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Trois conseils pour travailler plus efficacement

Trois conseils pour travailler plus efficacement

Nous tous chez monday.com

Améliorer son efficacité au travail implique une stratégie complexe qui nécessite la prise en compte d’importants paramètres, une analyse profonde et un ajustement continu pour y parvenir. Apprenez-en plus en lisant cet article.

La plupart des gens ne pense à leur efficacité au travail qu’au moment de leur évaluation annuelle, soit trop tard.

Pourtant, l’amélioration de l’efficacité au travail ne se fait pas du jour au lendemain. Il n’y a pas de recette miracle. Au contraire, cela implique de créer un système basé sur différentes stratégies, différents outils, et cela nécessite, bien sûr, beaucoup d’expérimentations. Mesurer vos performances actuelles est un bon point de départ pour définir un programme clair. Dans cet article, je vous ferai part d’une approche systémique pour travailler plus efficacement en trois étapes. Vous pouvez l’appliquer dans à peu près n’importe quel scénario professionnel. Alors, allons-y !

Comment améliorer votre efficacité au travail

Étape 1. Évaluez et trouvez ce que vous voulez améliorer

Étape 2. Adoptez des stratégies pertinentes mais gardez vos objectifs à l’esprit

Étape 3. Vérifiez votre progression et ajustez votre travail en fonction

Étape 1. Évaluez et trouvez ce que vous voulez améliorer

Toute amélioration commence par une évaluation de votre niveau actuel. Après tout, il est quasiment impossible d’améliorer quelque chose sans savoir ce que vous voulez améliorer. De même, améliorer votre efficacité au travail est une stratégie trop vague. Vous devez l’affiner pour optimiser des compétences spécifiques :

Vous voulez réduire votre temps de travail ? Alors vous avez sûrement besoin d’adopter des pratiques de gestion du temps.

Et si vous avez du mal à respecter vos délais, c’est peut-être dû à un problème d’organisation.

Comme vous pouvez le voir, il existe bon nombre de domaines à améliorer au travail (soit : la gestion du temps, l’organisation, l’efficacité, etc.), et chaque domaine requiert une stratégie différente. C’est pourquoi il est crucial de suivre et de mesurer vos performances actuelles au travail afin de trouver les domaines où vous améliorer. J’ai partagé ci-dessous quelques exemples de bonnes pratiques à adopter au travail :

  • Utilisez un outil de gestion de travail pour gérer et suivre votre semaine de travail.
  • Intégrez à votre gestionnaire des tâches un outil de suivi qui mesure vos performances principales. Par exemple, un outil de suivi temporel pour déterminer le temps nécessaire à certaines tâches.
  • Après une période définie (au moins 3 semaines), exportez les données dans un tableur pour mesurer et évaluer vos performances actuelles.

Étape 2. Adoptez des stratégies pertinentes mais gardez vos objectifs à l’esprit

À ce stade, vous saurez exactement où vous vous placez en matière d’efficacité au travail, et ces informations vous aideront à élaborer des stratégies pertinentes pour vous améliorer dans ces domaines. Toutefois, améliorer son efficacité au travail peut prendre des semaines (voire des mois), et sans les bons objectifs, vous perdrez votre concentration et le cap à suivre. Par exemple, vous ne pouvez pas tout simplement dire, « je veux réduire mon temps de travail » et attendre que cela arrive.

Découvrez : Les objectifs S.M.A.R.T

Les objectifs S.M.A.R.T constituent un cadre d’objectifs qui apportent structure et traçabilité à vos objectifs :

S.M.A.R.T

  Signification

S

 Spécifique

 Qu’est ce qui doit être fait, et quelles stratégies voulez-vous adopter ?

M

 Mesurable

 Quelles sont les données à mesurer pour l’objectif ? Qu’est ce qui définit un échec ou une réussite ?

A

 Atteignable

 Est-ce que l’objectif est faisable ? Avez-vous les compétences et capacités pour y arriver ?

R

 Réaliste

 Est-ce que l’objectif s’aligne avec vos objectifs professionnels ? Le résultat est-il important pour vous ou pour votre organisation ?

