顧客管理はクラウド化が主流に！Excelとの違い・導入メリット・おすすめツールを一挙解説

顧客管理をExcelやスプレッドシートで行っていて、「更新が面倒」「情報共有に時間がかかる」などと感じていませんか？近年では、インターネットを通じてどこからでもアクセスできるクラウド型の顧客管理（CRM）が主流となり、多くの企業が導入を進めています。

本記事では、クラウド型CRMとExcelとの違いや、導入するメリット、注意点、そしておすすめのツール「monday CRM（マンデーシーアールエム）」について詳しく解説します。

顧客管理の「クラウド化」とは？

クラウド化とは、従来のExcel形式や紙ベースでの管理から脱却し、インターネット上で顧客情報を一元管理する方法です。ここ数年で多くの企業が顧客管理をクラウド化しています。

テレワークや複数拠点での業務がますます一般的になる中、クラウド型の顧客管理は、リアルタイム共有やセキュリティの面でも優れており、中小企業から大手企業まで幅広く導入されています。

ここでは、クラウド型顧客管理の特長と、Excelなどの従来の手法との違いについて解説します。

クラウド型顧客管理の特長

クラウド型顧客管理とは、顧客情報をクラウド上で保存・管理できるシステムです。インターネット接続環境があれば、社内外問わずどこからでもアクセス可能で、営業やカスタマーサポートなど複数の部署で情報をリアルタイムで共有できます。

主な特長は以下の通りです。

• 顧客データをクラウド上に保存
• インターネット経由でどこからでもアクセス可能
• 部署間・拠点間の情報共有がしやすい
• 最新の状態に自動で同期される

このように、物場所やデバイスに縛られずに顧客情報を活用できるのが大きなメリットです。

Excelやスプレッドシート、オンプレミス型との違い

クラウド型の顧客管理とその他の管理方法には、以下のような違いがあります。

この中でもクラウド型ツールは、その柔軟な共有機能と運用の自動化魅力です。

顧客管理をクラウド化するメリット

クラウド型の顧客管理システムを導入すれば、データのリアルタイム共有や情報セキュリティの強化が実現します。

ここでは、クラウド化によって得られる3つの代表的なメリットについて解説します。

セキュリティとバックアップの強化

クラウド型の顧客管理システムでは、セキュリティ対策が十分に施された環境が整えられており、安心して顧客情報を扱うことができます。アクセス管理や操作ログ、定期的な自動バックアップなど、安全性を高める機能が標準搭載さえているのが特長です。

これにより、情報漏えいやデータ消失のリスクが最小限に抑えられ、安心して業務に集中できます。

自動化で業務効率が向上

クラウド型の顧客管理システムには、タスクの自動化を支援する多くの機能があり、手作業による入力や管理作業の負担を減らすことができます。特に、営業活動やカスタマーサポート業務では、対応のスピードや正確さが成果に直結するため、自動化の効果は非常に大きいです。

代表的な自動化機能は、以下の通りです。

• データ入力や更新を自動化
• リマインダーで対応漏れを防止
• レポート作成の自動化
• タスクの自動割り当て・ステータス更新

こうした自動化により、業務のスピードと精度が向上し、チーム全体の生産性アップに繋がります。

顧客管理をクラウド化する際の課題と注意点

クラウド型の顧客管理システムには多くのメリットがある一方で、導入前に知っておくべき注意点や課題も存在します。特に費用面やカスタマイズ性、社内での利用の定着といった点については、円滑な活用のために事前の十分な検討が必要です。

ここでは、クラウド導入時によく見られる3つの課題について詳しく説明します。

月額コストが発生する

クラウド型の顧客管理システムは便利な反面、継続的にコストがかかります。無料で使えるExcelやスプレッドシートとは違い、月単位または年単位で利用料が発生するため、導入前に費用対効果を検討することが大切です。

