Télétravail : votre guide pour créer des équipes virtuelles de choc

Qu’est-ce que le télétravail ?

Également appelé travail à distance, le télétravail est la capacité de travailler de n’importe où. Cela signifie travailler depuis son domicile ou tout en voyageant et dans des lieux de travail autres que les bureaux de la société. Le télétravail peut désigner divers types d’emplois : certains employés sont des télétravailleurs à temps plein tandis que d’autres ont la possibilité de choisir cette option lorsqu’ils le souhaitent.

Le télétravail a été popularisé dans les années 1990, d’après « Preparing for a new era of work » de McKinsey, afin que les mères de famille puissent continuer à travailler sans avoir à se déplacer au bureau. Aujourd’hui, le télétravail a gagné en popularité en raison des avancements technologiques qui ont élargi les sources d’emplois pouvant être réalisés à distance, modifiant ainsi les attentes des travailleurs de la génération Y et le rapport coût-efficacité des télétravailleurs. Les technologies rendant possible le télétravail ont eu une grande influence dans l’accélération de sa progression, comme les conférences vidéo, grâce auxquelles il est possible d’organiser des réunions en face à face partout dans le monde, ou les plateformes Work OS, qui permettent aux organisations entières de suivre les flux de travail, les projets et les communications des autres.

Politique de télétravail

Le télétravail revêt différentes significations pour chaque secteur, situation et entreprise. C’est pour cette raison que de nombreuses sociétés décident de mettre en place une politique de télétravail, afin de définir les directives et attentes pour les travailleurs qui ne sont pas dans les bureaux. Chaque politique de télétravail doit être adaptée à la situation et aux besoin de la société. Toutefois, il y a certains points importants, dont :

• Les accords de travail
  Fixez des attentes avec vos employés concernant le fonctionnement de leur travail à distance.  Définissez la flexibilité annuelle du télétravail attribuée aux travailleurs traditionnellement sur place. De plus, les télétravailleurs à temps plein doivent fournir toutes les informations nécessaires, telles que l’adresse depuis laquelle ils travaillent, s’ils doivent se rendre dans les bureaux, ainsi que leurs responsabilités générales.
• Les recommandations relatives au travail
  Il peut être utile d’exposer des recommandations positives concernant l’environnement de travail afin de s’assurer que l’employé en télétravail est productif et opère dans un environnement favorable. En voici quelques exemples :
  • • Travaillez depuis un espace de travail silencieux où il y a peu de distractions.
    • Assurez-vous que votre connexion Internet est suffisante pour votre travail.
    • Signalez à votre équipe quand vous envisagez de faire des pauses afin qu’ils puissent savoir quand vous contacter.
    • Si vous travaillez avec une équipe à l’international, il est important de vous assurer que les horaires coïncident avec le reste de l’équipe.

• Le respect des politiques de la société
  Si votre société a des politiques concernant la présence, la confidentialité, la sécurité, le code de conduite ou autre, il est important de vous assurer que tous les télétravailleurs sont alignés avec leurs équipes virtuelles et sont informés des évolutions de ces politiques.
• Les compensations, avantages et équipement
  Si vous êtes sur le point d’intégrer un télétravailleur à temps plein, vous devez envisager une aide financière pour son espace de travail à domicile afin de vous assurer qu’il dispose de tout le nécessaire pour travailler correctement, comme une connexion Internet suffisante, un bureau, une chaise et autres.

Qu’est-ce qu’une équipe virtuelle ? 

 Une équipe virtuelle est une équipe répartie qui peut être éparpillée dans diverses régions géographiques, obligeant ainsi les membres à communiquer surtout via des plateformes virtuelles (visioconférences, plateformes Work OS, chats etc.). Les équipes virtuelles sont de plus en plus répandues. Selon la revue américaine Harvard Business Review, sur 1 700 travailleurs du savoir interrogés, 79 % d’entre eux déclaraient collaborer en permanence, ou fréquemment, au sein d’équipes réparties. À mesure que la popularité des équipes réparties et virtuelles augmente, de nombreux types d’équipes virtuelles se développent.

5 types d’équipes virtuelles à connaître

Selon l’objectif, le cycle de vie et les membres de l’équipe, le type d’équipe virtuelle le plus adapté à votre structure et à vos objectifs peut varier. Vous trouverez ci-dessous les 5 types les plus courants d’équipes virtuelles.

