Excel（エクセル）で顧客管理をする方法は？作り方を詳しく解説

顧客情報をきちんと整理できていないと、営業活動や日々の業務に思わぬロスが生まれてしまうことがあります。

「名刺交換はしたけれど、その後のやり取りが追えていない」
「Excelに入力したはずなのに、どのファイルに保存したかわからない」

そんな経験はありませんか？

顧客情報は、取引先との関係を深め、ビジネスを継続的に成長させるための大切な資産です。特に中小企業や営業担当者にとっては、限られた人員や時間の中で、効率的に顧客と向き合うことが欠かせません。

そこで多くの方が選ぶのが、普段から使い慣れているExcel（エクセル）です。身近なツールだからこそ、手軽に顧客管理を始められるのが大きなメリットと言えるでしょう。

本記事では、Excelを使った顧客管理の基本や作り方に加え、「もっと効率的に管理するにはどうすれば良いか？」という次のステップまで、わかりやすく解説していきます。

Excel（エクセル）で顧客管理は可能？顧客管理の基本とメリット

顧客管理とは、そもそもどのようなものなのでしょうか。作り方をご紹介する前に、まずは顧客管理の概要を解説します。

そもそも顧客管理とは？

顧客管理とは、「顧客との関係を維持・強化するために、必要な情報を整理・活用する業務」のことです。例えば、以下のような情報を記録しておくことを指します。

• 顧客名、会社名
• 連絡先（電話番号、メールアドレス）
• 過去の購入履歴や契約内容
• 来店や問い合わせの履歴、対応内容のメモ
• 商談やアフターフォローの状況

こうした情報を整理しておけば、営業担当者は「この顧客に前回どんな提案をしたか」「次回はどんなアプローチが有効か」といった判断をすぐに行うことができます。結果として、営業効率のアップ、リピーター獲得、カスタマーサポートの質向上といった効果を期待できます。

また、営業現場だけでなく、サポートや事務担当にとっても顧客管理は欠かせません。問い合わせ対応の履歴や購入状況を一つの場所にまとめておけば、誰が対応しても同じ水準のサービスを提供でき、社内の引き継ぎもスムーズになります。

Excel（エクセル）で顧客管理するメリット

顧客管理を始める際、多くの企業や担当者が「まずはExcelから」と考えるのには、いくつかの理由があります。

・初期コストが不要：Excelは、すでに社内で利用しているケースが多いため、顧客管理でもそのまま使用すれば、新しくソフトを購入する必要がなく、追加コストゼロで運用を開始できます。
・自由にカスタマイズできる：顧客管理に必要な項目は、業種や業務内容によって異なります。Excelなら、必要なカラムを自由に追加したり、計算式を組み込んで売上集計やランキングを出すことも可能です。
・操作の心理的ハードルが低い：新しいツールを導入すると、どうしても「使い方を覚える負担」が生じます。その点、Excelは多くの社員がすでに使い慣れているため、導入教育に時間をかけずに済みます。
・テンプレートを活用すれば導入がスムーズ：インターネット上では、Excelで使える無料のテンプレートが数多く公開されています。社内用に少し調整するだけで、すぐに運用を始められるのも、Excelのメリットです。

このようにExcelは、すぐに、安く、自社に合わせて顧客管理をスタートできる、便利な選択肢です。初めて顧客管理に取り組む企業や、小規模なチームにとっては、顧客管理の最初の一歩として十分な役割を果たしてくれるでしょう。

Excel（エクセル）を使った顧客管理表の作り方

ここからは、実際にExcelを使って顧客管理表を作成する方法を解説します。

「何から手をつければ良いのかわからない」という方でも、基本のステップに沿って進めていけば、使いやすい管理表を作ることができます。

1. 管理項目（顧客情報項目）を設定する

最初にやるべきことは、どのような情報を管理するかを決めることです。闇雲に項目を増やしてしまうと、入力に手間のかかるシートになり、いずれ更新されなくなってしまいます。そのため、目的に合わせて必要な項目を絞り込むことが大切です。

基本的な顧客管理表なら、以下のような情報を入れておくと便利です。

• 氏名／会社名
• 電話番号／メールアドレス
• 住所（BtoCの場合は自宅住所、BtoBの場合は会社所在地）
• 取引開始日・購入履歴
• 対応履歴（問い合わせ内容や商談の記録）