T

 Temporel

 Quel est le délai de l’objectif ?

Pour une meilleure compréhension, voici un exemple dans lequel j’utilise le cadre S.M.A.R.T. pour améliorer mon efficacité au travail :

Je travaille en tant que rédacteur de contenu, et récemment je me suis fixé comme objectif de réduire mon temps de travail. Mais cet objectif est trop vague, alors essayons d’en faire un objectif smart :

S : Réduire le temps passé à écrire un seul article de blog de 5 heures à 3 heures en adoptant une technique Pomodoro structurée

M : Ensuite, j’ai besoin de mesurer mon temps en utilisant un outil de suivi dans le temps afin de comparer mes résultats par rapport à mon temps actuel d’écriture.

A : J’écris depuis plusieurs mois, et j’ai suffisamment d’expérience pour améliorer ma vitesse de rédaction.

R : Mon objectif actuel est de réduire mon temps de travail et de me concentrer sur d’autres activités personnelles, comme la randonnée, la danse et l’apprentissage du ukulélé.

T : J’atteindrai cet objectif le 30 septembre (ce qui me laisse environ 3 mois).

Enfin, voici ce à quoi mon objectif S.M.A.R.T ressemblerait :

« Réduire mon temps de rédaction de 2 heures en adoptant une approche de travail structurée de type Pomodoro afin de me libérer du temps pour mes activités personnelles d’ici le 30 septembre. »

De même, vous devez répartir vos objectifs d’efficacité au travail en un plan d’actions clairement défini. Mais n’oubliez pas, ce qui fonctionne pour moi ne fonctionne pas forcément pour vous. Au contraire, ce qui est essentiel c’est de mesurer votre performance au travail, trouver les failles et adopter les stratégies qui vous conviennent le mieux. Vous trouverez ci-dessous quelques techniques à adopter pour améliorer votre efficacité au travail :

  • Évitez de faire plusieurs choses en même temps, et concentrez-vous sur une seule tâche. Cela vous évite de vous disperser et améliore votre efficacité en général.
  • Utilisez des tableaux de tâches pour diviser les semaines de travail complexes en des objectifs réalisables.
  • Gérez les distractions de votre espace de travail en retirant toute tentation. Par exemple, si vous êtes constamment dérangé par les e-mails, utilisez un bloqueur de notifications quand vous travaillez.

Étape 3. Vérifiez votre progression et ajustez votre travail en fonction

L’une des choses les plus importantes pour améliorer ses performances et s’assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie. C’est là que l’évaluation personnelle des performances devient utile pour vous aider à identifier ce qui fonctionne, et plus important encore ce qui ne fonctionne pas pour vous. Il n’existe pas de règles précises pour le faire. Mais vous n’êtes pas obligé de le faire de manière formelle, comme lors d’une évaluation en entreprise. Vous trouverez ci-dessous quelques techniques pour mener votre évaluation personnelle de performances :

  • Assurez-vous d’espacer vos évaluations de performances (d’au moins 2 semaines) pour collecter des données fiables.
  • Triez les données de suivi dans un tableur pour afficher les résultats de performance les plus pertinents.
  • Évaluez vos progrès à l’aide de vos objectifs SMART et prenez les mesures requises :
  • Si les choses fonctionnent, parfait ! Relevez la barre de vos objectifs.
  • Si les choses n’ont pas marché, trouvez pourquoi.

Souvenez-vous, nous sommes tous humains, alors ne soyez pas surpris si vous n’avez pas observé une amélioration considérable. Saisissez plutôt cette opportunité pour affiner votre stratégie.

Faites une pause quand vous en avez besoin

Vous n’avez pas besoin d’être au top de la productivité tous les jours. Alors, si vous avez le sentiment que vous avez atteint vos limites, faîtes une pause ! Ce n’est pas une faiblesse, mais plutôt une saine stratégie pour récupérer et se remettre au travail plus en forme.  Au final, tout ce qui compte, c’est mesurer vos progrès et optimiser votre espace de travail pour trouver la solution qui vous convient le mieux.

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