Vous pensez que les équipes doivent se trouver dans le même espace physique pour qu’une réunion soit productive ? Détrompez-vous.

Les réunions virtuelles permettent aux équipes travaillant à distance de se réunir et de partager des idées, de collaborer et de réfléchir exactement comme elles le feraient en présentiel… mais de n’importe où.

Alors comment rendre ces réunions aussi efficaces et productives que possible ? Dans cet article, nous allons vous présenter quelques bonnes pratiques de base pour les réunions virtuelles ainsi que certaines options logicielles de réunions à distance qui peuvent aider les organisations.

Qu’est-ce qu’une réunion virtuelle ?

Par définition, une réunion virtuelle est une réunion qui se déroule en ligne en utilisant l’audio et/ou la vidéo afin de réunir des personnes qui travaillent à différents endroits. Ces réunions, que l’on appelle également « réunions à distance », permettent aux individus et aux équipes de collaborer, de partager et de communiquer en temps réel où qu’ils soient, ce qui présente l’avantage d’offrir davantage de flexibilité pour toutes les personnes concernées.

Les réunions virtuelles peuvent être utilisées pour les réunions du conseil d’administration ou des équipes à distance, et elles peuvent être très productives et motivantes pour les participants. La Harvard Business Review a mené une étude visant à comparer la participation lors des réunions en face-à-face par rapport aux réunions virtuelles. Sur 200 personnes, 86 % des participants déclaraient des niveaux d’engagement élevés ou supérieurs dans les réunions virtuelles par rapport aux réunions en face-à-face lorsque les meilleures pratiques étaient suivies.

Quelles sont les meilleures pratiques pour les réunions virtuelles ?

Organiser des réunions virtuelles trop fréquentes risque de peser sur la productivité. Ici, sur monday.com, nous avons établi des paramètres clairs pour quand organiser ou ne pas organiser de visioconférences.

À propos de bonnes pratiques, en voici quelques-unes à garder à l’esprit pour vos réunions virtuelles.

Fixez un objectif clair.

Règle numéro un de toute réunion productive : avoir un objectif clair et précis. Assurez-vous que toutes les personnes présentes à votre réunion virtuelle sachent quel en est l’objectif avant même le début de la réunion et également qu’elles comprennent ce qui doit être fait pendant ce temps que vous allez passer ensemble.

Établissez un ordre du jour.

Pour que votre réunion virtuelle reste sur les rails, il est impératif d’établir un ordre du jour. Sans feuille de route pour guider la conversation, vos participants pourraient s’éloigner du sujet – ce qui risque de prolonger la durée de votre réunion et aboutir à la non-réalisation des objectifs. Faites en sorte que chacun reste concentré sur les objectifs à atteindre, avec des actions et des sujets qui doivent être traités avant la fin de la réunion virtuelle.

Attribuez des rôles et des responsabilités aux participants.

Si vous voulez que les participants de vos réunions virtuelles restent impliqués du début à la fin, attribuez un rôle à chaque personne ainsi que des responsabilités qui y sont associées. Par exemple, une personne peut être chargée de prendre des notes, une autre peut s’occuper de chercher des idées pour la prochaine session, et une autre encore peut avoir à rédiger un compte-rendu. Donnez une tâche à chaque personne afin qu’elle s’implique et participe davantage tout au long de la conversation.

Soyez bref et concis.

Comme pour toute réunion, il est facile de s’égarer et de transformer une réunion virtuelle efficace de 30 minutes en une séance de rattrapage décousue de trois heures. Fixez une heure d’arrêt définitive à votre réunion et imposez une limite de temps à chaque participant lorsqu’il doit partager des informations afin que personne ne relâche son attention.

Transformez vos réunions en plans d’action

Une fois votre réunion terminée, assurez-vous que tous les membres d’équipe savent quelles sont les prochaines étapes en mettant des notes de réunion ou des éléments d’actions à la disposition de tous les participants pour la suite (astuce : notre intégration Zoom est géniale pour cela).

Comment rendre les réunions à distance plus interactives ?

Si vous vous demandez comment rendre votre réunion à distance plus interactive (et comment faire en sorte que les personnes les plus réservées s’expriment et participent), essayez d’utiliser quelques activités stimulantes.

Brise-glace / séance de rattrapage : donnez à chaque personne trois à cinq minutes au début de la réunion pour répondre à une question brise-glace ou partager une information concernant ce sur quoi elle travaille afin que tout le monde sache en quoi consiste le travail de ses coéquipiers.
Demandez du feed-back en temps réel : sollicitez les participants à votre réunion en leur demandant un feed-back en temps réel qui soit rapide et efficace avec, par exemple, un sondage ou un vote sur diverses questions.
Donnez la parole aux participants qui ne sont pas encore intervenus : notez qui ne s’est pas exprimé lors de votre réunion virtuelle et donnez-leur la parole pour que leur voix soit entendue dans le cadre de la conversation de groupe. (Certaines personnes ont juste besoin d’un peu d’encouragement !)

Choisir un logiciel de réunions à distance

Pour organiser une réunion à distance, vous aurez besoin d’un logiciel spécifique. Vous devrez le choisir en fonction de vos besoins et des préférences de votre équipe. Voici quelques-uns des outils que vous pouvez essayer.

Zoom : Zoom est un logiciel de réunion à distance très apprécié, avec d’excellentes fonctionnalités, et qui s’intègre avec monday.com. Vous pouvez utiliser la version gratuite qui inclut jusqu’à 100 participants, ou bien un forfait payant qui comprend des fonctionnalités plus avancées.
GoToMeeting : Si vous cherchez une solution simple et basique, GoToMeeting permet le partage d’écran et les appels audio/vidéo, avec d’autres fonctionnalités comme la transcription des réunions comprenant jusqu’à 150 participants.
Google Hangouts : Si vous recherchez un outil de réunion à distance sur le Web pour une petite équipe, Hangouts peut vous convenir (remarque : Hangouts est limité à 25 utilisateurs à la fois pour les chats vidéo professionnels.) En revanche, Google Meet, une version plus récente de ce service de Google, propose des options supplémentaires pour les réunions virtuelles plus importantes.
Skype : Avec Skype, les utilisateurs doivent télécharger le logiciel sur un appareil (comme un ordinateur ou un smartphone), alors gardez cela à l’esprit – vos participants devront l’avoir téléchargé avant votre réunion. Skype peut accueillir jusqu’à 50 personnes gratuitement avec des conférences audio et vidéo sur n’importe quel appareil.
Join.me : Avec une configuration simple et une option de partage d’écran, Join.me offre aux participants des réunions sans aucune limite de durée et un lien de réunion personnalisé, et cela pour une somme modique.

Organisez des réunions à distance comme un pro

Les réunions à distance peuvent être tout aussi efficaces et productives que celles que vous menez en face à face. Veillez à suivre les meilleures pratiques et testez différents outils pour trouver celui qui permettra à votre équipe de collaborer efficacement, où qu’elle soit et le plus simplement du monde. Vous deviendrez rapidement un pro de la réunion virtuelle.