項目を決める際には、BtoB（法人取引）とBtoC（個人取引）では必要な情報が異なる点にも注意しましょう。法人向けなら「担当部署」「役職」「決裁権の有無」など、個人向けなら「誕生日」「来店回数」「趣味・嗜好」といった項目を入れておくと便利です。

項目を決める際は自社の目的に合わせ、バランスを意識して決めましょう。

2. 顧客データを入力・更新する

管理項目を決めたら、次はデータを入力していきます。基本は「1行＝1顧客」という形式で、横に各顧客の情報を並べていけば、誰が見てもわかりやすい表になります。

ただし、入力して終わりではありません。

顧客情報は、新しい問い合わせがあったり、部署や担当者が変わるなど、日々変化します。定期的に更新して常に最新の状態を保つことが、信頼関係の維持にも繋がります。

入力時の工夫としては、Excelの「入力規則」機能が便利です。ドロップダウンで担当者を選べるようにしたり、日付を統一したフォーマットで入れるようにしておけば、入力ミスを防ぐことができます。こうした工夫をしておくと、その後のデータ分析や顧客情報の検索もスムーズに行うことができます。

3. テーブル化・集計分析を行う

顧客データがある程度たまってくると、一覧表のままでは見づらくなります。そこで役立つのがExcelの「テーブル機能」です。

テーブル化すると、行ごとに色分けされて見やすくなり、列幅も自動調整されます。さらに、入力したデータが追加されてもテーブル全体に自動で反映されるため、フォーマットを崩さずに管理を続けられるのもメリットです。

テーブル機能を活用することで、その後の集計や分析もスムーズに進められます。

顧客管理に活用できるExcel（エクセル）の便利機能

実際にExcelでの顧客管理を続けるうえでは、「入力のしやすさ」や「必要な情報へのアクセスの速さ」も大切です。Excelには、ちょっとした工夫で作業を効率化できる便利機能が用意されています。

ここでは、特に顧客管理で役立つ代表的な機能を取り上げて紹介します。

【フォーム】データ入力簡略化

顧客情報の入力には、どうしても手間がかかりがちです。特に項目が多いと、横にスクロールしながら入力するのはなかなか大変です。

そんなときに便利なのが、フォーム機能です。これは、1件の顧客データを「カード形式」で入力できるようにする仕組みです。イメージとしては、入力専用の画面がポップアップで表示され、そこに必要項目を入力していく形です。

この方法なら、氏名・会社名・電話番号・購入履歴と、項目が多くてもスクロール不要で、迷わずスムーズに作業が進みます。また、入力漏れや誤入力も防ぎやすくなるため、データ品質を一定に保つのにも効果的です。

「入力担当者が複数いる」「情報の抜け漏れを減らしたい」といった場面で、ぜひ活用してみてください。

【フィルター】顧客の絞り込み

顧客リストが数件しかないうちは問題ありませんが、100件、200件とデータが増えてくると「欲しい情報がすぐにみつからない」という課題が出てきます。

そんなとき、フィルター機能を使えば、以下のように必要なデータだけを一瞬で抽出できます。

• 東京都に所在する顧客
• 最終来店日が3か月以内の顧客
• 担当者ごとの顧客

こうした条件を設定するだけで、次にアプローチすべき相手を簡単にリストアップできます。営業の優先順位を決めたり、キャンペーン対象者を選んだりする際に、非常に役立つ機能だと言えるでしょう。

【重複チェック】データの二重登録を防止

顧客管理を続けていると、意外と多いのが「同じ人の情報を2回入力してしまう」というケースです。例えば、メールアドレスは同じなのに、名前の表記ゆれで別人として登録されてしまうことがあります。

こうした重複データは、後で分析するときに誤差を生んだり、営業活動の二重アプローチに繋がってしまいます。

そこで役立つのが、重複チェック機能です。Excelには「条件付き書式」や「重複の削除」といった便利な機能があり、同じメールアドレスや氏名が入力された行を自動で色付き表示してくれます。

重複チェック機能を設定しておけば、データの整合性を保ちやすくなり、顧客リスト全体の信頼性が高まります。

【ピボットテーブル】データ集計で傾向を分析

単に顧客管理表を作るだけでは、情報を活用しきれません。顧客管理表に本当に価値が出るのは、データから傾向を読み取り、次のアクションに繋げられたときです。

ピボットテーブルという集計機能で、データを自由に組み合わせて分析を行いましょう。

例えば、以下のような集計が可能です。

• 顧客の購買金額を集計し、売上推移を確認
• 来店頻度の高い顧客を抽出し、ロイヤル顧客を特定
• エリア別の顧客数を集計し、営業リソースを最適化

こういったデータを活用することで、「どの顧客層に注力すべきか」「キャンペーンはどこに打つべきか」といった的確な戦略立案を行うことができます。

【マクロ】定型作業を自動化

顧客管理を続けていると、「毎月の集計」「定期的なレポート作成」といった定型作業が発生します。手作業で毎回同じ操作を繰り返していると、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなりかねません。

