予実管理ツールおすすめ5選｜無料で使えるソフトや選び方のコツ、OSSとの違いを解説

「予算は立てたけれど、実績との差がいつも見えない」「Excelで管理しているけれど、数字が合わないことが多い」

そんな悩みを抱えていませんか？

企業の経理や経営企画の現場では、予算と実績を正確に把握し、差異をもとに改善を図る「予実管理」が欠かせません。しかし、スプレッドシートだけで管理をしていると、データが重くなったり、最新情報の共有が遅れたりと、思わぬミスや手戻りが発生しがちです。

そこで注目されているのが、こうした課題を自動で整理・可視化してくれる「予実管理ツール」です。

本記事では、予実管理の基本から、Excelとの違い、ツール選定のポイント、さらに無料で使えるおすすめツール5選を詳しく解説します。

予実管理とは？

企業活動において「計画通りに進んでいるか」を把握することは、適切な経営判断を行ううえで不可欠です。ここで重要な役割を果たすのが「予実管理」です。

ここでは、予実管理の基本的な考え方と、その目的を整理していきましょう。

予実管理の定義

予実管理とは、予算（予定）と実績を比較し、その差異を分析・改善に繋げる管理手法のことを指します。例えば、月間売上を1,000万円と見込んでいたのに、実際の売上が800万円だった場合、その差額200万円の要因を明確にして調整します。

これが、予実管理の第一歩です。単なる数字の照合ではなく、差がなぜ生じたのかを可視化し、次の施策を打てるようにすることを目的としています。

また、近年ではプロジェクト単位や部署単位など、より細かい粒度で予実を管理する企業も増えています。こうして数字の見える化を進めることで、チーム全体の動きが把握しやすくなり、現場でも適切に判断できるようになります。

Excelでの予実管理とその限界

多くの企業では、まずExcelやGoogleスプレッドシートを使って予実管理を行います。ExcelやGoogleスプレッドシートは、導入コストがかからず、誰でも扱いやすいのが魅力です。

しかし、プロジェクトや部署が増えてくると、次のような問題が起きます。

• ファイルが複数に分散して最新版がわからない：メールで何度も送受信するうちに、どのファイルが最新なのか判断できなくなる
• 共同編集で数式が壊れる・データが上書きされる：複数人で同時作業すると、誰かの入力が消えてしまったり、意図せず数式が変わってしまうことがある
• 修正作業に時間が取られる：集計ミスや数値の不整合を手作業で直すうちに、肝心の分析が後回しになる

さらに、Excel管理には次のような構造的な限界もあります。

• 属人化しやすい：作成者しか理解できない関数やマクロが多く、担当変更や引き継ぎが難しい
• ファイルの保守負担：データ量が増えると処理が重くなり、パフォーマンスが低下
• バージョン管理が煩雑：OneDriveや共有フォルダを使っても、複数のバージョンが混在しやすい

このように、Excelによる管理は「最初の一歩」としては有効ですが、データ量や関係者が増えるにつれて限界を迎えます。

予実管理ツールを導入するメリット

上記のような課題を解決する手段として注目されているのが「予実管理ツール」です。ツールを導入することで、以下のようなメリットが得られます。

1. リアルタイムでの共有・更新が可能：クラウド上で情報を管理可能。最新データを常にチーム全体で共有できる
2. 入力や集計の自動化：手作業による転記ミスや二重登録を防ぎ、作業時間を大幅に削減
3. 差異分析やレポート機能の充実：予算と実績の差を自動で可視化し、グラフやダッシュボードでわかりやすく分析できる
4. 権限管理・監査ログによるセキュリティ強化：閲覧・編集権限を細かく設定できるため、情報漏えいリスクも軽減される

これらの仕組みによって、単なる「数値管理」ではなく、経営の判断に役立つ情報を見える化できるのが、予実管理ツールの大きな特徴です。

予実管理ツールの選び方

予実管理ツールは種類がさまざまで、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。必ずしも「高機能＝自社に合う」とは限りません。選ぶときは、運用のしやすさや費用感も含めて総合的に判断することが大切です。

ここからは、導入時に必ずチェックしておきたい4つのポイントを紹介します。

無料プラン・トライアルがあるか

まず確認したいのが、「無料で試せるかどうか」です。いきなり有料プランに申し込むと、使い勝手が合わなかった場合にコストが無駄になります。

無料プランやトライアル期間があるツールなら、以下のようなメリットがあります。

• 実際の操作感やUI（画面の使いやすさ）を確認できる
• 自社のワークフローに合うかを事前に検証できる
• チームメンバーの反応や定着度を試せる

特に中小企業や初めて導入する場合は、無料トライアルがあるツールを優先的に検討するのがおすすめです。

自社に必要な機能が備わっているか

ツール選びで失敗しがちなのが、「高機能すぎて使いこなせない」パターンです。そのため、まずは自社に必要な機能を整理しておくことが重要です。

一般的に、予実管理ツールには以下のような基本機能があります。

• データ集計・可視化機能：予算と実績の差をグラフで表示
• レポート機能：期間・部署・担当者ごとの実績をレポート化
• アラート機能：予算超過や納期遅延を自動で通知
• アクセス権限設定：メンバーごとに閲覧・編集範囲を制御