1. Équipes en réseau

Les équipes en réseau sont des effectifs constitués de différentes professions réunies dans le but d’atteindre un objectif commun. La participation peut être fluide, avec des membres quittant l’équipe après avoir apporté leur contribution ou la rejoignant lorsque nécessaire. Ce type d’équipe virtuelle est courant dans les entreprises de conseil et de technologie.

Par exemple, une équipe en réseau peut être un groupe de consultation chargé de la transformation numérique d’un détaillant. Ce groupe peut créer une équipe composée de membres dont l’expertise individuelle (habitudes des consommateurs, technologie en commerce au détail, e-commerce etc.) leur permettrait d’atteindre l’objectif fixé.

2. Équipes parallèles

Les équipes parallèles sont formées au sein d’une organisation, dans le but de résoudre un problème. Ce type d’équipe est fréquent dans des secteurs tels que la recherche et développement ou l’innovation. Le but de la formation d’équipes parallèles est de supprimer la pensée de groupe et de développer des solutions créatives aux problèmes urgents.

Voici un exemple d’équipe parallèle : en 2000, Intel était terrassé par la concurrence. Ils avaient 2 équipes de développement qui étaient confrontées à des défis divergents mais avec des points communs en matière de compétences. Intel a réuni ces deux équipes et a développé les processeurs Code Duo et Core 2 Duo, qui dominent actuellement le marché des micro-processeurs.

2. Équipes de développement de produit

Les équipes de développement de produit sont réunies virtuellement, souvent des quatre coins du monde, pour partager leur expertise dans un but commun, celui de créer un nouveau produit ou projet. La taille de l’équipe et sa durée de vie dépend de l’étendue du projet.

Voici un exemple d’équipe de développement de produit : des experts des États-Unis, du Canada et du Japon se réunissent pendant un an pour développer une nouvelle machine.

3. Équipes de service

Les équipes de service sont composées de membres internationaux, qui couvrent différents fuseaux horaires. Courant dans le service client, lorsqu’un représentant finit sa journée de travail en Asie, un autre représentant aux États-Unis la commence.

4. Équipes d’action

Les équipes d’actions sont formées pour traiter une situation particulière et sont démantelées ensuite. La durée de vie des équipes d’action est généralement courte car elles ont pour objectif de traiter des problèmes immédiats.

Nous pouvons prendre comme exemple d’équipe d’action une équipe météo créée suite à l’annonce de l’arrivée d’une grosse tempête. Les membres de l’équipe sont répartis sur le terrain tandis que le météorologue est dans les locaux de la chaîne de télévision. Ils utilisent des données radar pour lui dire où les tornades peuvent se former et ainsi diriger les équipes sur place vers ces lieux. Il analyse ensuite les données que les équipes lui ont envoyées et il partage ces informations avec les téléspectateurs.

À quoi ressemble le télétravail à domicile ?

Organiser un espace de travail à son domicile présente des défis particuliers, différents de ceux auxquels font face les employés dans un environnement de bureau classique. Créer son espace de travail à distance pour répondre à ses besoins et établir des limites entre la vie personnelle et la vie professionnelle est important pour la réussite de tout télétravailleur. La clé est la séparation lorsqu’il s’agit de penser son espace de travail à domicile. Assurez-vous d’avoir un environnement qui vous motive à travailler et qui vous sépare de votre famille et de votre vie personnelle. Cela vous permettra de vous concentrer et d’éviter un burnout. En créant cette zone de travail, n’oubliez pas votre confort et votre santé. N’hésitez surtout pas à investir dans un bureau et une chaise qui satisferont vos besoins. Si nécessaire, contactez le service des opérations informatiques de votre société afin de vous assurer que votre connexion Internet et les autres éléments essentiels vous permettent de bien travailler.

Conseils pour le télétravail

Voici quelques conseils pour prendre des habitudes de télétravail saines depuis votre domicile :

• Séparer l’espace de travail de l’espace personnel. Cela signifie installer un bureau et une chaise de bureau confortable pour rester concentré.
• Trouver une personne avec laquelle travailler. Avoir quelqu’un qui travaille à côté de vous peut vous aider à rester concentré et motivé.
• Établir un programme quotidien. Planifier votre journée et vous fixer des objectifs et échéances personnels vous aidera à structurer vos journées et semaines.
• Définir des habitudes de communication. Définissez avec votre équipe les plateformes que vous utiliserez pour chaque type de travail, cela vous permettra de rester alignés. 

Quels sont les défis des équipes virtuelles ?

Il existe de nombreuses personnes pour et contre la gestion d’une équipe virtuelle, surtout au début de votre transition vers le télétravail. Il est important d’identifier et de surmonter certains défis majeurs.

