Une feuille de calcul Excel pour suivre vos frais professionnels peut vous permettre de mieux organiser vos finances. Toutefois, à moins que vous ne soyez une grande entreprise dotée d’un service comptable complet, vous n’avez peut-être pas de modèle prêt à l’emploi pour cela.
Dans cet article, nous allons passer en revue la feuille de calcul des frais professionnels de monday.com. Tout d’abord, nous analyserons quelques exemples de modèles de suivi des dépenses et soulignerons les principales raisons pour lesquelles leur utilisation est nécessaire. Ensuite, nous examinerons notre propre feuille de calcul Excel et nous vous montrerons comment monday.com peut vous aider à gérer les finances de votre entreprise en toute simplicité.
Qu'est-ce qu'une feuille de calcul Excel pour les dépenses professionnelles?
C’est un modèle standardisé qui permet de suivre et d’enregistrer les dépenses d’une entreprise. Plus précisément, il s’agit d’un système détaillant les entrées, les sorties, les acteurs et les motifs. Par exemple :
- à quoi a servi l’argent dépensé ?
- pourquoi a-t-il été dépensé ?
- qui l’a dépensé ?
- et combien a-t-on dépensé ?
Certaines de ces feuilles de calcul permettent de suivre les dépenses spécifiques de l’entreprise, tandis que d’autres fournissent un résumé simple et général de l’historique. Par exemple, une feuille de calcul des frais de voyage permet de suivre les frais liés au déplacement, comme l’hébergement et les repas. Une feuille de calcul des dépenses mensuelles donne un aperçu des sommes dépensées sur le mois.
Même s’il existe divers types de feuilles de calcul destinées au suivi des dépenses, la plupart d’entre elles ont des fonctionnalités communes, notamment :
- un ensemble de lignes pour chaque dépense
- des colonnes précisant la date, le fournisseur, la description des dépenses, le montant, les coûts unitaires, le mode de paiement et d’autres données ou remarques pertinentes
- des formules qui calculent automatiquement les frais
Bref, ces feuilles de calcul vous aident à comprendre comment vous dépensez votre argent. Et s’il peut sembler fastidieux de suivre chaque centime, cela présente de sérieux avantages.
Pourquoi utiliser une feuille de calcul Excel pour les dépenses de votre entreprise ?
Examinons quelques-uns des principaux avantages.
Vous prendrez de meilleures décisions financières
Mieux connaître les dépenses de votre entreprise vous permet de prendre de meilleures décisions financières. Et le fait d’avoir des informations sur les dépenses détaillées dans une feuille de calcul facile à suivre est une étape essentielle.
Disons par exemple que vous êtes propriétaire d’une boulangerie et que vous essayez de décider s’il est préférable d’acheter vos ingrédients localement pour faire des économies. Vous pourriez analyser vos dépenses actuelles et les comparer aux estimations de produits des grossistes en services alimentaires. Lorsque vous disposez de données précises sur vos dépenses, il est beaucoup plus facile de prendre des décisions éclairées concernant votre entreprise.
Vous pouvez consultez et suivre vos dépenses sur une plateforme unique
Supposons que George, du service commercial, note ses dépenses sur des serviettes de table et que Sabrina, du service des ressources humaines, les enregistre dans un fichier Notepad sur son ordinateur. Tôt ou tard, ils vont rencontrer des problèmes en matière de reporting. Avec une feuille de calcul Excel, vous pouvez harmoniser votre processus de suivi des dépenses pour enregistrer et visualiser toutes les données au même endroit. Fini les serviettes en papier. Oubliez les fichiers Notepad.
Vous gagnerez du temps et de l’argent
Lorsque vous disposez d’une feuille de calcul standard pour le suivi des dépenses, vous gagnez du temps en utilisant les formules intégrées pour calculer les totaux et les moyennes. Cela vous permet de vous concentrer sur vos objectifs financiers plutôt que sur les chiffres.
Il est plus facile de repérer les dépenses inhabituelles ou frauduleuses
Suivre vos dépenses peut vous aider à repérer des irrégularités. Par exemple, si vous dépensez habituellement 100 € par mois en fournitures de bureau, mais que vous dépensez soudain 500 € le mois suivant, votre feuille de calcul mettra facilement ce changement en lumière. Repérer au plus vite ces « signaux d’alarme » permet d’identifier et d’enquêter sur les dépenses frauduleuses ou non autorisées.
