「プロジェクト管理って何から始めれば良いの？」「専用ツールは高そうだし、まずは無料でできる方法が知りたい」そんなお悩みをお持ちではありませんか？ 身近なExcelでも、十分にプロジェクト管理は可能です。Excelを活用したプロジェクト管理は、Web制作、社内業務改善、IT導入プロジェクトなど、さまざまな場面で実践されています。 この記事では、Excelでできるプロジェクト管理の基本から、実践的なテンプレート、より効率化できるツールの紹介まで、初めてでもスムーズに実践できる内容を解説します。 Excelを活用して業務を整理し、チームの生産性を高めたい方は、ぜひ最後までお付き合いください。 「そもそもプロジェクト管理って何？」「Excelで本当に管理できるの？」そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。 この章では、そもそもプロジェクト管理とは何か、Excelでプロジェクトを管理する際の基本的な考え方と、向いているケースについてご紹介していきます。 プロジェクト管理とは？ プロジェクト管理とは、決められた期限内に目標を達成するために、計画、進捗、人員、スケジュールを見える化し、ゴールまで確実に導く仕組みのことです。 例えばWeb制作を例にすると、「いつまでに」「どの作業を」「誰が担当して」「どのくらい進んでいるか」を整理し、チーム全体が同じゴールに向かって動けるようにする。それが、プロジェクト管理の基本的な役割です。 よく混同されるものに「タスク管理」がありますが、タスク管理は「今日やること」といった作業単位の管理なのに対し、プロジェクト管理は「3カ月後の目標達成」といった目的達成単位での管理である、という違いがあります。 Excelでできること・できないこと プロジェクト管理にExcelを使う場合、具体的にどのようなことができて、逆にどのようなことが難しいのでしょうか？ Excelは自由度の高いツールですが、万能ではありません。目的に応じた使い方を理解しておくことが重要です。 Excelでできること ・タスクの一覧化：作業内容や担当者、期限などを一覧形式で整理できる。 ・進捗ステータスの可視化：未着手、進行中、完了などの進捗状況を可視化することで、どの作業がどこまで進んでいるかを一目で把握できる。 ・日程管理：タスクと日付を対応させて簡易的なガントチャートとして運用できる。 Excelでできないこと ・リアルタイムでの情報共有：ローカルファイルのままだと、リアルタイムで情報の共有ができないため、常に最新版のファイルを共有するのが難しい。 ・リマインド機能や自動通知：期限が近づいても、自動でアラートを出す仕組みはない。 ・複数人での同時作業：複数名による同時編集には不向きで、同時入力時にデータが上書きされるなどのリスクも高い。 このように、Excelにはプロジェクト管理における基本的な機能が備わっており、一定の業務範囲では十分に活用できます。ただし、リアルタイムの連携や自動化など、チーム全体での運用を求める場面では、どうしても限界が出てくるのが実情です。 運用規模やチーム体制に応じて、専用ツールの導入も検討すると良いでしょう。 Excelが向いているのはこんなケース では、どのようなプロジェクトであれば、Excelでの管理が現実的なのでしょうか？Excelでのプロジェクト管理が向いているのは、次のようなケースです。 ・少人数のチームや、短期間のプロジェクト：タスク量が多すぎず、情報のやり取りも少ない場合、Excelで十分対応可能。 ・ITツールの操作に不慣れなメンバーがいる：新しいツールを導入すると、操作説明や教育の手間がかかることも。Excelであれば、多くの人が基本操作に慣れているため、スムーズに運用できる。 ・社内で既にExcel文化が定着している：日常的にExcelで報告書や業務管理を行っている企業では、新たなツールよりも迅速に導入できる。 ここまで、Excelを使ったプロジェクト管理について、その活用可能な範囲を整理してきました。では実際に、どのような方法でタスクや進捗を管理していけば良いのでしょうか。 この章では、プロジェクトの基本的な設計図となるWBSや、スケジュールを一目で把握できるガントチャート、日々の作業を整理するToDoリストの3つに焦点をあて、それぞれの基本的な作成方法をご紹介します。 WBS（作業分解構成図） WBSとは「Work Breakdown Structure（作業分解構成図）」の略称で、プロジェクト全体を細かな作業単位に分解し、「何を、どの順番で進めるか」を整理するための図です。 例えば、Webサイト制作プロジェクトの場合、作業は以下のように分解できます。 企画、設計 1-1.要件ヒアリング 1-2.コンテンツ構成案の作成 デザイン、開発 2-1.ワイヤーフレーム作成 2-2.ビジュアルデザイン作成 2-3.システム開発 実装 3-1.コーディング 3-2.テスト、修正 このように階層構造を持たせることで、タスクの抜け漏れやスケジュールのズレを防ぎやすくなります。 Excelでの作り方 ExcelでWBSを作成する際は、次のような形式にまとめると、情報がすっきり整理されて見やすくなります。 タスク番号作業工程担当者予定開始日予定終了日ステータス 1企画田中7/17/5完了 1-1要件ヒアリング鈴木7/17/2完了 1-2コンテンツ構成案山本7/37/5完了 2デザイン佐藤7/67/12進行中 2-1ワイヤーフレーム佐藤7/67/8進行中 階層的なタスク番号（1、1.1、1.2など）を用いることで、作業の親子関係が明確になります。担当者やスケジュール、進捗状況も一緒に管理できるため、チーム全体で共通認識を持ちやすくなるのが大きなメリットです。 とはいえ、「こういう表をゼロから作るのは少しハードルが高そう……」と感じる方も多いかもしれません。そんなときは、あらかじめ作成されたWBS用のExcelテンプレートを活用するのがおすすめです。 インターネット上にはさまざまなWBSのサンプルが公開されているので、こうしたテンプレートをベースにすれば、初めてでも手軽にWBSを組み立てることが可能です。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする ガントチャート 「誰が、いつ、どの作業を担当しているのか？」を一目で確認できるガントチャートは、プロジェクト管理において非常に便利な手法です。 Excelでの作り方 まずは、以下のような表を作成します。 タスク名担当者開始日終了日7/17/27/37/47/5 要件ヒアリング鈴木7/17/2■■ コンテンツ構成案山本7/37/5■■■ ※■は塗りつぶしで表現（条件付き書式または手動） タスクを行に、日付を列に並べることで、ガントチャートのような形式を再現することが可能です。作業期間に合わせてセルを塗りつぶせば、シンプルながら実用的なスケジュール表になります。 開始日と終了日に応じてセルの背景色を自動的に変えるには、「条件付き書式」を活用しましょう。数式を使用して書式設定を行えば、作業期間のセルだけが自動で色づきます。 Excelのテンプレートはこちら ToDoリスト、進捗チェックリスト 日々のタスク管理には、「ToDoリスト」や「進捗チェックリスト」が非常に役立ちます。Excelでも、チェックボックスや進捗率（％）といった項目を追加するだけで、直感的に使えるタスク管理表を作成することが可能です。 Excelでの作り方 タスク名担当者期限優先度チェック進捗率 コンテンツ構成案山本7/5高〇100% ワイヤーフレーム作成佐藤7/8中〇60% テスト実施鈴木7/12低0% このように構成しておけば、どの作業が優先か、まだ手がついていないタスクはどれか、などの情報がすぐに把握でき、日々の業務における判断や対応がスムーズになります。 Excelのテンプレートはこちら ここまで見てきたように、Excelはプロジェクト管理の入り口として非常に優れたツールです。操作に慣れている方も多く、導入コストもかからないことから、「まずはExcelで始めてみよう」と考える企業やチームは少なくありません。 ただし、順調に使い始めたものの、プロジェクトが進んでタスクの数や関係者が増えてくると、「だんだん管理が追いつかなくなってきた」と感じるケースも多く見られます。 そこでこの章では、Excelだけでの管理でよく発生するデメリットについて、具体例を交えてご紹介します。 1. ファイル共有が面倒 Excelファイルを複数人で扱う場合、メールに添付したり、社内サーバーにアップロードしたりと、都度手間が発生します。 その結果、「最新版がどれかわからない」「同時編集ができない」といった事態が起こりやすくなります。 2. 変更の履歴が追えない 誰がいつ、どこを編集したのかがわかりづらいのも、Excelの弱点の一つです。 クラウド版Excelではバージョン履歴の確認は可能ですが、細かな差分表示や「誰がどこを編集したか」の追跡は限定的です。「いつの間にかタスクが消えていた」「入力内容が変更されていた」といったことが起きても、原因をすぐに特定できず、トラブルの火種になりかねません。 3. 外出先やモバイルで扱いづらい Excelのモバイルアプリを使えば、出先でも内容の確認や簡易編集は可能です。ただし、通知の受け取りやタスクのステータス管理といった操作がやや複雑で、モバイル対応に特化したツールに比べると、操作性は劣ります。 その結果、移動中に進捗を確認したいと思っても、操作性や表示崩れがネックになり、作業が後回しになることもあります。 4. タスクや担当者が増えるとミスが発生しやすい プロジェクトの規模が拡大し、タスク数や関係者が増えてくると、Excel上の情報が煩雑になりがちです。 「誰がどのタスクを担当していたかわからない」「スケジュール変更がすべての表に反映できていない」といった事態が発生し、抜け漏れや作業の重複にも繋がります。 このように、Excelは小規模かつ短期間のプロジェクトにはとても有効ですが、中〜大規模、あるいは長期的なプロジェクトでは限界を感じるケースが少なくありません。 もし管理上のストレスやミスが増えてきたと感じたら、より専門的なプロジェクト管理ツールの導入を検討するタイミングかもしれません。 「Excelでは限界を感じるけれど、いきなり高度なツールを導入するのはハードルが高い・・・」 そんな風に感じている方におすすめなのが、monday.comです。monday.comは、Excelのような表形式の操作感はそのままに、プロジェクト管理に必要な機能が備わった、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。 ここでは、monday.comの機能の中でも、特にExcelユーザーにとって使いやすいポイントをご紹介します。 Excelとの親和性が高いインターフェース monday.comの大きな特徴の一つが、Excelに近い操作感を持っていることです。情報を行と列で管理する表形式の画面は、普段からExcelを使い慣れている方にとって非常に親しみやすく、見慣れた感覚で操作することができます。 例えば、セルに直接文字を入力したり、行のコピー＆ペースト、複数列の並び替えやフィルターといった操作が、マウスとキーボードだけでスムーズに行えます。 ガントチャートやWBSをノーコードで簡単作成 monday.comには、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できるガントチャート機能が標準で備わっています。特別な関数や複雑な設定を行う必要はなく、画面上部の「ガントビュー」ボタンをクリックするだけで、スケジュール全体をガントチャート形式で表示できます。 また、タスク同士の依存関係を線で繋いだり、WBSのような階層構造でタスクを整理する作業も、すべてノーコードで対応可能です。 テンプレート機能と自動化で抜け漏れを防ぐ monday.comには、すぐに使い始められる業務別のテンプレートが豊富に用意されています。プロジェクトの種類や目的に応じてテンプレートを選ぶだけで、数分で管理ボードを立ち上げることができるため、「まず試してみたい」という方にも最適です。 さらに、各テンプレートは自社の業務フローに合わせて自由にカスタマイズ可能。項目の追加や並び替えはもちろんのこと、通知やアラートといった自動化のルールも簡単に設定できます。 例えば、締切が近いタスクがある場合、担当者に自動でメール通知を送信したり、未更新のタスクを毎週まとめて通知するといった設定を行っておけば、作業の抜け漏れも防げます。 