Télétravail : comment maîtriser vos réunions virtuelles et autres types de communication à distance

L’un des plus grands obstacles à surmonter lorsqu’on est en télétravail – ou n’importe où ailleurs qu’au bureau -, c’est la barrière de la communication.

Les équipes les brainstorming sont quotidiens, et si vous avez une petite question à poser, il vous suffit de passer au bureau de votre collègue pour obtenir l’information qu’il vous faut.

Avec le télétravail, tout cela est impossible. Du moins, physiquement. Mais ici, chez monday.com, nous avons pris des initiatives pour rester en contact.

Nous planifions minutieusement des réunions, et même des sessions de brainstorming directement sur nos tableaux de bord vierge, sans imposer d’innombrables réunions vidéo. Mais nous prenons également soin de planifier des temps de « respiration » et des moments en famille. Et cela implique une réflexion stratégique sur la meilleure façon de communiquer entre nous.

Heureusement, la technologie a beaucoup progressé en peu de temps. Aujourd’hui, il est facile de rester connecté avec vos équipes à distance.  Nous avons écumé le web afin d’en savoir davantage sur la communication à distance afin que, tous, nous comprenions mieux ce qu’est la communication en télétravail et que nous sachions quelles sont les meilleures pratiques dans ce domaine.

Qu’est-ce que la communication à distance ?

La communication à distance est un moyen de communiquer en télétravail via des outils électroniques qui vous permettent de correspondre avec des personnes sans communication en face à face. On parle également de communication virtuelle, et c’est devenue une composante essentielle du monde du travail.

La communication à distance n’est pas un fait nouveau et n’est en aucun cas réservée aux équipes virtuelles. En fait, vous la pratiquez depuis des années. Voici ce que cela regroupe :

• Appels téléphoniques
  
• E-mails
  
• Visioconférence
  
• Chats en ligne
  
• Systèmes d’exploitation professionnels
  

Examinons cela de plus près.

Outils de communication virtuelle

La communication virtuelle stimule la collaboration au bureau ou à distance.

Pensez à la fréquence à laquelle vous utilisez les e-mails ou un outil de chat pour communiquer avec les membres d’un autre service. Peut-être vous arrive-t-il même d’envoyer des messages à la personne assise directement en face de vous. Les outils de communication virtuelle servent également à maintenir la relation entre les équipes internes, les équipes virtuelles et les collaborateurs externes.

En fait, nous utilisions déjà des outils de communication virtuelle sur le lieu de travail bien avant que le télétravail ne devienne à la mode. La téléconférence était le moyen de communication privilégié avec des équipes réparties sur différents sites. Grâce aux progrès technologiques, les collaborateurs peuvent rester connectés grâce au chat vidéo et aux services de messagerie instantanée. Ces outils jouent un rôle précieux pour permettre aux équipes réparties, aux télétravailleurs et aux équipes internes de rester à jour en temps réel.

Quels sont les outils de communication virtuelle les plus fiables ?

Si c’est la première fois que vous gérez une équipe en télétravail ou géographiquement dispersée, vous pourriez avoir besoin d’un coup de main pour  choisir les outils de communication les plus efficaces. Voici donc certains des outils les plus appréciés :

• Zoom : Zoom prend en charge le chat audio (VoIP), le chat vidéo et les conférences. Il s’intègre à de nombreux outils collaboratifs populaires, est compatible avec de nombreux plugins et vous permet même d’enregistrer et sauvegarder des réunions dans le cloud ou sur un disque local.
  
• Slack : Slack est une plateforme de discussion à usage professionnel qui vous permet de vous connecter avec tous les collaborateurs de votre organisation, ainsi qu’avec des collaborateurs externes. Ainsi, vous disposez en permanence d’un canal de communication ouvert avec tous les interlocuteurs concernés.
  
• Microsoft Teams : MS Teams est un autre outil de communication très apprécié. C’est une sorte de mélange entre Slack et Zoom. Vous pouvez l’utiliser pour planifier des rendez-vous, partager des fichiers, envoyer des messages et pour la visioconférence. Cet outil est très polyvalent et idéal pour les équipes qui utilisent déjà d’autres plateformes MS comme Outlook et OneNote.
  

Enfin, pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez savoir utiliser efficacement vos outils. Lisez la suite pour savoir comment élargir vos compétences en communication virtuelle.

Communication à distance vs communication en face à face

Au fil des ans, le télétravail continue de gagner du terrain dans le monde entier. En fait, selon une enquête menée par Gallup, 43 % des Américains ont déjà travaillé à distance, et d’ici 2028, près de 75 % des employeurs devraient intégrer des télétravailleurs dans leurs équipes.

Cette évolution est positive : non seulement la technologie de communication virtuelle permet de rester plus facilement en contact, mais les études montrent que le télétravail peut augmenter jusqu’à 4,4 % le rendement des travailleurs.

Bien que les avantages du télétravail soient bien documentés, certains managers préfèrent la communication en face à face à la correspondance virtuelle. Il y a un certain nombre de raisons à cela. Certaines personnes n’aiment pas les va-et-vient qu’impliquent les échanges par écrit, tandis que d’autres sont simplement habituées à communiquer en personne, avec une tendance à penser « tant que ça marche, ne changeons rien ».

