La facturation est l’un des aspects les plus importants de la comptabilité, car vous devez vous assurer que votre entreprise sera payée. Malheureusement, les factures peuvent aussi être sources de malentendus et d’erreurs qui risquent de vous coûter très cher sur le plan financier ou dans vos relations professionnelles. Avec un modèle de facture, vous avez l’assurance de parer à toutes les éventualités et d’inclure toutes les informations nécessaires pour expliquer avec précision chaque point d’une transaction.
Heureusement, il existe de nombreux modèles de factures gratuits dans Microsoft Word et sur des plateformes de Work OS beaucoup plus dynamiques, comme monday.com. Ce guide vous explique ce qu’est un modèle de facture, pourquoi votre entreprise doit utiliser des modèles de factures gratuits et comment vous pouvez optimiser votre processus de facturation grâce aux modèles de factures gratuits de monday.com.
Qu’est-ce qu’un modèle de facture gratuit ?
Un modèle de facture est un document prêt à l’emploi qui vous aide à conserver des archives précises de chaque transaction entre votre entreprise et ses clients, vendeurs, fournisseurs et autres. Les factures peuvent se présenter sous diverses formes, comme un reçu imprimé, un acte de vente, une facture de vente, une note de débit ou un enregistrement électronique en ligne.
On trouve généralement différents modèles selon le type de facture que l’on souhaite émettre à l’intention des clients ou des entreprises avec lesquelles on travaille. Mais quel que soit le modèle de facture que vous choisissez, l’objectif de tous ces modèles est le même : faciliter la création de votre facture.
Dans un modèle de facture, vous trouverez tous les champs indispensables que contient généralement une facture :
- Articles
- Numéro de facture
- Total général
- Montants à payer
- Adresse de l’entreprise
- Nom du client
- Échéance
- Modalités de paiement
Grâce à tous ces éléments déjà intégrés dans votre facture, un modèle vous permet de remplacer rapidement les informations par défaut par des données et des chiffres spécifiques à votre vente.
Pourquoi utiliser des modèles de factures gratuits ?
Il existe de nombreux sites et applications qui proposent des modèles de factures payantes ou 100 % gratuites que vous pouvez télécharger et utiliser pour votre entreprise. Parmi ces modèles de facture en ligne, bien que la plupart soit assez basiques en termes de design et de champs disponibles, ces modèles gratuits vous permettent de créer une facture personnalisée. Vous pouvez donc modifier les articles et calculer automatiquement les montants.
La possibilité de trouver autant de modèles de factures gratuits et différents rend également de grands services. Comme tous les champs importants sont déjà prêts, l’émission d’une facture se réduit à glisser-déposer quelques chiffres pour chaque nouvelle transaction. Parmi tous ces modèles de factures gratuits, beaucoup contiennent également des formules intégrées qui calculent automatiquement le montant total des articles que vous ajoutez. Autrement dit, vous n’avez pas à vous casser la tête sur des problèmes de maths. Cela vous fera gagner du temps en termes de gestion des factures et en comptabilité, avec à la clé plus de temps pour vous concentrer sur la gestion de votre entreprise.
Quelques exemples de modèles de factures gratuits
Comme nous le disions, il existe une infinité de types de factures. Vous l’imaginez sans doute, cela se traduit également par une infinité de modèles de factures gratuits.
Pour vous donner une idée approximative des différents types de modèles de facture disponibles, voyons quelques-uns des modèles gratuits les plus populaires que vous trouverez sur Google Docs, Microsoft Office et d’autres sites.
Modèle de facture commerciale
Un modèle de facture commerciale est un document d’exportation prédéfini qui aide les entreprises à faire passer leurs colis internationaux par les douanes. Les organismes de réglementation et les autorités portuaires s’appuient sur les factures commerciales pour déterminer rapidement quels droits ou taxes à l’importation pourraient s’appliquer à un colis. En faisant les choses correctement dès le début, vous éviterez des retards et des dépenses inutiles.
Microsoft Office propose un modèle de facture commerciale gratuit sur MS Word, et vous trouverez également des modèles de facture en PDF.
Le modèle Word comprend tous les champs indispensables pour préparer l’expédition d’un article à expédier. Toutefois, d’autres applications proposent des modèles conçus gratuitement pour ce type de facture, et ils doivent tous inclure des champs essentiels tels que la description de l’article, la quantité, le prix unitaire, le prix total, les taux de taxe ou de TVA, l’adresse de l’entreprise et l’adresse du client. Pour votre modèle de facture, il est impératif que chaque champ soit totalement personnalisable pour répondre à vos besoins.
Modèle de facture de service
Un modèle de facture de service est un formulaire de facture pré-rempli qui répertorie toutes les informations de la transaction commerciale, notamment une date limite de paiement, le solde total dû et une liste détaillée des services fournis. Ce type de modèle de facture serait idéal pour une société de conseil ou une agence de marketing proposant des conseils ou une contribution en tant que service plutôt que de la vente de produits tangibles.
La plupart des modèles de facture de service sont assez basiques et incluent des champs personnalisables pour les descriptions des services, la quantité, les prix unitaires et les montants dus.
Modèle de facture client
Un modèle de facture est une facture personnalisable conçue lorsqu’une société de services facture un client avant le paiement. C’est l’idéal pour les entreprises qui utilisent la méthode de la comptabilité d’exercice, car vous comptabilisez ce qui vous est dû (« comptes débiteurs ») au lieu de ce que vous avez déjà.
