Zoom – l’outil qui ponctue désormais les journées de nombreux télétravailleurs. Votre matinée commence par votre réunion de synchronisation quotidienne, puis une autre réunion Zoom démarre. Puis une autre. Puis une autre.
Pas le temps de dire ouf que déjà la nuit est tombée – et le plan de travail que vous vous étiez fixé le matin n’a pas bougé d’un iota, car les priorités plus urgentes n’ont cessé de s’accumuler.
Sans parler de l’équilibre entre télétravail et vie personnelle !
Entre la charge de travail qui augmente, la volonté de passer plus de temps en famille, et le rangement de la maison qui est désormais aussi votre bureau, le burn-out vous guette.
On serait facilement tenté de faire porter le chapeau à l’application de vidéoconférence sur laquelle on clique si souvent. Mais avec nos journées de plus en plus longues, nos agendas plus chargés, et aucune fin en vue – le temps est venu de s’interroger sur la véritable source de la bataille qui se joue au niveau de notre productivité.
Pourquoi passons-nous autant de temps sur Zoom ?
Peut-être qu’en repensant à votre agenda d’il y a un mois, vous jureriez que vous aviez généralement au moins 15 minutes entre chaque réunion pour prendre un café.
Parmi ceux d’entre nous qui ont la chance de travailler pendant cette période, beaucoup ont le sentiment que nos organisations nous poussent à aller de l’avant et à retrouver de la stabilité. Malheureusement, cela se traduit souvent par d’innombrables réunions de synchronisation. Via la vidéoconférence. À la chaîne.
Mais pourquoi nos agendas sont-ils devenus si chargés ? Que recherchons-nous réellement ? J’ai trouvé trois raisons à cela, et elles ont bien peu à voir avec la technologie.
Rester alignés à tout prix
Sans le rythme auquel nous nous étions habitués au bureau, on peut facilement s’inquiéter de l’avancée d’un projet que l’on dirige ou craindre qu’un client ne soit passé à la trappe.
Pour tenter de reproduire le fameux « je passe à ton bureau pour une petite question », les appels inoffensifs d’un quart d’heure sur Zoom, histoire d’être bien alignés, sont en train de devenir monnaie courante.
En voulant systématiquement rester à jour sur le statut de vos projets via ces réunions de synchronisation, vous et votre équipe risquez de vous retrouver très rapidement submergés.
Combler les manques
Nous n’avons plus le confort d’un espace commun pour regrouper toutes les décisions prises, les savoirs accumulés et les progrès réalisés.
Sans espace de travail numérique commun et partagé, avec une source d’information centralisée, vous et votre équipe passez un temps fou à aller à la pêche aux informations. Et tout cela pour une simple raison : nos outils (CRM, ERP ou ce que vous voulez) sont encore terriblement déconnectés les uns des autres et, bien souvent aussi, des membres de notre équipe.
Alors nous organisons plus de vidéoconférences pour tenter de combler les manques en matière d’information.
Lorsque les 10 premières minutes d’un appel sont uniquement consacrées à mettre tout le monde à jour, partager des données et transmettre des informations, les réunions servent de moins à moins à aller de l’avant et de plus en plus à faire des mises à jour répétitives.
Et quand elles s’enchaînent les unes après les autres, c’est encore pire.
Une stabilité rassurante
Ce n’est un secret pour personne, nous traversons actuellement une période de folie.
Pour tenter de compenser cette distance inhabituelle, nombreux sont celles et ceux qui planifient des réunions uniquement dans le but de créer un sentiment de stabilité.
Les gens veulent savoir que leur travail ne passe pas inaperçu, que leur entreprise ou organisation fait tout ce qu’elle peut, et avoir le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand.
Nous avons un problème d’outils et de plateforme
Pour les projets de grande envergure et le brainstorming, rien ne vaut une bonne réunion stratégique.
Mais si vous participez à une réunion pour partager des données, collaborer sur des éléments de travail spécifiques, ou tout simplement pour « poser une petite question » – le problème vient de vos outils ou de votre plateforme, et non de la vidéoconférence.
