Comment optimiser la collaboration entre équipes à l’ère du télétravail

Presque toutes les entreprises ont besoin de deux choses pour réussir : de la rapidité et de la flexibilité.

Premièrement, devancer la concurrence est essentiel pour se démarquer aux yeux des clients et investisseurs.
Deuxièmement, répondre rapidement aux besoins des clients ainsi qu’à leurs attentes est vital pour la croissance et la rétention d’une entreprise.

Dans un monde aujourd’hui hyperconcurrentiel, les entreprises ayant des processus lents et figés deviennent rapidement obsolètes.

Sans un haut niveau de collaboration entre les équipes et services, devenir suffisamment flexible et rapide pour s’adapter aux marchés en pleine évolution est un énorme défi.

Aujourd’hui, à l’ère du télétravail, ce défi est d’autant plus délicat du fait de la distance physique entre et au sein des équipes. S’il manquait de systèmes et de processus pour instaurer une collaboration inter-équipes dans l’entreprise, ce manque se fera encore plus ressentir avec le télétravail. Pourtant, le besoin de rapidité persiste.

Alors, comment les organisations peuvent-elles assurer la collaboration inter-équipes à distance ? En applicant les 3 conseils ci-dessous.

Soyez synchronisés pour travailler plus rapidement

La rapidité et la flexibilité sont impossibles sans une collaboration inter-équipes. Même si les équipes peuvent être alignées sur des objectifs, partager facilement des données, communiquer efficacement et accumuler des ressources, vous serez inévitablement ralentis par le manque d’efficacité du processus et des lacunes dans l’information.

La clé est de créer une infrastructure qui permet la collaboration entre équipes et qui se conforme à leurs manières de faire les choses.

Comment encourager la collaboration inter-équipes en télétravail ?

Même en télétravail, la collaboration inter-équipes ne serait pas si difficile si cette infrastructure était déjà en place.

Le problème se pose lorsque vous essayez de la développer alors que les équipes sont séparées physiquement. Quelles que soient les cloisons présentes dans les bureaux, elles ont tendances à être plus solides avec le télétravail.

Cependant, avec la bonne approche et les bons outils, vous pouvez construire une base solide pour instaurer une collaboration au sein de l’organisation.

3 conseils pour renforcer la collaboration inter-équipes en télétravail

1. S’aligner sur la stratégie globale de l’entreprise et sur les objectifs de l’équipe

Instaurer une harmonisation est essentiel pour établir un cadre qui génèrera une collaboration inter-équipes, que ce soit dans les bureaux ou en télétravail. Pour cela, les chefs d’équipe doivent partager entre eux des objectifs, stratégies et ICP*. Ils peuvent utiliser les questions suivantes comme guide :

• Quel est le rôle de chaque équipe dans l’accomplissement de la stratégie globale de l’entreprise ?
  
• Quels sont les objectifs et ICP* principaux de chaque équipe ?
  
• Est-il envisageable de travailler ensemble sur certains objectifs ?
  
• Comment nos équipes peuvent-elles s’entraider ?
  
• Quels processus pouvons-nous emprunter ?
  
• Où pouvons-nous partager nos ressources ?
  
• Des équipes ont-elles des données qui pourraient profiter à d’autres ?
  
• Des équipes sont-elles bloquées ? Comment une autre équipe peut-elle les aider ?
  
• Des chefs d’équipe ont-ils réussi au moyen d’une certaine technique de gestion, qui serait utile pour d’autres ?
  

Une fois les chefs d’équipe transparents au sujet de leurs objectifs et besoins, identifier des opportunités de collaboration ne sera plus un problème.

2. Utiliser des outils créés pour favoriser la collaboration inter-équipes en télétravail

Lorsque tout le monde est en télétravail, la collaboration inter-équipes nécessite une solution numérique puissante. En équipant toutes les équipes de l’entreprise d’une plateforme de travail commune, la collaboration se fait tout naturellement. Les cloisons sautent et le degré d’implication augmente, tout comme la vitesse d’exécution.

Un Work OS est une nouvelle technologique destinée à autoriser les utilisateurs à accéder aux informations en temps réel. Comme il s’intègre à l’écosystème numérique de l’organisation, partager des données, dont certaines équipes n’ont d’ordinaire pas accès, est facile. Créer des projets communs et partager des mises à jour est clair et intuitif. Ainsi, tous les membres de votre équipe peuvent connaître avec précision les objectifs, la stratégie et la progression. Il permet également à l’organisation d’avoir une méthode de communication centralisée, un élément essentiel de la collaboration inter-équipes.

Avec une solution servant d’unique source de vérité, les employés en télétravail seront équipés pour collaborer étroitement et plus rapidement que jamais.

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3. Mettre en valeur la responsabilité et l’appropriation

Les employés qui ont un fort sens des responsabilités sur leur travail seront plus proactifs et impliqués dans des projets collaboratifs.

Il existe plusieurs façons de stimuler le degré d’investissement de vos équipes. Notamment en définissant clairement des attentes, en créant des ICP* tangibles et en fournissant des mises à jour continues sur vos progrès. Pour favoriser le degré d’investissement lors de projets collaboratifs en particulier, nous vous recommandons ce qui suit :

Vous pouvez encourager votre équipe à adopter cette mentalité de plusieurs façons clés :

• Accroître la transparence sur les responsabilités individuelles. Nous nous appliquons plus quand on sait que nos collègues peuvent le voir. Avec des outils de collaboration à distance, comme un Work OS, les tâches et statuts des tâches de chaque membre de l’équipe sont visibles de tous les autres participants. Cela accroit la clarté, la communication et stimule le degré d’investissement.
  
• Contrôler couramment les ICP*. Lorsque chaque membre d’équipe est responsable de rapporter ses ICP* de façon régulière, il comprend mieux les éléments nécessaires pour améliorer la performance et son degré de motivation augmente.
  
• Entretenir la conversation. Une communication régulière entre toutes les personnes concernées par une initiative inter-équipes permet à chacun d’assumer ses responsabilités et d’éveiller l’intérêt pour celles des autres. Il est également essentiel de maintenir la standardisation, la résolution rapide des problèmes et l’optimisation du processus.
  

Mieux ensemble

Le télétravail comporte de nombreux défis, mais la collaboration n’a pas à en faire partie. En établissant le bon cadre et en choisissant les bons outils, vous pouvez encourager les équipes à travailler ensemble de façon plus intelligente et rapide.

*ICP : indicateurs clés de performance, traduction de l’anglais key performance indicators (KPI)