プロジェクト管理用に構成したボード例

プロジェクト管理でmonday.comを使う予定だが、どのようなボードの構成にすればよいのか、どのような使い方をすればいいのかといった質問をいただくことがあります。ここではプロジェクト管理を想定して構成したボードの例を紹介します。

この例では複数のプロジェクトの進行状況を管理するポートフォリオ管理のボード（上位ボード）と個々のプロジェクトのタスクの進行状況を管理するボード（下位ボード）に分かれています。

ポートフォリオ管理のボードは一つだけですが、個々のプロジェクトを管理するボードはそれぞれのプロジェクト毎に作成するためプロジェクトの数だけボードが存在します。

まずはプロジェクトポートフォリオ管理のボードからみていきます。ポートフォリオ管理のボードでは新規に申請されたプロジェクトの“新規”のグループ、プロジェクトが承認されて実施中のプロジェクトの“進行中”のグループ、承認されなかったプロジェクトが含まれる“リジェクト”のグループに分かれています。それぞれのグループに含まれる各行が個々のプロジェクトの状況を表しています。

カラムはPMやメンバーの他、承認状態、プロジェクトに含まれる各タスクの概況、タイムライン、課題やゴール、予算および進捗状況等が含まれています。

また、プロジェクト申請時にプロジェクトの評価を数値化するためのRICEスコアのカラムもあります。ポートフォリオ管理のボードと各プロジェクトのタスク管理のボードは接続カラムで連携し、タスクの概況はミラーカラムで各プロジェクトの管理ボードの情報を自動的に反映するように設定しています。また、RICEスコアのカラムはReach、Impact、Confidence、Effortの各カラムからスコアを自動計算するように数式カラムで実現しています。

外部の協力会社からも閲覧や更新ができるように共有ボードとなっており、カラム毎のアクセス権を設定してプロジェクト管理者や担当者、外部の協力会社の編集、閲覧の制限を設定しています。

新規にプロジェクトを申請したい場合の申請フォームも設定してあり、フォームに入力され、申請された新規プロジェクトが自動的にポートフォリオ管理ボードの“新規”のグループに追加されるようになっています。

プロジェクトの承認者はポートフォリオ管理のボードの新規の行を確認して承認可否を検討し、承認カラムを更新します。

また、ポートフォリオ管理のボードでは各プロジェクトの進捗状況を俯瞰できるようにガントチャートやダッシュボードを下記のように設定しています。

また、ポートフォリオ管理のボードでは下記の自動化設定を行っています。プロジェクトが承認されれば、自動的に進行中のグループにアイテムを移動するといった自動化が設定されています。

これ以外に例えば新規のプロジェクトが申請されたらプロジェクトの承認者に通知するという自動化を設定することもできます。

各プロジェクトのタスク管理を行うボード（下位ボード）は下記のように構成しています。

進捗のステータスやタイムライン、遅延の状況、予実管理等のカラムを設定しています。

このボードで入力したタスクの進捗状況がポートフォリオ管理のボードのミラーカラムに自動的に反映されます。

各プロジェクトのボードにおいても各タスクの状況を俯瞰的に管理できるガントチャートやダッシュボードを構成しています。

ここではプロジェクト管理でmonday.comを利用する際のボード例をご覧いただきました。monday.comはボードの構成やカラムの構成等が自由に行えますので、ここで示した例が唯一のやり方というわけではなく、それぞれのプロジェクト管理の方法や状況に応じてボードを設計していただければと思います。

このブログは2023年4月時点の情報に基づいています。