Vous êtes en télétravail ? Éliminez les distractions grâce aux bons outils

Parmi nous, nombreux sont ceux pour qui les outils de travail semblent être sources de distraction. Cela dit, la technologie n’est pas la seule à blamer. 

« Une distraction est une chose que nous faisons — ce n’est pas quelque chose que l’on subit », déclarait Nir Eyal, auteur de Indistractable, lors d’une conférence Mind the Product.

Alors comment pouvons-nous éviter d’être distraits au travail, où nous sommes submergés d’outils numériques et des potentielles distractions qui leur sont inhérentes ? À l’ère du télétravail, comment atténuer ce nouveau déluge de distractions ?

Dans cet article, nous évoquerons les évolutions culturelles et technologiques que les organisations devront mettre en place pour aider leurs équipes à devenir « imperméables à toute distraction » lorsqu’elles travaillent à domicile.

Nous sommes tous distraits, mais quel en est le véritable responsable ?

Lorsque l’on est distrait, on est souvent prompt à accuser la technologie. Et c’est compréhensible, de nos jours, un travailleur du savoir est inondé d’outils et de gadgets technologiques.

• Selon une enquête Pegasystems Inc., l’employé moyen jongle plus de 1 100  fois entre pas moins de 35 applications par jour.
  
• Les employés déclaraient avoir été interrompus en moyenne 13,9 fois par jour par des e-mails, des messages instantanés et les réseaux sociaux, selon  le Rapport sur le travail de Workfront en 2020.
  
• Dans ce même rapport, les interrogés affirmaient passer seulement 43 % de leur temps de travail hebdomadaire à se concentrer sur leurs tâches principales et passer le reste du temps à répondre aux messages, effectuer des tâches administratives et participer à des réunions non indispensables.
  

Ce que ces chiffres prouvent réellement, c’est que les organisations souffrent de cultures d’entreprise délétères. Les réunions inutiles et la mauvaise optimisation des processus ne font qu’empirer les choses.

Notre distraction est simplement la conséquence des attentes culturelles auxquelles nous nous sentons obligés de répondre lorsque nous utilisons la technologie. Lorsque nous entendons ce fameux ping, nous nous précipitons pour savoir de quoi il s’agit parce que notre culture d’entreprise nous conditionne à croire que notre niveau d’engagement est évalué selon la rapidité avec laquelle nous répondons aux e-mails. Cette attente permanente de disponibilité force les employés à privilégier la communication en continu plutôt que la concentration. 

Des cultures d’entreprise avec une forte pression combinées à des outils de communication constamment actifs submergent les employés de distractions potentielles et ralentissent le rythme de travail. S’il est déjà compliqué de gérer tout cela au bureau, ça l’est encore davantage lorsque l’on travaille à domicile. 

Les distractions pèsent sur la qualité du travail et la santé mentale

Dans le contexte du télétravail, la culture d’entreprise du présentéisme est de mise.

Pour s’assurer que les employés continuent de travailler, le volume d’appels téléphoniques, de réunions Zoom, de messages Slack et d’e-mails ne cesse d’augmenter. Résultat, les équipes finissent par passer la plupart de leurs heures de travail à lire et à envoyer des réponses au lieu de faire leur travail. 

Les conséquences d’un tel marasme peuvent être dévastatrices pour les performances individuelles, ainsi que pour la santé mentale. Toutes ces pressions peuvent contribuer à engendrer du stress, de l’anxiété, de l’épuisement professionnel, du désengagement, de l’absentéisme… et la liste ne s’arrête pas là.

Vaincre les distractions du télétravail grâce aux changements culturels et aux bons outils

Dans sa vie personnelle, chacun peut apprendre à vaincre les distractions liées à la technologie en y étant plus attentif et en modifiant ses comportements. Mais au travail, les employés ont moins de contrôle sur les attentes culturelles imposées par leurs managers. 

« Bien qu’il soit important d’apprendre à contrôler les distractions par nos propres moyens, que faire lorsque notre travail nous pousse sans cesse à dévier de nos résolutions ? Comment agir au mieux pour notre carrière, ainsi que pour notre entreprise, lorsque l’on est constamment distrait ? Le monde du travail d’aujourd’hui, qui nous incite à être « toujours présents », est-il la nouvelle norme incontournable ou existe-t-il une meilleure solution ? »

-Nir Eyal, «Indistractable»

Il existe une meilleure solution. Pour vaincre les distractions du télétravail et permettre de travailler rapidement et avec concentration, il faut adopter une approche en deux temps.

Premièrement, les dirigeants doivent comprendre qu’une culture d’entreprise négative et une abondance de plateformes de communication favorisent en réalité la distraction plutôt que la concentration. Ils doivent également reconnaître que les normes de communication tendent à devenir encore plus déraisonnables dans le contexte du télétravail et tâcher de manière proactive à s’éloigner de cette mentalité du « toujours présent ». Ils doivent démontrer que leur priorité est un travail de haute qualité, et non des réponses instantanées sur Slack ou une boîte de réception zéro.

Deuxièmement, ils doivent adopter une approche plus stratégique de leur arsenal numérique. Dans notre nouvelle ère du télétravail universel, les équipes auront besoin d’une technologie de télétravail conçue pour rationaliser la communication, éliminer les réunions inutiles, accroître la transparence et favoriser une collaboration harmonieuse. Ici, sur monday.com, nous avons suggéré des méthodes pour un usage efficace de la visioconférence qui permettent de réduire certaines des distractions associées à cet outil, par exemple.

Il est intéressant de noter que, tandis que certaines entreprises créent des outils qui semblent conçus pour favoriser la distraction, d’autres développent une nouvelle génération de logiciels qui promeut une toute nouvelle façon de travailler. L’un de ces outils est un Work OS, un nouveau type d’espace de travail numérique conçu pour aider les employés à passer de « toujours présents » à « toujours accessibles ».

Le bon outil est celui qui répond à ces deux défis

L’un des faits les plus intéressants au sujet de l’ère numérique dans laquelle nous vivons est la façon dont nous sommes incroyablement habitués à façonner nos mentalités et nos comportements en fonction de la technologie que nous utilisons. Par exemple, sans les outils de messagerie instantanée, les smartphones et les e-mails, cette culture du « toujours présent » ne pourrait même pas exister.

Et c’est tout aussi vrai pour le revers de la médaille — avec les bons outils, nous pouvons réellement faciliter un changement culturel positif à mesure que nous investissons cette nouvelle réalité du télétravail.

L’utilisation d’un Work OS mène automatiquement vers cette évolution du « toujours présent » vers le « toujours accessible ». Dans cet univers, les Licornes gagnent du terrain— notamment monday.com, Notion et Airtable — car de plus en plus d’organisations prennent conscience de la nécessité d’améliorer le collaboration, d’accélérer le partage d’informations et de mieux communiquer dans le cadre du télétravail. 

Avec un système qui sert de référence unique, les employés peuvent en permanence accéder aux informations dont ils ont besoin, et cela à partir de n’importe lequel de leurs outils, de façon claire et rationalisée. Au final, moins de questions, moins de pings et moins de risques d’être distrait du télétravail. Nous devons tous trouver le meilleur moyen de travailler  à domicile, un point c’est tout.