La communication
Comme avec n’importe quelle équipe, gérer une équipe virtuelle comporte des défis que ses membres et responsables doivent surmonter. Les problèmes courants auxquels font face les équipes virtuelles touchent souvent à la communication à distance. De nombreuses équipes s’appuient sur des réunions en personne pour faire des brainstorming créatifs, résoudre des problèmes et prendre des décisions importantes. Effectuer des communications aussi importantes de façon virtuelle peut souvent être un obstacle que doivent surmonter les équipes à distance.

La productivité
Parallèlement aux problèmes de communication, la productivité peut également être un défi. Sans les agitations présentes dans les bureaux, il peut être difficile d’avoir le même entrain que vos collègues sur place. Afin de garantir que les employés à distance contribuent toujours à votre équipe virtuelle, autant que s’ils étaient sur place, il est nécessaire d’attribuer des responsabilité claires. Définir des responsabilités et des porteurs de projet peut aider à maintenir la motivation des employés à distance.

La transparence
Avec chaque employé travaillant indépendamment, un cloisonnement des informations risque de se former rapidement. Vous voulez que tout le monde soit informé des dernières annonces, des dernières versions des documents et des mises à jour importantes. Cependant, selon la taille de la société, mener les réunions nécessaires pour tenir tout le monde informé peut vous prendre toute la journée. Avoir un Work OS qui agit comme unique source de vérité, contenant des documents, des annonces, des communications et autres, et auquel tous les employés peuvent accéder, est nécessaire pour garantir que la transparence et les connaissances partagées ne sont pas perdues à cause de la distance.

Quels sont les avantages d’avoir une équipe virtuelle ?

Selon le secteur, les avantages des équipes virtuelles sont divers et variés. De nombreuses équipes font état d’une productivité accrue grâce à leurs télétravailleurs. Une étude menée par Harvard Business Review indique une augmentation de 4,4 % de la productivité après avoir fait passer leurs agents commerciaux et de brevet américains en télétravail, soit une amélioration représentant jusqu’à 1,3 milliards de dollars de valeur annuelle ajoutée à l’économie des États-Unis.

Grâce aux équipes virtuelles opérationnelles, les télétravailleurs ont également plus de flexibilité, ce qui leur permet de prioriser les besoins personnels qui sont souvent plus difficiles à gérer en travaillant sur place. Comme rapporté dans le magazine Inc., 46 % des employés disent qu’avoir des possibilités de travail flexibles afin d’entretenir un bon équilibre travail-vie privée est important à leurs yeux. Le temps utilisé pour se rendre au travail, qui n’est avantageux ni pour l’employeur ni pour l’employé, peut également être une ressource utile à la société, accordant plus de temps pour travailler sur des projets importants et respecter les délais dans un environnement moins stressant.

Gérer des équipes virtuelles

La communication au sein des équipes virtuelles

Règle numéro un pour définir à quelle fréquence vous et votre équipe à distance communiquerez : il vaut mieux surestimer que sous-estimer. Vous n’avez pas la possibilité d’aller voir vos collègues et de poser rapidement une question, ou d’exposer une idée géniale pendant la pause café. Par conséquent, planifier des mises au point quotidiennes et ouvrir des canaux de communication, même quand vous pensez ne rien avoir à partager, vous assurera que vous ne perdez pas la valeur collaborative et les idées de votre équipe simplement car vous n’êtes pas ensemble physiquement. Ces réunions peuvent avoir lieu toutes les semaines avec la présence de plusieurs équipes, ou tous les jours uniquement avec votre équipe principale. C’est à vous de voir ce qui fonctionne le mieux.

Une fois que vous avez décidé de la fréquence de vos besoins en communication, les outils que vous choisissez pour communiquer peuvent avoir une grande influence sur votre flux de travail. Pour la plupart des équipes virtuelles, les outils essentiels sont, entre autres :

1. Un outil de visioconférence pour les réunions et pour renforcer la culture et les relations au sein de la société
2. Un outil de messagerie instantanée pour des questions, des réponses et des collaborations immédiates
3. Une plateforme Work OS pour centraliser toutes les communications en un seul endroit

Gérer un effectif à distance

Lors de la gestion d’une équipe virtuelle, plusieurs des mêmes valeurs fondamentales sont importantes, comme comprendre, écouter et encadrer vos employés. Toutefois, la façon dont elles se manifestent peut être unique pour la gestion d’une équipe répartie.