このようにmonday.comなら、Excelの操作感を活かしつつ、手間のかかる作業を自動化できます。日々の業務を効率よく進めたい方にとって、非常に心強い選択肢となるはずです。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料） 「monday.comを使ってみたいけれど、これまでのExcel管理が無駄にならないか心配……」 そんな方も、ご安心ください。monday.comは、Excelとの高い互換性を備えており、これまで使ってきたスプレッドシートをそのまま活かすことができます。 データの取り込み方法もシンプルで、特別な準備は必要ありません。以下の手順で、数分で完了します。 メニュー左側の「＋新規」内、「Excelからインポート」を選択 ファイルをアップロード 各列（担当者、日付、ステータスなど）を正しく配置 「インポート完了」をクリックして完成 日付やステータスの列も自動的に適切な形式に変換されるため、手作業で修正する手間もほとんどありません。今まで使っていたデータをそのまま引き継ぐため、スムーズに移行を進められます。 この記事では、Excelを使ったプロジェクト管理の基本から、具体的な作成例、そしてより効率的に業務を進めるための支援ツールまでをご紹介してきました。 繰り返しになりますが、Excelはプロジェクト管理のスタート地点として非常に優秀なツールです。 特に、少人数体制や短期間のプロジェクト、またすでにExcelを日常的に使っている職場であれば、導入コストをかけずにすぐ取り組めるという大きな強みがあります。 しかし、ファイル共有やリアルタイムな連携、タスク数の増加といった場面では、どうしても限界が見えてくるのも事実です。そうしたときには、monday.comのようなクラウド型の管理ツールを導入することで、より快適に、ミスの少ないプロジェクト運営が可能になります。 プロジェクト管理は、完璧を目指すよりも、まず始めてみることが重要です。この記事の内容を活かして、あなたも今日から、プロジェクト管理の第一歩を踏み出してみませんか？ 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料）   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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「WBSって聞いたことはあるけれど、どう使えば良いのかわからない…」 そう感じたことはありませんか？ 仕事でプロジェクトを成功に導く上で欠かせないのが、「計画の見える化」です。Web制作や社内業務、ITシステム導入など、工程が多い業務では、全体の流れやタスクの抜け漏れが起きやすくなります。 そこで役立つのが、「WBS（Work Breakdown Structure）」と呼ばれる考え方です。WBSは、プロジェクト全体を細かい作業に分解し、「誰が・いつ・何をするのか」を明確にする手法です。 本記事では、WBSの基本から作り方、活用法までを解説しながら、プロジェクト管理に役立つ実践的な知識をご紹介していきます。最後には無料でダウンロードできるWBSテンプレートもご紹介していますので、記事を読み終えたらすぐに実務で活用できます。 ぜひ最後までご覧ください。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする WBSは、プロジェクトを成功させるための設計図とも言える存在です。特に、初めてプロジェクトを任された方や、業務を整理するフレームワークが欲しいと感じている方にとって、非常に頼りになります。 ここでは、まずWBSの定義とその役割について、わかりやすくご紹介します。 WBSの定義 WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、日本語では「作業分解構成図」と呼ばれます。少し難しそうに聞こえますが、簡単に言うと「プロジェクトを細かなタスクに分解し、ツリー状に整理したもの」です。 例えば、Webサイトを一つ作る場合、企画、デザイン、コーディング、テスト、公開といった大きな工程が必要です。それぞれの工程を、さらに細かくタスクに分けていくことで、全体像を把握しやすくなり、どこから着手すべきか、誰が担当するのかが明確になります。 WBSがもたらすメリット WBSを使うことで、プロジェクト管理は格段にやりやすくなります。ここでは、代表的な4つのメリットをご紹介します。 ・プロジェクト全体像が見えるようになる：細かいタスクまで分解することで、やるべきことの全体像がひと目で把握できます。 ・タスクの漏れや重複を防げる：作業の抜け漏れや無駄な重複作業を未然に防げます。 ・スケジュールや工数の見積もりがしやすくなる：タスクごとにかかる時間やコストを正確に見積もることができます。 ・チーム全体での認識を揃えやすい：誰が何を担当し、どのような順序で進めるのかが明確になるため、コミュニケーションもスムーズになります。 このように、WBSはプロジェクト全体の見通しをよくし、チームの足並みを揃えるのに非常に役立つツールと言えるでしょう。 WBSとガントチャートの違い・関係性 プロジェクト管理でよく使われるもう一つのツールに、「ガントチャート」があります。WBSとガントチャートは、どう違うのでしょうか？ 以下の表に、それぞれの違いを整理してみました。 項目WBSガントチャート 目的作業範囲の明確化と可視化スケジュールの視覚化と進捗管理 表現形式階層構造のツリー（図や表）横棒グラフ（時間軸に沿って表示） 管理するもの何をやるか（作業内容）いつ、どれだけ時間がかかるか（期間） 作成時期プロジェクト初期の計画段階 WBS作成後にスケジュール化する段階 このように、WBSは「作業内容を洗い出すための設計図」であり、ガントチャートは「スケジュールを視覚化するためのカレンダー」のようなものです。 どちらが優れているというよりも、目的が違うため、両方をセットで活用するのが理想的です。初めてのプロジェクト管理では、WBSだけで終わらせてしまうケースも多いですが、ガントチャートまで連携できると、より実践的なプロジェクト運営ができるようになります。 一口にWBSといっても、その作り方にはいくつかの種類があります。プロジェクトの特性や目的に応じて、どのWBSを使うべきかを選ぶことが、管理のしやすさに直結します。 ここでは、代表的な「成果物型WBS」と「プロセス型WBS」について、それぞれの特徴と使いどころを見ていきましょう。 成果物軸のWBS 成果物型WBSとは、プロジェクトの最終成果物や納品物を起点に、タスクを分解していく方法です。 例えば、ある企業で、新しい営業資料を制作するプロジェクトがあるとしましょう。この場合、最終的な納品物の営業資料が、WBSのトップに位置します。 そこから、 ・構成案の作成 ・原稿のライティング ・デザイン作業 ・校正・修正 ・印刷・納品 といったように、成果物を完成させるために必要な要素を下層に展開していきます。 この型は、「何を作るか」がはっきりしているプロジェクトに非常に向いています。Web制作、資料作成、システム導入など、明確なアウトプットが存在するプロジェクトでは、この成果物型WBSがおすすめです。 プロセス軸のWBS 一方、プロセス型WBSは、プロジェクトを進める手順やフェーズに沿ってタスクを分解していく方法です。 例えば、あるシステムの導入プロジェクトであれば、 ・要件定義 ・設計 ・開発 ・テスト ・運用開始 というように、進行の流れにしたがって上位タスクを設定し、それぞれのフェーズで必要な作業を下層に落とし込んでいきます。 この型は、工程ごとにチームが分かれていたり、進行管理を主軸にしたい場合に向いています。業務改善プロジェクトや社内改革のように、形のない成果を目指すプロジェクトでは、プロセス型の方がフィットしやすいでしょう。 ただし、実際の現場では、両方をうまく組み合わせて使うケースも多くあります。 例えば、大枠は成果物型で構成しつつ、各成果物の制作プロセスはプロセス型で掘り下げる、といった柔軟な使い方も可能です。 重要なのは、プロジェクトの関係者にとってわかりやすい構造になっているかどうか。その視点でWBSを設計すれば、自然と最適な形式が見えてくるはずです。 それでは、実際にWBSを作成する具体的な手順を見ていきましょう。「どこから始めれば良いかわからない」という方も、このステップに沿って進めれば、質の良いWBSを完成させることができます。 基本的にWBSの作成は、プロジェクトマネージャーが主導しますが、一人の手で完璧に作り上げるものではありません。各タスクに詳しいメンバーの知見を取り入れながら、チーム全体でプロジェクトの全体像を組み立てていくことが重要です。 1. プロジェクトの目的を明確にする WBSを作り始める前に、まず最初にやるべきことは、プロジェクトのゴールを明確にすることです。この段階が曖昧だと、後の工程で「何のための作業かわからない」「不要なタスクが含まれる」といった問題が起きがちです。 例えば、「自社サービスに新機能を追加する」というプロジェクトなら、目的は「〇〇という新機能をリリースする」ことになります。このゴールを基準にして、「どこまでがプロジェクトの範囲か」を明確に線引きしておきましょう。 これにより、WBS全体の構成方針がぶれずに済みます。 2. 主要な成果物と大きなタスクを洗い出す 目的が定まったら、次はそのゴールを達成するために必要な主要タスクや成果物を洗い出していきます。この段階で挙げるのは、”細かい作業”ではなく、”プロジェクトを大きく区切った主要なステップ”だと考えてください。 例えば新機能開発なら、「要件定義」「設計」「実装」「テスト」「リリース」などが上位タスクとなるでしょう。 3. 大きなタスクを細分化する 上位タスクをリストアップしたあとは、その中に含まれる作業をできる限り具体的に洗い出します。この工程では、「その作業を担当する人が迷わず着手できるか？」を基準に考えるのがポイントです。 例えば「テスト」であれば、「単体テスト」「結合テスト」「ユーザー受け入れテスト」などに分けられます。このように細分化することで、担当者の混乱を防ぎ、スケジュールやリソースの見積もりも簡単になるのです。 4. WBSの構造を整理して階層化する 細かなタスクを洗い出したあとは、それらをツリー構造で整理し、階層を構築していきます。このステップが、WBSの要になります。 まずは、タスク同士の親子関係を意識しましょう。 例えば「設計」という上位タスクがある場合、その下には「基本設計」「詳細設計」、さらにその下には「画面設計」「データベース設計」「API仕様書の作成」と階層付けします。 また、構造を整理する際には、実施順序にも配慮しましょう。WBSはあくまでタスク構造の整理が目的ですが、スケジューリングや依存関係の管理にも繋がります。順番に注意して並べておくと、プロジェクトの開始がスムーズです。 5. 抜け漏れや重複をチェックする WBSの構造が一通り出来上がったら、作成したWBSをプロジェクトメンバーや関係者と見直し、抜け漏れや重複がないか確認します。 また、タスクの粒度にバラつきがないかも確認しておきましょう。「この作業は1日で終わるのに、隣のタスクは2週間かかる」といった極端な差があると、管理や見積もりが難しくなってしまいます。 6. WBSの文書化と共有 見直しと修正を終えたら、いよいよ完成です。ただし、作成したWBSを放置していては意味がありません。 完成したWBSをわかりやすい形で文書化し、チーム全員と共有しましょう。具体的には、Excelやスプレッドシートに一覧形式でまとめたり、プロジェクト管理ツールに入力して可視化するといった方法が考えられます。 誰が見てもプロジェクトの全容が理解できる状態にしておくことで、各担当者が、自分の役割や関与する範囲を明確に把握できるようになります。 せっかくWBSを作成するなら、実際の現場で本当に役立つものにしたいですよね。 ここでは、WBS作成時によくある落とし穴や、見落とされがちなポイントについてご紹介します。「せっかく作ったのに使いづらい」とならないように、ぜひチェックしてみてください。 タスク内容は具体的に記述する WBSを作成する際によく見られるのが、タスク名が曖昧すぎる問題です。例えば、「設計をする」「調整する」などの表現では、実際に何をするのか、人によって解釈が異なってしまいます。 そこで大切なのが、誰が見ても、何をやるのかわかる表現にすることです。 