無料で使いやすい顧客管理シートのテンプレートとは？

顧客（クライアント）が増えると、それに比例して管理業務の負担も大きくなります。
顧客の管理が複雑になり、「取引先の電話番号が見つからない」「以前共有された重要な情報がどこかにいってしまった」など、そんな経験がある方も多いのではないでしょうか。

そこで役立つのが「クライアント情報シート」です。業務をスムーズに進めるには、使いやすく整理されたテンプレートが必要です。

monday.comでは、クライアント情報を一元管理するテンプレートを用意しています。本記事では、その活用方法を具体的にご紹介します。

クライアント情報シートとは？

クライアント情報シートとは、クライアントごとの基本情報や取引履歴、プロジェクトの進捗などを一元管理するためのシートです。テンプレートを使えば、クライアントの情報を整理し、日々の業務をよりスムーズに進められるようになります。

クライアント情報シートのテンプレートを使用する目的

クライアント情報シートを使う最大の目的は、クライアントデータをひとつにまとめて、誰が見てもすぐに分かる状態に整えることです。
クライアントデータをひとつにまとめると、連絡先を探してあちこちのファイルを開いたり、同じクライアントの情報が重複して混乱するなどの煩わしさから解放されます。

必要な情報を一か所に集約しておけば、打ち合わせの直前でもすぐに確認でき、打合せの質を高めることにつながります。
また、情報をしっかり整理しておくことで、「次に連絡すべき相手は誰か」や「どの顧客に別の商品を提案できそうか」といった判断もしやすくなるでしょう。

クライアント情報シートテンプレートの活用例

クライアント情報シートは、業界や業種を問わず、さまざまな場面で活用可能です。ただし、記載する項目は業務の内容や組織の形態によって異なる場合があります。ここでは、業界や業種ごとに、クライアント情報シートテンプレートの活用例を紹介します。

不動産業向け：クライアント情報シート

（画像出典：monday.com）

不動産業界では、案件ごとに多くの顧客を担当します。
そのため、連絡先や希望条件に加えて、物件の掲載日や契約状況などを一元管理できる情報シートが欠かせません。

monday.comのクライアント情報シートを使うと、物件の内覧日程や売買の進行状況を記録できます。情報を可視化しておくことで、対応漏れや連絡ミスを防ぎ、スムーズな営業活動につながるでしょう。

映像・ビデオ制作向け：クライアント情報シート

（画像出典：monday.com）

映像制作やメディア関連の業務では、プロジェクトが複数の工程に分かれて進行します。そのため、各クライアントが「現在の業務はどの工程にあるのか」を見える化しておくことで、全体の進行管理がよりスムーズになるでしょう。

monday.comのクライアント情報シートを活用すれば、脚本作成・撮影・編集といった作業の進行状況を一元管理できます。情報が共有されていれば、チーム全員が「今、どこまで進んでいるのか」をすぐに把握可能です。

会計・税務業務向け：クライアント情報シート

（画像出典：monday.com）

確定申告や決算対応など、繁忙期が集中する会計業務では、クライアントごとのスケジュール管理が欠かせません。

monday.comのクライアント情報シートを使えば、連絡先や提出書類の種類、支払い状況などを1つのシートにまとめて管理可能です。

個人で活動する税理士の方なら、業務を効率よく進められるようになり、対応漏れの防止にもつながります。

会計事務所のようにチームで対応する場合でも、タスクの割り当てや進捗状況の共有をスムーズに行えます。

monday.comのクライアント情報シートテンプレート

monday.comが提供するクライアント情報シートテンプレートは、クライアント情報の管理を効率化するためのツールです。
業種や業務のスタイルに応じて柔軟にカスタマイズできるため、どんなビジネスにも無理なくフィットします。

テンプレートはPCでもスマートフォンでも使えるため、外出先からでもスムーズにアクセス可能です。もちろん、チームメンバーとの共有や、アカウント・タスクの割り振りも簡単に行えます。

また、クライアントリストだけが他の業務ツールと切り離されていると、情報の連携や進捗管理に手間が掛かります。monday.comなら、クライアント情報をプロジェクト管理ボードなどと統合できるため、業務全体を把握可能です。

たとえば、あるクライアントが契約完了したタイミングで、そのデータを自動的に次のプロジェクト担当に引き継ぐこともできます。

クライアント数が増えるほど、情報の整理や更新に手間がかかるのは避けられません。
しかし、monday.comの自動化機能を使えば、情報の反映やタスクの割り当ても自動で行え、チームの負担を最小限に抑えながら正確な管理を実現できます。

クライアント情報シートのテンプレートを活用する際のポイント

monday.comのクライアント情報テンプレートは、自由にカスタマイズできる柔軟なツールです。ここでは、このテンプレートを実務で最大限に活かすためのポイントを4つにまとめてご紹介します。

1.どんな情報を集めるか、最初に整理する

まずは、自社にとって必要なクライアント情報が何かを明確にしましょう。
基本的な連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）はもちろんのこと、業種によってはさらに詳しい項目が求められる場合もあります。

たとえば、法律事務所であれば、案件の概要や進行状況などを記録できる欄を設けておくと便利です。

このような「必須情報」はテンプレートの上部に配置し、それ以外にも「あれば役立つ情報」を検討しておくと、より実用的なシートになります。
テンプレートを設定する際には、必要に応じて柔軟に使えるよう、ある程度の入力項目を用意しておきましょう。

2.クライアントに入力してもらう仕組みをつくる

情報をすべて手入力していると、手間もミスも増えます。
可能であれば、クライアント側で直接入力できるフォームを用意し、その内容が自動でテンプレートに反映される仕組みにしましょう。

フォームは必要最低限の設問に絞り、数分で完了できるようにするのが理想です。
また、入力された情報の使い道をわかりやすく説明し、同意を得ることも忘れないようにしましょう。

3.情報管理の責任者を明確にする

クライアント情報のリストは多くの人が利用するかもしれません。しかし、更新や品質管理の責任は1人に任せるのが原則です。

情報管理の担当者は、古い情報の整理や重複のチェックなどを行い、常にリストが最新の状態になるよう維持しましょう。

あわせて、チーム内のアクセス権限も整理しましょう。
編集する人と、閲覧のみ可能な人を明確にしておくことで、管理ミスを防げます。

4.古い情報の扱いルールをあらかじめ決めておく

せっかく作成した情報シートも、古くなったデータが混在してしまうと逆に使いづらくなります。
誰が見ても迷わず使えるよう、古い情報の扱い方をあらかじめルール化しておきましょう。

たとえば、「半年以上やりとりのないクライアントは別のタブに移す」「期限切れの情報は定期的に削除する」などの基準を設けておくと安心です。

また、月に1回は情報の棚卸しを行うなど、どれくらいの頻度でチェックを行うかも決めておくと、チーム全体での運用がスムーズになります。

著者：monday.com ブログ編集部

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のハウハウを発信する編集チームが執筆しています。