顧客管理をスプレッドシートで行う方法！メリットやデメリット、おすすめのツールもご紹介！

「顧客管理って、スプレッドシートで始めても問題ないの？」

新規営業やマーケティングを担当している場合、専用ツールを導入する予算がなく、スプレッドシートで管理を始める方も多いでしょう。確かに、スプレッドシートでの管理は、コストをかけず柔軟に運用が可能です。しかしその反面、情報が増えるにつれてミスや煩雑さが課題になることもあります。

この記事では、スプレッドシートで顧客管理を行う方法やそのメリット、デメリットを解説します。また、スプレッドシート以外のツールを検討している方に向けて、おすすめのツールも解説します。

顧客管理をスプレッドシートでするメリット

スプレッドシートは、まだ本格的な顧客管理システムの導入を検討していない企業にとって、最初の一歩として最適な方法です。ここでは、スプレッドシートで顧客管理を行う具体的なメリットを紹介します。

無料で導入可能

スプレッドシートを利用すれば、ソフトウェアの購入費や月額料金が不要で、すぐに顧客管理を始められます。すでにGoogleアカウントを持っていれば、追加の手続きもなく、複数メンバーと簡単に共有・編集が可能です。

また、導入コストがかからないため、「試験的に顧客管理を始めてみたい」という場合にも最適です。実際の業務で使いながら、必要な項目やフローを洗い出すことができ、将来的なシステム導入にもスムーズに繋げられます。

柔軟にカスタマイズできる

スプレッドシートは、項目やシートの構成を自由に設計できるため、自社の業務にぴったり合った管理表を作成できます。例えば、営業フェーズごとに色分けしたり、顧客の属性別にシートを分けたりすることで、業務に応じた可視化が可能です。

特に以下のようなカスタマイズが考えられます。

• 列の追加・削除（例：契約日、フォロー履歴、対応ステータスなど）
• プロジェクトやチーム別にシートを分割
• 条件付き書式で進捗を色分け表示
• フィルターやソート機能による検索性の向上

上記のように、業務の変化や成長に応じて柔軟に対応できる点が、スプレッドシートの大きなメリットです。

顧客管理をスプレッドシートでするデメリット

スプレッドシートは手軽に始められる一方、運用を続けていくと限界を感じやすいツールでもあります。特に、顧客数が増加したり、チームでの共同作業が求められるようになると、情報の正確性や効率性に課題が出てくるでしょう。

ここでは、スプレッドシートで顧客管理を行う際に起こりがちなデメリットについて紹介します。

入力・更新ミスが多発しやすい

スプレッドシートでは、すべてのデータを手動で入力・更新する必要があるため、人的ミスが発生しやすくなります。

特に以下のような問題が起こりやすいです。

• 入力ミス（例：日付や金額のフォーマットがバラバラ）
• 情報の重複登録（同一顧客が複数行に存在）
• 更新漏れ（進捗やフェーズが古いまま）

これらのミスが積み重なると、顧客情報の信頼性が低下し、営業活動やサポート対応に支障が出る可能性があります。データ整備の負担が増えやすい点は、大きなデメリットです。

顧客数が増えると煩雑化

スプレッドシートは、データ件数が増えるほど管理が難しくなります。特に、100件、200件と顧客情報が増えていくと、以下のような課題が顕著になります。

• 必要な情報の検索に時間がかかる
• ソートやフィルターの反応が重くなる
• 複数シートをまたぐと全体像がつかみにくい

結果として、担当者が情報を見落としたり、誤ったデータを基に判断してしまうリスクが高まります。

チームでの共有が不便

複数人でスプレッドシートを編集する際には、情報の一貫性や履歴管理が難しくなります。これにより、以下のような問題が起こりがちです。

• 編集者を特定しにくい
• 同時編集による上書きや消去のリスクがある
• ファイルの複製・分散でバージョン管理が困難になる

上記のように、チームでの共同作業において、スプレッドシートでは限界を感じる場面が多く、トラブルの原因になることもあります。

顧客管理をスプレッドシートで行う方法

画像引用：Googleスプレッドシートテンプレートギャラリー

スプレッドシートで顧客管理を行う際には、目的や必要項目を整理し、ミスを防げる仕組みやルールを整えておくことが大切です。思いつきで項目を並べてしまうと、後々の集計や分析で非効率になるため、準備段階が非常に重要となります。