例えば、「設計をする」は「基本設計書を作成する」と調整し、具体的なアウトプットや行動を明示することで、チーム内での齟齬も減らせます。 粒度の統一と過不足に注意 WBSを作る上でよくある悩みのひとつが、「タスクをどこまで細かくすれば良いのか」という点です。細かく分けすぎると、管理する項目が多くなりすぎてかえって煩雑になる一方で、大まかすぎると、見積もりや進捗管理が曖昧になってしまうことも。 一般的には、一つのタスクが数日～2週間程度で完了する作業単位を目安にすると良いと言われています。 タスク間の依存関係を意識する WBSはあくまで「作業構成の整理図」ですが、タスク間に順序がある場合は、それがわかるように整理しておくと非常に便利です。 例えば、「テスト環境の準備」が終わらなければ「テスト実施」は始められません。コメントや矢印、備考などを使って明示しておくことで、後でガントチャートにする際にも役立ちます。 テンプレートや過去事例を活用する WBSをゼロから作るのは、正直ハードルが高いですよね。初めてのWBS作成では、テンプレートや類似事例を活用するのが効率的です。 業界ごとに定番のWBS構成がないかを確認したり、社内に過去の資料が残っていれば、それを参考にするのも良い方法です。 また、無料で配布されているWBSテンプレートを使えば、抜け漏れのチェックリストにもなり、初動の手間を大きく減らすことができます。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする せっかく時間をかけてWBSを作っても、「Excelで管理するのは大変」「チームで共有しにくい」といった壁にぶつかる方も多いです。実際、多くの企業でWBSやガントチャートの管理が煩雑になり、途中で運用が止まってしまうケースも少なくありません。 そんな悩みを解消するのが、WBSの作成からスケジュール管理、進捗共有までを一元化できる、プロジェクト管理ツールの活用です。特に最近は、ITに詳しくないチームでも導入しやすいツールが数々登場しています。 そんなツール導入初心者におすすめしたいのが、次にご紹介する「monday.com」です。 スムーズなプロジェクト管理に「monday.com」 monday.comは、WBSとガントチャートの連携をスムーズに行える、クラウド型のプロジェクト管理ツールです。 大企業、中小企業、部門単位など、チームの規模問わず活用しやすい設計になっており、リアルタイムでの情報共有、自動の進捗更新、チームメンバーとのコラボレーションなどが可能です。 機能説明 WBS構造をそのままタスクボード化Excelで作ったWBSもすぐに再現できる柔軟な階層構造。 見た目も整理しやすい設計です。 自動でガントチャート化各タスクの納期・依存関係をもとに、スケジュールを可視化。 変更にも即時対応できます。 進捗のリアルタイム共有ステータス・コメント・通知が一元化され、チーム内の情報伝達がスムーズになります。 リソース・負荷管理も対応担当者ごとの作業量を可視化できるため、遅延の兆候やボトルネックの早期発見に役立ちます。 初期費用なしで始められ、必要な機能に絞ったプランも選べます。 「WBSを“使える管理体制”に落とし込めていない」とお悩みなら、monday.comの導入は強力な選択肢となるでしょう。 あなたのプロジェクト管理が、より効率的なものになることを願っています。 今すぐmonday work managementを試してみる（14日間無料）   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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プロジェクト管理を効率化したいけれど、「どこから手をつければいいのか分からない」とお悩みではありませんか？ そんな方には、プロジェクトのタスクを細かく分解して全体像を可視化する「WBS」の作成がおすすめです。 この記事では、WBSの基本から作り方の手順、現場で活かすコツまでを分かりやすく解説し、すぐに使える無料テンプレートもご紹介します。 これからプロジェクトを始める方も、すでにWBSを使っている方も、この記事を読むことでより効果的なタスク管理ができるようになります。 効率的なプロジェクト管理を実現したい方は、ぜひ最後までご覧ください。 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする まずは、そもそもWBSとは何か、基本定義やメリット、ガントチャートとの違いを紹介します。 WBS（Work Breakdown Structure）の基本定義 WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトに必要な作業を抜け漏れなく洗い出し、構造化した一覧表（構成図）のことです。 プロジェクトのゴールから逆算して作業を細かく分けていくことで、「何をすべきか」の全体像が明確に見えるようになります。 例えば、Webサイト制作プロジェクトの場合、「企画・設計」「デザイン」「開発・実装」といった3段階に分け、さらにそれぞれを具体的な作業まで細分化します。 タスクを分解して視覚化することで、作業の抜け漏れを防ぎ、効率的にプロジェクトを進行できるようになります。 WBSとガントチャートの違い WBSとガントチャートは混同されがちですが、実は異なる目的と特徴を持っています。 WBSは、成果物を達成するため、必要な作業を階層的に分解した構成図です。作業の全体像と範囲を明確にすることに重点を置いています。 一方、ガントチャートは、WBSで分解されたタスクに担当者や期間、タスク間の依存関係といった時間軸の情報を加え、プロジェクトのスケジュールを可視化したものです。 このように、まずWBSで「何をすべきか」をすべて洗い出し、その後にガントチャートで「いつ、誰が、どの順序で実行するか」を計画するのが一般的です。 WBSテンプレートを使うメリット WBSを一から作成するのは、時間も手間もかかります。そこで便利なのが、WBSテンプレートの活用です。テンプレートを使うことで、次のようなメリットがあります。 ・時間の短縮：既存のフォーマットを利用することで、構造を考える時間を大幅に削減できます。 ・品質の向上：実績のあるテンプレートを使えば、作業の抜け漏れが減り、より精度の高いWBSが作れます。 ・標準化の促進：組織内で同じテンプレートを使用することで、プロジェクト管理の標準化が図れます。 ・ノウハウの習得：優れたテンプレートは、WBS作成の良いお手本になります。参考にすることで、タスク分解のコツが自然と身につきます。 では実際に、無料で使えるWBSのテンプレートをご紹介します。 monday.comでは、プロジェクト管理に特化した高品質なWBSテンプレートを無料で提供しています。 今すぐmonday.comで無料テンプレートを使う 本テンプレートの特徴 monday.comには、以下のような特徴があります。 ・階層構造でタスクを整理：複雑なプロジェクトも構造で分解し、見やすく整理できます。 ・ガントチャートやタイムラインとの連携：WBSからシームレスにガントチャートやタイムライン表示に切り替えが可能です。 ・担当者、期限、進捗をリアルタイムで管理：チーム全体で最新の情報を共有できます。 ・多様なビュー（ボード、タイムライン、カレンダー）：用途に応じて最適な表示形式を選択可能です。 ・無料トライアルあり（14日間）：本格的な機能を無料で試すことができます。 monday.comは、単なるスプレッドシートの代替品ではなく、あらゆる業務を一つの場所に集約する「ワークプラットフォーム」として、多くの企業のプロジェクトマネジメントを支えています。 WBSとガントチャートが常に自動で同期され、チーム全員がいつでも同じ情報を共有できたら、プロジェクトはもっとスムーズに進むはずです。monday.comは、そんな理想的なプロジェクト管理を実現できるツールです。 機能Excel / Googleスプレッドシートmonday.com リアルタイム共同編集〇 専用ツールに比べ、手動管理が多い◎ シームレス ガントチャート生成× 手動作成・更新◎ 自動生成・自動更新 自動通知・リマインダー× 不可◎ カスタマイズ可能 複数ビュー切替× 別ファイルで管理◎ ワンクリックで切替 他ツール連携△ 手動 or 複雑な設定◎ 200以上のツールと連携 今すぐ無料WBSテンプレートをダウンロードする WBS（Work Breakdown Structure）は、ただタスクをリスト化するだけでは効果を発揮しません。適切な手順を踏んで作成することで、初めてプロジェクトの全体像やリスクが明確になります。 ここでは、誰でも実践できるWBS作成の4つのステップをご紹介します。 1. ゴールを設定する プロジェクトの最終成果物を明確に定義します。「何が完成すれば終わりなのか」を具体的に設定することで、後のタスク分解がスムーズに進みます。 たとえば「Webサイトをリニューアルする」というプロジェクトなら、「全ページの公開完了」「モバイル対応完了」など、完了の基準となる成果物をはっきりさせましょう。 2. 必要なタスクをすべて洗い出す 最終成果物から逆算し、必要となる作業を漏れなくリストアップします。この段階では、網羅性を重視し、思いつく限りのタスクを書き出しましょう。 過去の似たようなプロジェクトの資料を参考にしたり、経験豊富なメンバーに意見を聞いたりすると、より精度の高いタスクを洗い出せます。 「質より量」を意識し、細かすぎるくらいでも構いません。後から構造を整理するステップで調整すればOKです。 3. タスクをグループ分けして整理する 洗い出したタスクを「企画」「設計」「開発」といった関連作業ごとにグループ分けし、階層を整えます。小規模プロジェクトでは2〜3階層、大規模プロジェクトでは7階層までが良いと言われています。 最下層のタスクには、担当者1名と完了までの所要時間を見積もり、割り当てます。責任の所在を明確にすることで、プロジェクトの進行がスムーズになります。 4. レビューと見直しを行う 作成したWBSをプロジェクトメンバー全員でレビューし、抜け漏れや認識のズレがないかを確認・修正します。これはプロジェクト開始前の、重要な品質チェック工程です。 複数の視点でチェックすることで、一人では気づけない問題点を発見し、より完成度の高いWBSに仕上げることができます。 WBSをプロジェクトで本当に役立てるには、作り方だけでなく「運用方法」も同じくらい重要です。 ここでは、WBSを活かすための注意点と、成功のコツを3つご紹介します。 何度も見直してブラッシュアップする WBSは「作って終わり」ではなく、プロジェクトの進行に合わせて何度も見直すものです。 実際、多くのプロジェクトでは、開始当初に立てたWBSが途中で現実と合わなくなっていくことも珍しくありません。タスクの追加や削除、スケジュール変更、役割の再調整など、状況の変化に応じてWBSもアップデートが必要です。 ・週次ミーティングやフェーズ移行のタイミングでWBSをチェック ・担当者の声を取り入れて現場とのズレを修正 ・更新履歴を残して、変更内容の透明性を確保 このように、WBSを“生きたドキュメント”として扱うことが、プロジェクトの成功に直結します。 タスクは分解しすぎない タスクを細かく分解しすぎると管理が複雑になり、かえって進行を妨げる結果になります。逆に粗すぎても、実行レベルでの抜け漏れや責任の曖昧さにつながります。 適切なバランスを保ち、管理しやすい粒度でタスクを分解することが成功の鍵です。プロジェクトマネジメントの現場では、「8/80ルール」という経験則が知られています。これは、一つのタスクの工数が8時間未満にならず、かつ80時間を超えないように分解するという考え方です。 このルールを目安にすると、管理が煩雑になりすぎず、進捗も把握しやすくなるため、おすすめです。 タスクの担当者を明確にする 各タスクをガントチャートに展開していくために、担当者は明確に設定しておく必要があります。「チームで対応」や「みんなでやる」と曖昧な設定にしてしまうと、責任の所在が不明確になり、トラブルの原因となります。 一つのタスクには必ず一人の責任者を設定しましょう。その上で協力者を追加する形にすれば、責任の所在が明確になり、プロジェクトがスムーズに進みます。 WBSテンプレート導入前によくある質問（FAQ） Q. 自社に合ったテンプレートを選ぶにはどうすればいい？ テンプレート選択の際は、以下のポイントに注意してください。 ・プロジェクトの規模や複雑さに合っているか：大規模プロジェクトには階層が深く構造化されたものを、小規模ならシンプルな構成のものを選びましょう。 ・担当者や期日など、必要な管理項目が含まれているか： WBSテンプレートによっては、項目が最小限の場合もあります。必要な管理項目が最初から含まれているものを選びましょう。 ・カスタマイズできるか：自社の業務に合わせて項目を調整できるかなど、柔軟性も確認しましょう。 Q. 小規模なプロジェクトでも使うべき？ 小規模なプロジェクトでも、WBSの活用は十分に効果を発揮します。WBSはプロジェクトの全体像を明確にし、タスクの抜け漏れを防ぐのに役立つため、規模に関わらず活用が可能です。 むしろ、一見シンプルに進みそうに見える小規模なプロジェクトほど、WBSで効率的に管理することで「本来着手すべきタスク」に気づけるケースも多くあります。 Q. 社内で共有するにはどうしたらいい？ WBSの社内共有には、以下のような方法があります。 ・Excelファイルをメールやクラウドで共有：最も手軽ですが、バージョン管理や更新漏れが起きやすいため注意が必要です。 ・Googleスプレッドシートを活用：リアルタイムで共同編集しやすく、コメント機能や履歴も確認できるため、共有に適した方法です。 ・プロジェクト管理ツールを活用：テンプレートをそのままクラウド上で運用でき、タスクの更新から通知まで、すべての情報を一元管理できます。 中でも、monday.comのようなクラウドベースのプロジェクト管理ツールを使用すると、リアルタイムでの情報共有が可能になり、チーム全体の生産性向上につながります。複数メンバーでの運用や進捗管理を強化したい場合は、プロジェクト管理ツールの使用がおすすめです。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Q. \u81ea\u793e\u306b\u5408\u3063\u305f\u30c6\u30f3\u30d7\u30ec\u30fc\u30c8\u3092\u9078\u3076\u306b\u306f\u3069\u3046\u3059\u308c\u3070\u3044\u3044\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": 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} } ] } 本記事では、WBSがプロジェクトを円滑に進めるうえでどれほど役立つかを解説し、その作り方や運用のコツをご紹介しました。 ExcelやGoogleスプレッドシートでも、WBS作成を手軽に始められます。ただし、チームで本格的にプロジェクト管理を行う場合、リアルタイム性の不足や自動化の限界に直面することも少なくありません。 そんな課題を解決し、業務効率化とストレスフリーなプロジェクト遂行を実現するには、monday.comのようなプロジェクト管理ツールを活用したWBS運用がおすすめです。まずは無料トライアルを活用し、今日から新しいプロジェクト管理を体験してみましょう。 今すぐWBSテンプレートを無料でダウンロードする 効率的なプロジェクト管理を実現するには、正しい知識と、それを支える適切なツールが不可欠です。まずは本記事を参考に、あなたのチームに合ったやり方で、WBSを活用したプロジェクト管理に挑戦してみてください。   本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。

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ガントチャートは横棒状のグラフで、プロジェクトのスケジュールとそのタスクやイベントを横向きに示します。ガントチャートの棒グラフはタスクを表し、日付は横方向に配置されます。 ガントチャートはアクティビティを時間に基づいて表すのに適しているため、プロジェクトのスケジュール管理によく利用されます。また、タスクの依存関係（各タスクが他のタスクとどのように連携しているか）を示すこともできます。 この記事では、他の種類のチャートとの比較、利点、独自のチャートの作成方法など、ガントチャートについて詳しく説明します。 今すぐはじめる シンプルなガントチャートは、期日、マイルストーン、プロジェクトの進捗を明確に示すため、チームにとって唯一の確実な情報源として機能します。各メンバーがいつ、何に取り組まなければならないのか、それがプロジェクト全体にどのような影響を与えるのかを瞬時に把握できるようになります。ガントチャートにはさまざまな使用例があり、あらゆる種類のプロジェクトに利用できます。ここでは、さまざまな目標やプロジェクトに役立つ方法をいくつかご紹介します。 複雑なプロジェクトを簡素化して KPI の追跡を支援  マーケティングキャンペーンを計画する際のリソース管理に活用 プロジェクトのスコープと要件を視覚的に理解 プロジェクトの進捗を追跡する際に具体的なガイドとして使用  より広範なフレームワークでガントチャートを用いると、作業分解図（WBS）という方法で大きな目標や複雑な目標を管理しやすい目標に分割して、事業プロジェクトの達成を目指すことができます。WBS はそもそもどのタスクを完了する必要があるかを一覧化するもので、各タスクの開始・終了時期を定めるものではありません。優れた基盤となる WBS に、時間、オーナーシップ、ステータス、マイルストーンなどのガントチャートのコンポーネントを重ねれば、全体像をより明確に把握できるようになります。 この仕組みを理解するために、マーケティングチームがガントチャートを利用して、ソーシャルメディア、ウェブサイトのコンテンツ、ブランディングなどのキャンペーンやタスクを計画している様子を想像してみるとよいでしょう。 ガントチャートを使うことで、それぞれのチームメンバーが現在取り組んでいるタスクや、各タスクが他のタスクに与える影響をチーム全員が正確に確認できるようになるほか、最適な成果物の計画を立て、タイムラインの見積もりも効果的に行えるようになります。 PERT 図（プログラム評価レビュー手法（Program Evaluation and Review Technique））では、タスクはタスク間の依存関係を示すノードまたは円と、その間に矢印が付いたネットワーク図で表されます。ガントチャートと PERT 図はどちらも重要なプロジェクト管理ツールですが、この2つには重点を置く場所、タスクの依存関係、複雑さ、クリティカルパスなどの重要な違いがいくつかあります。 全体として、PERT 図では複雑なプロジェクトのタスクの相互依存関係とクリティカルパス分析がわかりやすく表されるのに対し、ガントチャートでは規模と種類が異なるプロジェクトでのタスクのスケジュール設定と進捗の追跡が強調されます。両方のチャートを同じプロジェクトに適用できないというわけではありませんが、一般に PERT 図は計画段階に適しており、ガントチャートのほうが柔軟性と適応性が高いため、プロジェクト実装のどの段階でも利用することができます。 各チームのプロジェクトガントチャートは、チーム独自のワークフローとクリティカルパスに応じて異なりますが、含めるべき重要な構成要素は6つあります。 日時：ガントチャートには開始から終了までのタスクの日付とプロジェクトのタイムライン全体での位置が示され、簡単に計画できるようになります。 タスクとタスクバー：タスクとサブタスクは完了すべき順序に従って示されます。タスクは左側に垂直に示され、各タスクを表すバーがタイムライン上に視覚的なバーとして表示され、プロジェクトの継続期間全体にわたるタスクの依存関係がわかりやすく示されます。 マイルストーンと進捗：プロジェクトの特定のポイントがマイルストーンとして表され、ガントチャートでは個別のマーカーが付いたタスクのように見えることがあります。進捗は、各フェーズが対応するマイルストーンにどれだけ近づいているかに関連して追跡され、進行中のタスクの完了率が表示される場合もあります。 依存関係：どのタスクが相互に依存しているかを示すために矢印または線を使用します。 垂直マーカー：垂直マーカーはグラフ上にあるプロジェクトの現在のデータを示し、プロジェクトがどこにあるのか、どれだけの作業が残っているかを確認するのに役立ちます。 リソース：一部のタスクには、タスクの完了に役立つツール、ドキュメント、連絡先などのリソースが含まれています。 では、ここからは実際にガントチャートをゼロベースから作成してみましょう。さまざまなタスクとサブタスクをすべて収集して依存関係を定義し、水平方向のタイムラインを作成するまで、いくつかの手順が必要になります。 これは個別に行うこともできますが、monday work management などのガントチャートビューとテンプレートが組み込まれたプロジェクト管理プラットフォームを利用するとより簡単に始めることができます。 monday work management でタスクをガントチャート形式で表示する方法 monday work management にはタスク表示に使用できる27種類以上のプロジェクトビューが用意されており、ガントチャートもそのひとつです。チャートを最初から作成するのではなく、カラムや自動化などの必要なパラメーターをすべて含むワークボードを作成して数回クリックするだけで、ガントチャートが完成します。大枠の手順は次のとおりです。 ボードにタイムラインカラムと依存関係カラムがあることを確認します。 「ボードビュー」メニューで「ガントチャート」を選択します。 タスクがひとつのガントチャートにまとめられます。リアルタイムでの編集や、計画されたタイムラインに対して現在のプロジェクトの進捗を視覚化できるガントベースラインなどの優れた機能を使用して、よりクリエイティブにボードを構築しましょう。 monday work management でガントビューを作成したら、好みに合わせてカスタマイズできます。ダッシュボードにウィジェットとして追加して簡単に開いたり、ボードのどのカラムをチャートに表示するかをカスタマイズしたり、チャートのアイテムをプロジェクトフェーズなどのグループごとに表示したりできます。チャートのアイテムにラベルや特定の色を追加して、より視覚的なボードにすることもできます。 monday work management では、時間枠をカスタマイズしてガントチャートを拡大または縮小することも可能です。たとえば、チャートを日、週、月、年、または四半期で表示するように設定できるため、小さなタスクを拡大して数クリックするだけで、プロジェクトの概要全体を確認することができます。 monday work management を使用すると、業務を自由自在に視覚化できます。タスクはボードから始まりますが、ガントチャートからボードビューに戻らなくてもプロジェクトの更新を続けることができます。主にガントチャートを使用して作業する場合は、ガントビューから切り替えることなく、アイテムをガントチャートから更新できます。 ガントチャートがさまざまなプロジェクトで利用されている理由はたくさんあります。ガントチャートを使用することにより、タスクの共同作業が可能になる、プロジェクトの最新情報（アップデート）をチーム全員が簡単に確認できるなど多くのメリットが生まれます。 まずは、プロジェクト管理でガントチャートを使用するメリットを見てみましょう。 ガントチャートでタスクの依存関係を特定することで、クリティカルパスが理解しやすくなる 各タスクの開始日と終了日を確認し、リソースとスケジュールの競合を特定することで、リソースを効果的に割り当てることができる ガントチャートはプロジェクトとそのスケジュールを明確かつ視覚的に表示するため、チーム全員のプロジェクトのスケジュール管理が簡単になる 複数のタスクの進捗を追跡し、計画されたスケジュールと比較することで、潜在的な遅延やボトルネックを特定し、時間管理を改善する チームメンバーにタスクが割り当てられ、責任と期限が把握できるので、タスクのオーナーシップがより明確になる プロジェクトマネージャーは、タスクの依存関係とクリティカルパスを視覚化することで潜在的なリスクを特定し、それに応じた対策を立てることができる ガントチャートがあることでチームメンバー、クライアント、関係者とのコミュニケーションが促進される。プロジェクトの進捗を明確化し、期待される成果をより良好に管理できる ガントチャートのデメリット さまざまなメリットがあり役立つガントチャートですが、もちろんチームのニーズによってはデメリットだと感じられる点もあります。