Les modèles de factures ressemblent beaucoup aux modèles de factures de services. Seule différence majeure : les modèles de factures ne comportent aucune information relative au montant total payé ni au mode de paiement (y compris les paiements en ligne), car le client n’a encore rien payé lorsqu’il reçoit la facture.
Les modèles de factures gratuits de monday.com
Inutile de se voiler la face : il est parfois difficile d’assurer le suivi des factures. La marge d’erreur est assez grande, et vous devez donc protéger votre entreprise en vous assurant de parer à toutes les éventualités. C’est là que monday.com fait toute la différence.
Grâce à notre modèle de facture gratuit, vous pouvez facilement créer, modifier et suivre toutes vos factures et paiements sur une plateforme unique. Autrement dit, plus besoin de faire des allers-retours entre Word, Excel, Google Sheets, l’intranet de l’entreprise et le logiciel de comptabilité que vous utilisez chaque fois que vous devez créer ou modifier une facture.
Ce modèle vous permet de tout faire sur un seul tableau de bord. Avec le modèle de facture gratuit de monday.com, vous pouvez :
- Envoyer des factures ponctuelles ou récurrentes à vos clients dès que vous avez fini de les créer ou télécharger le PDF de la facture
- Profiter des nombreuses intégrations de monday.com avec d’autres outils de facturation comme Bill.com pour connecter tous les outils que vous utilisez déjà
- Renommer les étiquettes de facture, personnaliser les tableaux d’éléments et inclure tous les champs nécessaires pour que votre facture soit parfaite
- Marquer et cataloguer les factures pour avoir une vue d’ensemble de toutes les factures de votre équipe
Cerise sur le gâteau, notre modèle de facture vous permettra de profiter de tous les autres avantages que vous avez pu découvrir et adorer sur monday.com, notamment :
- Plus de 34 types de colonnes personnalisables
- 11 visualisations des données différentes
- 37 intégrations avec d’autres applications
- Des automatisations illimitées
Vous pouvez tester gratuitement notre modèle de facture flexible dans le cadre d’une période d’essai de 14 jours. Aucun moyen de paiement n’est nécessaire.
Autres modèles qui peuvent vous intéresser
Modèle de ressources de facilitation des ventes
Le modèle de ressources de facilitation des ventes de monday.com vous fournit un espace centralisé pour stocker et conserver tous vos supports de vente : études de cas, brochures, présentations, etc. Vous pouvez également suivre la création de nouveaux contenus, puis marquer et alerter votre équipe commerciale lorsque ces contenus sont prêts à l’emploi.
Ce modèle vous permet de créer un référentiel organisé de tout ce dont vous avez besoin pour signer des contrats et développer votre activité.
Modèle de kit d’aide à la vente
Vous voulez encourager votre équipe commerciale et l’aider à s’améliorer ? Alors le modèle de kit d’aide à la vente de monday.com est fait pour vous.
Ce tableau sur mesure vous fournit un espace pour encadrer les nouveaux collaborateurs de votre équipe commerciale. Vous pouvez partager les calendriers de formation mensuels, les informations relatives à l’intégration, et disposez d’une section pour remplir une fiche d’évaluation et un bilan pour chaque collaborateur.
FAQ sur les modèles de factures gratuits
Microsoft Word propose-t-il un modèle de facture gratuit ?
Oui. Microsoft Office propose de nombreux modèles de factures préconçus que vous pouvez utiliser gratuitement sur Word, Excel ou d’autres applications Microsoft. Diverses applications externes proposent également des modèles de factures à télécharger gratuitement et compatibles avec Word.
Où trouver les modèles de factures dans Word ?
Rien de plus facile. Ouvrez l’application Word sur votre ordinateur ou dans le navigateur. Vous verrez immédiatement apparaître une page d’accueil avec une barre de recherche de tous les modèles. Il vous suffit donc de taper un ou deux mots clés relatifs au type de modèle de facture que vous recherchez. À partir de là, vous pouvez sélectionner un modèle et commencer à faire vos calculs.
Comment créer un modèle de facture dans Word ?
Si vous souhaitez créer un modèle de facture dans Word, le processus est assez simple. Ouvrez Word et choisissez un modèle de facture ou bien commencez avec un document vierge en insérant toutes les informations nécessaires. Vous pouvez également trouver un modèle de facture Word gratuit sur de nombreux sites externes ou sur un générateur de facture à télécharger. Les solutions logicielles pour la facturation proposent aussi souvent des modèles de facture Word.
Après avoir personnalisé tous les champs que vous souhaitez modifier, cliquez sur « Fichier » puis sur « Enregistrer en tant que modèle ». Par la suite, vous pourrez utiliser votre nouveau modèle comme point de départ chaque fois que vous aurez besoin d’émettre une facture. Mais sachez que les modèles Word sont assez limités en termes de collaboration, ce qui implique pas mal d’échanges d’e-mails et de documents à envoyer à vos collaborateurs.
Sinon, vous pouvez utiliser un modèle de facture gratuit de monday.com. C’est la solution la plus simple, avec davantage d’options de personnalisation et la possibilité de partager le modèle ou de collaborer dessus avec votre équipe en temps réel.
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