これらを踏まえ、「現場の課題をどの機能で解決できるか」を具体的にイメージし、その機能があるツールを選ぶようにしましょう。

外部ツールとの親和性

多くの企業では、会計ソフトやプロジェクト管理ツールを利用しています。そのため、新しい予実管理ツールを導入する際は外部システムとの連携性を必ず確認しましょう。

例えば、以下のような連携があると業務効率が大幅に向上します。

• 会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）と連携し、実績データを自動反映
• スプレッドシートやBIツールとデータ連携し、レポートを即時更新

これらの連携機能が備わっていれば、データを二重で入力する必要がなくなり、チーム全体の負担を減らすことができます。

将来的な拡張性

最後に意識したいのが「ツールの成長余地」、つまり拡張性です。導入当初は少人数での運用でも、将来的に利用部門やデータ量が増えることを想定しておきましょう。

• プランを柔軟にアップグレードできるか
• ユーザー数やプロジェクト数の上限がどの程度か
• API連携やカスタム設定が可能か

このような観点から比較すると、長期的に使い続けられるツールを見極めやすくなります。

特に、クラウド型で自動アップデートが提供されるツールは、常に最新の状態で使い続けられる点が強みです。

おすすめ予実管理ツール5選【無料あり】

予実管理ツールといっても、機能や価格帯、得意分野はツールによって大きく異なります。

ここでは、初心者でも導入しやすいおすすめツールを厳選してご紹介します。それぞれの特徴を比較しながら、自社に最適なツールをみつけていきましょう。

monday.com（マンデードットコム）

monday.comは、世界中で18万社以上に導入されているオールインワン型の業務管理プラットフォームです。タスク管理や進捗共有だけでなく、予算・実績・支出・成果までを1つのボード上で可視化できるため、「プロジェクト管理＋予実管理」を一元化できるのが大きな特徴です。

特に予実管理においては、ダッシュボード機能と自動化機能が効果を発揮します。

予算と実績の差異をリアルタイムで集計し、グラフやチャートで直感的に把握可能です。また、「売上が予算を下回った」「経費が想定より上昇した」といった変化を自動で検知し、Slackやメールに通知することもできます。

ExcelやGoogleスプレッドシートからのデータのインポートにも対応しているため、既存データの移行もスムーズです。テンプレートを選ぶだけで「経費管理ボード」「売上実績トラッカー」「プロジェクト別予算表」などをすぐに作成できるため、初めてツールを導入する企業にもおすすめです。

fusion_place

（画像参照元：fushion_place）

fusion_placeは、日本企業の会計・経営企画部門で広く使われている国産の予算・予実管理ツールです。Excelに近い操作感で扱えるため、はじめての方でもすぐに使えます。

最大の魅力は、多次元の分析やシミュレーション機能。「部署別」「期間別」「商品別」など、さまざまな角度から予算と実績を比較でき、経営判断の裏付けを明確にします。

中堅〜大企業での導入が多く、運用サポートが手厚い点も安心です。

Workday Adaptive Planning

（画像参照元：Workday Adaptive Planning）

Workday Adaptive Planningは、グローバル企業で高い支持を得ているクラウド型の予実管理ツールです。複数拠点や多通貨環境での管理を想定して設計されており、海外に拠点を持つ企業に特に向いています。

特徴的なのは、シナリオプランニング機能。「売上が10％減少したらどうなるか」「為替が動いた場合の利益率は？」といった複数パターンを瞬時に比較できます。

海外子会社を含む大規模グループでも、リアルタイムで一元管理できるのが強みです。

BizForecast

（画像参照元：BizForecast）

BizForecastは、日本の会計基準や業務フローに合わせて開発された国産ツールです。Excelに近い操作性で、日常業務の延長線上で使えるのが魅力。

財務・経営企画部門の利用実績が多く、特に「Excel管理の手間を減らしたい」企業に適しています。

初期費用やライセンス料は必要ですが、高いカスタマイズ性で社内ルールや報告フォーマットにも柔軟に対応できます。導入前には無料デモを通じて操作感を確認できるので、導入後のミスマッチも起こりにくいでしょう。

Asana

（画像参照元：Asana）

Asanaは、世界的に人気のタスク管理ツールですが、少し工夫すれば予実管理にも応用できます。プロジェクトごとに「予算」「進捗」「支出」をタスクとして設定し、予算消化率をリアルタイムで確認することが可能です。

無料プランでも十分使えるため、まずは小規模チームで試したい方にぴったり。「シンプルに始めたい」「チーム全員がすぐ使えるツールが良い」という企業にはおすすめです。

monday.comで無料の予実管理を始めてみよう

データの自動集計、チーム間の共有、リアルタイムな差異分析。これらはすべて、Excel管理では実現が難しい部分です。管理ツールを使えば、スムーズな予実管理が実現します。

とはいえ、「自社でもすぐ導入できるのか」「難しそう」と感じる方も多いでしょう。

monday.comなら、テンプレートを選ぶだけで「予算管理」「売上進捗」「コスト管理」などのボードを簡単に作成でき、ExcelやGoogleスプレッドシートからのデータも数クリックでインポート可能です。また、アカウントを作成すれば、14日間の無料トライアルですぐに予実管理を始められます。

使いながら設定をカスタマイズできるので、最初はシンプルにスタートし、慣れてきたら自動化やAI分析などの機能を追加していくステップ運用もおすすめです。費用を抑えながら段階的にチーム全体の予実管理体制を整えられます。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。