すべてのツールに言えることですが、どんなチームやプロジェクトにも合っているとは限らないからです。とはいえ、適切な計画と導入、そしてチームが常にコミュニケーションを取るようにすれば、通常は問題が起きることはありません。注意すべき点としてはたとえば、次のようなものがあります。 タスクの数が多い大規模で詳細なプロジェクトの場合、ガントチャートが複雑になり、使いこなすのが難しくなる ガントチャートを常に最新の状態に保つのは簡単ではなく、変更が生じると時間を取られる可能性がある ガントチャートを使用する際はリソースを注意深く管理しなければ、チームメンバーに複数のタスクからの業務を割り当て過ぎてしまうことがある ガントチャートに慣れていないチームメンバーは、ガントチャートを完全に理解して使いこなせるようになるまで時間がかかる場合がある 一部のガントチャートには、説明や必要なリソースなどのタスクに必要な情報がすべて含まれていない場合があり、遅延の原因になることがある monday work management など、ガントチャートが組み込まれた専用のプロジェクト管理ツールでは、自動化機能やコミュニケーションツールの統合などを利用してこのような欠点を克服することができます。 プロジェクトの特性によってはガントチャートよりも他のビュー表示の方が使いやすい場合もあるため、チームの規模、タイムライン、プロジェクトの性質など、それぞれの場合に最も適した視覚化手法を見極めた上でビューの種類を選ぶと良いでしょう。 今すぐはじめる ガントチャートはさまざまな種類のプロジェクトに役立ちますが、他にも色々な種類のプロジェクト管理チャート、ボード、ツールが多く存在し、それぞれ独自の方法でプロジェクトの視覚化と管理を行うことができます。一般的な代替手段としては次のようなものがあります。 かんばんボード：かんばんボードは、ワークフローの段階として、カードを使ってタスクとカラムを視覚的に表します。チームメンバーはタスクの進行にひとつのカラムから別のカラムに合わせてカードを移動し、ステータスとワークフローの概要を明確に示します。 スクラムボード：アジャイル型プロジェクト管理で使用されるスクラムボードはイテレーション開発に適しています。バックログ内のユーザーのタスクを視覚化し、各スプリント中のさまざまな段階での進捗を示します。 タイムラインチャート：プロジェクトタイムラインチャートは、一定期間にわたるタスクとイベントをシンプルかつ直線的に表します。ガントチャートほど詳細ではありませんが、プロジェクトの重要なマイルストーンの概要を簡単に把握できます。 プロジェクトのチェックリスト：プロジェクトのチェックリストはシンプルでわかりやすく誰でも把握できるので、どのチームでも簡単に使いこなせるでしょう。単独でも、他のチャートやボードと組み合わせて使用することもできます。 場合によっては、プロジェクトで複数のビューを使用すると便利なこともあります。monday work Management などのプラットフォームは27種類以上のプロジェクトビューから好きなものを選べます。 今すぐはじめる いかがでしたか？ガントチャートはプロジェクトの視覚化に便利な方法であり、ガントチャートのソフトウェアを使用するとチームのプロセスをさらに効率アップできることがわかりました。ただし、それぞれにはメリットもデメリットもあります。 monday work management などの最も洗練されたソリューションは、多彩なチャートビュー、カスタマイズ可能な自動化、統合サービス、チャートに含まれる情報を絞り込むなどの高度な機能を備えています。どんな規模でも、どんな業界のプロジェクトでも管理できる視覚的なソリューションと機能満載のガントチャートを備えた monday.com をぜひお試しください。 Excel でガントチャートを作成できますか？ はい。Excel でガントチャートを作成して、タスクの進捗を視覚化することができます。 手順： 1. 必要なデータを選択します。 2.「挿入」をクリックして棒グラフを追加し、「積み上げ横棒」を選択します。 3. 積み上げグラフのフォーマットを設定してガントチャート形式に変更します。 どのボードにも追加できる独自のガントチャートビューを備えた monday work management なら、複雑な設定は不要で簡単にガントチャートを作成できます。 ガントチャートが最適なプロジェクトは？ ガントチャートは長期にわたるプロジェクトの計画とスケジュール設定に適しています。 ガントチャートを使用してプロジェクトに要する時間を計画し、必要なリソースおよび依存関係を含むタスクの順序を評価することができます。 ガントチャートとタイムラインは同じものですか？ ガントチャートとタイムラインはいずれも似たような場面で使用されますが、決定的な違いはタイムラインではイベントが1行にまとめて表されるのに対し、ガントチャートでは2次元的に表示され、依存関係などの詳細が含まれることです。 どちらのビューでも、ステークホルダーはプロジェクトの開始日と終了日、主なマイルストーンの概要を確認することができます。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Excel \u3067\u30ac\u30f3\u30c8\u30c1\u30e3\u30fc\u30c8\u3092\u4f5c\u6210\u3067\u304d\u307e\u3059\u304b\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "\u306f\u3044\u3002Excel \u3067\u30ac\u30f3\u30c8\u30c1\u30e3\u30fc\u30c8\u3092\u4f5c\u6210\u3057\u3066\u3001\u30bf\u30b9\u30af\u306e\u9032\u6357\u3092\u8996\u899a\u5316\u3059\u308b\u3053\u3068\u304c\u3067\u304d\u307e\u3059\u3002\n\u624b\u9806\uff1a\n1. 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オーケストラには指揮者が必要なように、プロジェクトマネージャーはチームを指揮して業務を進めるうえで欠かせない存在です。チームメンバー全員の足並みがそろっていることを確認し、すべてのプロジェクトの最終目標に向けて結果を出せるよう導くのです。 このブログでは、日々仕事で活躍するプロジェクトマネージャーがさらに「敏腕な」プロジェクトマネージャーになるために知っておくべきこと、そしてやるべきことをご紹介します。 この記事を「プロジェクトマネージャーになる方法」の入門講座として、ぜひ業務に生かしてみてください。 まずは、マネジメントとは何かという基本に立ち返ってみましょう。 プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを最初から最後まで計画、管理、指揮し、プロジェクトを予定どおりに、予算と当初のスコープの範囲内で確実に完了させるために重要な役割です。 業務効率を最大化し、全員の連携と組織化を保つために、多くのプロジェクトマネージャーはプロジェクト管理ソフトウェア、または monday.com のようなワークオペレーティングシステム（Work OS）を使用しています。 Work OS を使うメリットはたくさんあります。まず、こうした集中型のプラットフォームを利用することでプロジェクトに関わるすべての情報を１か所に保存し、チームメンバーに簡単にシェアしてその中で共同作業を行うことができできます。さらに、一部のより高機能な Work OS ソフトウェア（monday.com など）は直感的でカラフルな UX を備えているため、プロジェクトのステータス、割り当てられたアイテム、やり取り、リソースの使用状況などを誰もが一目で把握しやすくなります。 では、プロジェクトマネージャーの役割について理解できたところで、チームが目標を達成するためにマネージャーが日々の業務で行うべきことを詳しく見ていきましょう。 1. チームメンバーの活用 効率的かつ機敏な動きが得意なプロジェクトマネージャーは、優れたリーダーシップ能力とソフトスキルを備えており、それぞれのチームメンバーから最高のパフォーマンスを引き出すことができます。 問題解決、柔軟性や順応性、対人スキル、コミュニケーションなどのソフトスキルは、チームメンバーが何が得意で、どの分野で改善が必要かなど彼らの人柄を理解する上で役立ちます。 そして、プロジェクトの中でそれらの分野を改善したり、彼らの本来の才能を発揮できるよう計画を立てることができます。 プロジェクトマネージャーには、各チームメンバーの長所と短所を理解することに加えて、プロジェクトのスケジュールを計画する際にメンバーの能力を十分に把握することが求められます。Work OS を使用すると、1つのプラットフォームでチームの進捗の全体像を把握し、各メンバーの作業の詳細を確認することができます。 monday.com では、生産性とスキルに関する最新のデータをもとにチームの仕事量を管理することもできるため、チームメンバーの能力がフル活用されるように適切な決断を下すことができます。 2. プロジェクト管理ツールの活用 プロジェクトマネージャーの成功にはテクノロジーが大きく貢献しています。Work OS などのソフトウェアでは、すべてのプロジェクト情報を視覚的な方法で保存・表示できると同時に、データの表示方法も自由に選択できるようになります。monday.com では、ガントチャート、タイムライン、ダッシュボードなどのビューを選択できます。 さらに、業務のサイロ化がなくなるため、効率的なプロジェクト管理が実現します。ドキュメントの作成、ファイルの添付、リアルタイムでのフィードバックの提供、定型業務の自動化などのカスタマイズ可能な操作を 1 か所で実行でき、ドキュメントの作成、Excel シート、ファイルの保存などのために別のタブを開く必要がありません。Work OS には、オンラインでのプロジェクト管理に必要なものがすべてそろっています。 今すぐはじめる 3. 成功の鍵はコミュニケーション プロジェクト管理に携わる人にとって、効率的なコミュニケーションはすべての基盤となります。プロジェクトマネージャーが最初から最後まで円滑にプロジェクトを進めるには、ステークホルダー、クライアント、そしてチームとの一貫したコミュニケーションが必要です。 プロジェクト管理を成功させるためには、チームメンバーとのオープンなコミュニケーションが求められます。チーム内で積極的にアイデア、提案、課題、問題を共有するよう促しましょう。毎週の会議や対話の機会を設けてプロジェクトの取り組みについて話し合ってください。 monday.com なら、意思決定を適切に行い、プロジェクト計画と実行に役立つ必要な情報をチームメンバー全員が確実に入手できるようになります。アイテムを更新することで、誰でもその中に質問やコメントを書き込み、メンバーにタグ付けして会話を始めることができます。また、ステータスラベルを使用して、完了済みタスク、取り組み中のタスク、または行き詰まっているタスクはどれかを伝えることも可能です。このようにプロジェクトの具体的なステージとそれぞれのタスクの担当者を明確にする方法があれば、混乱が生じることがなくなるのです。 4. 優れたプロジェクトマネージャーから学ぶ 周りのネットワークを活用したり、自分の部門以外のプロジェクトマネージャーとコミュニケーションを取ることで実践的な知見を吸収しましょう。他のプロジェクトマネージャーが使用しているさまざまな手法やテクニックについて尋ね、その人の成功と失敗から学んだり、プロジェクト管理のアイデアを提案したりすることもできます。 組織内で複数のチームが Work OS を使用している場合は、他のプロジェクト管理担当者にボードを共有してもらい、プロジェクトのワークフローを見せてもらいましょう。monday.com では、数クリックでボードを共有したり、他のユーザーを招待してボードを見てもらったりすることが可能です。該当するボードに自分も参加していれば、プロジェクトの過程をリアルタイムで確認することもできます。 5. 現実的かつ野心的な成果物を定める おおよそのプロジェクト目標をまとめたら、進捗の追跡に使う指標を決定します。これはプロジェクト管理では「成果物」と呼ばれ、主な目的に向けて作業を進める際の具体的なマイルストーンの役目をします。プロジェクト管理をスムーズに進めるためには、成果物を事前に決定し、それに応じてリソースを計画することが重要です。 プロジェクトマネージャーの役割は、成果物とその期限を前もって明確にし、それぞれの関係者がプロジェクトの完了に向けての期待値と必要なアクションを最初から把握できるようにすることです。 6. 【おまけ】プロジェクト完了後、チームの業績を評価する時間を設ける このステージは、プロジェクト結果の振り返りと成果物の評価という2つのステージに分けることができます。チームメンバー全員を集めて、改善の余地があること、そして成し遂げたことについて振り返りましょう。貢献した人とチームの成功を称賛し、チームメンバーが改善を目指しながら今後もパフォーマンスを上げ続けられるよう励まします。 チームが直面した問題について確認し、今後どのように回避していくかを事前に計画しましょう。このような評価の時間では、自分の進捗について考察し、遅延の要因とそれに対する解決策を特定し、会社としての目標にどのように貢献したかをチームに説明します。 いかがでしたか？この記事では期待される結果をもたらすために必要なプロジェクト管理スキルと習慣についてご説明しました。チームメンバーとの対話のコツから現実的かつ野心的な成果物の設定まで、プロジェクトマネージャーがチームを目標達成へ導くために使える方法はたくさんあります。 その中でも、フレキシブルで高機能な Work OS は、プロジェクトマネージャーの業務効率をさらに高め、複雑なプロジェクトを管理する場合にも大きな助けとなります。まずは無料でぜひお試しください。 今すぐはじめる