• プランによっては使える機能が制限されている場合もあるため、導入時にはROI（投資対効果）を念頭に置いた、費用に見合う成果が期待できるかどうかの判断が必要。

カスタマイズ制限

クラウド型の顧客管理システムは、標準機能を豊富に揃えている反面、独自の業務フローに合わせた細かい調整が難しい場合があります。ツールによっては、Excelのように自由にセルや関数を使って加工できない点がネックになることもあるため、注意しましょう。

• 一部の機能追加には開発や外部連携が必要
• UIや項目の柔軟な変更が制限されることも

導入前には、自社に必要な機能や柔軟性が備わっているかを確認しておくことが重要です。

社内浸透と運用ルール

クラウド型の顧客管理システムを導入しても、社内で活用されなければ意味がありません。操作方法やルールが周知されていないと、形だけの導入に終わってしまう可能性もあります。

また、権限設定や入力ルールが曖昧だとトラブルの原因になったり、社員によって入力レベルがばらつき、データの質低下にも繋がります。

導入後は、運用ルールを明確にし、全社員に共有・徹底することが、成功のカギとなります。

顧客管理をクラウドへ移行するタイミング

クラウド型の顧客管理システムの導入は、単に「便利そうだから」という理由ではなく、業務の変化や組織の成長に合わせて行うのが理想的です。現場での課題が顕在化し始めたときが、クラウド移行のベストタイミングです。

ここでは、顧客管理をクラウド化すべき場合の判断ポイントを3つ紹介します。

顧客数が増えて管理が煩雑になったとき

顧客データが数百件を超えると、Excelやスプレッドシートでの管理は限界を迎えます。検索・更新・対応履歴の管理が手間となり、ミスや抜け漏れも起こりやすくなります。

• 顧客ごとの情報が複雑化し、探すのに時間がかかる
• 過去の対応履歴が埋もれ、追跡が難しい
• 管理表の列が増え、見づらくなった
• ファイルの分散や重複で混乱が生じる

このような状況を解決するには、クラウド型の顧客管理システムによるデータの一元管理が有効です。

部署間での情報共有が必要になったとき

営業・マーケティング・カスタマーサポートなど、複数の部署で顧客情報を扱うようになると、リアルタイムでの情報共有が欠かせません。

しかし、各部署がそれぞれで顧客管理をしていると、情報にバラつきが出たり、最新の対応履歴が共有されず、ミスや重複対応が発生しやすくなります。また、「誰がどの顧客に対応しているのか」がわかりにくくなり、部門間の連携も曖昧になりがちです。

クラウド型の顧客管理システムを導入すれば、全社で同じ情報をリアルタイムで確認・活用することが可能になります。部署を超えたスムーズな連携が実現し、顧客対応の質も大きく向上します。

データ活用や分析の必要性が高まったとき

顧客情報を単に管理するだけでなく、戦略的に活用する方向へとシフトしたいときも、クラウド化の絶好のタイミングです。KPIや成約率の分析、リストのセグメント化など、より高度な管理が求められる段階では、クラウドが便利です。

• 営業データをもとに成約率や傾向を分析したい
• 顧客属性や対応履歴を活用して提案の質を高めたい
• データをレポートとして上層部に提出する必要がある
• Excelでは集計や可視化に時間がかかりすぎる

上記のような場合、クラウド型の顧客管理システムであれば、リアルタイムでデータを可視化し、状況に応じた適切な対応ができるようになります。

顧客管理クラウドツールの選び方

クラウド型CRMには多くの種類があり、機能や使い勝手もさまざまです。自社に合ったツールを選ぶためには、「誰にでも使いやすいか」「必要な機能が揃っているか」「費用は適正か」など、いくつかの視点で比較検討することが重要です。

ここでは、導入前に確認しておきたいポイントを3つに分けて解説します。

操作性・デザイン面で、誰にでも使いやすいか

システムを導入しても、操作が難しければ現場に定着しません。誰でも直感的に使えるデザインかどうかをチェックしましょう。

チェックする際は、以下のような点を確認しましょう。

• 専門知識がなくても使えるシンプルなUIか
• タブやメニュー構成がわかりやすく整理されているか
• スマートフォンやタブレットでも見やすく操作できるか
• 初めて使う人でも迷わず入力・検索ができる設計か

