顧客管理表をテンプレートを活用して作成しよう！無料で使えるフォーマットと効率化のポイント

顧客情報の管理は、営業やマーケティング業務の基盤となる重要な作業です。しかし、いざ顧客管理表を作成しようとすると「どのような項目が必要？」「表の作り方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そんなときに便利なのが、すぐに使える顧客管理表のテンプレートです。無料でダウンロード・コピーできるテンプレートを使えば、手間をかけずに顧客リストの整備が可能になります。

この記事では、ExcelやGoogleスプレッドシートで使える顧客管理表のテンプレートの特徴や、作成時のポイントを解説します。

顧客管理表のテンプレートとは？

画像引用：Googleスプレッドシートテンプレートギャラリー

顧客管理表のテンプレートとは、顧客名、連絡先、対応履歴、ステータスなどを整理し、一覧で把握できるように設計された表形式のひな型です。営業活動やマーケティング、サポート業務において、誰がどの顧客に対してどのような対応をしているかを明確に管理するために活用されます。

また、テンプレートを使うことで、情報を一元管理できるだけでなく、社内での共有や引き継ぎもスムーズになります。

ExcelやGoogleスプレッドシートなど、身近なツールで簡単に運用を始められるのも特徴です。あらかじめ項目が整理されているため、ゼロから表を作る必要がなく、初心者でも迷わず活用できます。

顧客管理表をテンプレートで作成するメリット

顧客管理表のテンプレートを活用することで、手間をかけずに情報を整理し、業務を効率化できます。

ここでは、テンプレートを使うことで得られる主なメリットを3つ紹介します。

無料ですぐに利用できる

多くの顧客管理テンプレートは、無料で公開されており、ダウンロードやコピーをするだけで即座に使用可能です。特別なソフトや有料サービスを導入する必要がなく、ExcelやGoogleスプレッドシートといった、すでに馴染みのあるツールで使える点が魅力です。

コストをかけずにスタートできるため、小規模事業者や予算に制限のある企業でも導入しやすいです。

項目設計の手間が省ける

テンプレートには、顧客名・連絡先・対応履歴・ステータスなど、必要な項目があらかじめ設計されています。そのため、最初からどのような情報を管理すべきか悩む必要がありません。

初めてでもすぐに使い始めることができ、項目名や入力欄の統一により、情報の整理や検索がしやすくなります。また、既存のテンプレートをベースにカスタマイズすることも可能なため、自社の業務に合った管理表を効率よく作成できます。

情報の抜け漏れを防げる

テンプレートに沿って情報を入力することで、必要な情報の記入漏れを防ぐことができます。特に、対応履歴や次回のアクション、担当者の情報など、顧客対応において重要な情報は、予めテンプレートに含まれていることが多いです。

入力項目も明確に分かれているため、複数人での運用でもルールが統一され、属人化しにくくなる点もメリットです。結果として、安定した顧客対応が実現でき、信頼性の高い管理体制を構築できます。

顧客管理テンプレート（Excel）の特徴

Excelを活用した顧客管理テンプレートは、操作の自由度やオフラインで使える点が魅力です。特別な知識がなくても扱いやすく、すでにオフィス環境に導入されていることが多いため、導入ハードルが低いのもポイントです。

ここでは、Excelテンプレートならではの代表的な特徴を紹介します。

オフライン環境でも使える安定性

Excelテンプレートはローカル環境で動作するため、インターネットに接続しなくても使用できます。オフラインでも問題なく編集や閲覧ができるため、出先や社内のセキュリティ制限がある環境でも安心して活用できます。

特に、社外に出せない機密性の高い顧客データを扱う場合には、クラウドよりもExcelの方が適していることも多いです。また、ファイルをUSBや社内サーバーで共有するなど、柔軟な運用が可能です。