Lorsque vous passez le plus clair de votre temps à Zoomer pour les raisons évoquées ci-dessus (rester alignés, rechercher la stabilité ou combler les manques), une évidence s’impose : vous ne disposez pas de la technologie requise pour permettre à vos équipes à distance de travailler correctement aujourd’hui.
Le télétravail requiert des outils et des plateformes pour que le travail puisse être fait. Si vos outils engendrent une charge de travail plus importante et qu’ils vous obligent à Zoomer davantage, vous avez là le premier indice de votre problème avec Zoom.
Arrêtez de vous faire vampiriser par la visioconférence
Alors comment mettre fin au cycle infernal des alarmes de notre agenda ? Nous devons définir quand et pourquoi organiser une vidéoconférence.
Quand organiser une vidéoconférence ? Soyez transparent
À mesure que nous allons nous habituer à travailler de chez nous, et que nous nous rendrons compte que le monde continue de tourner, que les projets continuent d’avancer, et que le ciel ne nous est pas encore tombé sur la tête, un rythme quotidien normal s’imposera de lui-même.
Des agendas transparents. Le travail à domicile brouille les frontières entre les enfants et les collègues, le bureau et le salon, le temps personnel et le temps de travail.
Chez monday.com, nous encourageons les gens à se réserver des « moments en famille » dans leurs agendas, et nous respectons ces limites. En établissant ces attentes dès le début, nous avons échappé aux problèmes de productivité engendrés par la vidéoconférence.
Pourquoi organiser une vidéoconférence ? Respectez les règles de base
Certaines vidéoconférences sont nécessaires, dans certains cas, rien ne remplace la créativité et l’énergie que génère une réunion. Mais maintenant que le télétravail est devenu réalité, nous n’en sommes plus là.
Donc, avant de programmer une autre réunion Zoom dans votre agenda surchargé, réfléchissez à ce qui suit :
OUI à Zoom pour : La synchronisation à grande échelle, les réunions hebdomadaires sur l’avancée des projets, les réunions où l’on ne peut avancer qu’en équipe, les projets d’équipe nécessitant une collaboration que les outils ne permettent pas
NON à Zoom pour : Les réunions pour partager des données, de synchronisation et sur le statut des projets, la collaboration pour la modification de documents, les « petites questions rapides », les réunions pendant les plages bloquées dans les agendas.
Demandons davantage à nos outils et plateformes
Pour beaucoup d’entre nous, le télétravail nous a ouvert les yeux : nous avons un problème d’outils.
Nos outils doivent nous aider à décloisonner les silos d’information en intégrant de nombreuses sources de données différentes ; ils doivent nous aider à suivre l’avancée des projets et à faire notre travail ; et ils doivent être faciles à utiliser et mettre à jour, pour n’importe quel projet, processus ou flux de travail.
Chaque organisation travaillant aujourd’hui à distance doit désormais poser un regard critique sur les outils que nous utilisons et se demander :
- Nos outils sont-ils assez flexibles ? Pouvons-nous les adapter à chaque flux de travail, processus ou projet ?
- Pouvons-nous intégrer nos sources d’information afin de disposer d’un espace commun pour prendre des décisions basées sur les données ?
- Nos outils nous permettent-ils de gagner du temps (et de faire moins de réunions Zoom) ?
- Pouvons-nous collaborer efficacement avec nos outils ?
Si la réponse à l’une de ces questions est non, alors il est grand temps de commencer à demander davantage à vos outils et plateformes.
Perspectives d’avenir
Nous ignorons combien de temps cette situation va perdurer. En revanche, ce que nous savons avec certitude, c’est que lorsque nous retournerons finalement dans nos bureaux, les flux de travail que nous avons toujours connus ne seront plus les mêmes.
Les habitudes et les structures qui se mettent en place aujourd’hui pourraient bien définir votre culture d’entreprise et vos processus pour les années à venir.
Alors consommez la visioconférence avec modération.
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