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かんばんボードとは、付箋やホワイトボードを進化させたもので、タスクの割り当てや期日、その他の関連情報をチームが一目でわかる場所にまとめ、常に最新の情報を共有できる、視覚的な整理システムです。 ソフトウェア開発からマーケティングに至るまで、どの分野においても要素を視覚化できる仕組みは成功に欠かせません。プロジェクト管理を考えるうえでも、戦略の一環としてかんばんボードを使用するメリットは大いにあります。 この記事では、かんばんプロジェクト管理とは何か、その仕組みとメリット、そして monday.com を使ったプロジェクトにおける活用法についてご紹介します。 今すぐはじめる かんばんボードは、個々のタスクとそのステージを示すカードやカラムからなるプロジェクト管理ツールです。 例えば、ステージはタスクのステータスを指し、「進行中」「レビュー待ち」「完了」「停止」といったタイトルが付けられます。カードはそれぞれのチームメンバーに割り当てられ、そのメンバー（担当者）は各ステージのタスクを完了させて、プロジェクトが完了するまでカードのステータスを変更（カラムからカラムへと移動）していきます。 このツールはアジャイル / スクラムプロジェクト管理フレームワークの一部でもあり、アジャイル方式で仕事をするチームがワークフローを視覚化し、効率を最大化するためにも活用されています。 デビッド・アンダーソンによるかんばんボードの5つの構成要素 かんばん方式は、1940年代にトヨタの製造工程の最適化に役立てるために開発されて以来、大きく進化してきました。これには、かんばん方式をソフトウェアとサービス業界に適用した先駆者であるデビッド・アンダーソンが大きな役割を果たしています。 彼の功績は、今日よく使われているかんばんボードに不可欠な5つの役割を特定したこと。以下で概要をご紹介します。 視覚的なシグナル：かんばんボードはワークフローと各作業アイテムのステータスを明確に視覚化するため、進捗状況をすばやく把握し、潜在的なボトルネックを特定することができます。 カラム：かんばんボードの特徴の1つは「カラム」の存在にあります。カラムは、より大きなワークフローを構成する個々のタスクやアクティビティを示すブロックのことです。 進行中の作業（WIP）の限度：常に進行中の作業アイテム数を制限することで、チームに過度の負担をかけず、スムーズで予測可能な作業の流れを確保することができます。 コミットメントポイント：かんばんチームでは通常、顧客やチームメンバーから提案されたプロジェクトのアイデアの保管場所として、ボード用のバックログを管理します。チームは作業の準備ができたら、バックログからアイデアを選択することができます。コミットメントポイントは、チームがバックログからアイデアを選択して、プロジェクトに取り掛かることを決定する段階のことです。 デリバリーポイント：デリバリーポイントはかんばんチームのワークフローの最終点で、通常は製品やサービスが顧客に納品される時点を指します。チームの主な目的は、作業アイテムをコミットメントポイントからデリバリーポイントにできるだけ早く移動させることであり、この2つのポイント間の経過時間をリードタイムと呼びます。チームで一貫してプロセスを改善し、リードタイムを最小化するよう努める必要があります。 かんばんボードはアナログでもデジタルでも構築することができます。付箋を貼って物理的に作ったり、プロジェクト管理ソフトウェアの機能を使ってデジタルボードを作成するなど、同じ仕組みをあらゆる形で再現できるのが特徴です。かんばんボードの主な構成要素は次の通りです。 カラム：「進行中」「レビュー待ち」「完了」といったチームのワークフローのさまざまなステージを示し、ボード上のカラムとして視覚化されます。 カード：タスクやプロジェクトなど、ボード上のワークフローのステージを移動する個々の作業です。 進行中の作業（WIP）の限度：各ワークフローステージにある作業アイテムの最大数です。 スイムレーン：チームや部門ごとなど、さまざまなアクティビティを分離、分類するためにボードを水平に分割したものです。 タグ：カードタグ、またはラベルとも呼ばれ、以下のようなことに役立ちます。 カードの分類、整理、フィルタリング コンテキストの追加 重要なタスクの強調 特定の目的を達成するために重要なタスクの可視化 かんばんプロジェクト管理は、プロジェクトのワークフローを可視化し、かんばんボード上で実行可能なパーツに分解する方法論です。かんばんチームのメンバーはそれぞれタスクを割り当てられ、自分の仕事だけに集中します。 かんばんプロジェクト管理の基本理念 かんばんプロジェクト管理における重要な4つの要素は次の通りです。 導入が簡単 かんばんは柔軟性が高いため、既存のワークフローを乱すことなく導入することができます。 段階的な変化 かんばんの哲学は、懸念や反対意見を生むような急激な変化ではなく、ワークフローを改革できる段階的な変化を行うことに基づいています。 現行のプロセスと役割の尊重 かんばん方式は、既存のプロセスや役割を完全に破壊するものではありません。プロジェクトチームが必要な変更を決定し、導入することを可能にします。 全社的なリーダーシップの推進 かんばんの「進化へ向けての小さな変化」という哲学は、チームメンバー全員の継続的な向上への意欲と最適な仕事の達成を高めます。 今すぐはじめる いくら便利なツールでも、導入に適したケースとそうでないケースがあります。かんばんボードもしかりで、今行っているプロジェクト管理でかんばんを使うのが最適かどうかをまずは見極めましょう。これは、チームの規模や希望、組織や仕事、プロジェクトの詳細によって異なります。 以下の質問も参考にしながら、かんばんツールが自社のプロジェクト管理に適しているか否かを判断してみましょう。 チームにはどの程度の構造が必要なのか？ かんばんの利点の1つはその柔軟性です。スクラムのようにスプリント中に変更ができない可能性があるフレームワークとは異なり、プロジェクト全体を通して継続的な変更が可能です。 かんばん方式は、タスクがフェーズを何度も行き来しない、反復性のないプロジェクトに適しています。アプリの機能開発のように、何度も設計段階に戻るような反復的なプロジェクトは、かんばんフレームワークには向いていません。かんばんフレームワークは多くの業界や分野で使用されていますが、マーケティング、イベント、出版など、継続的なワークフローを持つ組織には特に効果的です。 タスクの依存関係は多い？ かんばんが最も効果的に機能するのは、各タスクが同じチーム内で、比較的多くの依存関係なしに完了できる場合です。そのため、複数のタスクやステージ、オーナーが必要な複雑なプロジェクトには向いていません。また、ほとんどのタスクが共有リソースを必要とするプロジェクトでもあまり効果的ではない可能性があります。 かんばんボードメソッドには、次の3つのメリットがあります。 フォーカスを高める かんばんボードで作業を可視化することで、チームメンバープロジェクトにおける自分の責任や利害関係を理解しやすくなります。余計な要素を排除することで、他の仕事は同僚が担当していることを把握し、自分の仕事に完全に集中できます。 コミュニケーションを向上させる 調査によると、ほとんどの企業がコミュニケーションに苦労しており、32％の人が過去12か月で顧客や同僚とのコミュニケーションがより困難になっていると考えています。オンラインのかんばんボードを活用すれば、チームメンバーがプロジェクトのニーズをより深く理解し、より良い形でコミュニケーションをとりながら仕事を進められるようになります。また、カードにコメントを追加する機能も便利です。 効果的な優先順位付けを可能にする パレートの原理では「すべての結果の80％は20％のケースから得られる」とされ、効果的な仕事をする上で優先順位をつけることの重要性が示されています。かんばんプロジェクト管理で優先順位付けを可能にすることで、本当に重要なタスクに時間を費やすことができます。 monday.com ボードを作成する monday.com でかんばんボードシステムを使用するには、まずアカウントにボードを作成する必要があります。新しいボードを追加するには、画面左のペインにある [＋追加] ボタンをクリックして、[新規ボード] を選択します。 同じメニューから、Excel、Google Sheets、Trello などから新しいボードをインポートしたり、あらかじめ用意されたテンプレートから選択したりすることができます。 かんばんビューを追加する かんばんビューをボードに追加するには、ボードの上部にある＋オプションをクリックして（カーソルを合わせると [ビューを追加] と表示されます）、[かんばん] を選択します。 また、画面右上の [ボード強化] をクリックして、新しいボードビューを追加することもできます。[ボードビュー] を選択し、[ビューセンター] から [かんばん] を選択します。 かんばんビューを設定する ビューの右上にある歯車のアイコンをクリックして、[設定] メニューを開きます。 次の3つのステップに従い、かんばんビューを設定します。 かんばんカラム：[設定] の [かんばんカラム] セクションから、自分のかんばんビューで表示したいステータスカラムを選択します。 カバーカラム：かんばんカードのカバーとして表示するファイルカラムを1つ以上選択します。 カードカラム：かんばんカードに直接表示したいカラム情報をボードから選択し、情報を一目で確認できるようにします。 グループ分け：[設定] メニューの一番下にある [グループ分け] ボックスをクリックすると、かんばんカードをボード上のグループに分けて表示することができます。 かんばんボードの設定が完了したら、さっそくカードを追加・編集・移動してみましょう。 今すぐはじめる ワークフローでカードを移動する かんばんボードを作成したら、タスクを完了させることにフォーカスします。 タスクのフェーズが完了したら、カードはかんばんワークフローの次のカラムに移動します。例えば、次のような流れを考えてみましょう。 ライターは原稿を完成したら、カードをレビューのカラムに移動します。 編集者がそこから作業を引き継ぎます。 変更が必要な場合は、タスクを前のカラムに戻します。 その際にマネージャーや上司はコメント欄を活用し、必要な変更についてコメントを残すことができます。 かんばんボードでは、問題のあるエリアのカードが積み重なる傾向があるため、カードの状況を確認することでワークフロー上の問題をすばやく特定することができます。 分析を行う カードのワークフローの通過にかかる平均時間を追跡し、特定の時間枠で終了したタスクの数を確認することができます。 monday.com では、動的なテンプレートを使用することでより包括的な測定が可能となります。 