加工やカスタマイズの自由度が高い

Excelの強みは、関数・マクロ・条件付き書式など、さまざまな機能を活用して自由に加工できる点です。例えば、以下のようなカスタマイズが可能です。

• 自動で合計・平均を算出
• ステータスごとにセルの色分け
• マクロによるアラート通知やリマインド設定
• ピボットテーブルを用いた集計・分析

上記により、自社の業務に合わせた柔軟な運用ができ、業務効率の向上に貢献します。特にデータ量が多い企業や、分析を重視するチームには非常に向いています。

個別利用や小規模チームに最適

Excelテンプレートはファイル単位で管理できるため、個人利用や少人数のチームでの運用に向いています。例えば、以下のようなケースで有効です。

• フリーランスで顧客管理をしたい
• 小規模営業チームで顧客情報を共有したい
• 社内で一人がデータを更新し、PDFなどで報告する運用をしている

また、Officeソフトがすでにインストールされていれば、追加コストなくすぐに使い始められるのも魅力です。使い慣れたツールで始めたい方にとって、Excelテンプレートは導入しやすい選択肢といえるでしょう。

顧客管理テンプレート（Googleスプレッドシート）の特徴

Googleスプレッドシートを活用した顧客管理テンプレートは、クラウドベースならではの強みがあります。リアルタイムでの共同編集や自動保存、他ツールとの連携が可能で、特にチームでの運用に適しています。

ここでは、Googleスプレッドシートの特徴を詳しく紹介します。

複数人で同時編集・リアルタイム共有が可能

Googleスプレッドシートでは、複数人が同時にファイルを開いて編集できるため、リアルタイムで情報を共有できます。

例えば、営業担当が外出先から対応履歴を入力し、社内のメンバーがその内容をすぐに確認することも可能です。編集内容は即座に反映され、更新のタイムラグがなくなるため、常に最新の情報をもとに判断できます。

部署間での共同作業や、リモートワーク体制との相性も良く、社内全体での連携を強化できます。

自動保存と履歴管理が便利

Googleスプレッドシートには、自動保存機能が標準で備わっており、編集内容が逐次保存されます。これにより、保存し忘れやデータ消失のリスクを最小限に抑えることができます。

また、バージョン履歴機能を使えば、過去の状態に簡単に戻すことが可能で、誰がいつどこを変更したかも追跡できます。そのため、ミスの修正や変更点の確認がスムーズになり、安心して運用を続けられます。

連携機能で業務を効率化できる

Googleスプレッドシートは、他のGoogleサービスや外部アプリとの連携がしやすく、業務の自動化や効率化を実現できます。

代表的な連携機能は、以下の通りです。

• Googleフォームと連携し、フォームで入力された内容を自動で反映
• Googleカレンダーとの連動でアポイント管理
• ZapierやMake（旧Integromat）を使ってCRMツールと連携 

上記により、手作業での入力作業を減らせるほか、より戦略的なデータ活用が可能になります。

顧客管理をテンプレートで行う際の課題

テンプレートを使った顧客管理は手軽で導入しやすい反面、運用が進むにつれていくつかの課題が浮かび上がります。特に顧客数の増加やチーム運用を前提とした場合には、ExcelやGoogleスプレッドシートだけでは限界を感じることも少なくありません。

ここでは、代表的な課題を3つ紹介します。

顧客数が増えると管理が煩雑になる

顧客数が数百件、数千件と増えてくると、テンプレートでは対応しきれない場面が増えてきます。

例えば、検索やフィルター機能を使っても目的の情報にたどり着くのに時間がかかったり、更新作業に手間がかかったりします。また、手動での情報更新には限界があり、更新漏れや二重登録のリスクも高まるでしょう。

