仕事ができるプロジェクトマネージャーが実践する5つの習慣

オーケストラには指揮者が必要なように、プロジェクトマネージャーはチームを指揮して業務を進めるうえで欠かせない存在です。チームメンバー全員の足並みがそろっていることを確認し、すべてのプロジェクトの最終目標に向けて結果を出せるよう導くのです。

このブログでは、日々仕事で活躍するプロジェクトマネージャーがさらに「敏腕な」プロジェクトマネージャーになるために知っておくべきこと、そしてやるべきことをご紹介します。

この記事を「プロジェクトマネージャーになる方法」の入門講座として、ぜひ業務に生かしてみてください。

マネージャーの役割

まずは、マネジメントとは何かという基本に立ち返ってみましょう。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを最初から最後まで計画、管理、指揮し、プロジェクトを予定どおりに、予算と当初のスコープの範囲内で確実に完了させるために重要な役割です。

業務効率を最大化し、全員の連携と組織化を保つために、多くのプロジェクトマネージャーはプロジェクト管理ソフトウェア、または monday.com のようなワークオペレーティングシステム（Work OS）を使用しています。

Work OS を使うメリットはたくさんあります。まず、こうした集中型のプラットフォームを利用することでプロジェクトに関わるすべての情報を１か所に保存し、チームメンバーに簡単にシェアしてその中で共同作業を行うことができできます。さらに、一部のより高機能な Work OS ソフトウェア（monday.com など）は直感的でカラフルな UX を備えているため、プロジェクトのステータス、割り当てられたアイテム、やり取り、リソースの使用状況などを誰もが一目で把握しやすくなります。

では、プロジェクトマネージャーの役割について理解できたところで、チームが目標を達成するためにマネージャーが日々の業務で行うべきことを詳しく見ていきましょう。

プロジェクトマネージャーが定期的に行うべき5つのこと

1. チームメンバーの活用

効率的かつ機敏な動きが得意なプロジェクトマネージャーは、優れたリーダーシップ能力とソフトスキルを備えており、それぞれのチームメンバーから最高のパフォーマンスを引き出すことができます。

問題解決、柔軟性や順応性、対人スキル、コミュニケーションなどのソフトスキルは、チームメンバーが何が得意で、どの分野で改善が必要かなど彼らの人柄を理解する上で役立ちます。

そして、プロジェクトの中でそれらの分野を改善したり、彼らの本来の才能を発揮できるよう計画を立てることができます。

プロジェクトマネージャーには、各チームメンバーの長所と短所を理解することに加えて、プロジェクトのスケジュールを計画する際にメンバーの能力を十分に把握することが求められます。Work OS を使用すると、1つのプラットフォームでチームの進捗の全体像を把握し、各メンバーの作業の詳細を確認することができます。

monday.com では、生産性とスキルに関する最新のデータをもとにチームの仕事量を管理することもできるため、チームメンバーの能力がフル活用されるように適切な決断を下すことができます。

2. プロジェクト管理ツールの活用

プロジェクトマネージャーの成功にはテクノロジーが大きく貢献しています。Work OS などのソフトウェアでは、すべてのプロジェクト情報を視覚的な方法で保存・表示できると同時に、データの表示方法も自由に選択できるようになります。monday.com では、ガントチャート、タイムライン、ダッシュボードなどのビューを選択できます。

さらに、業務のサイロ化がなくなるため、効率的なプロジェクト管理が実現します。ドキュメントの作成、ファイルの添付、リアルタイムでのフィードバックの提供、定型業務の自動化などのカスタマイズ可能な操作を 1 か所で実行でき、ドキュメントの作成、Excel シート、ファイルの保存などのために別のタブを開く必要がありません。Work OS には、オンラインでのプロジェクト管理に必要なものがすべてそろっています。

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3. 成功の鍵はコミュニケーション

プロジェクト管理に携わる人にとって、効率的なコミュニケーションはすべての基盤となります。プロジェクトマネージャーが最初から最後まで円滑にプロジェクトを進めるには、ステークホルダー、クライアント、そしてチームとの一貫したコミュニケーションが必要です。

プロジェクト管理を成功させるためには、チームメンバーとのオープンなコミュニケーションが求められます。チーム内で積極的にアイデア、提案、課題、問題を共有するよう促しましょう。毎週の会議や対話の機会を設けてプロジェクトの取り組みについて話し合ってください。

monday.com なら、意思決定を適切に行い、プロジェクト計画と実行に役立つ必要な情報をチームメンバー全員が確実に入手できるようになります。アイテムを更新することで、誰でもその中に質問やコメントを書き込み、メンバーにタグ付けして会話を始めることができます。また、ステータスラベルを使用して、完了済みタスク、取り組み中のタスク、または行き詰まっているタスクはどれかを伝えることも可能です。このようにプロジェクトの具体的なステージとそれぞれのタスクの担当者を明確にする方法があれば、混乱が生じることがなくなるのです。

4. 優れたプロジェクトマネージャーから学ぶ

周りのネットワークを活用したり、自分の部門以外のプロジェクトマネージャーとコミュニケーションを取ることで実践的な知見を吸収しましょう。他のプロジェクトマネージャーが使用しているさまざまな手法やテクニックについて尋ね、その人の成功と失敗から学んだり、プロジェクト管理のアイデアを提案したりすることもできます。

組織内で複数のチームが Work OS を使用している場合は、他のプロジェクト管理担当者にボードを共有してもらい、プロジェクトのワークフローを見せてもらいましょう。monday.com では、数クリックでボードを共有したり、他のユーザーを招待してボードを見てもらったりすることが可能です。該当するボードに自分も参加していれば、プロジェクトの過程をリアルタイムで確認することもできます。

5. 現実的かつ野心的な成果物を定める

おおよそのプロジェクト目標をまとめたら、進捗の追跡に使う指標を決定します。これはプロジェクト管理では「成果物」と呼ばれ、主な目的に向けて作業を進める際の具体的なマイルストーンの役目をします。プロジェクト管理をスムーズに進めるためには、成果物を事前に決定し、それに応じてリソースを計画することが重要です。

プロジェクトマネージャーの役割は、成果物とその期限を前もって明確にし、それぞれの関係者がプロジェクトの完了に向けての期待値と必要なアクションを最初から把握できるようにすることです。

6. 【おまけ】プロジェクト完了後、チームの業績を評価する時間を設ける

このステージは、プロジェクト結果の振り返りと成果物の評価という2つのステージに分けることができます。チームメンバー全員を集めて、改善の余地があること、そして成し遂げたことについて振り返りましょう。貢献した人とチームの成功を称賛し、チームメンバーが改善を目指しながら今後もパフォーマンスを上げ続けられるよう励まします。

チームが直面した問題について確認し、今後どのように回避していくかを事前に計画しましょう。このような評価の時間では、自分の進捗について考察し、遅延の要因とそれに対する解決策を特定し、会社としての目標にどのように貢献したかをチームに説明します。