かんばんボードツールを導入する際は、どのような機能があるのかを調べ、チームに合ったものを選びましょう。このセクションでは、検討する価値のある主要な機能と、monday.com の特徴をご紹介します。 直感的で使いやすいインターフェース プロジェクトの進行に予測不能な事態はつきものです。その対処に時間を取られるため、導入しているツール自体が複雑だと操作の負担が増えてしまいます。 monday work management は多彩な機能で、チームのニーズや希望に適したかんばんツールの作成をサポートします。 シンプルなドラッグ＆ドロップ機能 オンボーディングが簡単 誰でも簡単にはじめられる視覚的なデザイン 今すぐはじめる 視覚的な柔軟性 かんばんは極めて視覚的なワークフローであるため、自分の好きなようにデータを表示することができます。各プロジェクトの全体像を把握し、今のステータスを一目で見ることができるため、チーム全体の進捗状況やメンバーの仕事量、誰が何に取り組んでいるかなどを把握したいときにはぴったりです。 monday.com Work OS は高い柔軟性が特徴の業務管理ツールで、すべてのチームメンバーがプロジェクトの成長に合わせて変更や拡張を行うことができます。かんばんのカラムは、ドラッグ＆ドロップするだけで簡単に並べ替えが可能。カラム内またはカラムをまたいで移動させることで、特定のアイテムの順序を変更することもできます。 カスタマイズ対応 プロジェクトの要件やチームの規模が変更された場合に備え、チームのニーズや希望に合わせてボードやかんばんオプションを簡単にカスタマイズできるソフトウェアを選びましょう。monday.com では、ボードを自由にカスタマイズできます。 カードやカラム、ステータスを色分けする サブアイテムを追加し、アイテムのアクションアイテムをより具体的なステップに分割する ファイル共有機能で、特定の画像をボードに表示する コミュニケーションの一元管理 プロジェクトにかかわるすべての要素は、できれば1か所（ひとつのプロジェクト管理ソフト）で管理したいものです。 monday.com なら、コメントの追加やファイルのシェア、アップデートの送信を簡単に行うことができます。同じプラットフォームでチームメンバーと仕事ができるため、ミーティングやメールのやり取りに費やす時間を節約できます。 自宅でもオフィスでも、もちろん外出先からでも、文書や画像のアップロード、フィードバックやアップデートの共有、チームとコミュニケーションが可能です。 自動化 繰り返しの作業にかかる時間や手間を省くには、ワークフローの特定の要素を自動化できるソフトウェアを選ぶとよいでしょう。例えば、締め切りの前にリマインダーをチームに送るよう事前に設定しておくことができます。また、タスクのステータスが更新されたときに通知を送ることもできます。 monday.com では通知設定も簡単に行えます。自動化レシピは無制限に用意されており、ルーチンタスクを処理できるため、重要な仕事に集中することができます。 統合 コミュニケーション、ファイル共有、メール、カレンダー、生産性アプリなど、すでにチームで使用しているツールと統合されているかんばんボードソフトウェアを選びましょう。ツールやアプリ間でのデータの移動は、シームレスであるのが理想です。 monday.com は、部門を超えて利用できる72以上の統合を提供しています。 すべてのデータを1つのスペースで更新 すべてのユーザーが同じデータにアクセス可能 ツール間でプロジェクト情報をすばやくインポート / エクスポート 複数ツールの切り替え不要、一か所で業務を管理 かんばんは、プロジェクトの大小に関わらず使えますか？ かんばんは、プロジェクトの規模を問わず使用できる汎用性の高いプロジェクト管理方式です。高い柔軟性により、かんばんフレームワークはチーム特定のニーズやプロジェクトの大きさに適応し、あらゆる状況において拡張性と効果を発揮します。 かんばんは、リモートチームや分散チームに適していますか？ かんばんは、リモートチームにも分散型のチームにも適しています。データの視覚化、透明性、共同作業に特化しているため、たとえリモートワークであっても、各メンバーが仕事の進捗状況を常に把握し、簡単に最新情報を得ることができます。オンラインでかんばんツールやデジタルボードを作成・共有すれば、リモートチーム環境におけるかんばんプロジェクト管理の効果をさらに高めることができます。 チームの進捗状況を追跡する際、かんばんボードには何が表示されますか？ かんばんボードの最も強力な要素の1つは、各チームメンバーの仕事量を表示できることです。この指標をもとに各メンバーの作業状況を確認し、チーム全体の進捗を俯瞰することができます。 { "@context": "https:\/\/schema.org", "@type": 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} }, { "@type": "Question", "name": "\u30c1\u30fc\u30e0\u306e\u9032\u6357\u72b6\u6cc1\u3092\u8ffd\u8de1\u3059\u308b\u969b\u3001\u304b\u3093\u3070\u3093\u30dc\u30fc\u30c9\u306b\u306f\u4f55\u304c\u8868\u793a\u3055\u308c\u307e\u3059\u304b\uff1f", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "\u304b\u3093\u3070\u3093\u30dc\u30fc\u30c9\u306e\u6700\u3082\u5f37\u529b\u306a\u8981\u7d20\u306e1\u3064\u306f\u3001\u5404\u30c1\u30fc\u30e0\u30e1\u30f3\u30d0\u30fc\u306e\u4ed5\u4e8b\u91cf\u3092\u8868\u793a\u3067\u304d\u308b\u3053\u3068\u3067\u3059\u3002\u3053\u306e\u6307\u6a19\u3092\u3082\u3068\u306b\u5404\u30e1\u30f3\u30d0\u30fc\u306e\u4f5c\u696d\u72b6\u6cc1\u3092\u78ba\u8a8d\u3057\u3001\u30c1\u30fc\u30e0\u5168\u4f53\u306e\u9032\u6357\u3092\u4fef\u77b0\u3059\u308b\u3053\u3068\u304c\u3067\u304d\u307e\u3059\u3002\n" } } ] } かんばんプロジェクト管理を活用すれば、プロジェクトを迅速かつ効率的に進められます。複雑なプロジェクトもわかりやすく細分化し、チーム全体で情報の透明性を高めることができます。 monday.com のかんばんテンプレートを使用してボードを作成し、チームのタスクと進捗をシンプルに、すばやく把握しましょう。

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効果的な業務管理とは、重要性の高いプロセス、プロジェクト、タスク、リソースがまとまって完璧なハーモニーを織りなすオーケストラのようなものです。

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すべての関係者を満足させながら予定通りに予算内でプロジェクトを遂行するためには、効率的なプロジェクト ...

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プロジェクトを進めている場合でも、日々の業務にあたっている場合でも、その日にやるべきことのリストがどんどん膨れ上がってくる…

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プロジェクト計画は、プロジェクトを順調に進めるために不可欠です。計画書にはプロジェクトの目的を明記し、スコープ、構成、リソース、目標、成果物、スケジュールを定めます。 しっかりとした計画がなければ、プロジェクトは遅れ、予算オーバーになりがちです。 本ガイドでは、プロジェクト計画の書き方を6つのステップに分けて解説し、すぐに実行に移すために役立つ5つの monday.com のテンプレートをご紹介します。ではまずはじめに、プロジェクト計画とそのさまざまな構成要素について学んでいきましょう。 今すぐはじめる プロジェクト計画とは企業やチームが作成する公式の文書で、プロジェクト全体の目標や目的、特定のタスク、理想とする結果などをまとめたものです。 プロジェクトの目的を定めるだけでなく、以下のようなプロジェクトに関連する資料や成果物を含める必要があります： 主要なマイルストーンのタイムラインとガントチャート：開始日と終了日、目標とする顧客の獲得数、イベントやアプリの立ち上げ日程などを定めます。 コミュニケーション計画：進捗状況、成果、潜在的な問題について、常に全員と情報を共有します。 WBS（ワーク・ブレークダウン・ストラクチャ—、作業分解図）：特に、複数のチームメンバーが異なるタスクや同時進行のタスクに取り組んでいる場合は、プロジェクトプランナー（同時並行で進む複数のプロジェクトを一元管理するためのフォーマット）もあると良いでしょう。 プロジェクト完了に必要なリソース：プロジェクト管理ツール、資金、フリーランサーの手配など、必要なことを洗い出します。 プロジェクト計画は、プロジェクトのライフサイクルを通じてアクティビティとリソースを定義し、整理し、優先順位をつけ、割り当てるための中心的なハブとしての役割を果たします。 プロジェクト計画の立て方 プロジェクト計画の策定（プロジェクトプランニング）は、プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズ2に該当します： フェーズ1：プロジェクトの開始 – ビジネスニーズまたは問題、潜在的ソリューションを特定します。 フェーズ2：プロジェクトプランニング – 特定のタスク、責任の割り当て、プロジェクトのスケジュールを作成します。 フェーズ3：プロジェクトの実行 – リソースと連携し、スケジュールと予算を監視し、ステークホルダーへの報告を行います。 フェーズ4：プロジェクト完了 – プロジェクト完了後に結果を見直します。 プロジェクトプランニングのフェーズでは、開始フェーズで作成したプロジェクト概要をもとに詳細なプロジェクト計画を作成します。この段階では主に、以下のようなことを行います： 予算の設定 プロジェクトのスケジュールまたはタイムラインの定義 WBS の作成 必要なリソースの洗い出しと可用性の確保 潜在的な問題の評価、その解決シナリオの計画 プロジェクト目標、役割、期日、責任、プロジェクトのマイルストーン定義 プロジェクト計画の要素 ここからは、プロジェクト計画と、プロジェクトプランニングに含まれる他の要素との違いをご説明します。 プロジェクト計画 VS 作業計画 この2つは似ていますが、作業計画はプロジェクト計画ほど包括的ではありません。作業計画はプロジェクトチームがより小さな目標を達成するための支援に重点を置くのに対し、プロジェクト計画はプロジェクト全体の目標と目的を大まかに表したものです。 プロジェクト計画 VS プロジェクト憲章 プロジェクト憲章とは、プロジェクトの概要を示すものです。プロジェクトの存在を表明し、プロジェクトマネージャーに作業開始の権限を与える正式な短い文書で、憲章には、プロジェクトの目標、目的、リソース要件が記述されます。プロジェクト計画の前のプロジェクト開始フェーズで作成し、主要なステークホルダーに提示してプロジェクトの承認を得ます。 プロジェクト計画 VS プロジェクトスコープ プロジェクト計画の一部として、プロジェクトの規模と境界を明確に定義する「プロジェクトスコープ」というものがあります。これを文書化するために、スコープ記述書（ステートメント）、作業分解図（WBS）、WBS ディクショナリーの3つが役立ちます。プロジェクトスコープは、プロジェクトの進捗を監視し、実績と計画を比較し、スコープ外の作業発生を回避するための参照ポイントとして活用できます。 プロジェクト計画 VS WBS WBS とは、プロジェクトを完了するために必要なタスクを階層的にまとめたものです。