Maintenant que nous avons abordé les bases de la feuille de calcul des dépenses et les raisons pour lesquelles vous devriez en utiliser une, voyons quelques cas d’utilisation.
Quels sont des exemples de feuilles de calcul Excel pour les dépenses professionnelles?
Feuille de calcul des dépenses professionnelles simple
Toutes les feuilles de calcul de suivi des dépenses ne sont pas des outils complexes avec des dizaines de colonnes, de catégories et de formules. Parfois, vous avez juste besoin d’une liste de vos frais. At c’est là qu’une feuille de calcul des dépenses simple s’avère utile.
Ces feuilles de calcul sont généralement des outils de base et ne contiennent que des informations simples sur le suivi des dépenses, comme la date d’achat, le mode de paiement, une brève description et le montant.
Disons que vous êtes une petite entreprise ou une entreprise « familiale » qui n’a pas de nombreux départements, collaborateurs et budgets à gérer. Dans ce cas, une feuille de calcul simplifiée pour le suivi des dépenses peut convenir. Sinon, vous aurez besoin d’une feuille de calcul dotée de plus de fonctionnalités.
Feuille de calcul des frais de voyage
Une feuille de calcul des frais de voyage est conçue pour suivre toutes les dépenses liées aux déplacements professionnels. Il peut s’agir de billets d’avion, de frais d’hôtel, de location de voiture, de nourriture, d’achats par carte de crédit et de toute autre dépense encourue lors d’un déplacement professionnel.
Ce qu’il y a de bien avec ce type de feuilles, c’est qu’elles sont souvent dotées de formules préétablies qui calculent automatiquement les totaux pour chaque catégorie ainsi que le coût général du voyage. Cela simplifie et accélère la création des rapports de frais.
Toute entreprise dont les employés voyagent régulièrement — comme les représentants commerciaux ou les consultants — aura intérêt à utiliser une feuille de frais de voyage. Les frais de voyage sont remboursés plus rapidement et les gestionnaires peuvent bloquer les demandes non autorisées.
Feuille de calcul des dépenses mensuelles de l’entreprise
Cette feuille de calcul résume les dépenses mensuelles de votre entreprise en un seul rapport. Non seulement elle vous fournit un aperçu général de vos frais, mais elle est également très utile lorsque vous créez ou ajustez votre budget mensuel. En voyant combien vous avez dépensé le mois dernier, vous pouvez avoir une meilleure idée du budget à prévoir pour ce mois-ci. Ce type de feuille contient :
- Des colonnes pour chaque mois de l’année
- Des lignes pour l’ensemble des revenus et dépenses de l’entreprise
- Des lignes pour les dépenses
Ces feuilles de calcul comprennent souvent des résumés des revenus et des dépenses pour le trimestre, ce qui les rend très utiles dans le cadre du reporting trimestriel.
Suivre les dépenses mensuelles est un atout pour la majorité des entreprises. Cependant, les startups ou les propriétaires de petites entreprises aux budgets serrés trouveront ces feuilles de calcul particulièrement utiles car elles peuvent les aider à guider les décisions concernant les dépenses du mois suivant et à créer des budgets plus réalistes.
Feuille de calcul des dépenses annuelles de l’entreprise
Tout comme la feuille de calcul des dépenses mensuelles, celle des dépenses annuelles résume vos dépenses pour l’année entière. Ce rapport est particulièrement utile pour les entreprises qui aiment faire un bilan annuel pour voir où (ou quand) elles ont gagné et perdu de l’argent.
Cette feuille comprend généralement deux sections principales : les revenus et les dépenses. La section des revenus répertorie les sommes que votre entreprise a gagnées au cours de l’année, tandis que la section des dépenses regroupe les montants payés.
Cette feuille peut bénéficier à des entreprises de toute taille. Néanmoins, elle est particulièrement utile pour les entreprises dont les dépenses sont réparties sur toute l’année, comme une entreprise de construction ou un détaillant.
Modèle de monday.com de feuille de calcul Excel pour les dépenses de votre entreprise
Quand il s’agit de suivre vos dépenses, monday.com est là pour vous. Pour commencer, vous pouvez essayer notre feuille de calcul Excel téléchargeable gratuitement pour faciliter le suivi de vos dépenses.