ここでは、スプレッドシートを活用した顧客管理の始め方を4つのステップで解説します。

ステップ1：目的とKPIを決め、必要項目を洗い出す

まず最初に行うべきなのは、「なぜ顧客管理を行うのか」という目的の明確化です。目的が定まることで、どのようなデータを記録すべきかが自然と見えてきます。

目的の例は、以下の通りです。

• 成約率の向上を目指す
• 商談件数や対応件数を可視化したい
• 営業活動の効率を分析・改善したい

目的が明確になったら、それに沿ってKPI（重要指標）を設定し、必要な項目を洗い出していきます。

代表的な項目例は、以下の通りです。

• 顧客ID：管理番号（重複防止のための識別子）
• 顧客名：会社名または個人名
• 電話番号：顧客の連絡先情報
• 担当者名：自社内でその顧客を担当する営業や担当者の氏名
• フェーズ：見込み／商談中／成約／失注などの営業状況
• 金額：予想される受注額や実際の契約金額

項目を洗い出す際は、「後で集計や分析に使えるか」を意識すると、実務で役立つ顧客管理表が構築できます。

ステップ2：スプレッドシートを作成し、項目名を入力する

ステップ1で洗い出した項目に基づき、スプレッドシートの列を設計していきます。ここで重要なのは、”誰が使ってもわかりやすく、ミスが起きにくい構造”を作ることです。

そのため、データの種類に応じて、フォーマットを統一しましょう。

項目名の設定のポイントは、以下の通りです。

• 日付：YYYY-MM-DD形式に統一
• 金額：数値フォーマットで揃える
• フェーズ：プルダウンで選択式に
• メール：形式チェック機能を使う
• 顧客ID：重複しないように採番ルールを設定

このように、最初の設計段階でしっかりとフォーマットを整えることで、後々の入力ミスや管理の手間を大幅に削減できます。

ステップ3：入力ルールとデータ整備を行う

入力ミスを防ぐためには、データの入力規則機能や色分け機能、保護機能などを活用すると効果的です。

• フェーズ：プルダウンで選択肢を制限（例：見込み、商談中、成約、失注）
• メール：メール形式のチェックを設定（@を含むか、ドメインの有無など）
• 必須項目列：入力が必須であることを色で明示（例：黄色や赤で背景を設定）
• 日付：指定フォーマット（YYYY-MM-DD）の入力制限
• 金額：数値のみ入力可能にし、桁区切り表示を設定
• 顧客ID：重複チェックや自動採番を設定

このように整備されたシートを使うことで、誰が入力しても一定の品質が保てるようになります。

ステップ4：共有設定と運用ルールを整える

最後に、チームで使いやすい状態にするための共有設定と、継続的に運用するためのルール作りを行いましょう。スプレッドシートは簡単に共有できますが、使い方を誤るとトラブルの原因になります。

共有する際に意識したいポイントは、以下の通りです。

• 編集・閲覧の権限を役割に応じて設定（例：営業部門は編集、経理部門は閲覧のみ）
• ファイルのバックアップを定期的に作成（Googleドライブの履歴機能も活用）
• 更新履歴を確認するルールを設ける（変更があった場合は記録を残す）

