよう、SUM関数などを追加する
5. 日々の支出や収入のデータを入力し、定期的に更新していく

とはいえ、ゼロからテンプレートを作るのは、やはりそれなりの時間と労力がかかります。作業に取り掛かる前に、まずは一度、ご自身の目的に近いテンプレートを探して実際に使ってみることをおすすめします。

Googleスプレッドシートの予算テンプレートに残る課題

Googleスプレッドシートの予算テンプレートは、先述の通り、予算管理にとても便利なツールです。しかしその一方で、「もう一歩、踏み込んだ管理がしたい」という場合、少し物足りなさを感じる場面もあります。

例えば、複数人で共同編集する際の細かい権限設定や、更新があった際の自動通知といった、チームで効率よく使うための機能となると、monday.comのようなワークマネジメントツールには及ばない部分もあります。

monday.comでは、

• 閲覧／編集などの権限を「項目ごと」に細かく管理
• 外部メンバーへの一時的なアクセス権の発行
• 更新内容のリアルタイム通知

などが簡単な設定で実現できます。特に、関わる人数やチームが増えれば増えるほど、この差は大きくなります。

monday.comの予算テンプレート活用術

ここからは、monday.comを活用した、一歩進んだ予算管理の方法をご紹介します。

monday.comは、Googleスプレッドシートのシンプルで直感的な良さはそのままに、チームでの連携や情報共有を円滑にするための機能が豊富に盛り込まれた、非常に柔軟なワークマネジメントツールです。

monday.comを使えば、Googleスプレッドシートだけでは難しかった、より柔軟でチーム志向の予算管理が実現できます。

すでに使い慣れたGoogleスプレッドシートの予算テンプレートと連携させることも可能で、今の運用を大きく変えることなく、より高度な予算管理の仕組みを取り入れることができます。

専門的な会計知識がなくても、テンプレートを選んで情報を入力するだけで、誰でもすぐに予算管理を始められる手軽さも、大きな魅力の一つです。

柔軟にカスタマイズできるテンプレート

monday.comのテンプレートは、その高いカスタマイズ性が特徴です。

• 支出の記録・管理
• 重要な数値のハイライト表示
• 支払い内容のカテゴリ別管理
• カラムやラベルの自由な追加
• カスタムオートメーションの設定
• 他のプラットフォームとのリアルタイム連携

これらの機能を、自分たちの業務に合わせてパズルのように組み合わせることで、自社仕様の予算管理フローを構築できます。

予算とワークフローを一元管理

monday.comは、単なる予算管理ツールではありません。チームのあらゆる業務（ワークフロー）を管理できるプラットフォームです。

チームメンバーのタスク、その進捗、そして関連する支出などを一箇所で「見える化」することで、無駄をなくし、チーム全体の生産性を高めることができます。さらに、カスタムダッシュボード機能を使えば、重要な財務指標をグラフなどでわかりやすく表示でき、経営判断のスピードアップにも貢献します。

数式いらずで自動化を実現

Googleスプレッドシートで自動計算を行うには、どうしても関数や数式の知識が必要になります。慣れていないと、設定やメンテナンスが難しく感じられることもあるでしょう。

一方、monday.comなら、専門知識は不要です。クリック操作が中心で、以下のようなアクションを簡単に自動化できます。

• 支払期限が近づいたら、リマインダーを自動で送信
• 予算が超過しそうになったら、関係者にリアルタイムで通知
• 特定のタスクをチームメンバーへ自動で割り当て
• ステータスが「完了」に変わったら、関連タスクを自動で開始させる

こうした自動化機能を活用することで、日々の細々とした管理業務から解放され、より戦略的で重要な業務に集中する時間を生み出せるのです。

予算編成を成功させるためのヒントとコツ

予算を適切に管理し、計画通りに運用していくことは、簡単そうに見えて意外と難しいものです。しかし、予算テンプレートを上手に活用すれば、その難易度はぐっと下がります。

ここでは、予算編成を成功させるためのヒントをいくつかご紹介します。

1.支出に優先順位をつける

限られた予算を最大限に活かすためには、「何に、どれだけお金を使うべきか」という優先順位を明確にすることが不可欠です。

まずは、月々の支出やキャッシュフローをすべてリストアップしてみましょう。その中で、人件費やツールの利用料金など、「必ず支払わなければならない固定費」に印をつけ、その合計金額を把握します。

予算を考える上での基本は、まずこれらの固定費を確実に確保し、残りの資金をどのように配分していくか、という順番で検討することです。

例えば、monday.comのテンプレートでは、特に重要な支出項目に「フラグ」を立てて目立たせることができます。こうした機能を活用すると、視覚的にも優先度がわかりやすくなります。

2.一部のプロセスを自動化する

日々の予算管理にかかる手間を少しでも減らすために、自動化できる部分は積極的にツールに任せてしまいましょう。

• 支払期日のリマインダーを自動で送信する
• タスクや予算のステータスに応じて、担当者へ自動で割り当てる
• 進捗状況に合わせて、上長への報告や確認依頼を自動で通知する

こうした自動化を取り入れることで、確認や連絡にかかっていた時間を大幅に削減し、より重要な意思決定に集中できるようになります。

3.予算と業務全体をつなげて管理する

予算管理は、それ単体で完結するものではありません。チームの日々の業務やプロジェクトと密接に連携させて考えることが、成功の鍵を握ります。

monday.comのようなツールを使えば、

• タスクごとにかかっている工数（時間）と、予算の使用状況をリアルタイムで可視化する
• 特定の作業に、想定以上のコスト（人件費）が集中していないかをチェックする
• チーム全体の業務の流れ（ワークフロー）と比較して、予算配分に偏りがないかを分析する

といった、一歩踏み込んだ管理が可能になります。予算を「業務全体の一部」として捉えることで、思わぬ無駄を発見し、業務改善の貴重なヒントを得ることができるのです。

ニューヨーク出身のダニエルは、ライターでありストーリーテラー。執筆に取り組んでいないときは、45キロの保護犬と遊んでいるか、ふと思い立って海外旅行に出かけていることが多い。