Notre modèle hautement personnalisable s’adapte aux besoins de toute entreprise, qu’il s’agisse du suivi des dépenses d’une société internationale complexe ou d’un simple petit magasin de province. Besoin de plus de fonctionnalités ? Connectez-vous à Excel via monday.com et travaillez directement sur notre plateforme. Cela signifie que non seulement vous obtenez une feuille de calcul hautement personnalisable, mais que vous bénéficiez également des avantages offerts par notre Work OS complet.
Jetons un coup d’œil à certains des avantages de monday.com dans le cadre de la gestion de vos dépenses.
Travaillez avec n’importe qui, n’importe où : monday.com est un Work OS basé sur le cloud. Vous pouvez donc travailler avec vos collaborateurs partout dans le monde. Préparez des notes de frais pour votre équipe en Californie, alors que vous travaillez à distance à Ontario, au Canada.
Meilleure représentation : utilisez monday.com pour créer des tableaux de bord personnalisés solides qui contiennent toutes les informations clés sur les dépenses. Ajoutez des graphiques, des diagrammes et des tableaux pour mieux comprendre les dépenses de votre entreprise.
La feuille de calcul des frais professionnels de monday.com est la solution idéale pour mettre de l’ordre dans vos finances. Que vous démarriez ou que vous soyez en activité depuis des années, notre feuille de calcul vous aidera à suivre vos dépenses et à prendre de meilleures décisions financières.
Des automatisations qui vous font gagner du temps : avec monday.com, vous pouvez facilement configurer des automatisations qui non seulement envoient vos documents aux bonnes personnes, mais aussi leur envoient des rappels réguliers jusqu’à ce qu’elles aient accompli leurs tâches. Vous n’aurez plus besoin de jouer au chat et à la souris en essayant d’obtenir des informations sur les dépenses et des mises à jour de la part de vos collègues — monday.com s’en charge en un seul clic.
Pour encore plus d’inspiration en matière de modèles, consultez d’autres exemples ci-dessous.
Autres modèles qui peuvent vous intéresser
Modèle Budget
Notre modèle de suivi budgétaire vous aidera à mieux contrôler vos finances. Comme tous nos modèles, il est hautement personnalisable et facile à utiliser. Avec lui, vous comparez vos dépenses réelles aux montants planifiés et obtenez une image plus claire de votre situation financière. Si vous aimez utiliser des feuilles de calcul, nous disposons également d’un modèle Budget pour Google Sheets.
Modèle de suivi des dépenses
Si vous cherchez une alternative à une feuille de calcul Excel ou Google Sheets pour le suivi de vos dépenses professionnelles, essayez notre Modèle de suivi des dépenses dynamique. Non seulement il vous aidera à être plus proactif dans la gestion de votre argent, mais il simplifie également le processus en organisant les données principales concernant vos dépenses sur une plateforme unique.
Si vous êtes à la recherche d’un modèle de rapport de frais simple, flexible et doté d’automatisations utiles, comme des alertes pour les rappels de paiement, vous allez adorer ce que l’équipe de monday.com a créé.
FAQs
Comment créer une feuille de calcul pour mes frais professionnels ?
Il existe de nombreuses façons de créer une feuille de calcul pour vos dépenses. Vous pouvez utiliser un programme comme Excel ou utiliser une application en ligne comme Google Sheets.
Mais pourquoi s'embêter à créer une feuille de calcul quand on peut utiliser un modèle ? Par exemple, monday.com propose un modèle gratuit de suivi des dépenses, personnalisable et facile à utiliser. Vous n'avez pas à vous occuper de la mise en forme ni à comprendre les formules, il vous suffit de télécharger la feuille de calcul.
Comment créer une feuille de dépenses dans Excel ?
Vous pouvez soit créer votre propre feuille de calcul, soit utiliser un modèle Excel intégré. Il vous suffit d'ouvrir Excel, de cliquer sur « Nouveau » et de taper un mot clé lié au suivi des dépenses dans la barre de recherche. Quelque chose comme « frais de voyage » vous donnera quelques modèles parmi lesquels choisir. Bien qu'Excel dispose également d'options de modèles, vous n'obtiendrez peut-être pas toute la personnalisation, les fonctionnalités et les formats visuels qui accompagnent un Work OS.
Comment suivre les frais professionnels dans Excel ?
Si vous souhaitez suivre vos dépenses dans Excel, vous devrez créer une feuille de calcul et y entrer les informations appropriées. Les colonnes principales seront sans doute « date », « description », « catégorie » et « montant ». Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires si nécessaire, comme « numéro du véhicule » pour le suivi des frais de voiture.
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