無料で使えるおすすめの問い合わせ管理ツール7選！選び方やメリットまでご紹介

問い合わせ対応が増えるたびに、メールの整理や進捗の共有に追われていませんか？

顧客からの問い合わせは、企業の信頼に直結する重要な業務です。しかし、対応が属人化したり、情報がチーム内で共有されていなかったりして、対応漏れや二重対応といったミスに悩む企業は少なくありません。

そんな課題を解決するのが、「問い合わせ管理ツール」です。最近では、無料で使えるツールも増えており、初期コストを抑えながら効率的な問い合わせ対応を実現できるようになりました。

本記事では、問い合わせ管理ツールの基本から選び方、無料で使えるおすすめツールまでをわかりやすく解説します。

問い合わせ管理ツールとは？

日々寄せられる顧客からの質問や要望、社内からの依頼。これらをいかにスムーズに処理するかは、企業の信頼性や顧客満足度を左右する重要な要素です。

ここでは、そうした対応を支える「問い合わせ管理ツール」の役割や、従来の管理方法との違いを解説していきます。

問い合わせ管理ツールの役割

問い合わせ管理ツールとは、顧客や社内からの問い合わせを一元的に管理・共有できるシステムのことです。

問い合わせ管理ツールを導入すれば、

• 問い合わせのステータスを一目で把握できる
• ステータスや担当者をリアルタイムで更新できる
• チーム全体で履歴を共有し、対応の抜け漏れを防止できる

といった仕組みが整います。

さらに、企業にとって欠かせないのが「SLA（サービスレベル契約）」の遵守です。SLAとは、顧客と取り決めたサービス品質の基準を意味します。問い合わせの対応スピードや解決率は、このSLAの達成に直結します。

ツールを活用すれば、対応時間の可視化やレポート作成が自動化され、サービス品質を安定的に保つことが可能になります。

Excel・メール管理の限界

一見、Excelやメールだけでも問い合わせ対応は管理できそうに思えます。しかし、実際の現場では次のような問題が頻発します。

• 対応状況がわからない：誰がどの問い合わせを担当しているのか共有されていない
• 履歴の追跡が難しい：過去のメールを探すのに時間がかかる
• 重複対応が発生する：複数人が同じ問い合わせに返信してしまう
• 対応漏れのリスク：受信箱に埋もれてしまい、返信が遅れる・忘れる
• 情報が個人に閉じてしまう：メールやExcelファイルが属人的で、チーム全体で見えない

こうした状態が続くと、対応スピードが低下するだけでなく、顧客満足度や信頼の低下にも繋がります。特に、問い合わせが複数チャネル（メール、フォーム、SNSなど）から届く場合、Excelやメールだけではいずれ限界が訪れます。

問い合わせ管理ツール導入のメリット

Excelやメールで感じていた管理の手間や情報共有の難しさは、問い合わせ管理ツールの導入で解消できます。ツールを使うことで、チームの動きは次のように変わります。

• 対応スピードの向上：問い合わせ内容や担当者の状況をリアルタイムで共有し、即時対応が可能に
• 履歴の一元管理：すべてのやり取りを1か所で管理し、検索・引き継ぎの手間を削減
• 属人化の防止：個人のメールやExcelに頼らず、誰でも同じ情報をもとに対応できる
• データ活用による改善：問い合わせの傾向や対応時間を分析し、FAQ整備や業務改善に繋げられる
• 顧客体験（CX）の向上：迅速で的確な対応が可能になり、顧客満足度と信頼が高まる

問い合わせ管理ツールは、単なる効率化の手段ではありません。チームの連携を強化し、顧客対応をよりスムーズで質の高いものに変える仕組みとして機能します。

問い合わせ管理ツールの選び方

問い合わせ管理ツールは数多くありますが、機能や価格、使い勝手はそれぞれ異なります。
「無料で始めたい」「チーム全員で使いやすいものを選びたい」と考えるなら、いくつかのポイントを押さえて比較することが大切です。