運用初期は問題がなくても、長期的にはデータの複雑化によって管理が非効率になるケースが多く見られます。

分析やレポート作成に手間がかかる

Excelやスプレッドシートを使ったテンプレートでは、営業活動や顧客動向を可視化するための集計・レポート作成がすべて手作業になります。

例えば、月ごとの顧客獲得数や対応件数の推移をグラフ化するには、関数を組んだり、手動で集計表を作成したりする必要があります。この作業に時間を取られることで、分析に基づく戦略立案や改善施策に時間を割けない、という本末転倒な状況にもなりかねません。

チームでの共有に制約がある

テンプレートによる管理は、基本的にファイル単位での運用となるため、複数人で同時に作業をすると入力の重複が発生しやすくなります。

またExcelの場合、ファイルのバージョン管理が難しく、どのファイルが最新なのかわかりづらくなるケースもあるでしょう。権限管理も限定的なため、誰がどの情報を編集できるかの制御が難しく、情報漏えいや誤入力のリスクも懸念されます。

顧客管理はテンプレートよりも「monday CRM（マンデーシーアールエム）」の利用がおすすめ

こうした課題を解決する手段として注目されているのが、業務管理ツール「monday CRM」です。

視覚的にわかりやすく、操作も直感的で、テンプレート運用に比べて多くのメリットがあります。

入力や更新を自動化できる

monday CRMでは、顧客情報の登録やステータス更新などの作業を自動化することができます。例えば、次回対応日が近づいたらリマインダーを送信したり、進捗状況に応じてステータスを自動で変更したりといった設定が可能です。

こうした自動化により、日々の手作業を大幅に削減でき、入力ミスや対応漏れの防止にも繋がります。テンプレート管理のように、毎回手動で編集する必要がないため、時間の有効活用が可能になります。

チーム全体でのリアルタイム共有

monday CRMでは、ダッシュボードを使って顧客情報や案件の進捗状況をチーム全体でリアルタイムに共有できます。例えば、現在の対応ステータス、営業の進捗、契約見込みなどを一目で確認できるように視覚的に整理できるため、誰が見ても状況を把握しやすくなります。

また、フィルター機能やカスタムビューを使えば、役職や担当業務に応じた表示も可能です。

カスタムビューの例

• ボードビュー：案件をカード形式で一覧表示し、ドラッグ＆ドロップでステータスを変更。進捗を直感的に管理できます。
• ガントビュー：営業スケジュールや契約期日をタイムラインで可視化。タスクの重なりや遅延も一目で把握できます。
• カレンダービュー：商談日やフォローアップ予定をカレンダー上で管理し、スケジュールの抜け漏れを防止。
• チャートビュー：成約率や担当者別の案件数をグラフ化し、チーム全体の成果を分析できます。 

上記のビューを組み合わせることで、メンバー全員がリアルタイムで最新情報を確認しながら、効率的に案件を進められます。

コミュニケーション機能で対応漏れを防ぐ

monday CRMには、タスク単位でコメントを残したり、チームメンバーに通知を送ったりできる機能が備わっています。そのため、メンバー間での認識違いを防ぎ、社内の情報共有が円滑になります。

また、コミュニケーションがシステム内で一元化されるため、履歴も追いやすくなり、業務の透明性向上にも繋がります。

顧客管理をスムーズに行うならテンプレートよりもmonday CRMを活用しよう

顧客管理の第一歩として、Excelやスプレッドシートのテンプレートを活用するのは非常に有効です。無料ですぐに始められ、基本的な情報整理や共有には十分対応できます。

しかし、顧客数が増えたりチーム全体での運用を考えると、手動での管理やファイル共有には限界が出てきます。

そうした課題を解消し、より効率的で精度の高い顧客管理を実現するには、monday CRMのような専用ツールの活用がおすすめです。自動化やリアルタイム共有、履歴管理、コミュニケーションの一元化など、テンプレートにはない多くの機能が搭載されています。

顧客管理をスムーズに効率化したい方は、ぜひ一度monday CRMを試してみてください。

本記事は、タスク管理・プロジェクト管理のノウハウを発信する編集チームが執筆しています。