大きな目標や複雑な目標を管理しやすいタスクに分解し、プロジェクト計画を実行できるようにします。WBSは、プロジェクトの範囲をフェーズ、サブプロジェクト、成果物、ワークパッケージに分解し、最終的な成果物納品に向けてのゴールを示します。 プロジェクト計画 VS アジャイル型プロジェクト アジャイル型プロジェクトは、従来のプロジェクト計画とは真逆の手法です。従来のプロジェクト（ウォーターフォール型開発とも呼ばれる）が段階的な計画プロセスを用いるのに対し、アジャイル型プロジェクトは段階的かつ反復的なアプローチを用いてプロジェクトを進めます。アジャイル型プロジェクトはソフトウェア開発でよく用いられますが、分野を問わず活用することができます。 プロジェクト計画が重要な理由とは？ すべてのプロジェクトの3分の1以上が、「スコープクリープ（プロジェクトの要件が増加してしまうこと）」を経験すると言われています。その際、チームは当初の計画よりも多くの作業を行うことになります。このような事態の多くは、プロジェクト計画の中で予期せぬ作業の遅れや状況の変化を考慮すれば回避することができます。また、プロジェクト計画があれば、いつ問題が発生したかを簡単に特定することができ、将来のプロジェクトに備えることができます。 45％のプロジェクトが期限内に完了せず、38％のプロジェクトが予算オーバーしているというデータも発表されています。 プロジェクト計画はこのような問題を早期に特定し、支出超過や納期の遅れを回避したりするのに役立ちます。プロジェクト計画を策定することで、プロジェクトのワークフローや進捗に混乱や遅れが生じる余地がなくなるのです。 プロジェクト計画に厳密なルールはありません。ここでは、monday.com チームがおすすめするプロジェクト計画の6つのステップについてご説明します。 1. エグゼクティブサマリーを作成する エグゼクティブサマリーはプロジェクト計画の冒頭に記載する短い文章のことで、プロジェクトプランの重要なポイントを要約したものです。プロジェクト計画の目的を再確認し、計画の主要なポイントを強調し、プロジェクトの結果、結論、推奨事項を記述します。 プロジェクトプランの冒頭に記載するとはいえ、プランの他の部分から要点を抜き出すことになるため、実際に作成するのは最後の段階になります。 以下のように簡単な概要を1ページ以内にまとめて説明します： プロジェクトの目的と目標 選択したプロジェクトの方法論とフレームワーク 最終的な成果物と納品基準 主なスコープリスクと対策 マイルストーンのサマリー プロジェクトのタイムラインとスケジュールに基づくリスクの概要 リソースと支出の見積もり エグゼクティブサマリーでプロジェクトの大枠をまとめて説明することで、プロジェクトの仕組みに積極的に関わっていない主要なステークホルダーにも内容をより分かりやすく伝えることができます。また、プロジェクトマネージャーはエグゼクティブサマリーを参照し、プロジェクトの主要な目標、スコープ、期待値、制限事項などをすばやく確認することができます。プロジェクトの3分の1近くが当初の目標を達成できないという現実を念頭に置き、定期的にプロジェクト計画を見直して軌道に乗せていくことが重要です。 2. プロジェクトのスコープを明確化する プロジェクトに着手したはいいものの、やることが膨れ上がってくるのは避けたいものです。プロジェクトスコープを明確にすることで、プロジェクトの開始と終了に境界線を引き、また成果物についての期待や、リクエストを誰が承認するか、プロジェクト全体で何が承認に値するかなどを設定することができます。 また、この作業には期待に応えることに関連する潜在的なリスクをざっくりと洗い出し、それらを軽減するための対応策を提示することも含まれます。それぞれのリスクを追跡する責任者も、あわせて正確に特定しておきましょう。 このステップを踏むことで、スコープクリープ、つまりプロジェクトのライフサイクルの中で、プロジェクトの要件が増加するという事態を防ぐことができます。組織から「プロジェクトの34％がスコープクリープを経験している」という不満が上がることもありますが、ほとんど、または常に毎回スコープ記述書を作成する努力をしている組織は52％に過ぎません。 3. プロジェクトの構造を設計する プロジェクトを導くために使用できるフレームワークはいくつか存在しますが、これはワークフローの組み立てや、成果物の作成・割り当ての方法にも関わってきます。 例えば、ウォーターフォールフレームワークを使用している場合、事前にすべてを計画し、開発の各段階を順次進め、専門のタスクオーナーが決められた時間に仕事を実行します。 プロジェクト構造内に依存関係を作りすぎると、成功に悪影響を及ぼす可能性があるため注意してください。そのため、チームが自律的に作業して成果物をタイムリーに完成できるような方法を模索する必要があります。秩序を維持するだけでなく、ボトルネックを防ぐために必要な承認者の数を考慮するのも良いでしょう。 プロジェクトをより質の高い成功に導くためには、何よりも、チームの知識共有の時間を設定することが重要です。共同作業が進めやすい環境づくりに向けて、採用したいコミュニケーション構造をメモしておきましょう。 4. 利用可能なプロジェクトリソースを確認する 次に、このプロジェクトに利用できるリソースを明確にします。 チーム 時間 予算 テクノロジー 物理的リソース この段階で重要なのは、リソース管理を担当する人やプロジェクトマネージャーが「このプロジェクトを進めるために何が必要なのか」を正確に判断する必要があるということです。さもなければ、間違った材料でケーキを焼くのと同じ状態になってしまいます。 例えば、チームに適した高度なスキルを持つ人材がいれば、プロジェクトは30％成功しやすくなります。しかし、3分の1の人は、自分のチームがプロジェクトに適したスキルをすべて持っているとは考えておらず、これが失敗の原因となります。 チームメンバーの数も重要です。仕事の量と人員の比率が悪ければ、効率も質も低下します。期待に応えるためにリソースを効果的に割り当てたければ、リソースの制限について現実的に考える必要があります。 具体的には、人手不足であればタイムスケールを調整したり、より専門的な機材が必要であれば予算を増やしたりといった対応が考えられます。 5. プロジェクトのタイムラインを綿密に計画する プロジェクト計画にタイムフレームを導入している組織は成功する可能性が高くなります。それにもかかわらず、52％のプロジェクトは常にベースラインスケジュールを設定しているわけではありません。そのためか、45％の組織が、期限内にプロジェクトを成功させることはほとんどない、あるいは全くないと答えています。 プロジェクトプランにはプロジェクトスケジュールのセクションを追加しておくと良いでしょう。この部分でいつ納品するのか、どのようにプロジェクトのタイムラインを守るのか、という期待値を設定します。 6. プロジェクトの変更点を管理する プロジェクトを回している最中に発生する課題トップ3に入るのが「変更管理」です。変更管理計画をしっかりと立てていないと、チームは予定外の変更が発生したときに何をすべきか分からなくなります。動的な変更管理計画を立てて、予期せぬ変更が発生した場合に従うべき手順と連絡先などを要約しておくと良いでしょう。 重要なのは、変更管理ツールを導入することです。monday work management は、計画からモニタリング、レポート、リソース管理まで、プロジェクトのライフサイクルのあらゆる部分を管理できる柔軟性を備えています。豊富に揃ったテンプレートをご覧いただき、ぜひチームに合うフォーマットを見つけてください。 今すぐはじめる monday.com はプロジェクト計画の各セクションを可視化するのに役立つテンプレートを豊富に取り揃えているため、簡単に使い始めることができます。以下では、プロジェクトプランニングを進めるのに役立つプロジェクト計画テンプレートを5つご紹介します。 1. プロジェクト計画テンプレート 最もベーシックなのがプロジェクト計画テンプレートです。 monday.com のテンプレートを使用すると、期間を設定してサブプロジェクトを構成し、各フェーズに責任者を割り当てることができます。それぞれの要素を色分けして分かりやすく可視化できるのもポイントです。 各プロジェクトに優先順位をつけ、さらに、いつまでに成果物ができるかを示すタイムラインを表示できます。 2. リソース管理テンプレート リソース管理を行うことで、チームはタスク、プロジェクト、プロセスを効率的に実行し、大規模な共通目標を達成することができます。 リソースを個人に割り当てたり、タイムスケールを付けたりすることで、スタッフがどのフェーズでどのリソースを担当するかを把握できます。場所を追加すれば、チームがある段階から次の段階へ移行する際に、リソースをどこで引き渡せばよいかを簡単に確認することができます。なお、これらの情報はモバイルアプリでも確認できます。 仕事量ビューを使用してチームの時間を積極的に管理し、チーム内の各ユーザーの仕事量とスキルの概要を把握します。 3. プロジェクトコスト管理テンプレート 一か所ですべてのコストを確認することができると、予算計画がはるかに簡単になります。 monday.com のプロジェクトコスト管理テンプレートを活用して、これらのデータを視覚化してみましょう。 各サブプロジェクトを追加し、予想コストを計画し、合計を各部門に割り当てます。この文書は、必要な予算を見積もり、承認されたプロジェクト予算を記録するために役立てることができます。その後、ダッシュボードやレポートを使用して、情報をカラフルに見やすく表示することも可能です。 4. プロジェクトタイムラインテンプレート プロジェクトタイムラインテンプレートは、スケジュール管理に最適です。 このダッシュボードは、かんばんフレームワークで作業している場合にはあまりそぐわないかもしれませんが、ウォーターフォールやスクラムのフレームワークで作業している場合には理想的な形式となっています。 ウォーターフォール型のプロジェクトの場合はマイルストーンを追加し、タイムラインを添付し、各マイルストーンのタスクを完了するために設定された作業日数を割り当てます。 各フェーズのチームリーダーをタグ付けすることで、プロジェクトマネージャーは、誰がどのマイルストーンに責任を持つのかを把握できます。 プロジェクト実行中、チームはステータスバーを使って進捗を追跡することができます。また、各アイテムをクリックして各マイルストーンにアップデートを追加し、チーム間の共同作業を促進することもできます。 スクラム型のプロジェクトの場合、スプリントごとにダッシュボードを整理し、具体的なタスクが決まるたびに追加していくことができます。 5. プログラムリスク登録テンプレート プログラムリスク登録テンプレートを使うと、全プロジェクトスコープとスケジュールリスクを可視化することができます。 色分けされたステータスバーを使って、プロジェクトスコープとスケジュールのリスクステータス、リスクの確率と影響を示します。 リスクを分類し、リスクオーナーを追加し、緩和策を提案することもできます。そうすることで、これらのリスクが実際の不具合に発展し始めた場合に、他のプロジェクトチームのメンバーが何をすべきか確認できるようになるのです。 今すぐはじめる プロジェクト計画は、チームで成功を掴むための核となる存在です。 非常に細かく、複雑なものではありますが、プロジェクト計画の作成・管理はそこまで難しいものではありません。monday.com にあらかじめ用意されたテンプレートを使えば、プランの各セクションを細分化しながらすべてをリアルタイムで監視することができます。 monday work management ならプロジェクトプランニングに関わるすべての資料を一元管理し、プロジェクトを限りなくスムーズに進めることができます。ぜひ一度お試しください。

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プロジェクト管理を担当されている皆さんは、ハウツー記事、初心者向けガイド、総合ガイドといった関連記事をおそらくすでにたくさん読まれたことでしょう。しかし、プロジェクト管理において見落とされがちなのがリソース管理の重要性です。まずはリソース管理について知り、それがプロジェクトポートフォリオの成功にどう影響するのかを見ていきましょう。

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