顧客管理システム（CRM）とは？CRM を導入するメリットを解説

「顧客情報があちこちに散らばって管理が追いつかない…」

営業活動の中で、そんな悩みを抱えていませんか？

名刺やメール履歴、スプレッドシートなど、顧客データが複数のツールや媒体に分散すると管理が複雑化し、対応漏れや商談の機会損失に繋がる可能性があります。

こうした課題を解決するのが、顧客管理システム（CRM）です。その名の通り、顧客情報を一元管理し、営業チームの業務効率と顧客満足度を同時に高める仕組みを提供します。

本記事では、CRMの基本から導入のメリット、そして選定時に押さえるべきポイントまでをわかりやすく整理しました。最後まで読み進めることで、自社に合ったCRMの導入を具体的にイメージできます。

顧客管理システム（CRM）とは？

顧客管理システム（CRM）とは、顧客との関係を一つの場所で管理し、より良いサービス提供や売上拡大に繋げるための仕組みです。名刺やメール、商談メモなど分散しがちな情報を一カ所にまとめ、チーム全体で共有・活用できるのが大きな特徴です。

そもそも顧客管理の目的は、新規顧客の獲得と既存顧客の維持を強化することです。

例えば、新規顧客には個別にカスタマイズしたアプローチで成約率を高め、既存顧客には購入履歴やサポート履歴をもとに適切なフォローや提案を行います。

これらの取り組みを支えるのが顧客管理システムであり、顧客との関係を深め、ビジネス成長の基盤を築くことができます。

顧客管理システムと営業管理システムの違い

「顧客管理システムと営業管理システムはどう違うの？」と思ったことはありませんか。

簡単に言えば、顧客管理システム（CRM）は「顧客との関係を長く深める」ための仕組みで、営業管理システム（SFA）は「営業活動を効率よく進める」ためのツールです。

近年では、顧客管理システムが営業管理システムの機能も兼ねるケースも増えています。そのため、どちらかに絞って使うのではなく、自社課題に合う機能から段階的に導入するのが現実的です。

顧客管理システムを使うメリット

顧客管理システムでは、以下のようなメリットが期待できます。

• 情報を一カ所に集約：ページを行き来せず、一つの画面で必要な情報を得られる
• フォロー漏れを防ぐ：リマインド機能や自動通知を使えば、対応の抜け漏れを防げる
• 商談の進捗を一目で把握できる：どの商談が止まっているのか、どの案件が優先なのかが一目でわかる
• 部門をまたいで情報共有できる：他チームの情報も同じ画面で共有できるため、対応が重なったり食い違ったりするリスクを減らせる
• 顧客へより適切な提案ができる：顧客情報を活用して、個々のニーズに合わせた提案ができるようになる
• 新しいメンバーもすぐに戦力化：定型化された画面やテンプレートで、新人でも短期間で対応が可能になる
  
• セキュリティや運用管理の透明性を確保：情報の更新者や時間を追跡できるため、安心して運用できる

上記のメリットにより、営業活動のスピードと精度が向上し、チーム全体の成果を高められます。

顧客管理システムの基本機能

顧客管理システムを選ぶときは、単に顧客情報を保存するだけでなく、営業活動を効率化し、顧客との関係を深める仕組みも提供しているかが重要です。

ここでは、顧客管理システムに備えられている代表的な機能を紹介します。

1. リード管理

リード（見込み顧客）の管理は、営業活動の要です。問い合わせや商談の進捗をきちんと追跡し、販売プロセスの各段階で顧客との関係を深めていくことで、成約率も高めることができます。

顧客管理システムには、新規リードを自動で取り込み、進捗状況を一元管理できる仕組みがあると理想的です。

2. 内部コラボレーション

最近ではリモートワークが増え、営業・マーケティング・カスタマーサポートがリアルタイムに情報を共有できる仕組みが欠かせません。

顧客管理システムにファイル共有やコメント機能があれば、担当者同士が時差なしで同じ情報を見ながら対応でき、抜け漏れや情報の食い違いを防げます。

3. 外部プラットフォームとの連携

企業によっては、メール配信、会計、チャットツールなどさまざまなアプリを併用しています。これらとシームレスに連携できる顧客管理システムを選べば、二重入力や情報の重複を防ぎ、業務を大幅に効率化できます。