ここからは、ツール選定時に確認すべき4つの視点を紹介します。

無料プラン・トライアルがあるか

まず注目すべきは、無料で試せるかどうかです。多くのツールには無料プランやトライアル期間があり、実際の運用を体験できます。導入前に「自社の問い合わせ対応フローに合うか」「使いやすさは十分か」を確認しておくと、後悔のない選定ができます。

ただし、無料プランといっても利用できる機能が制限されている場合があります。チケット管理やレポート出力など、実務に必要な機能が含まれているかを必ずチェックしましょう。

「無料で使い始めたが、業務が増えるにつれて使いづらくなり、移行が大変だった」というケースは意外と多いものです。

自社に必要な機能がそろっているか

次に確認したいのが、自社の業務に合った機能があるかという点です。問い合わせ管理ツールにはさまざまな機能がありますが、特に以下のような要素は欠かせません。

• チケット管理機能：問い合わせごとに対応状況を可視化し、進捗を追跡
• ナレッジベース機能：よくある質問や解決策を社内で共有
• レポート・分析機能：対応件数や時間を可視化し、改善に役立てる

チームの規模や問い合わせ件数に応じて、必要な機能を明確にしておくことがポイントです。機能が過剰すぎても運用が複雑になり、定着しにくくなることがありますので注意しましょう。

将来的な拡張性やセキュリティ対応

ツールは、導入して終わりではありません。チームや顧客数の増加に合わせて、有料プランへスムーズに移行できる拡張性が重要です。

同時に、セキュリティ対策も忘れてはいけません。顧客情報を扱う以上、権限管理・操作ログ・認証方式などの安全性を確認しましょう。特に法人利用の場合、国際的なセキュリティ認証（ISO 27001やSOC 2など）に準拠しているかが、安心して利用できるかどうかの重要な判断基準になります。

外部システムとの連携性

最後に注目すべきは、既存システムとの連携性です。問い合わせ管理ツールは単体で使うよりも、他の業務ツールと連携することで真価を発揮します。

例えば、メールやSlackと連携すれば、届いた問い合わせを自動でチケット化できます。CRMや顧客データベースと連携すれば、過去の取引情報をもとにより適切な対応が可能です。

導入後の定着率を高めるには、既存の社内ツールと連携できるツールを選ぶようにしましょう。

おすすめ問い合わせ管理ツール7選【無料あり】

次は、実際に人気のある無料または無料プラン付きのツールを見ていきましょう。

それぞれの特徴やおすすめの利用シーンを比較しながら、自社に合ったツールを見つけてください。

※各サービスの料金は2025年10月時点のものです。最新の料金については公式HPにてご確認ください。

monday service

まず紹介したいのが、monday.com（マンデードットコム）が提供する問い合わせ管理専用プラットフォーム「monday service」です。プロジェクト管理で高い評価を得てきたmonday.comが、サービス窓口やカスタマーサポート業務の効率化に特化して開発した製品です。

問い合わせの受付から対応、分析までを一気通貫で管理できるオールインワンプラットフォームとして注目を集めています。

特に強みとなるのが、チケット管理・SLA管理・自動化・ナレッジポータル・ダッシュボード分析の5つ。問い合わせの対応スピードを上げるだけでなく、チーム全体のパフォーマンスを“見える化”して改善に繋げられる点が他ツールにはない魅力です。

繰り返し発生する問い合わせを自動化したり、SLAの遵守率をダッシュボードで可視化したりと、運用を効率的に最適化できます。

formrun

（画像参照元：formrun）

formrunは、フォーム作成と問い合わせ管理をワンストップで行えるツールです。直感的なドラッグ＆ドロップ操作で問い合わせフォームを作成でき、そのまま受信した内容をチケット化して管理できます。