そこで便利なのが、マクロ機能です。Excelの操作手順を記録しておけば、ボタン一つで同じ処理を自動実行できます。例えば、「今月分の売上データを集計し、グラフ付きのレポートを出力する」といった作業を、数秒で終わらせることも可能です。

もちろん、マクロ機能を本格的に活用するには、多少の知識が必要です。しかし、一度設定してしまえば、業務効率は大きく向上します。

定型作業の時間を減らし、より付加価値の高い顧客対応や戦略立案に時間を割けるようになるでしょう。

Excelで顧客管理するデメリット

ここまで見てきたように、Excelでの顧客管理には、すぐに始められ、コストがかからないといったメリットがあります。

ただし、便利な反面、使い続けるうちに不便さや限界を感じることも少なくありません。特に顧客データが増え、管理の対象が広がっていくと、手作業中心の仕組みでは負担が大きくなりがちです。

ここでは、Excelで顧客管理を行う際に注意すべき代表的なデメリットを整理していきます。

手作業が多く属人的になりがち

Excelによる顧客管理でまず課題になるのが、作業の多くが手入力や手修正に依存してしまう点です。

顧客情報の追加や更新、入力ミスのチェックなど、一部はどうしても人の手で行う必要があります。そのため、作業する人の習慣やスキルに結果が左右されやすく、ミスが起こるリスクも高くなります。

さらに、運用が属人的になりやすいのも問題です。例えば、「この列にはこういうルールで入力する」「この色は特別な顧客を表す」など、担当者だけがわかる暗黙のルールが積み重なっていくことがあります。

このような状況だと、担当者が異動や退職で入れ替わったときに、スムーズに引き継ぎできないというケースも珍しくありません。

データが増えるとファイル破損のリスクも

Excelは便利なツールですが、もともと「大量データを扱うデータベース」として設計されているわけではありません。数千件程度では問題なく扱えますが、数万件〜数十万件を超える規模のデータと複雑な数式を併用した場合、ファイルが重くなって開くのに時間がかかったり、操作中にフリーズしたりすることがあります。

さらに怖いのは、万が一のファイル破損や誤操作による消失です。誤って上書き保存してしまったり、誰かが一部を削除してしまったりすると、元に戻せないケースもあります。バックアップをこまめに取っていれば被害を抑えられますが、実際の現場では、そこまで徹底できないことも多いのではないでしょうか。

「今まで積み上げてきた顧客情報が一瞬で消えてしまう」

これはExcelで管理する以上、常に付きまとうリスクと言えるでしょう。

複数ファイルに分散することがある

もう一つよくある問題が、顧客情報が複数のファイルに分散してしまうことです。担当者ごとにExcelファイルを持ち、それぞれで管理していると、会社全体として「どのファイルが最新なのか」がわからなくなります。

例えば、営業部のAさんは「顧客管理_最新版.xlsx」を更新しているつもりでも、Bさんは「顧客管理（修正版）.xlsx」に追記していると、いった状況は珍しくありません。その結果、同じ顧客が二重に登録されたり、最新の情報が反映されなかったりしてしまいます。

特に共有フォルダやメールでやり取りをしている場合、「最新版はどれか」という問題はよく起こります。顧客管理を一元化したいのに、情報が分断されてしまうのは、大きなデメリットです。

効率的に管理できるCRMがおすすめ

そこでおすすめしたいのが、CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理システム）です。CRMは単なる顧客管理表ではなく、顧客との関係を深め、長期的な売上に繋げるために設計されたツールです。

代表的な特徴としては、以下のような点が挙げられます。

• 顧客とのやり取りの履歴を一元管理できる
• 顧客ごとの売上や案件の進捗をリアルタイムで把握できる
• 自動リマインダーや通知で対応漏れを防げる
• 分析レポートをワンクリックで作成でき、戦略立案に役立つ

CRMを使えば、先ほど挙げたようなExcelのデメリットを払拭することが可能です。

特に営業活動が活発なチームにとっては、CRMの導入が、売上の見える化やチームの連携強化に直結します。Excelでの管理に課題を感じ始めたら、次のステップとしてCRMを検討するのが、自然な流れだと言えるでしょう。