Avantages et inconvénients de la communication virtuelle

Les avantages de la communication virtuelle sont nombreux :

• Plus de flexibilité : les outils de communication virtuelle permettent aux équipes de communiquer facilement même si elles opèrent dans différents fuseaux horaires. Grâce aux services de messagerie, vous n’avez pas à attendre qu’un membre d’équipe basé à l’autre bout du monde soit disponible pour lui envoyer des informations importantes.
  
• Commodité : vous ne vous cassez pas la tête à chercher un lieu de réunion lorsque vous correspondez via une technologie de communication à distance. Chacun peut communiquer de n’importe où via son ordinateur ou smartphone, ce qui facilite la tenue de réunions improvisées. Il existe même des applications permettant d’enregistrer des conversations vidéo, afin que les personnes indisponibles à ce moment-là puissent aussi savoir ce qui a été traité lors des réunions.
  
• Facilité à rester en contact : Rester en contact avec un coéquipier, un superviseur ou un collaborateur externe n’a jamais été aussi facile. Lorsque vous avez une petite question à poser ou que vous devez envoyer un document à un collègue, vous pouvez le contacter en cliquant simplement sur un bouton.
  

Bien entendu, la communication à distance a aussi ses inconvénients, notamment :

• Difficulté à rester en contact : l’un des plus gros inconvénients de la communication à distance se résume à l’erreur humaine. À moins que les équipes ne restent constamment en communication avec des réunions de routine et de mise au point, vous risquez de perdre de vue vos collaborateurs et la productivité en pâtira.
  
• Plus de distractions : les outils de communication à distance peuvent être envahissants. Être constamment bombardé d’e-mails et de groupes de discussion de l’entreprise peut avoir un impact négatif sur la productivité.
  
• Obstacles techniques : la communication à distance repose sur la technologie. Un dysfonctionnement matériel ou une panne de service pourrait interrompre les canaux de communication pendant un certain temps.
  

5 compétences à avoir pour communiquer en télétravail

Il ne suffit pas de recourir à des outils de communication virtuelle pour garantir une collaboration efficace. Vous devez également savoir utiliser efficacement ces outils.

Voici quelques conseils pour vous aider à améliorer la communication à distance :

1. Exprimez clairement vos instructions et intentions, et ne laissez aucune place à l’interprétation.
   
2. Soyez attentif au ton de vos e-mails et de vos messages. Sans indices non verbaux, vos collègues risquent inconsciemment de mal interpréter vos messages.
   
3. Restez en contact avec vos coéquipiers et collaborateurs. Évitez les longues périodes de silence en reprenant régulièrement contact avec vos collègues.
   
4. Ne tenez pas la même conversation sur plusieurs plateformes. Créez un canal de communication commun et ne vous dispersez pas. N’entamez pas une conversation sur une plateforme de gestion des tâches pour continuer ensuite par e-mails et par messagerie. Cela empêche de suivre clairement tout ce qui se passe.
   
5. Évitez les messages après les heures de travail et le week-end autant que possible. Si vous travaillez avec des personnes opérant dans des fuseaux horaires différents, vérifiez leur fuseau horaire avant d’envoyer un message afin de ne pas les contacter au beau milieu de la nuit.
   

En respectant ces conseils, vous pouvez créer une culture d’entreprise qui donne la priorité à une bonne communication à distance.

Défis de la communication avec des équipes à distance

Le plus grand défi que pose la communication avec des équipes à distance tient au fait que les équipes ont tendance à simplement reproduire leur façon habituelle de travailler dans un bureau. Mais bien souvent, cela s’avère contre-productif, avec pour conséquence un flux permanent de messages sur Slack et Zoom. Les interminables réunions de synchronisation se transforment en alertes continuelles sur les différentes plateformes de communication de vos équipes à distance. 

Il est bien plus important de créer  des flux de travail efficaces – en veillant à ce que le travail de vos équipes soit organisé, transparent et performant. Posez-vous ces questions : Quand organiser une visioconférence ? Comment communiquer entre nous ? Quelles sont les routines qui sont importantes pour nous ?

Ici, chez monday.com, nous nous sommes concentrés sur la mise à jour de nos calendriers et sur le maintien de nos routines hebdomadaires et quotidiennes, que nous soyons virtuels ou non.

Soyez un expert de la communication virtuelle au travail

Si vous voulez vraiment encourager une communication virtuelle forte au sein de votre équipe à distance, la solution peut être d’utiliser un Work OS comme monday.com, une plateforme tout-en-un qui simplifie la collaboration et la communication virtuelle.

Vous pouvez vous en servir pour créer et attribuer des tâches, suivre l’avancée des projets, télécharger des documents importants dans une base de données centralisée accessible à tous et correspondre avec les membres d’équipe via des outils de communication intégrés.

Le plus : monday.com s’intègre parfaitement avec les outils d’entreprise les plus populaires. Commencez dès aujourd’hui et voyez par vous-même pourquoi monday.com est la meilleure plateforme de communication et de collaboration à distance.