前回のブログでは休暇申請のフォームに数式を追加してみました。ここでは休暇申請のボードで簡単な自動化処理を追加してみたいと思います。前々回のブログで作成したフォームで入力された休暇申請は未承認のグループに追加されます。ここでは承認済みのグループを作成し、未承認グループにある申請の承認状況が”承認済み”になれば、その申請を自動的に承認済みグループに移動する自動化設定を行います。
まず右上の自動化をクリックします。
自動化の設定画面が表示されます。
様々な自動化のテンプレートが用意されていますので、これらを活用することも可能ですが、ここではカスタムオートメーションの作成を行ってみます。（”カスタムオートメーションの作成”をクリックします。）
カスタムオートメーションの設定画面が表示されます。カスタムオートメーションの設定では“XXXが起こる場合”、”XXXをする”といった形の設定を行います。ここでは、まず”status change”を選びます。
次に”status”の部分をクリックして”承認状況”のカラムを選択します。
次に承認状況が変更された場合の状態を選びます。ここでは“承認済み”を選択します。
次にどのようにアクションをするかを指定します。ここでは“move item to group”を選択します。
ここではアイテムの移動先のグループとして承認済みのグループを選択します。これで設定が終わりましたので“自動化の作成”をクリックします。
設定した自動化の項目が追加されました。
自動化のテストとして、未承認の申請で承認状況を“承認済み”に変更してみます。
下記のように承認済みになった申請が“承認済み”グループに移動しています。
ここでは同一のボード内でグループ間移動をしましたが、同様に他のボードに移動するといったこともできますので、承認済みになったら別の部署が管理するボードに移すといった使い方もできます。
※本ブログは2023年4月時点の情報に基づいています。
今すぐ使ってみる