Nombreuses sont les personnes et les organisations qui ont vu leur quotidien changé de manière drastique durant les derniers mois, et monday.com ne fait pas exception. Bien que la santé économique de notre entreprise n’ait pas été impactée, il nous a fallu apporter de nombreux changements en très peu de temps.
Contrairement à d’autres services, comme celui des ventes, des partenariats ou du service client qui ont l’habitude de communiquer à distance, les recruteurs doivent connaître personnellement les individus, et les rencontres physiques jouent en cela un rôle majeur.
Au sein de l’équipe des ressources humaines (RH), nos recruteurs ont donc dû réinventer rapidement leur mode de fonctionnement et les outils utilisés, tout en étant en télétravail. C’était une transition difficile que d’apprendre à gérer son travail de RH à distance. Et nous ne sommes pas les seuls à en avoir fait le constat.
Nous avons dressé ci-dessous la liste les défis auxquels nous avons fait face, ce que nous avons appris, et quelques exemples de bonnes pratiques qui peuvent éviter à votre équipe de tâtonner et de commettre certaines erreurs.
Adapter les RH au télétravail, des entretiens vidéos au recrutement à distance
Sensibilisation : faire passer le mot
À mesure que le nombre de pays touchés par le coronavirus augmente, des millions de personnes à travers le monde doivent redéfinir leur travail. C’est une période délicate pour les candidats, les recruteurs et les entreprises sur la manière de faire face à ces circonstances exceptionnelles.
Nous avons assez tôt décidé que ce changement n’affecterait pas nos objectifs. Pour ce faire, l’équipe RH a :
- Contacté tous nos partenaires pour rappeler que oui, nous recrutons toujours, plus que jamais. Nous avons cherché à comprendre la stratégie de chaque partenaire et avons discuté (par téléphone, évidemment) pour redéfinir leur message afin qu’il corresponde à cette période.
- Lancé des campagnes internes et externes centrées autour de nos efforts de recrutement continu. Une campagne sur les réseaux sociaux a été lancée avec un message adapté au télétravail.
En interne également, une campagne a été mise en place afin que nos collaborateurs actuels utilisent notre programme d’orientation et le conseillent à leurs proches.
- Adopté les entretiens par messagerie pour gérer les défis auxquels les candidats font face. On ne peut nier le fait que la situation actuelle n’a rien à voir avec celle d’il y a 2 mois. L’équipe RH a tout mis en œuvre pour s’assurer de traiter les demandes de tous les candidats afin de les rassurer.
Entretien d’embauche à distance : rassurer les candidats et redéfinir les processus
Un entretien est une relation qui va dans les deux sens. Chez monday.com, nous voulons comprendre si un candidat serait heureux et réussirait chez nous. Mais le revers de la médaille, c’est que le candidat a ses propres préoccupations, priorités et objectifs qu’il nous faut également connaître.
En ces temps difficiles, c’est d’autant plus le cas. Les équipes RH doivent avoir conscience qu’il s’agit d’une période d’incertitude sans précédent.
Notre conseil ? Vous réunir avec votre équipe pour comprendre quelles sont les forces de votre entreprise, et les communiquer à vos candidats. Pour notre équipe, le fait de montrer les ressources proactives que nous avons consolidées autour du télétravail, décrivant comment nous soutenons notre communauté en cette période et expliquant que notre large base de clients nous protège de la volatilité du secteur, a contribué à rassurer nos candidats.
Les indispensables de l’entretien virtuel
Élaborer une base technologique pour les postes que vous recrutez peut être un pas en avant considérable pour faciliter le processus de recrutement et se rapprocher le plus possible d’une expérience en personne. Les principaux points à garder à l’esprit sont :
- Une collaboration facilitée
Permettre au recruteur et au candidat d’avoir accès au travail depuis la même plateforme en même temps se rapproche grandement d’un entretien en personne. Pour nous, les composantes telles que Google Docs sont de vraies bénédictions. - Des mises à jour / un accès en temps réel
Maintenir un flux naturel est crucial pour prendre en compte les signaux du candidat et le mettre à l’aise. Pour ce faire, offrez à votre équipe RH un accès internet correct et informez clairement le candidat qu’il aura également besoin d’une bonne connexion internet. - Une interface intuitive
Pour bon nombre de personnes, le début de l’entretien peut être la première fois que le candidat interagit avec l’outil que vous utilisez. C’est pourquoi il est fondamental que l’outil utilisé soit facile à prendre en main et non intimidant. Personne n’a envie de perdre les 15 premières minutes d’un entretien d’une heure à expliquer comment fonctionne la plateforme. - Une disponibilité constante
Pour nos entretiens à distance, nos RH créent des salles Zoom pour chaque entretien et restent dans la « salle » le temps que le candidat travaille sur son exercice, de sorte à être disponibles s’il a une question. - Des recruteurs formés
Si vous souhaitez que le candidat soit à l’aise, le recruteur doit avant tout maîtriser les nouvelles méthodes et les nouveaux outils. Une session de formation intense avec tous les recruteurs permet de s’assurer que tout le monde a bien compris, est à l’aise et bien informé sur les nouveaux outils et processus, ce qui s’est avéré primordial pour nous chaque fois que nous avons élaboré un nouveau processus. - Un espace réservé aux commentaires
Le facteur le plus important pour créer et redéfinir de nouveaux processus, c’est de collecter des commentaires et avis sincères, et mettre en application autant de suggestions de changement que possible. Nous avons ouvert des canaux Slack spécifiques pour chaque étape du processus d’entretien, afin que tout le monde ait l’opportunité de donner des conseils, des avis, et de discuter de ce qui a fonctionné ou non pour eux.