操作性が高いツールは、その分社内への浸透が早く、活用効果も高まります。

自社に必要な機能が揃っているか

クラウド型CRMは、多機能であれば良いというわけではなく、自社の業務に必要な機能が過不足なく備わっていることが重要です。

以下のポイントを重点的にチェックしましょう。

• 顧客情報の登録・管理・履歴の確認ができる
• 案件や営業活動のステータス管理ができる
• レポート作成やデータ分析機能が備わっている
• 他の業務システム（メール、カレンダーなど）と連携できる

必要な機能とそうでないものを整理したうえで、業務フローに合ったツールを選定すると良いでしょう。

費用が適正で、組織の成長に合わせて拡張できるか

クラウド型の顧客管理システムを選ぶ際は、導入時だけでなく、持続的な運用コストも見据えてた料金体系を確認することが大切です。

例えば、月額費用が明確で予算内に収まるか、機能ごとに追加料金が発生しないかなど、コストの管理がしやすいかをチェックしましょう。また、将来的にユーザー数やデータ量が増えても、無理なくプランを拡張できるかどうかもポイントです。

無料トライアルなどで事前に使用感を試せるサービスであれば、導入前の不安も軽減できるでしょう。

顧客管理のクラウドツールはmonday CRMがおすすめ

数あるクラウド型CRMの中でも、monday CRMは操作性・視認性・自動化機能に優れたツールとして、多くの企業が採用しています。顧客情報を直感的に管理でき、業務効率化や情報共有の面でも非常に優秀です。

ここでは、monday CRMの代表的な特長を3つご紹介します。

顧客情報を一目で把握できるボードビュー

monday CRMでは、顧客や案件の情報をカード形式で一覧表示する「ボードビュー」で、データを視覚的に管理することができます。情報が一目で把握でき、Excelよりも直感的に操作できるのが特長です。

誰がどの顧客に対応中かがすぐに分かるため、チーム内での連携もスムーズになります。

自動化と通知機能で入力・共有の手間を軽減

monday CRMには自動化機能が備わっており、入力や連絡といったよく発生する作業を自動で行うことができます。この機能により、対応漏れや確認ミスが防げるため、結果として業務効率が向上します。

自動化機能の特長は、以下の通りです。

• 期限が近づいたらリマインダーを自動送信
• ステータス変更時に関係者へ通知を自動送信
• 条件に応じてタスクの割り当てや更新を自動化
• 手動での報告やメール連絡が不要に

チーム全体の作業を最小限に抑えつつ、正確でタイムリーな情報共有が可能です。

ダッシュボードでデータを分析・可視化

monday CRMのダッシュボード機能を使えば、顧客管理に関する数値や進捗をリアルタイムで可視化できます。日々の営業活動や対応状況を、そのまま意思決定に活かすことが可能です。

ダッシュボード機能の特長は、以下の通りです。

• 売上や成約率、対応件数などをグラフ表示
• KPIや目標達成率をリアルタイムで確認
• 各メンバーの成果を比較・分析可能
• データが自動集計されるため、手動のレポート作成が不要に

Excelのように手作業で集計する必要なく、常に最新データをもとに戦略を立てることができます。

顧客管理のクラウド化をmonday CRMの無料トライアルで体験してみませんか？

顧客管理をクラウド化することで、情報共有・業務効率・セキュリティのすべてをレベルアップさせることができます。そして、その効果をすぐに実感できるおすすめのツールが「monday CRM」です。

Excelやスプレッドシートでは限界を感じていた方にこそ、monday CRMの操作性や自動化機能は強い味方になるはずです。特別な知識がなくてもすぐに使い始めやすく、さらに無料トライアルもご用意しているため、実際の業務に取り入れて使用感を確認していただくことができます。

まずはmonday CRMの無料トライアルで、クラウド顧客管理の利便性を体感してみてください。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームの執筆によるものです。