コード不要で導入できるため、Web担当者が不在のチームにも向いています。フォームと管理が一体化しているシンプルな設計が魅力です。

Re:lation

（画像参照元：Re:lation）

Re:lationは、メール・SNS・チャットなど複数チャネルの問い合わせを一画面で一元管理できるツールです。特に、複数のメールアドレス（例：info@、support@など）を運用しているチームや、SNS経由での問い合わせが多い企業に向いています。

すべてのメッセージを共通の受信ボックスで確認でき、誰がどの案件に対応しているかがリアルタイムでわかるのが特徴です。担当の重複や返信ミスを防げるため、対応の抜け漏れや誤送信のリスクを大幅に減らせます。

Tayori

（画像参照元：Tayori）

Tayoriは、シンプルな操作性と軽快なUIで人気の問い合わせ管理ツールです。問い合わせフォームだけでなく、FAQページ（ヘルプセンター）もノーコードで作成でき、自己解決率を高めたい企業に最適です。

シンプルながら必要な機能がそろっており、「まずは問い合わせの管理体制を整えたい」という企業にぴったりです。

Zendesk

（画像参照元：Zendesk）

Zendeskは、世界中の企業が利用するグローバルスタンダードの問い合わせ管理プラットフォームです。カスタマーサポート、FAQ、チャット、SNS連携などを一体化し、大規模な顧客対応を効率的に管理できます。

AIを活用した自動返信やレコメンド機能により、対応のスピードと品質を同時に高められる点が特徴です。世界水準のサポート体制を求める企業に適したツールです。

Freshdesk

（画像参照元：Freshdesk）

Freshdeskは、直感的な操作と豊富な自動化機能で人気のクラウド型問い合わせ管理ツールです。チケット管理を中心に、メール・チャット・電話・SNSなどの問い合わせを1か所に集約できます。

AIによる返信提案機能「Freddy AI」も搭載されており、返信内容の品質を均一化できます。多機能ながら導入が簡単で、小規模なチームでの運用から、段階的に拡大できる点が特徴です。

メールワイズ

（画像参照元：メールワイズ）

メールワイズは、サイボウズ株式会社が提供する国内企業向けのメール共有・問い合わせ管理ツールです。日本語UIで操作がわかりやすく、複数人で一つの問い合わせメールを効率的に処理できます。

チーム全員が共有受信箱を利用でき、対応履歴やコメントを社内メモとして残せるのが大きな特徴。シンプルで安定した操作感が魅力で、メール中心の問い合わせ対応を効率化したい企業に最適です。

問い合わせ管理ツール導入でよくある失敗と対策

問い合わせ管理ツールは便利な一方で、導入の仕方を誤ると「結局使われなくなった」「思ったほど効果が出なかった」という結果に終わることがあります。

ここでは、導入時によくある4つの失敗例と、その対策を紹介します。

無料だからと選んだが機能が不足していた

「まずは無料プランで」と軽い気持ちで始めたものの、ユーザー数の制限や外部連携の不可といった制約で業務に支障が出るケースは少なくありません。特に、問い合わせ件数が多いチームでは、すぐに無料枠を超えてしまうこともあります。

無料プランを利用する際は、「どこまで無料で使えるのか」「有料プランへの移行がスムーズか」を事前に確認しましょう。導入初期から自社の業務フローに必要な機能を見極めておくことで、後の切り替えコストを防げます。

設定やカスタマイズが複雑で定着しなかった

高機能なツールほど、初期設定や権限設計が複雑になりがちです。特に現場メンバーがITツールに慣れていない場合、「使いこなせずに放置されてしまう」という事態も起こります。

導入時は、シンプルなUIで誰でも直感的に使えるツールを選びましょう。まずは小規模なチームで試験導入し、運用が定着してから全社展開するのがおすすめです。

monday serviceのように、テンプレートを利用することで設定を簡略化できるプラットフォームも有効です。

情報共有ができず結局メールに逆戻り

せっかくツールを導入しても、部門やチームごとに使い方がバラバラでは、情報が分断されてしまいます。結果的に、「重要な情報はメールで共有しよう」という形に逆戻りしてしまうこともあります。