特に、更新のタイミングや入力方法、トラブルが発生した際の対応方針などは、事前に決めておくことで、スムーズな運用に繋がります。

例えば、更新のタイミングを毎週月曜日の午前10時と決めておけば、情報の鮮度が保たれ、誰がどのタイミングで入力・確認すべきかが明確になります。

また、社内マニュアルを用意し、正しい入力ルールを全員に共有しておけば、誤入力や表記ゆれを防ぐことができます。

万が一誤ってデータを削除してしまった場合に備え、復元方法や変更履歴の確認方法を周知しておくと慌てず対応できます。

顧客管理をスプレッドシートで行う際の課題

スプレッドシートでの顧客管理は、初期段階では非常に便利ですが、データ量が増えたり業務が高度化するにつれて、運用の限界が見えてきます。

特に、顧客データを活用して成約率の向上や営業効率の改善を目指す段階になると、分析やレポート作成の手間が増え、スプレッドシートだけでは対応が難しくなってきます。

例えば、成約率の推移を見たいときに、毎回フィルターをかけて集計し、グラフを作るといった作業が発生します。また、チーム全体でリアルタイムに情報を共有したり、個別のアクション管理を行うには、スプレッドシートだけでは機能が不足しているのが実情です。

さらに、以下のような課題も生じやすくなります。

• 複雑な分析（例：案件ごとの成約率やリードの質）に時間がかかる
• ダッシュボードや自動レポートなどが作れず、状況把握が遅れる
• リマインダーや通知機能がないため、対応漏れのリスクが高い
• 業務が属人化しやすく、誰が何をやっているか把握しづらい

このように、ある一定の規模を超えた顧客管理には、スプレッドシートでは対応しきれない局面が訪れます。そのため、データ活用やチームでの一元管理を本格的に進めたい場合は、専用の顧客管理ツールへの切り替えを検討する必要があります。

顧客管理はスプレッドシートよりも管理ツールで行う方が効率的

スプレッドシートは手軽に始められる一方で、運用の規模が大きくなるにつれて限界が見えてきます。そこで注目されるのが、顧客管理に特化したツールの活用です。

顧客管理ツールは、情報の一元管理、データの可視化、自動通知機能など、スプレッドシートにはない機能を備えています。

ここで、その具体的なメリットを見ていきましょう。

データの集計・分析が自動化できる

管理ツールには、集計やレポート作成を自動で行える機能が備わっていることが多く、手作業による集計やグラフ作成の手間を大幅に削減できます。

例えば、以下のような機能が使えます。

• ダッシュボードで営業状況を一目で可視化
• 顧客属性や成約状況をリアルタイムでグラフ表示
• KPIの推移や傾向分析も自動で対応

このように、数値の見える化が簡単にできることで、定例会議や進捗確認の場面でもすぐに状況を把握でき、意思決定のスピードが上がります。

顧客対応の抜け漏れを防げる

専用ツールにはリマインダーや通知機能があり、対応漏れや期限の過ぎたタスクを自動で知らせてくれます。これにより、属人的なミスを防止し、継続的かつ丁寧な顧客対応が可能になります。

例えば、次のような機能が便利です。

• 次回アクションの設定と期限通知
• フォローアップのリマインダー自動送信
• 案件ごとの進捗管理画面で状況を一覧表示

こうした機能を活用すれば、対応忘れによる機会損失を未然に防げるだけでなく、担当者が代わってもスムーズに引き継ぎが可能です。

顧客管理を「monday CRM」で効率化しよう

スプレッドシートでの顧客管理はスタートには適していますが、業務が拡大するにつれて限界が見えてきます。
そうしたタイミングでおすすめしたいのが、「monday CRM（マンデーシーアールエム）」です。monday CRMは、顧客情報の整理だけでなく、商談管理や営業活動の進捗把握、チーム内での情報共有まで、すべてを一つのプラットフォーム上で行える点が大きな特徴です。

例えば、以下のような機能が営業・顧客管理を効率化します。

• 顧客データの一元管理（カスタム項目に対応）
• 商談ステージをボード形式で直感的に管理
• リマインダーや自動アクション設定でフォロー漏れを防止
• ダッシュボードで成約率・対応状況をリアルタイムに可視化
• 権限設定や履歴管理で安全にチーム運用が可能 

また、直感的な操作性により、ITスキルがなくてもすぐに使いこなせる点も魅力です。必要な顧客情報を整理し、営業活動に集中できる環境を整えられます。

「スプレッドシートでは管理が煩雑になってきた」「営業活動をもっと効率的に見える化したい」と感じている方は、ぜひmonday CRMの導入を検討してみてください。無料トライアルも用意されているため、まずは体験してみることをおすすめします。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。