直感的に使えるクラウド型プラットフォーム「monday CRM」

「Excelでは限界を感じてきたけれど、いきなり難しいシステムに乗り換えるのは不安」

そんな方におすすめしたいのが、monday CRMです。営業チームのために作られたクラウド型の顧客管理システムで、柔軟さと使いやすさを両立しています。

見た目はExcelに近い表形式をベースにしながら、商談進捗の可視化、顧客とのやり取り履歴の管理、自動通知など、Excelではどうしてもカバーしきれなかった部分を補ってくれます。

しかも、ノーコードでカスタマイズできるので、自社の営業フローに合わせてワークフローの構築を行えるほか、項目や画面レイアウトを簡単に変えられるのも安心です。

ここからは、monday CRMを活用する上で、特に役立つポイントを4つご紹介します。

カスタマイズ可能なダッシュボードで可視性アップ

営業状況を共有するとき、「数字ばかりのExcel表だとイメージがつかみにくい」と感じたことはありませんか？

monday CRMでは、案件数や進捗をグラフやチャートでダッシュボードにまとめられます。例えば、下記のようなシーンで活用できます。

• 担当者ごとの商談進捗を棒グラフで表示
• ステージ別の案件数を円グラフで表示
• 直近の対応状況や売上予測をリアルタイムで確認

さらに、表示内容やウィジェットも、自由にカスタマイズ可能です。自社の営業フローに合わせて「どの情報を強調するか」を調整できるので、必要なデータをすぐに確認できます。

視覚化された情報を共有することで、チーム全体でも状況を把握しやすくなり、会議や日々の判断のスピード向上にも繋がります。

Excelからの移行もスムーズ

「今までExcelで管理してきた顧客データをどうすれば良いのか」という心配も不要です。monday CRMは、既存のExcelファイルをCSVなどの形式で簡単にインポートできます。

システムが項目を自動的に認識してくれるため、初期設定の手間はほとんどありません。今ある顧客管理表をそのままベースに移行できるので、Excelからスムーズにステップアップできます。

手間のかかる作業は自動化

monday CRMの大きな魅力の一つが、ノーコードで業務を自動化できることです。クリック操作だけでルールを設定できるため、プログラミングの知識も不要です。

例えば、以下のような自動化が可能です。

• 「3日後に返信がなければアラートを表示」
• 「ステータスが更新されたらチーム全員に通知」
• 「新しい案件が登録されたら自動で担当者を割り当てる」

こういった自動化により、営業活動の抜け漏れを防ぎ、顧客対応のスピードを高めることができます。Excelでは手作業でチェックしていた部分が、monday CRMなら自動で回る仕組みに変わるのです。

余計な作業を減らせるので、営業担当者は本来の、“顧客と向き合う仕事”に集中できるようになります。

リアルタイム共有とモバイル対応

monday CRMなら、常に最新データをチーム全体でリアルタイムに共有できます。顧客情報の閲覧や編集、コメント、通知といったやり取りがすべてオンライン上で完結するため、誰かが更新した瞬間に、全員の画面にも反映されます。

さらに、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、外出先や移動中でも最新の顧客情報を確認・入力可能です。営業担当者が商談帰りにすぐ情報をアップデートできれば、チーム全体の連携もスムーズになり、結果的に顧客満足度の向上にも繋がります。

まずは無料トライアルから、CRMで管理を始めてみよう

顧客管理をExcelで始めるのは決して間違いではありません。むしろ初期コストがかからず、すぐに取り組める点は大きなメリットです。

ただし、データが増えたりチームでの連携が必要になったりすると、入力の手間や情報の分散といった課題が目立つようになります。

その次のステップとして検討したいのがCRM（顧客管理システム）です。CRMは顧客との関係を深め、売上に繋がる仕組みをサポートしてくれるツール。操作も直感的でわかりやすく、導入後すぐに業務に活かせるものが多くあります。

CRMの中でもmonday.comは、顧客管理だけでなく、営業・プロジェクト進行・タスク管理まで一元化できるのが強みです。チームでの情報共有がスムーズになり、Excelでは難しかった“リアルタイムでの管理”を実現できます。

まずは、monday.comの無料トライアルで実際に触れてみることで、自社に合うかどうかを判断でき、導入へのハードルも下がります。顧客管理を「ただの記録」から「成果に繋がる仕組み」へ進化させたい方は、ぜひ一度試してみてください。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。