導入前に、「誰がどの情報を閲覧・更新するのか」を明確にしておくことが重要です。問い合わせ対応を部門横断で行う場合は、情報の権限設定や閲覧範囲をしっかり設計しておきましょう。

サポート体制が弱くて運用が不安定

ツールを導入したものの、トラブル時に日本語サポートがなく、解決までに時間がかかるというケースも見られます。サポート担当への問い合わせが英語のみ対応だったり、ヘルプドキュメントが不十分だったりすると、担当者が対応に時間を取られてしまいます。

導入前に、サポート体制・コミュニティ・FAQサイトの充実度を確認しておきましょう。特に日本企業の場合、国内拠点や日本語対応チームがあるサービスを選ぶと安心です。

monday.comのように、導入支援やチャットサポートが整っているプラットフォームは、初期定着を大きく後押ししてくれます。

問い合わせ管理は「monday service」がおすすめ

問い合わせ管理ツールを検討するうえでは、導入後にどれだけ早く効果を実感できるかということも重要です。monday serviceは、単なるチケット管理プラットフォームではなく、問い合わせ対応をチーム全体で改善していく仕組みを備えています。

管理・自動化・分析を一つのボードで完結できる設計で、ツールを切り替えることなく、担当者の割り当てから進捗の可視化、対応履歴の共有まで一連の流れを効率化できます。

ダッシュボードでチームの負荷や対応スピードもリアルタイムに把握できるため、状況を見ながらすぐに改善策を取れるのが強みです。

他ツールのように「問い合わせを整理する」だけではありません。どうすれば問い合わせを減らし、対応品質を上げられるかを考えるための土台を作れる点が、monday serviceが選ばれている理由です。

monday serviceの始め方

monday serviceは、初めてでも迷わず使えるように設計されています。無料トライアルから導入までは、数分で完了します。

1. 無料トライアルに登録

monday.com公式サイトにアクセスし、メールアドレスを入力。登録後すぐにmonday serviceを試せます（追加の申し込み手続きは不要）。

※他のmonday.com の製品と同じアカウント内で、無料トライアルとして利用を開始可能

2. サービス窓口（問い合わせボード）を設定

ホーム画面の「新しいボードを作成」から「Service Desk」テンプレートを選択。「問い合わせ内容」「依頼者」「優先度」「ステータス」など、必要なカラムを追加・削除してカスタマイズします。

3. フォームを公開し、問い合わせを受け付ける

右上の「フォームビューを追加」をクリック。入力フォームのタイトル・質問項目を設定し、URLを発行すれば即日で問い合わせ受付を開始できます。

4. 自動化ルールを設定

「自動化」メニューから「新しいチケットが届いたら担当者を割り当てる」などのルールを選択。通知や期限設定を自動化して、対応の抜け漏れを防ぎます。

5. ダッシュボードで進捗を確認

「ダッシュボードを作成」から、対応件数・平均対応時間・SLA達成率などのウィジェットを追加。チーム全体の動きをリアルタイムで可視化できます。

自社に適した問い合わせ管理ツールで無料の効率化を進めよう

問い合わせ管理は、単なる業務効率化ではなく、顧客体験を守るための基盤作りです。対応スピードや情報共有の質を高めることで、顧客からの信頼を積み重ねることができます。

いきなり高額なシステムを導入する必要はありません。近年では、無料または無料トライアルで始められるツールが数多く登場しています。

中でもmonday serviceは、登録後すぐに利用でき、チーム全体の問い合わせ対応を可視化・自動化できるプラットフォームです。

まずは、monday serviceの無料トライアルから始めて、問い合わせ管理の効率化を体感してみてください。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。