• Adapter ses exigences pour les employés à distance

Travailler depuis le domicile signifie que vos employés ont plus tendance à prêter attention à d’autres aspects de leur vie. Pour certains, cela veut dire qu’ils ne seront pas disponibles les matins, ils préféreront faire des activités physiques et finir le travail plus tard dans la soirée. Pour d’autres, cela peut vouloir dire moins de disponibilités en dehors des heures de travail courantes car les enfants sont à la maison. Comprendre les besoins et emplois du temps spécifiques de chacun de vos télétravailleurs, et savoir s’y adapter, aboutira à un équilibre travail-vie privée plus sain ainsi qu’à une plus grande satisfaction au travail.

• Favoriser la cohésion de l’équipe virtuelle

Tisser des liens et instaurer la confiance au sein des équipes virtuelle est aussi important pour les équipes en télétravail que pour les employés sur place. Néanmoins, cela requiert davantage d’efforts. Prévoir des mises au point quotidiennes avec votre équipe vous aidera à rester alignés, mais il est aussi important de prévoir des créneaux pour des moments moins formels. Entretenir des rapports personnels permettra de créer des liens professionnels plus solides et les employés éprouveront alors plus de satisfaction.

• Créer un planning pour les mises au point et l’évolution de carrière 

Comme nous l’avons vu précédemment, il est important de planifier des mises au point quotidiennes ou hebdomadaires pour vous assurer que votre équipe est toujours informée et sait tout sur les projets et initiatives de chaque membre de l’équipe. Il est tout aussi important que les télétravailleurs sentent qu’ils ont de l’espace pour leur évolution professionnelle et leur mutation verticale au sein de la société. Programmez des réunions périodiques avec votre équipe pour en savoir plus sur leurs objectifs, pour élaborer une stratégie pour leur évolution et pour vous assurer qu’ils ont toujours envie d’avancer professionnellement.

Des équipes virtuelles efficaces

Comment une équipe virtuelle devient-elle efficace ? La réponse sera différente pour chaque responsable et employé, mais il existe certains exemples d’équipes virtuelles célèbres sur lesquels nous pouvons prendre appui. Les équipes virtuelles efficaces ont certaines choses en commun :

• Une communication efficace, à la fois entre les employés et les responsables et au sein de l’équipe
• La bonne stack technique pour favoriser la communication, la collaboration et la gestion de projet de n’importe quel endroit
• Des exigences claires avec une méthode pour attribuer des responsabilités sur des projets et tâches
• Une culture et des liens d’équipe solidifiés par des activités et des célébrations communes suite à des accomplissements

Des activités de promotion du travail d’équipe pour les équipes virtuelles

Instaurer la confiance au sein d’équipes virtuelles est plus difficile qu’au sein d’équipes présentes dans les locaux de la société. Plus la distance physique est importante, plus des efforts délibérés doivent être mis en œuvre pour la création d’une équipe virtuelle efficace. Voici quelques moyens simples et efficaces pour créer des liens solides au sein de vos équipes virtuelles :

1. Organisez une happy hour #télétravail, prévoyez un appel vidéo réunissant tout le monde pour un moment informel.
2. Programmez une soirée pizza à distance ! Faites livrer des pizzas à chaque membre de votre équipe à la même heure afin de les déguster ensemble.
3. Prévoyez un peu de temps pour vous voir en personne. Choisissez un lieu qui convient à tout le monde et programmez de vous voir tous ensemble une fois par an, cela vous permettra de créer des liens en personne et ainsi de renforcer votre équipe virtuelle.

Outils pour les équipes virtuelles

Zoom
Zoom est une plateforme de visioconférence qui vous permet de faire jaillir des idées et des moments de collaboration inattendus de la même manière que lors d’une réunion de résolution des problèmes.

Slack
Slack est une plateforme de messagerie qui vous permet de dialoguer instantanément avec les membres de votre équipe. C’est l’outil idéal pour les petites questions et les commentaires qui ne prennent pas plus de quelques secondes.

monday.com
monday.com est un Work OS avec lequel les équipes créent des apps de flux de travail en quelques minutes, ce qui leur permet de gérer facilement leurs processus, projets et tâches quotidiennes.

G Suite
G Suite permet, à vous et à votre équipe, de travailler sur un même document. Tout le monde est impliqué et vous pouvez ainsi vous assurer que vous consultez la version la plus récente.

Consultez ici notre liste complète des outils de télétravail

Gérer une équipe virtuelle requiert un ensemble d’objectifs et de pratiques spécifiques. Avec les bons outils, les bonnes attentes et une bonne structure, toute personne peut s’épanouir tout en faisant partie d’une équipe répartie.