すでに使っているツールとの統合が可能かどうかは、導入前に必ず確認しておきましょう。

4. 分析・レポート機能

営業活動を効率化するには、現状を正確に把握することが欠かせません。分析・レポート機能がある顧客管理システムを使えば、案件の進捗状況、成約率、売上予測などのデータを自動で集計し、わかりやすく可視化できます。

特にカスタマイズ可能なレポートやダッシュボードがある顧客管理システムなら、経営層向けのレポートから現場担当者のタスク管理まで、用途に合わせて最適な情報を表示できます。

顧客管理システムは monday CRM がおすすめ

CRMには、顧客情報の一元化だけでなく、営業活動やマーケティング施策を加速させるための多彩な機能が求められます。「monday CRM（マンデーシーアールエム）」は、単なる顧客データベースを超えた「チームの成長エンジン」として機能するのが大きな強みです。

• 案件管理と売上予測が一体化：商談の進捗管理と売上予測が同じ画面で連動しており、どの案件に集中すべきか瞬時に判断できる
• 自由なカスタマイズ性：営業フローや業界特有のプロセスに合わせてボードを自由に設計可能
• 豊富なテンプレート：ゼロから作らなくても、豊富なテンプレートで素早く立ち上げられる
• 自動化とAIの活用：メールの送信やステータス更新など、繰り返し作業を自動化
• リアルタイムのデータ可視化：カスタマイズ可能なダッシュボードで、売上推移やKPIをリアルタイムに把握

これらの機能を一つのプラットフォームで提供するmonday CRMは、営業効率の向上と顧客満足度の両立を目指す企業におすすめです。

monday CRMの使い方

monday CRMを使い始めるときのポイントは、難しく考えすぎず「まずは動く仕組みを作る」ことです。

最初から完璧を目指すより、ボードを作成し、既存のデータを取り込み、必要なカラム（列）を整える。この三段階で進めると、導入がスムーズに進みます。

ここからは、実際にmonday CRMの使い方をご紹介します。

1. ボードを作成する

最初のステップは、ボード作成です。ここでは営業向けのテンプレートを選ぶと、ゼロから作るよりも早く、不要な要素は後から削除できておすすめです。

また、チームメンバーの招待は、まずはリーダーや一部メンバーに絞って運用を試しましょう。

2. 既存のシートをインポートする

次に、ExcelやCSVの顧客リストを取り込みます。インポート前に、会社名の表記ゆれや重複データを軽く整えておくと、スムーズに流用が可能です。

取り込みをする際には、顧客名、担当者、メールアドレス、次回フォロー日といった列をシステム上の項目と対応付けます。いきなり全データを流し込むのではなく、まずは50件程度でテストし、正しく表示されるか確認するのが安心です。

3. カラムを追加・整理する

最後に、営業活動に必要な情報を管理するためのカラムを追加し、見やすい形に整えましょう。以下のような項目があると、商談の進捗や対応履歴を一目で把握できます。

• ステータス（見込み・提案・交渉・受注）
• 担当者
• 次回フォロー日
• 金額
• 確度
• 最終接点日
• メモ

また、「期日が近づいたら担当者に通知する」「一定期間停滞している案件にアラートを出す」といった自動化機能を設定すれば、フォロー漏れを防ぐことができます。

まずはmonday CRMを無料で試してみよう

顧客管理システムは、顧客情報の一元管理から営業効率化、チーム全体の連携強化まで、幅広いメリットをもたらします。

monday CRMなら、テンプレートとインポート機能を活用して短時間で導入を開始できます。まずは無料トライアルで、以下のポイントを体験してみてください。

• 顧客情報の集約と進捗管理がどれだけスムーズになるか
• 通知や自動化がフォロー漏れ防止にどれほど効果的か
• ダッシュボードで営業状況がどれくらい「見える化」されるか

上記を実際に試してみることで、営業の効率化とチームの成長を体感できます。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。