Conclure un accord : cela ne s’arrête pas là
Parmi les aspects les plus importants d’un processus d’entretien, il y a les facteurs que l’on ne peut anticiper : ressentir l’atmosphère du bureau, la manière dont les collègues interagissent entre eux, et un million de petits détails qui font que le candidat se voit ou non travailler dans l’entreprise. Notre équipe sait que pour beaucoup de candidats, venir voir les bureaux joue un rôle déterminant qui stimule vraiment le candidat. Afin de tenter de recréer cette étape cruciale du processus, nous travaillons actuellement sur un moyen de mener des visites virtuelles des bureaux afin d’offrir une impression de l’ensemble des bureaux aussi fidèle que possible malgré la distance.
Discuter avec votre équipe pour comprendre quelles sont les étapes du processus de l’entretien qui sont les plus importantes et comprendre comment transmettre cette importance à distance peut faire une différence énorme dans le processus du candidat.
Recrutement à distance
La signature du contrat est loin d’être la dernière étape. S’assurer que la nouvelle recrue est bien intégrée à l’équipe dès le premier jour est tout aussi important, si ce n’est plus, lorsque l’on est en télétravail. Notre équipe RH avec les équipes Informatique et Ops se sont assurées que chaque nouvel arrivant disposait de tout ce dont il avait besoin pour commencer sur les chapeaux de roue.
Vidéos d’archives de chaque stockage hors-site, présentations de nos co-fondateurs et informations de la hiérarchie sur les ventes, produits et autres, le tout organisé et facile d’accès pour les nouveaux arrivants, voilà la clé pour un processus d’intégration à distance tout en douceur.
Poursuivre notre programme de parrainage à distance nous a aussi grandement aidé. Le fait d’assigner un nouvel arrivant à un membre de l’équipe monday.com plus ancien jouant le rôle de parrain, les ressources de FAQ et notre système d’assistance continue agissent comme des points de repères pour les nouveaux collaborateurs lors des premières semaines d’incertitudes.
Assistance aux employés
Dans l’euphorie que constitue l’accueil d’un nouveau collaborateur, n’oubliez pas la formidable équipe que vous avez déjà consolidée. Il est crucial de soutenir vos employés et votre communauté en ces temps troublés. La transparence sur la santé de l’entreprise, la compréhension pour différer certaines capacités de travail, et le soutien pour une transition plus confortable, tous ces éléments seront appréciés par les employés et les marquera pendant encore longtemps.
Quelques initiatives à mettre en place pour faciliter cette transition :
- Proposer des bureaux aux employés pour leur offrir un environnement de travail plus confortable.
- Remonter le moral des employés et soutenir les vendeurs locaux en envoyant à vos employés des paquets avec des objets pour leurs enfants, pour rester actifs, ou simplement les remercier.
- Allouer le budget non utilisé, tel que celui pour les déplacements, aux communautés gravement touchées dans votre région.
- Établir des partenariats avec vos entreprises de recrutement pour aider les amis de vos collaborateurs à trouver du travail.
Investir dans les ressources humaines est toujours un investissement rentable
Nous n’avons pas besoin de vous dire qu’une équipe RH forte est essentielle à la réussite de n’importe quelle entreprise. C’est également le poste le plus difficile à mener à distance. Toutefois, vous rassembler avec votre équipe pour identifier les éléments qui rendent votre processus de recrutement et votre entreprise uniques, et transmettre ces valeurs en télétravail, peut être extrêmement gratifiant.
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